Onboarding av nye medarbeidere? Sørg for at de raskt får en forståelse av programvaren teamet ditt bruker. Siden Teamdeck brukes daglig av de fleste av våre kunders ansatte, er det viktig at de forstår strukturen i verktøyet så snart som mulig.
Forenkle introduksjonsprosessen i bedriften din ved å dele denne veiledningen med nyansatte. Du kan også laste ned en pdf-versjon her og send den til teamet ditt. Denne artikkelen vil også være nyttig for dine eksisterende ansatte når bedriften din nettopp har begynt å bruke Teamdeck.
Merk: Dette er en veiledning for brukere med vanlige tillatelser for teammedlemmer, ansatte som kan se timeplanen sin, spore tid og be om fri, men som ikke kan administrere andre personer med Teamdeck.
Teamdeck.io er programvaren for ressursplanlegging
Teamdeck er en komplett løsning for ressursstyring. Den hjelper bedrifter med å planlegge arbeidet til teamene sine, overvåke arbeidsmengden og analysere bedriftens resultater.
Vårt mål er å få bedrifter til å drive mer effektivt, samtidig som vi sørger for at medarbeiderne trives. Vi tror at dette kan gjøres ved hjelp av optimal arbeidsmengde, åpenhet på arbeidsplassen og balanse mellom arbeid og fritid. Teamdeck er designet for å fremme alle disse tre aspektene.
Fra de ansattes synspunkt er Teamdeck et verktøy for å:
- Få kontroll over arbeidstiden din
- Planlegg tilgjengeligheten din på jobb og når du har fri
- Få en bedre oversikt over de kommende oppgavene dine
- Forstå din personlige produktivitetsstil
- Effektiviser kommunikasjonen med lederne dine
La oss gå gjennom funksjonene i Teamdeck, og vi begynner med verktøyets kjerneelement: en kalender der du kan planlegge og holde oversikt over tiden din.
Men først må du aktivere kontoen din for å komme inn.
En introduksjonsprosess for ansatte med Teamdeck.io
Det starter med en e-post med tittelen Du er invitert til Teamdeck-arbeidsområdet. Det betyr at noen ønsker at du skal bli medlem av selskapets Teamdeck-konto.
Åpne e-posten og klikk på komme i gang knappen. Neste trinn er å opprette Teamdeck-kontoen din (hvis du er ny på Teamdeck) eller å logge inn med eksisterende påloggingsinformasjon. Når du er logget inn, blir du bedt om å klikke på akseptere invitasjonenog dermed bli medlem av bedriftens konto.
Administrer kalenderen din
Når du går inn i Kalender-fanen (den er tilgjengelig i toppmenyen), ser du navnet ditt og eventuelt navnene på teammedlemmene dine. Dette avhenger av bedriftens retningslinjer.
Ved siden av hvert navn er det rader med forskjellige ikoner. La oss gå gjennom dem én etter én:
Bestillinger - her ser du bestillingene dine, det vil si arbeidsoppgavene dine. De kan legges til og redigeres av lederne dine. Klikk på en bestilling for å få mer informasjon om de kommende oppgavene dine.
Timelister - Dette er plassen for dine registrerte tidsoppføringer, den tiden du har brukt på et gitt prosjekt. Du kan legge til, redigere eller fjerne oppføringer fra timelisteraden. I neste del av denne artikkelen lærer du mer om hvordan du sporer tiden din med Teamdeck ved hjelp av en mobil tidsregistrering app.
Tilgjengelighet - antall arbeidstimer du er tilgjengelig for på en gitt dag. Hvis du er heltidsansatt, er denne raden ikke redigerbar.
Ferier - plassen for din personlige fritid. Alt fravær, betalt eller ikke, vil vises her.
Bestillinger sammenlignet med tilgjengelighet (B/A) og timelister sammenlignet med tilgjengelighet (T/A) - Disse radene gjør det enkelt å oppdage potensiell og faktisk overtid. Når bestillinger og timelister overskrider den daglige tilgjengeligheten, blir B/A- og T/A-linjene røde.
Opprett en egendefinert kalendervisning
Du kan endre informasjonsnivået som vises i Teamdeck-kalenderen din. For å redigere standardvisningen eller legge til en ny, klikker du på blyantikonet øverst til venstre i kalenderen. Deretter kan du velge hvilke elementer du vil beholde i kalendervisningen.
Du kan også velge å endre visningen fra personer til prosjekter: Hvis du velger sistnevnte, vil du se en liste over prosjekter og bestillinger med navn på personer.
Tidsregistrering
Det er to måter å fylle ut timelistene på:
- Bruk en mobil tidsregistrering for å holde oversikt over arbeidstiden din. Velg et prosjekt du skal jobbe med, klikk på spille når du starter oppgavene, og stopp tidtakeren når du er ferdig. Tidsoppføringene dine lagres automatisk.
Teamdecks mobilapp er tilgjengelig for Android og iOS enheter.
- Legg til tidsoppføringer manuelt. Gå til kalenderen, velg en dato i Timelister raden og klikk på den. Du får opp en skuff der du kan oppgi flere detaljer om tidsregistreringen.
Be om fri
Teamdeck brukes til fraværshåndtering av mange selskaper. Det er praktisk fordi de ansatte selv kan be om ferie. Ledere trenger bare å godkjenne eller avslå disse forespørslene: Alt skjer i appen, så det er ikke behov for e-posttråder og så videre.
Fraværet ditt vil bli registrert av teamlederne dine og lagt merke til av de som er ansvarlige for ressursplanleggingen. På den måten kan bedriften en gang for alle eliminere planleggingskonflikter.
For å be om fri må du klikke på en dato (eller et sett med datoer) i kalenderen din (i Ferier rad). Deretter fyller du ut et forespørselsskjema og venter på en systemvarsling om status for forespørselen din.
TIPS: Hvis du vet hvem som har ansvaret for ferieforespørslene dine, kan du velge den personen fra rullegardinlisten. Ellers vil forespørselen din bli mottatt av alle Teamdeck-brukere med leder og eier tillatelser i organisasjonen din.
Det er mer å oppdage
Nå som du kjenner til hovedfunksjonene i Teamdeck, kan du utforske verktøyet videre. Det er to alternativer til som vi skal gå gjennom i dag:
Administrer din daglige tilgjengelighet
Denne funksjonen er vanligvis forbeholdt deltidsansatte og frilansere. Hvis du er heltidsansatt, er sjansen stor for at du ikke trenger å bruke den.
Den tilgjengelighet raden i kalenderen din kan du definere din daglige tilgjengelighet. Legg til perioder der du er ledig. Du kan opprette flere tilgjengelighetsperioder per dag. Har du en fast timeplan? Tilgjengelighetsperiodene dine kan gjentas hver uke.
Analyser arbeidet ditt
Rapporter gir deg mulighet til å dykke dypere ned i dataene dine. Du kan overvåke fakturerbare timer eller sammenligne bookinger med faktisk tid brukt på et gitt prosjekt for å vurdere estimatene dine.
Hvis du fakturerer bedriften din basert på timelistene dine, kan du enkelt beregne beløpet i rapportene.
Ta kontakt med oss!
Vårt kundestøtteteam svarer gjerne på spørsmål om appen vår. Du kan alltid sende oss en melding i chatten.
