Internetinis kalendoriaus planuoklis - geriau suplanuokite savo komandos tvarkaraštį

Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga jau vien dėl to, kad, o ją atnaujinti ir reaguoti į pokyčius yra sudėtingiau. Situacija tampa dar sudėtingesnė, kai daug darbuotojų dirba nuotoliniu būdu.

Ką sužinosite iš šio straipsnio:

• Kaip internetinis kalendoriaus planuoklis padeda valdyti projektus.

• Kaip "Teamdeck" išteklių valdymo programinė įranga naudojama internetiniame planavime

• Skirtumai tarp internetinio tvarkaraščio planuotojo ir internetinio kalendoriaus planuotojo

Internetinis kalendoriaus planuoklis ir jo šeima

Prieš tai, kai sužinosite, kaip veikia internetinis kalendoriaus planuoklis, turite žinoti, kaip atrodo rinka.

Visų pirma, internetinis kalendoriaus planuoklis, kalendoriaus planuoklio programinė įranga, projekto planavimo priemonė, projektų planavimo kalendorius, kalendorius planavimo priemonė, internetinis tvarkaraščio planuoklis arba išteklių planavimo programinė įranga - atlieka tą patį vaidmenį. Jie turi padėti jums organizuoti savo ir komandos narių darbą.

Internetinis kalendoriaus planuoklis ar tradicinis kalendorius?

Antra, visada reikia atsižvelgti į projektų valdymo procesus ir su jais susijusių iššūkių bei lūkesčių įvairovę. Kai vadovai naudojasi kokiu nors projektų valdymo sprendimu ar tiesiog internetiniu tvarkaraščio planuotuvu, jie atkreipia dėmesį į tokias funkcijas, kaip, pvz:

• Visiškas komandos, užduočių ir laiko skaidrumas (mūsų pramonėje naudojama frazė A bird's-eye view)

• Pritaikymo galimybės ir pritaikomos ataskaitos

• Darbuotojų laiko stebėjimas ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymas, įskaitant sąskaitų faktūrų išrašymo procesų palaikymą.

• Lengvesnis nei anksčiau komandos planavimo ir užduočių skyrimo procesas

• Galimybė valdyti darbuotojus iš skirtingų laiko juostų

• Prieinamumo arba neatvykimo į darbą valdymas

• Žymėjimo, spalvinio kodavimo, prioritetų nustatymo funkcijos

• Atostogų valdymo sistemos programinė įranga - nes bet kuris projektas turi būti įgyvendintas laiku.

Trečiasis, internetinis kalendoriaus planuoklis, yra tik dalis didelės projektų valdymo įrankių šeimos. Remiantis "Wrike" - mūsų konkurentės internetinių kalendorių planuoklių rinkoje - straipsniu, ši projektų valdymo programinė įranga siūlo 4 internetinių kalendorių planuoklių tipus.

1. Darbų sąrašai

2. Internetiniai kalendorių planuokliai

Internetinis kalendoriaus planuoklis, internetinis tvarkaraščio sudarytojas arba internetinis tvarkaraščio sudarytojas - kad ir kaip jį pavadintumėte, jiems bendra yra lenta, užduotys ir joms priskirti žmonės. Šiuose planuotuvuose dažnai yra vilkimo ir nuleidimo funkcija, todėl naudotojai gali lengvai priskirti užduotis ir pertvarkyti tvarkaraščius.

[Šaltinis: "Teamdeck" - išteklių valdymo programinė įranga remiantis kalendoriaus planuotoju internete]

3. Ganto diagramos

Ganto diagrama - tai diagrama su dviem ašimis. Horizontalioji rodo projekto laiko juostą. Vertikaliojoje rodomos visos užduotys, kurios atrodo kaip stulpeliai.

4. Kanban lentos

Vaizdinėje lentoje užduotys ir (arba) projektai suskirstyti į skirtingas kategorijas, o kiekviena kategorija iliustruoja skirtingus projekto etapai. Tipiškiausia sąranka yra "atlikti", "vykdoma" ir "baigta", papildyta kitais.

[Šaltinis: "Trello" - komandos valdymo sprendimas su kalendoriaus vaizdu]

Kas yra internetinis kalendoriaus planuoklis

Nepaisant skirtumų, tikslas yra tas pats. Internetinis kalendoriaus planuoklis arba, kaip mums labiau patinka, internetinis tvarkaraščio planuoklis yra programinė priemonė, leidžianti planuoti ir pridėti užduotis, projektus ir įvykius kalendoriaus rodinyje / kalendoriaus lentoje. 

Skamba paprastai, kol nenaudojame kito termino - tiesiog "kalendoriaus planuotojas". Ir tai turėtų būti impulsas, nuo kurio prasideda naujas klausimas: ar yra koks nors skirtumas? Kuo skiriasi planuoklis nuo internetinio kalendoriaus (pvz., "Google" kalendoriaus)?

Šių dviejų tipų programėlių paskirtis skiriasi:

• kalendoriuje galite planuoti įvykius (pvz., susitikimus) ir priminti apie juos,

• internetinis planuoklis taip pat leidžia planuoti įvykius (pvz., pridėti užduotis, nustatyti priminimus, pridėti įvykius, redaguoti įvykius, pridėti pastabų), tačiau jame taip pat yra galingų darbo planavimo funkcijų. Tokios funkcijos gali apimti prieinamumo valdymą, užduočių tarpusavio priklausomybės stebėjimą, laiko stebėjimą ir projekto analizę.

Galima sakyti, kad internetiniai kalendoriaus įrankiai taip pat gali padėti planuoti darbą. Ir tai tiesa, bent jau asmeniniam naudojimui. Tačiau kai reikia nustatyti galutinius terminus arba sudaryti komandos (ar kelių komandų) tvarkaraštį, jums reikės daugiau funkcijų, nei siūlo dauguma kalendorių.

Ko vengia projekto vadovas, naudodamas internetinį kalendoriaus planuoklį

Pakalbėkime apie naudą: kokia yra apčiuopiama nauda naudojant internetinius kalendorių planuoklius? Nusprendėme juos suskirstyti į kelias kategorijas:

1. Laiko ir išlaidų švaistymas 

Ar kada nors susimąstėte, kiek valandų jūsų komanda sugaišta nereikalingiems pokalbiams dėl dabartinių užduočių ar būsimų užduočių? Apptension, 50 žmonių programinės įrangos kūrimo įmonė apskaičiavo, kad kiekvieną mėnesį dėl tokių klausimų, kaip "ką šiandien turėčiau dirbti?", "ar buvo patvirtintas mano atostogų prašymas?", jie prarasdavo daugiau nei $11 tūkst. Naudodamiesi internetiniu kalendoriaus planuokliu jie sugebėjo šį skaičių sumažinti beveik $10k! 

2. Skaidrumo trūkumas

Nusprendus įdiegti internetinį planuoklį savo organizacijoje ar komandoje, jis tampa vieninteliu tiesos šaltiniu apie tvarkaraščius, projektus, pažangą, atsakomybę ir pan. Daugelyje planuoklių kairėje sąsajos pusėje yra paskyrimų stulpelis, skirtas darbo pažangai stebėti ir užduotims planuoti. Tai labai svarbu, ypač paskirstytoms komandoms, turėti skaidrią komandoje vykstančių darbų apžvalgą.

Darbuotojų paskyrimas (užsakymas) pagal įgūdžius ir užimtumą. Kiekvienos savaitės vaizdas ir paskyrimas rodomas internetiniame kalendoriaus planuoklyje. [Šaltinis: "Teamdeck"]

3. Nepakankamai kontroliuojami projektai

Primygtinai rekomenduojame naudoti internetinius planuoklius, o ne planuoti darbus "Excel" programoje ar popieriuje. Taip yra todėl, kad įvykus pokyčiams - o jie beveik neišvengiamai įvyks - galite greitai reaguoti ir lengvai redaguoti planą naudodamiesi interaktyvia priemone. Skaičiuoklės ir tekstiniai dokumentai gali greitai pasenti, jei jų reguliariai neatnaujinsite.

4. Grubus bendradarbiavimas

Įsivaizduokite, kad jūsų įmonė vienu metu vykdo kelis projektus. Kiekvienas projektų vadovas turi suburti komandą ir suplanuoti projekto pradžios datą pagal savo užimtumą. Naudodami kalendoriaus planuoklį jie taip pat gali matyti, ką planuoja kiti PM ir išvengti projekto tvarkaraščio konfliktai.

5. Perteklinis naudojimas, nepakankamas naudojimas

Projektas ir išteklių planavimas programėlės yra laimingos komandos kūrimo įrankiai. Darbuotojai nori būti informuoti apie būsimas užduotis. Jie taip pat geriau jaučiasi, kai vadovai gali matyti ir planuoti jų užimtumą ar darbo krūvį. Viršvalandžių ar nepakankamo darbo krūvio tikimybė yra daug mažesnė, kai naudojate patikimą internetinį planuoklį. Skaitykite, kaip įvertinti išteklių naudojimas ir jo vaidmuo projektų valdymo procesuose. 

Kaip planuoti komandos darbą naudojant "Teamdeck" ir jos internetinį kalendorių planuoklį, skirtą komandai planuoti?

Dabar, kai žinote pagrindinius darbo planavimo naudojant internetinius kalendoriaus įrankius privalumus, norime parodyti, kaip galite tai daryti praktiškai, naudodamiesi "Teamdeck".

"Teamdeck" yra internetinis kalendoriaus planuoklis (arba - išteklių valdymo programinė įranga, jei norite), kuriame internetinio kalendoriaus planuoklio funkcijos derinamos su kitomis galingomis funkcijomis, pvz., laiko stebėjimu, neatvykimo į darbą valdymu ir projektų ataskaitų teikimu.

Štai kaip su "Teamdeck" galima lengviau suplanuoti savo komandos savaitę:

1. Žiūrėkite, kas yra laisvas ir kas užimtas

Prieš pradėdami rengti savaitės planą, turite apžvelgti savo komandos užimtumą. Tai paprasta: tereikia patikrinti išteklių kalendorius.

Taip pat galite naudoti pasirinktinius laukus papildomai informacijai, pvz., vaidmenims, pareigoms ir konkretiems projekto požymiams, kaupti ir tvarkyti.

Čia galite sekti išsamią informaciją apie savo komandos užimtumą dviem skirtingais lygiais:

• kasdienio užimtumo ir (arba) darbo valandų (tai ypač naudinga, jei dirbate su ne visą darbo dieną dirbančiais darbuotojais ir laisvai samdomais darbuotojais),

• suplanuotos atostogos ir įvairių rūšių atostogos (pvz., motinystės atostogos).

Taip pat galite patikrinti dabartines žmonių užduotis ir sužinoti, ar jie paskirti kokiems nors projektams ir kuriam laikui. Kai žmonės ir taip turi daug užduočių, galbūt norėsite neužkrauti jiems daugiau darbo.

[/vc_column_text]