Vis sunkiau orientuotis išteklių valdymo programinė įranga kraštovaizdis. Reguliariai pasirodo naujų įrankių, o esamoms programoms siūloma daugiau funkcijų, todėl pasirinkimas tikrai platus. Tačiau tai nereiškia, kad išsirinkti tinkamą įrankį yra lengva.
Tačiau, kadangi netinkamas išteklių prognozavimas ir priklausomybė nuo išteklių yra viena svarbiausių projektų nesėkmių priežasčių (kaip pranešė . Projektų valdymo institutas), įmonės turi rasti programinę įrangą, kuri padėtų joms projekto išteklių valdymas iššūkiai.
Kad būtų lengviau išsirinkti, išvardijome privalomas funkcijas išteklių planavimo įrankiai.
Pamatysite, kad daugiausia dėmesio skiriame parinktims, kurios leidžia pritaikyti įrankį prie komandos proceso. Tai svarbu, nes nenorite keisti savo ir savo komandos darbo būdo vien tam, kad jis atitiktų programinės įrangos reikalavimus. Kai kalbama apie išteklių valdymo sistemas, lankstumas yra tinkamas būdas. Todėl pradedame nuo funkcijų, kurios leidžia jums pritaikyti įrankį.
Dažnai būna, kad paprastas įrankis su daugybe pritaikymo parinkčių yra pats galingiausias. Galimybė pridėti savo kategorijas arba kurti pasirinktinius rodinius turės įtakos jūsų patogumui naudojant įrankį.
Pažvelkite į šį pavyzdį: dauguma išteklių valdymo sistemų leidžia filtruoti išteklius pagal jų vardus arba pareigų pavadinimus. Ką daryti, jei vietoj to norite naudoti kitą kategoriją? Tarkime, suskirstykite savo komandą pagal biurą, kuriame jie dirba. Programinė įranga, siūlanti pasirinktinius laukus jūsų darbuotojams apibūdinti, suteiks jums tokią galimybę.
Pritaikymas svarbus ir tada, kai nenaudojate visų tam tikros programėlės siūlomų funkcijų. Ar galite redaguoti pagrindinį rodinį arba savo analizę, kad būtų rodoma tik ta informacija, kuri jums rūpi?
Pagrindinio "Teamdeck" rodinio elementus galima redaguoti: galite paslėpti nenaudojamas funkcijas ir sukurti pasirinktines kategorijas.
Vertindami projekto išteklių valdymo sistemos galimybes, atkreipkite dėmesį į įvairius būdus, kuriais galite patikrinti bendrą komandos panaudojimą.
Tai gali būti:
- kalendoriaus ir laiko juostos rodinys, kuriame galite matyti visus komandos narius ir jų užduotis,
- komandos panaudojimo ataskaitos,
- pranešimai apie pavojaus įvykius (stebimi viršvalandžiaiplanavimas pagal savo galimybes).
Bendro vaizdo matymas padės jums išteklių planavimas, prognozuojant įdarbinimo poreikius arba atliekant projekto tvarkaraščio pakeitimus.
Nors vadovai (komandų vadovai, PM ir kt.) išlieka ta grupe, kuri daugiausia naudojasi išteklių valdymo sistema, tačiau paprastiems komandos nariams ji taip pat gali būti naudinga. Pavyzdžiui, jie gali naudotis savo darbo grafiku, registruoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius arba valdyti savo užimtumą. O kaip dėl jūsų klientų? Galbūt jie taip pat turėtų turėti galimybę matyti planus ar ataskaitas.
Išteklių valdymo sistema, siūlanti skirtingus vaidmenis ir leidimų lygius, leidžia sukurti naudotojų struktūrą, kuri būtų tinkama jūsų projektui. Tai labai taupo laiką: užuot perdavę informaciją, komandos nariai ar klientai gali patys ją matyti.
Duomenimis pagrįsta išteklių valdymo sistema turi daug privalumų. Pirma, istorinių duomenų analizė gali padėti atskleisti dėsningumus, naudingus, pvz. Žmogiškųjų išteklių prognozavimas. Taip pat galite palyginti savo planus su faktiniais projektų rezultatais ir taip sužinoti, ar tikslūs jūsų skaičiavimai.
Be to, patikimos ataskaitų funkcijos yra labai naudingos finansų ir operacijų komandai, kuri stengiasi stebėti įmonės mokėtinas ir nemokėtinas išlaidas.
"Teamdeck" ataskaitas galima visiškai pritaikyti: galite jas filtruoti arba pridėti pasirinktinius skaičiavimus.
Duomenų naudojimas geresniems sprendimams priimti yra vertingas visose pramonės šakose. Tačiau paslaugomis grindžiamoms įmonėms išteklių valdymo ataskaitos yra būtinos verslo pelningumui valdyti. Be to, jos gali sumažinti ir rūpesčių. Pavyzdžiui, agentūros ir konsultacinės įmonės įvertins darbo laiko apskaitos žiniaraščius, kuriuos keliais spustelėjimais galima paversti klientų ataskaitomis arba sąskaitomis faktūromis.
Be abejo, beveik visuomet sunkieji išteklių valdymo darbai bus atliekami darbalaukio įrenginiuose. Tačiau tai nereiškia, kad mobilioji prieiga prie išteklių valdymo sistemos nėra svarbi. Atvirkščiai: galimybė patikrinti komandos tvarkaraštį ar užimtumą keliaujant yra labai naudinga.
Komandos nariai, kurių prašoma sekti savo laiką, tikrai įvertins mobiliosios laiko sekimo priemonės, kurias galima įsigyti kaip kai kurių išteklių valdymo įrankių papildomas programas.
Išteklių valdymo sistema, kurią galiausiai pasirinksite, taps jūsų komandos įrankių rinkinio dalimi. Projektų išteklių valdymo programinė įranga, komandiniai pokalbiai, žmogiškųjų išteklių valdymo įrankis - galite rinktis. Nepriklausomai nuo jūsų įrankių ekosistemos dydžio, norite, kad jums nereikėtų duomenų įvesti du kartus arba kad nepritrūktų tam tikros informacijos. Integruodami programėles tarpusavyje sutaupysite daug laiko ir padidinsite savo komandos efektyvumą.
Dauguma turimų išteklių valdymo sistemų siūlo tam tikras integruotas integracijas, kurias reikia konfigūruoti minimaliai. Jei norite sukurti visiškai pritaikytą sprendimą, turėtumėte rinktis įrankius su viešomis API kuriuos galite naudoti kurdami savo programas ar automatizaciją.
Dirbdami su šimtais įmonių sužinojome, kad nėra vieno universalaus išteklių valdymo proceso. Viskas priklauso nuo įmonės dydžio, pramonės šakos ar projektų pobūdžio.
Štai kodėl taip svarbu rasti programinę įrangą, kuri palaikytų jūsų unikalų procesą, o ne stabdytų jus ir jūsų komandą. Tikimės, kad šis privalomų funkcijų sąrašas padės jums rasti išteklių valdymo sistemą, kuri bus pritaikyta (o paskui pritaikyta) jūsų poreikiams.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...