Quando você é gerente de projetos ou líder de equipe, sempre precisa acompanhar os custos do projeto. Não importa se o seu projeto é um empreendimento interno ou algo patrocinado por partes interessadas externas: saber quanto custo ele gerou permite que você lidere melhor a sua equipe e melhore potencialmente o plano de gerenciamento de custos.
O que você receberá com este artigo:
Nesta postagem do blog, vamos mostrar a você como acompanhar as despesas do projeto usando Software de planejamento de recursos Teamdeck. Vamos nos concentrar nos custos gerados pelos membros da sua equipe que trabalham no projeto - essa análise será especialmente útil para empresas que trabalham com base em tempo e materiais, em que cada hora conta para o orçamento geral. Obviamente, outros custos relacionados ao projeto também são importantes, mas tendem a ser muito mais fáceis de rastrear.
Para começar, vamos recapitular as principais vantagens de usar um aplicativo robusto para o acompanhamento do orçamento do projeto.
Achamos que é seguro dizer que você entende a importância de controlar os custos do projeto. O problema é que muitas empresas ainda dependem de ferramentas desatualizadas para controlar os orçamentos dos projetos, principalmente planilhas. Argumentamos que o uso de uma ferramenta dedicada ferramenta de planejamento de projetos, seja um software de gerenciamento de projetos de marketing ou um focado em recursos, como o Teamdeck, lhe dá uma vantagem significativa.
Em primeiro lugar, você precisa que os dados sejam precisos e atualizados. Depois de planejar o orçamento cuidadosamente, você precisa saber se tudo está ocorrendo conforme o planejado. Não é fácil manter a precisão das planilhas, especialmente quando é preciso acompanhar o trabalho de vários membros da equipe.
Pedir que eles preencham planilhas de horas ajuda, mas pode ser uma opção inconveniente, especialmente se a sua equipe trabalha em trânsito (por exemplo, gerenciamento de eventos). O Teamdeck é uma fonte única de verdade em relação à sua da equipe carga de trabalho e planilhas de horas.
Todos os funcionários podem inserir manualmente seus registros de horas gravados ou usar um rastreador de tempo móvelo que for mais confortável. Os gerentes de projeto podem calcular facilmente os custos do projeto com base no tempo que cada membro da equipe gastou no projeto.
Outro aspecto importante do acompanhamento dos custos do projeto é a capacidade de se aprofundar rapidamente nos dados. Talvez você queira investigar as despesas geradas por diferentes equipes ou avaliar como as diferentes semanas foram comparadas. Os aplicativos com recursos de relatório de projeto permitem que você faça isso facilmente sem gastar muito tempo redesenhando o relatório. O relatório de custos do projeto está sempre lá e sempre atualizado, pronto para ser analisado ou compartilhado com outras pessoas.
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A primeira coisa que você precisa fazer é criar uma conta no Teamdeck. Você pode testar o aplicativo gratuitamente por sete dias e explorar todos os recursos durante esse período, inclusive os poderosos relatórios de projeto. Registre-se aqui.
Antes de começar a analisar os custos de seus projetos, você precisa ter alguns dados para acompanhar. Para novos usuários do Teamdeck, há duas opções aqui:
Quando tiver alguns dados para analisar, você pode acessar o menu superior do aplicativo e clicar em "relatórios".
Ao clicar em "create a new report" (criar um novo relatório), você pode escolher entre modelos de relatórios ou criar um do zero. Neste tutorial, começaremos com um relatório vazio, portanto, clique em "create custom" (criar personalizado).
Observação: um modelo chamado Orçamento do projeto será uma boa alternativa para fins de controle de custos e orçamento se você quiser ter uma vantagem inicial aqui.
Agora que você tem o relatório do projeto, precisa nomeá-lo e selecionar o intervalo de datas.
Pronto? Vamos começar a adicionar gráficos e tabelas ao seu rastreamento do orçamento do projeto relatório.
A comparação entre os custos estimados e os custos reais é um gráfico útil para se ter em seus relatórios de acompanhamento de custos do projeto. No Teamdeck, você pode calcular as estimativas usando as reservas da sua equipe e usar as planilhas de horas como os custos reais. Vamos criar um gráfico de linhas com esses dois valores:
Observando esse gráfico, podemos ver que a linha das planilhas de horas cruzou a linha das reservas em um determinado momento, e o tempo real gasto tem sido muito maior do que as estimativas desde então. É um bom começo para uma análise mais aprofundada do orçamento de nosso projeto.
Observação: Como você pode ver, apenas um dos projetos está visível aqui neste gráfico. Isso se deve ao fato de termos usado um filtro e decidido analisar apenas esse projeto específico:
Agora, vamos adicionar uma tabela na qual podemos calcular o custo do projeto com base nas planilhas de horas dos nossos recursos.
Comece adicionando uma tabela ao seu relatório. Por padrão, ela terá algumas colunas, mas você pode remover todas elas, exceto as planilhas de horas. Agora precisamos adicionar duas novas colunas - uma para especificar o custo por hora do trabalho ("taxa horária") e outra para o custo total ("custos do projeto").
Ambas as colunas consistirão em valores que não são coletados no Teamdeck por padrão: precisamos inseri-los manualmente (as taxas por hora) ou criar um cálculo automático (para multiplicar o tempo e os custos por hora). Clique em "metrics" (métricas) e depois em "add custom" (adicionar personalizado).
Agora, você verá três opções diferentes - vamos explicar rapidamente como elas funcionam:
Vamos adicionar as colunas agora!
Primeiro, clique em "add custom value column" (adicionar coluna de valor personalizado) e dê um nome a ela (no nosso caso, é "hourly rate" (taxa horária)). Em seguida, escolha o tipo de dados que será armazenado aqui.
Quando você salvar essa coluna, ela deverá aparecer em seu relatório. Clique na célula vazia e digite o valor da hora de trabalho da sua equipe. Não consegue encontrar um valor aqui porque todos os membros da sua equipe têm taxas horárias diferentes? Não se preocupe! Abordaremos esse cenário daqui a pouco.
Por enquanto, vamos adicionar uma coluna para o custo total do projeto. Clique em "Add custom calculation field" (Adicionar campo de cálculo personalizado) e use a seguinte fórmula:
Folhas de ponto: Time / 60 * Valores personalizados: Taxa horária
Você deve estar se perguntando por que precisamos dividir o primeiro valor por 60. O motivo é simples: as planilhas de horas são armazenadas em nosso sistema como minutos, portanto, para que sejam tratadas como horas, temos de dividi-las por 60.
Sua mesa está pronta:
E se você tiver recursos com diferentes custos por hora trabalhando no projeto?
Você pode deixar a mesma configuração de tabela dos parágrafos anteriores, mas precisa especificar as tarifas de todos. Acesse a lista de pessoas clicando na seta ao lado do nome do projeto:
Agora, digite a taxa de cada pessoa na célula vazia em sua linha. Você perceberá que o campo calculado começará a ser preenchido com os custos gerados por cada funcionário.
É claro que você também deseja ver os custos gerais. Para somar todos os custos de recursos específicos, você precisa clicar na célula "custos do projeto" no campo total e digite a seguinte fórmula:
=sum(nested(group: People, Custom formulas: Costs of the project))
Clique em Enter - a linha final exibirá a soma dos custos de cada pessoa:
O Teamdeck também permite que você analise apenas os faturável ou não faturável horas (leia como calcular horas faturáveis). Cada entrada de tempo registrada pelos seus recursos pode ser categorizada adequadamente (usando as chamadas tags de folha de tempo). Tudo o que você precisa fazer para gerar, por exemplo, custos faturáveis, é inserir um filtro:
Da mesma forma, você pode se concentrar apenas nas horas não faturáveis e, como resultado, calcular os custos internos.
Saber quanto dinheiro você tem para pagar pelas atividades não faturáveis pode ajudar a tomar algumas decisões de otimização de custos, tanto em termos do orçamento do projeto quanto, por exemplo, reduzindo o número de reuniões desnecessárias.
Pode ser que você não consiga explicar determinadas tendências nos dados apenas observando os números. É por isso que você pode adicionar uma coluna para as descrições da planilha de horas em seu relatório. As descrições são comentários que os funcionários fazem ao registrar um determinado registro de horas. Observando a descrição, é possível saber com precisão o que um determinado membro da equipe tem feito quando registra horas extras, por exemplo.
É provável que você queira compartilhar seu relatório de orçamento com outras pessoas: o cliente, seus gerentes e sua equipe. Com o Teamdeck, você pode gerar um link para o seu relatório e enviá-lo para as pessoas relevantes. Experimente o relatório que criamos nesta postagem do blog aqui.
Esperamos que este tutorial o ajude a criar um relatório de acompanhamento de custos para seus projetos. Se você tiver alguma necessidade de relatório de custos que não abordamos nesta postagem do blog, recomendamos que agendar uma chamada com Aniela. Ela terá prazer em mostrar como você pode criar um relatório de atualização automática que atenda perfeitamente às necessidades da sua equipe.
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