Onboarding-prosessen for nyansatte får mye oppmerksomhet fra bedriftens side. Velkomstgaver, skattejakter eller personlige beskjeder fra toppledelsen er alle med på å gi de nyansatte en minneverdig opplevelse. På nettet finner du mange verdifulle ressurser som kan hjelpe deg med å utforme bedriftens egne retningslinjer for onboarding av nyansatte. Sørg for å sjekke ut denne malen fra Trello eller en guide fra Workable.
Det finnes imidlertid en annen onboardingprosess som er ekstremt viktig for virksomheten din, men som det ikke snakkes så mye om. Jeg snakker om å ansette nye medarbeidere i et prosjektteam. Enten det dreier seg om nyansatte eller eksisterende medarbeidere, krever det spesiell oppmerksomhet å bli med i et nytt prosjekt.
Oppgaven til onboarding av nye teammedlemmer er vanligvis prosjektledernes ansvar. Det er mye som står på spill, og det begynner med de ansattes trivsel. Personer som ikke har blitt tatt godt imot i gruppen, kan føle seg utenfor og til slutt forlate selskapet. Prosjektleveransen kan også være i fare: uten god introduksjon kan de nye teammedlemmene rett og slett være mindre effektive på jobb.
Heldigvis finnes det noen grep du kan ta for å få nye medarbeidere raskt inn i prosjektteamet. I denne artikkelen går vi gjennom dem én etter én.
Før de kommer inn på kontoret (eller i chatterommet), bør du allerede ha gjort noen forberedelser.
Hovedelementet er at du må være klar over at noen er i ferd med å bli en del av teamet ditt (og hvem denne personen er). Det er relativt enkelt å gjøre når du jobber i en oppstartsbedrift eller et mindre byrå. Utfordringen er å holde oversikt over planleggingsbeslutninger når bedriften jobber med flere prosjekter samtidig. A ressurskalender er nyttig når du vil ha oversikt over teamets bestillinger:
Teamdecks ressurskalender gjør det enkelt å holde oversikt over hvem som er tilknyttet prosjektet ditt. Grupper kalenderen etter prosjekter for å raskt kunne bla gjennom bestillingene.
Når du vet at noen skal bli med i prosjektteamet, må du sørge for at de eksisterende teammedlemmene også blir informert om dette. Slik unngår du ubehagelige "hva skal du gjøre her?"-samtaler. Det kan også være en god idé å informere kunden om at det kommer en ekstra person inn i teamet. Det er tross alt også i deres virksomhets interesse.
Når du forbereder deg på å ta inn nye medarbeidere i prosjektteamet, bør du også tenke på arbeidsstasjonene deres. Enten dere jobber på kontoret eller eksternt, bør dere sørge for at alle har alt nødvendig utstyr og tilgang til programvaren. Det vil ikke bare få dem til å føle seg mer velkomne, men det vil også effektivisere onboardingprosessen.
Det nyeste teammedlemmet må bli kjent med resten av teamet, kunden og alle ansatte som de skal samhandle med regelmessig. Samtidig bør teamet og de eksterne interessentene bli introdusert for det nye gruppemedlemmet og deres rolle i prosjektet. For å bryte isen kan dere arrangere en felles lunsj eller spille et spill. Det er ingen unnskyldning å være et distribuert team. Det finnes mange teambuilding-aktiviteter for eksterne team også.
Introduksjonsfasen er også det tidspunktet du kan presentere organisasjonskulturen og den vanlige arbeidsflyten i teamet ditt. Hvis du jobber som IT-prosjektleder, er sjansen stor for at du følger en av de mest populære metodene. Selv om den du ansetter kanskje er kjent med det grunnleggende i Scrum eller Kanban, har teamene en tendens til å sette sitt eget preg på prosessen. Derfor er det så viktig at det nyeste teammedlemmet ditt får se alle møtene og ritualene i aksjon. Det er en god idé å skygge andre og delta i møtene fra første stund.
En ting til: Sørg for at nyansatte vet hvordan selskapet fungerer.
Selv om det vanligvis er HR-teamet som forklarer bedriftens retningslinjer og viser rundt på kontoret, er det i din egen interesse å dobbeltsjekke at en gitt medarbeider kjenner til organisasjonen. Del noen innsidetips og sørg for at de trives på arbeidsplassen og forstår kulturen og kjerneverdiene dine bedre.
Når du introduserer nye teammedlemmer til prosjektet, bør du tenke på de vanlige tingene du gjør når prosjektet starter. Du må samle inn alle kravene, forstå prosjektets omfang og detaljer om budsjett og tidsplan. Det nyeste medlemmet i teamet ditt må være kjent med alle disse detaljene for å kunne forstå prosjektet fullt ut.
Les mer om prosjektinnføring her.
Hvis du jobber med en person som nettopp har blitt ansatt i bedriften din, må du være spesielt tydelig på hvilke forventninger du har. Det første prosjektet i en ny bedrift er svært viktig, både fordi det setter tonen for det videre samarbeidet, men også fordi det hjelper deg å forstå hvordan vedkommende fungerer.
Claire Lew, administrerende direktør i Kjenn teamet ditt sier:
En anbefaling er å planlegge hvordan den første måneden med den nyansatte skal se ut prosjektmessig. Hva skal vedkommende ha ansvar for, og hva er det ideelle resultatet? Du ønsker å ha noe som hjelper personen med å bli kjent med selskapet, men som samtidig gir en følelse av mestring.
I realiteten kan det første prosjektet like gjerne vise seg å være et oppdrag med høyt press og korte tidsfrister for en krevende kunde. For å redusere stresset og unngå misforståelser bør du sette deg klare mål og jevnlig ta kontakt med den nyansatte. På denne måten kan du løse eventuelle utfordringer raskere.
Et annet aspekt ved teamets arbeidsflyt som du må ta opp under onboardingen, handler om verktøyene dere bruker. Selv om den nyansatte er kjent med en gitt programvare, må du sørge for at vedkommende forstår teamets spesifikke arbeidsflyt. Mange apper som brukes av IT-team for å levere prosjekter, tilbyr ressurser for nye brukere. Slakk viser hvordan man utfører de vanligste oppgavene. Atlassian lærer folk å bruke produktene deres i forbindelse med et omfattende Agile-kurs. På TeamdeckVi har nylig publisert en guide for nye teammedlemmer, som du kan ta en titt på her her. Samle de mest relevante ressursene om programvaren teamet ditt bruker, og del dem med nye medarbeidere.
Vi håper at disse tipsene vil hjelpe deg med å ta imot nye medarbeidere i prosjektene dine på en smidig måte, slik at du kan lede teamet ditt med større selvtillit. Det kan være lurt å skreddersy dem til organisasjonens behov og lage et formelt introduksjonsprogram. Vi ønsker deg lykke til!
Den kritiske betydningen av å måle teamlykke Forskere har lenge undersøkt sammenhengen mellom ansattes lykke og deres prestasjoner på jobben. Ulike studier tyder på at lykke faktisk gjør folk mer produktive. Den direkte sammenhengen mellom arbeidsmoral...
Når du tenker på hvordan du kan forbedre bedriftens sjanser til å lykkes, er det sannsynligvis ikke medarbeiderengasjement som er det første du tenker på. I første omgang vil du heller fokusere på aspekter som prestasjoner, motivasjon og kompetanseutvikling. Det er tross alt...