Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją dėl internetinio išteklių planuotojo. Šio vadovo tikslas - padėti jums orientuotis atrankos procese, pateikiant esminius klausimus, kurie padės jums rasti geriausius jūsų komandai tinkančius išteklių planavimo įrankius.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
Išteklių planavimo programinės įrangos vaidmuo projektų valdyme.
Penkios pagrindinės aplinkybės ir klausimai, kuriuos reikia užduoti ieškant veiksmingo išteklių planuotojo.
Įmonių, pasirinkusių Teamdeck.io kaip pagrindinį išteklių planuotoją.
Efektyvaus pajėgumų planavimo, projektų užduočių ir verslo procesų valdymo strategijos.
Išteklių planuotojas, išteklių planuotojas, išteklių planavimo programinė įranga, projekto kalendorius, internetinis kalendoriaus planuoklisir t. t. - yra terminai, kuriais paprastai apibūdinamas tas pats. Išteklių planavimo priemonė leidžia valdyti išteklius ir paskirti tinkamus komandos narius tinkamiems projektams / užduotims / klientams.
Išteklių planavimas yra neatsiejama išteklių valdymas, kuris yra įmonės išteklių naudojimo kuo veiksmingiau procesas. (šaltinis: Verslo žodynas). Tai leidžia geriau išnaudoti komandą ir užtikrinti, kad kiekvienas dirbtų tai, ką moka. Dėl išteklių pajėgumo jūsų projektai ir įsipareigojimai bus sėkmingesni.
Komandos narių, projekto komandos, projekto ir užduočių vaizdas iš paukščio skrydžio.
Atkreipkite dėmesį, kad šiame tinklaraščio įraše daugiausia dėmesio skirsime tik internetinei valdymo programinei įrangai - išteklių planavimui skirtoms programoms, išteklių planavimasir kitas išteklių valdymo priemones. Galima naudoti skaičiuoklę (arba kitą jums tinkamą įrankį) komandos narių darbui paskirstyti.
Tačiau manome, kad tam tikslui sukurta programinė įranga galiausiai padės efektyviau ir veiksmingiau valdyti projektų portfelį. Be to, galite rasti išteklių planavimo programų už įvairią kainą (įskaitant nemokamas parinktis, ypač mažoms komandoms). Turėtumėte rasti ką nors tinkamo savo biudžetui ir poreikiams.
Išteklių planavimo priemonės per daugelį metų gerokai patobulėjo - nuo paprastų planavimo priemonių iki sudėtingų platformų, kuriose siūloma daugybė funkcijų, skirtų efektyvumui ir produktyvumui didinti. Giliau panagrinėkime, kaip šios priemonės veikia ir kokias įvairias funkcijas jos siūlo.
Šiuolaikinės išteklių planavimo priemonės suteikia centralizuotą prietaisų skydelį, kuriame vadovai gali peržiūrėti ir valdyti visus išteklius. Šiame išsamiame vaizde pateikiama išsami informacija apie vykdomus projektus, išteklių paskirstymą ir artėjančius terminus. Galimybė matyti visą šią informaciją vienoje vietoje padeda greitai priimti pagrįstus sprendimus.
Pavyzdys: Rinkodaros agentūra, vienu metu dirbanti su keliomis kampanijomis, gali naudotis centralizuotu prietaisų skydeliu ir stebėti, kurie komandos nariai dirba su kuriomis kampanijomis, koks yra jų dabartinis darbo krūvis ir artėjantys terminai. Toks matomumas užtikrina, kad nė vienas projektas nebūtų praleistas ir kad ištekliai būtų optimaliai panaudoti.
Efektyvūs išteklių planavimo įrankiai palengvina komandos narių bendradarbiavimą realiuoju laiku. Tokios funkcijos, kaip bendri kalendoriai, tiesioginės žinutės ir bendras dokumentų redagavimas, užtikrina, kad visi, nepriklausomai nuo jų fizinės buvimo vietos, išliktų tame pačiame puslapyje.
Scenarijus: Technologijų startuolis, kurio komandos išsibarsčiusios skirtingose laiko juostose, gali naudotis šiomis funkcijomis, kad sklandžiai koordinuotų darbą. Komandos nariai gali atnaujinti savo užimtumą, pranešti apie pokyčius ir koreguoti tvarkaraščius realiuoju laiku, todėl sumažėja vėlavimų ir nesusipratimų.
Ataskaitų rengimas ir analizė yra labai svarbūs norint suprasti, kaip naudojami ištekliai ir kur galima padaryti patobulinimų. Daugelyje išteklių planavimo įrankių pateikiamos išsamios išteklių paskirstymo, projekto pažangos ir komandos veiklos ataskaitos. Šios įžvalgos yra neįkainojamos strateginiam planavimui ir išteklių naudojimo optimizavimui.
Atvejo analizė: Statybų bendrovė naudoja pažangią analitiką, kad stebėtų sunkiosios technikos ir darbo jėgos panaudojimą įvairiose statybvietėse. Analizuodama šias ataskaitas, ji gali nustatyti nepakankamai naudojamą įrangą ar per daug apkrautus darbuotojus, todėl galima geriau paskirstyti išteklius ir sutaupyti lėšų.
Išteklių planavimo programinė įranga atlieka svarbų vaidmenį projektų valdyme, nes užtikrina, kad ištekliai būtų skirstomi efektyviai, o projektai būtų užbaigti laiku ir neviršijant biudžeto. Štai kaip ji integruojama į projektų valdymo procesus:
Išteklių planuotojai padeda projektų vadovams sudaryti išsamius tvarkaraščius, kuriuose atsižvelgiama į komandos narių užimtumą ir galimybes. Šis planavimas neapsiriboja paprastu užduočių paskyrimu, o apima tokius veiksnius kaip įgūdžių rinkinys, patirtis ir darbo krūvio pusiausvyra.
Įžvalga: Kuriant programinę įrangą, užduočių priskyrimas reikiamą kompetenciją turintiems komandos nariams yra labai svarbus siekiant efektyvumo. Išteklių planuoklis gali padėti programuotojams priskirti užduotis, atitinkančias jų įgūdžius ir patirtį, taip užtikrinant, kad sudėtingus kodavimo uždavinius spręstų geriausiai juos išmanantys specialistai.
Norint išvengti perdegimo ir užtikrinti, kad visi komandos nariai dirbtų optimaliu pajėgumu, labai svarbu subalansuoti darbo krūvį. Išteklių planavimo priemonės vaizdžiai parodo darbo krūvio pasiskirstymą, todėl lengva nustatyti, kada kai kurie komandos nariai yra per daug apkrauti arba nepakankamai išnaudojami.
Pavyzdys: Teisinėje įmonėje vieni teisininkai gali būti per daug užimti bylomis, o kitų grafikas gali būti lengvesnis. Išteklių planuoklis padeda tolygiau paskirstyti bylas ir užtikrinti, kad visi teisininkai turėtų suvaldomą darbo krūvį, o klientai laiku sulauktų dėmesio.
Dažnai projektų užduotys yra tarpusavyje susijusios, t. y. viena užduotis negali būti pradėta, kol nebaigta kita. Išteklių planavimo programinė įranga gali padėti iš anksto nustatyti šias priklausomybes ir galimas kliūtis, todėl vadovai gali atitinkamai planuoti ir išlaikyti projekto eigą.
Scenarijus: Filmų gamybos komanda naudoja išteklių planuoklį, kad valdytų filmavimo tvarkaraščius ir užtikrintų, jog aktoriai, filmavimo aikštelės ir įranga būtų prieinami reikiamu metu. Numatydami priklausomybes, jie gali išvengti brangiai kainuojančių vėlavimų ir užtikrinti sklandų gamybos procesą.
Prieš ieškodami naujojo savo komandos išteklių planuotojo, turite suprasti, kokią naudą išteklių valdymas (ypač veiksmingas išteklių planavimas ir planavimas). Skirtingos įmonės vertina skirtingą išteklių prieinamumo naudą, todėl ieškodamos išteklių planavimo ar projektų valdymo įrankio su tokiomis funkcijomis, pirmenybę teikia konkrečioms funkcijoms.
Vienas iš daugelio išteklių planuotojo vaidmenų - išvengti tvarkaraščių konfliktų.
Pavyzdžiui, jei dirbate organizacijoje, kuri vienu metu vykdo kelis projektus, labai svarbu turėti įrankį, kuris leistų koordinuoti projektų portfelį ir derinti kelis tvarkaraščius, kad galėtumėte įgyvendinti projektus.
Taigi, kokie yra pagrindiniai išteklių planavimo naudojant specialią programėlę privalumai?
Toliau pateiktuose paveikslėliuose parodyta sąsaja su Teamdeck, mūsų sukurtą išteklių planavimo programinę įrangą. Jei turite klausimų apie šią priemonę, praneškite mums!
Be abejo, tai nesudėtinga paskirstyti išteklius. prie tam tikros užduoties naudojant tvarkaraščio planavimo programėlę, bet taip pat ir užrašyti jį ant popieriaus lapo ar skaičiuoklėje. Tikrasis išteklių planavimo programų privalumas yra tas, kad jos gali padėti keisti komandos tvarkaraščius. Lankstus planavimas daug lengviau, kai žinote, kad galite greitai perskirstyti išteklius arba išbandyti įvairias planavimo parinktis. Daugelis išteklių valdymo programų leidžia vilkti ir nuleisti įvairias užduotis - tai patogu, kai reikia greitai viską perkelti.
Išteklių valdymo programėlės padeda nustatyti projekto tvarkaraščio konfliktai greitai redaguodami tvarkaraštį, bet jie taip pat leidžia jų išvengti. Tai įmanoma, nes galite matyti savo darbuotojų užimtumą (įskaitant neetatiniai darbuotojai arba jūsų įmonėje dirbantys laisvai samdomi specialistai). Ši įžvalga leidžia sėkmingiau planuoti darbus. Juk jūsų nenustebins netikėtos atostogos ar kiti įsipareigojimai.
Išteklių valdytojai arba PM norite užtikrinti, kad komandos nariai turėtų darbo, bet nebūtų užversti užduotimis. Išteklių planavimo įrankiai padeda rasti tinkamą pusiausvyrą: galite stebėti žmonių darbo krūvį ir prireikus perskirstyti darbuotojus būsimiems projektams.
Įdiegę išteklių valdymo įrankį ar programėlę savo organizacijoje, visi geriau supranta, kas vyksta įmonėje - visi yra tame pačiame puslapyje. Vadovai gali įvertinti įvairių projektų tvarkaraščius, o darbuotojai ir kiekvienas komandos narys mato, kas jų laukia artimiausiomis dienomis, kokie yra kitų projektų etapai.
Geresnis darbas ir projekto skaidrumas išteklių planuotojo dėka. Užsakymas, darbo krūvio valdymas, palikite sekimą.
Dar prieš pradėdami analizuoti įvairią išteklių valdymo programinę įrangą įrankiai, turėtumėte akimirką pagalvoti apie savo įmonės poreikius. Žinodami, ko ieškote, galėsite lengviau priimti sprendimą.
Galite pradėti nuo šių klausimų:
Kokius išteklius norite suplanuoti (pvz., žmones, įrangą, biuro patalpas)?
Ką norite suplanuoti (pvz., projektus, pamainas, renginius)?
Ar naudojate kitus įrankius?
Kokia jūsų komandos struktūra?
Kokie yra jūsų komandos įpročiai?
Atidžiau panagrinėkime kiekvieną iš šių klausimų. Pirmiausia turite apgalvoti, kokius išteklius norite planuoti.. Tikriausiai pastebėjote, kad šiame tinklaraščio įraše dažniausiai kalbame apie žmonių planavimo įrankius, kuriais valdomi ištekliai ir procesai. Taip pat galite norėti kurti tvarkaraščius, skirtus ne žmonių ištekliams. Tarkime, kad turite tik keletą konferencijų salių, kurias kasdien reikia paskirstyti skirtingiems žmonėms. Arba kad turite tam tikrą įrangą, kurią reikia rezervuoti iš anksto.
Dauguma išteklių valdymo programų leidžia į sistemą įvesti ir žmogiškuosius, ir kitus išteklius, tačiau daugelis įrankių sukurti specialiai žmogiškiesiems ištekliams planuoti. Jei jūsų pagrindinis dėmesys planuojant pajėgumus skiriamas negyviesiems ištekliams, nesijaudinkite: tikriausiai yra tam skirta išteklių planavimo programa (pvz, įrangos vadybininkas arba biuro patalpų planuotojas)
Žinoma, apskritai galima sakyti, kad kiekviena įmonė dirba su tam tikrais projektais. Vis dėlto reikia gilintis į savo darbo reikalavimus. Ar norite planuoti ilgalaikius projektus (pvz, programinės įrangos kūrimas)? O gal jums reikia planuoti kasdienes darbo pamainas ar vienkartinius pasirodymus? Skirtingos pramonės šakos turi specifinių poreikių, todėl galbūt norėsite ieškoti kitų darbo vietų: pavyzdžiui, pamainų planuotojo restoranuose.
Pagal pirmuosius du klausimus turėtumėte susiaurinti paiešką iki tam tikro rinkos segmento. Dabar metas įvertinti įvairių to segmento įrankių savybes..
Pirmiausia turite įsitikinti, kad naujas išteklių planuoklis tiks jūsų komandos įrankių rinkiniui. Tai ypač svarbu, kai jūsų komanda naudojasi keliomis internetinėmis priemonėmis (pavyzdžiui, projektų valdymo programine įranga, pokalbių ar turinio kūrimo programos). Norite, kad naujasis planuotojas sklandžiai integruotųsi į esamą ekosistemą. Pasiteiraukite, ar vertinama programa turi pakankamai integracijų, plėtinių arba galimybių ją pritaikyti (pavyzdžiui, naudojant API).
Tada išanalizuokite savo projektų vadovų ir komandų (žmonių, kurie naudosis planuokliu) struktūrą. Tikėtina, kad skirtingiems komandos nariams norėsite suteikti skirtingus leidimus. Įsitikinkite, kad galėsite tai padaryti programoje.
Galiausiai atsižvelkite į darbuotojų išteklių vadovų įpročius. Pavyzdžiui, jei jūsų komandos daug darbo laiko praleidžia kelyje, tikslinga naudoti įrankį su patikima mobiliąja programėle.
Visada naudinga palyginti programą, į kurią atsižvelgiate, su kitomis populiariomis, bet geriausiomis projektų planavimo priemonėmis. Daugelyje programėlių siūlomi specialūs palyginimo puslapiai (tokias svetaines sukūrėme žmonėms, ieškantiems "Resource Guru", "Monday" ir "Wrike" alternatyvų).
Net jei perskaitę gaminio aprašymą manote, kad tam tikra programėlė atitinka visus reikalavimus, būtina ją išbandyti. Taip pajusite naudotojo patirtį ir išbandysite įvairias funkcijas prieš perduodami ją visai komandai.
Vienas iš variantų - pasinaudoti nemokamu bandomuoju variantu, kurį siūlo daugelis produktų. Užsiregistruokite ir patys ištirkite programą prieš pristatydami ją savo komandai. Arba galite paprašyti produkto demonstracinės versijos - tai puiki galimybė įvertinti konkrečios įmonės klientų aptarnavimo kokybę.
"Teamdeck" siūlome dvi galimybes:
Užsiregistruokite 30 dienų NEMOKAMAI bandomajai versijai. Gausite visišką prieigą prie programėlės, o pasibaigus bandomajai programėlei galėsite sklandžiai pereiti prie "Premium" narystės. Patarimas: jei norite pamatyti, kaip naudoti "Teamdeck" realiuose scenarijuose, galite importuoti pavyzdinius duomenis į savo paskyrą ir žaisti.
Suplanuokite pokalbį su Aniela. Ji aptars jūsų poreikius, supažindins su įvairiomis išteklių planavimo programos galimybėmis, išteklių ataskaitomis, išteklių planavimo ir projektų planavimo būdais ir padės nuspręsti, ar tai tinkamas sprendimas.
Gaukite 30 dienų NEMOKAMĄ bandomąją versiją
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...
