O Teamdeck é o software de gerenciamento de recursos de escolha de centenas de equipes em todo o mundo. Acreditamos que a razão #1 para a adoção de nossa ferramenta é sua capacidade de ser personalizada. Nossos clientes definem visualizações personalizadas, ajustam modelos e criam integrações que os ajudam a gerenciar suas equipes sem complicações desnecessárias.
O que você aprenderá graças a este artigo:
O gerenciamento eficiente de recursos consiste em usar seu tempo e energia em ações que fazem a diferença para sua equipe e sua empresa. A simplificação da rotina do Teamdeck lhe dará tempo extra para se concentrar na essência do seu trabalho.
Não importa se você é um novo usuário do Teamdeck ou um usuário experiente, você deve ser capaz de aumentar sua produtividade com estas dicas para ser eficiente gerenciamento de recursos de projetos.
O Teamdeck vem com uma variedade de opções para os usuários escolherem. A flexibilidade é importante, pois empresas diferentes têm necessidades diferentes. Por outro lado, no entanto, não é comum que uma equipe realmente use, por exemplo, todos os 16 motivos de férias predefinidos.
Os membros da equipe com permissões de proprietário podem alterar as configurações predefinidas. Ir para Configurações -> Avançado para começar a se organizar. Reserve alguns minutos para navegar pelas listas de:
e remova os que sua equipe provavelmente não usará. As listas ficarão mais curtas e mais fáceis de navegar para você e seus colegas de equipe.
Preocupado com a possibilidade de precisar de etiquetas extras? Você pode adicioná-las a qualquer momento, não há necessidade de acumular com antecedência.
O Teamdeck permite adicionar campos personalizados aos membros e projetos da sua equipe. Dessa forma, você pode fornecer mais detalhes sobre suas equipes (cargo, local, senioridade) e seu trabalho (cliente, orçamento).
A principal vantagem de ter campos personalizados é a capacidade de detalhar seus recursos com facilidade. Precisa encontrar um desenvolvedor de software que esteja disponível para participar de um novo projeto? Em vez de examinar a sua equipe uma a uma, você pode optar por exibir apenas as pessoas cujos cargos correspondam à sua vaga e que estejam disponíveis para trabalhar em um determinado período. Esse recurso é especialmente apreciado por equipes maiores e empresas com vários escritórios, onde os membros da equipe não se conhecem tão bem.
Os campos personalizados também serão úteis na criação de relatórios. Imagine que você precise monitorar os custos reais do seu projeto, mas cada funcionário tem uma taxa horária diferente. Ter um campo personalizado de "taxa de projeto" associado a cada membro da equipe economizará muito tempo de navegação em planilhas.
No Teamdeck, todos os usuários com permissões de gerente ou proprietário podem configurar várias exibições personalizadas da tela principal calendário de recursos. Eles podem ser compartilhados por toda a organização ou mantidos em sigilo.
Isso é um divisor de águas, especialmente se o Teamdeck for usado por diferentes equipes da empresa (PMs, RH, vendas), o que é quase sempre o caso.
A visualização padrão do calendário exibe algumas linhas para cada membro da equipe:
A visualização padrão é muito informativa, mas, ao mesmo tempo, bastante extensa, especialmente se você tiver uma equipe grande. As exibições personalizadas, por outro lado, podem armazenar apenas os dados necessários para o seu trabalho.
As equipes de RH geralmente criam uma visualização separada apenas para os dados de férias, enquanto os vendedores, interessados na capacidade de sua equipe para novos projetos, concentram-se nas reservas. Essas visualizações de finalidade única geralmente são muito mais fáceis de ler.
Como criar uma visualização personalizada? Clique no ícone Nova visualização acima de sua lista de recursos. Em seguida, defina as configurações e os filtros de sua exibição personalizada.
Assim como aconteceu com as configurações gerais do Teamdeck, a visualização do calendário deve ser adequada às necessidades específicas de sua empresa. Por exemplo, se não houver funcionários de meio período na sua equipe, provavelmente será possível dispensar a linha de disponibilidade. O mesmo se aplica às planilhas de horas, se você optar por não monitorá-las.
Há 7 modelos de relatório disponíveis para você, adequados para calcular a utilização ou monitorar os orçamentos do projeto. Você pode personalizá-los para atender às suas necessidades. Depois de criar um modelo de relatório perfeito (por exemplo, um para Cálculo dos KPIs de vendas), compartilhe-o com seus colegas gerentes. Dessa forma, eles economizarão muito tempo e será estabelecido um padrão de relatórios em sua empresa.
Essa abordagem fará todo o sentido para os relatórios de toda a empresa. E quanto aos específicos do projeto? No momento, não é possível duplicar relatórios existentes no Teamdeck, portanto, seus colegas não podem copiar seu relatório. No entanto, eles podem trabalhar com os modelos disponíveis para acelerar o processo de criação de relatórios. Como alternativa, você pode se limitar a um relatório e usar filtros para exibir os dados que precisa analisar em um determinado momento. Várias pessoas podem usar o mesmo relatório e alterar apenas o intervalo de datas/projeto que estão analisando.
Manter-se informado sobre a carga de trabalho ou as ausências da sua equipe é importante para uma gestão eficiente dos recursos. Felizmente, há maneiras de estar atualizado sem precisar verificar o calendário da sua equipe a cada dois minutos. Você pode criar notificações no Slack ou por e-mail para alertá-lo sobre eventos importantes (por exemplo, novas solicitações de férias).
A maneira mais fácil de fazer isso seria usar o Zapier, pois ele não requer conhecimentos de programação. Se você quiser criar um fluxo de trabalho personalizado, API pública do Teamdeck está disponível para você brincar.
Escolha de um poderoso planejador de calendário on-line é uma coisa. No entanto, para realmente se beneficiar dele, você geralmente precisa aprender truques que facilitarão seu trabalho. Começar a usar o Teamdeck é simples, mas temos o prazer de ajudá-lo a se tornar um usuário avançado em pouco tempo. Agende uma consulta gratuita com nossa equipe para discutir como você pode adaptar o Teamdeck às suas necessidades.
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