Kartais gerai įvaldytas laiko valdymo strategijos nepakanka. Bet kaip stebėti darbuotojų valandas? Kaip sekti darbuotojų valandas? Ar naudojate darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga ir analizuoti ataskaitas? Ar turite "Excel" lapą, ar tikrą popierinį darbo laiko apskaitos žiniaraštį, skirtą valandoms registruoti? O gal apskritai nefiksuojate įvairiuose projektuose sugaišto laiko?
Straipsnį sudaro:
- Kaip sukurti darbo laiko apskaitos žiniaraštis praneša .
- Vaizdo įrašas apie viršvalandžių ataskaitą
- Vaidmuo išteklių planavimo programinė įranga darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas procesas
"Teamdeck" žinome, kad efektyvus darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas teikia naudos ne tik pačiai įmonei, bet ir darbuotojams. Abiem pusėms geriau, kai procesas yra skaidrus ir veiksmingas. Šiame straipsnyje, sužinosite, kaip sukurti galingą darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitą naudojant "Teamdeck" ataskaitų funkcijas.. Remdamiesi šia ataskaita galėsite apskaičiuoti darbo užmokestį, išrašyti sąskaitas faktūras klientams ir suprasti savo komandos produktyvumo modelius.
Tačiau prieš parodydami, kaip sukurti darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitą, pasakysime keletą žodžių apie pačius darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis - tai lentelė su duomenimis, kuriuose pateikiami duomenys apie konkretaus darbuotojo darbo laiką per tam tikrą laikotarpį ir (arba) užduotį ar projektą tam tikram klientui. Šiam tikslui pasiekti naudojama daug skirtingų darbo laiko apskaitos žiniaraščių registravimo metodų. Nuo popierinio, specialios darbo laiko apskaitos žiniaraščio programinės įrangos, darbuotojų darbo laiko stebėjimo programos arba išteklių planuoklio su darbo laiko stebėjimo ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių ataskaitų funkcijomis.
Sukurkite paprastą darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitą
Norėdami sukurti pagrindinę ataskaitą pagal komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščius, turite gauti prieigą prie jų užregistruotų valandų. "Teamdeck" siūlo laiko stebėjimo funkcijas (pvz. mobilusis laiko seklys), todėl galėsite kurti ataskaitas naudodami darbuotojų stebimo laiko duomenis.
Nežinote, kaip sekti laiką su "Teamdeck"? Mūsų žinių bazė turėtų padėti.
Ar esate pasirengę pradėti kurti darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitą? Prisijunkite prie "Teamdeck" ir eikite į ataskaitų skyrių - jį rasite viršutiniame meniu. Dabar, spustelėję Sukurti naują ataskaitą, turėsite dvi galimybes:
- naudoti ataskaitos šabloną
- sukurti pasirinktinę analizę
Nors ataskaitų šablonai tikrai naudingi ir gali pagreitinti jūsų darbą, šiame straipsnyje sužinosite, kaip sukurti darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitas nuo nulio. Eikite į priekį ir spustelėkite sukurti pasirinktinį.
Sukūrę tuščią ataskaitą, galite nesunkiai ją papildyti duomenimis. Nepamirškite jai suteikti pavadinimą ir pasirinkti tinkamą datų intervalą (abu šiuos elementus galima bet kada redaguoti).
Pradėkime nuo naujos lentelės pridėjimo (spustelėkite pridėti lentelę) su pagrindine informacija apie jūsų komandos laiką. Pastebėsite, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščiai jau yra įtraukti į naująją lentelę kartu su užsakymų, užimtumų ir atostogų duomenimis. Jei norite analizuoti tik darbo laiko apskaitos žiniaraščių informaciją, galite pašalinti kitus stulpelius spustelėję šiukšliadėžės piktogramą. Turėtumėte gauti lentelę, suskirstytą į skirtingus projektus.
Norite matyti konkretaus naudotojo ir darbuotojo komandoje užregistruotas valandas? Tiesiog pakeiskite lentelės duomenų grupavimo būdą:
Pažvelkite į pirmiau pateiktą ekraną. Priklausomai nuo poreikių, informaciją galite grupuoti pagal žmones, projektus, savaites ir t. t., kad geriau suprastumėte savo komandos darbo krūvį ir komandos veiklos rezultatus (daugiau apie tai darbo krūvio valdymas).
Tokia lentelė gali būti pagrindas darbuotojų darbo užmokesčiui apskaičiuoti. Taip pat galite filtruoti duomenis, pavyzdžiui, įtraukti tik tam tikrus projektus. Tokia ataskaita gali būti puikus priedas prie kliento sąskaitos faktūros, jei mokesčius skaičiuojate už valandą.
Spustelėkite pliuso piktogramą apatiniame dešiniajame kampe, jei norite į ataskaitą įtraukti daugiau elementų. Darbo laiko apskaitos žiniaraštį vizualizuokite sukurdami linijinę arba stulpelinę diagramą. Taip pat galite patikrinti skirtingų projektų dalį bendrame jūsų komandos užfiksuotame laike. Čia pravers skritulinė diagrama:
Duomenų analizė naudojant įvairius vizualizavimo metodus gali padėti atskleisti naujas įžvalgas, pvz., tai, kad vienam projektui skirta 30% jūsų komandos laiko, nors jis vargu ar yra toks pelningas kaip kiti vykdomi projektai.
suskirstykite darbo laiko apskaitos žiniaraščius į pasirinktines kategorijas (apmokamos/neapmokamos valandos ir pan.)
Galimybė susipažinti su darbuotojų registruotomis valandomis neabejotinai vertinga, tačiau šių duomenų gilinimas gali būti dar naudingesnis. Perskaitę ankstesnes pastraipas žinote, kaip sugrupuoti duomenis į pagrindines kategorijas (žmonės, projektai, laikotarpiai). Dabar metas tapti šiek tiek sudėtingesniems ir įvesti pasirinktines kategorijas, kurias galite nustatyti patys. Šias pasirinktines įžvalgas galima sukurti naudojant:
- darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymos
- pasirinktiniai laukai
Koks skirtumas tarp jų? Prie kiekvieno stebimo darbo laiko įrašo galima pridėti žymes, taigi jos apibūdina pačias užregistruotas valandas. Įprasti darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymų pavyzdžiai apmokami, neapmokami ir viršvalandžiai. tačiau galite pridėti savo žymas, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščio rodinyje būtų pateikta daugiau informacijos. Kita vertus, pasirinktiniai laukai apibūdina projektus arba žmones.
Dauguma mūsų klientų naudoja pasirinktinį lauką "Darbo pavadinimas", kad galėtų suskirstyti darbuotojus į skirtingas kategorijas pagal jų kompetencijas. Taip pat galite sugrupuoti savo projektus į skirtingas "Kliento" kategorijas, ypač jei dirbate su keliais projektais kelioms įmonėms.
Žymes ir pasirinktinius laukus galite tvarkyti savo organizacijos nustatymuose.
Kodėl naudinga turėti pasirinktines kategorijas, į kurias galėtumėte sugrupuoti visus duomenis?
Visų pirma, ji leidžia sukurti vaizdą, kuris jūsų įmonei būtų 100% prasmingas. Pavyzdžiui, galite palyginti darbo laiko apskaitos žiniaraščius iš skirtingų įmonės biurų.
Darbo laiko apskaitos žiniaraščių žymos leidžia detalizuoti duomenis ir stebėti pasirinktą kategoriją: pavyzdžiui, galite sugrupuoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius, pažymėtus kaip viršvalandžiai, apmokami arba net namų biuras, ar tam tikras suskirstymas yra prasmingas jūsų organizacijai.
Norite gauti dar daugiau informacijos apie savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščius? Galite pridėti stulpelį "Darbo laiko apskaitos žiniaraščio aprašymas" ir į ataskaitą importuoti kiekvieno darbo laiko įrašo aprašymą. Aprašymai - tai komandos narių komentarai, kuriuos jie įrašo registruodami savo darbo laiko apskaitos žiniaraščio įrašus. Matydami šiuos aprašymus galėsite suprasti, kas tiksliai lėmė tam tikras jūsų komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščių tendencijas.
Užsisakykite konsultaciją su "Teamdeck" ekspertais. Padėsime jums sukurti net sudėtingiausias ataskaitas.
Išanalizuokite savo komandos viršvalandžių skaičių
Vienas iš darbo laiko stebėjimo privalumų yra tas, kad galite stebėti savo darbuotojų viršvalandžius. Jau minėjome, kad vienas iš būdų tai padaryti su "Teamdeck" - paprašyti darbuotojų naudoti darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymą. viršvalandžiai kiekvieną kartą, kai jie dirba papildomas valandas.
Tačiau viršvalandžius galite apskaičiuoti ir nesiremdami teisingu žymėjimu. Kaip? Tereikia nurodyti numatomų darbo valandų (arba turimų valandų) skaičių ir, žinoma, faktinių/užregistruotų valandų skaičių.
"Teamdeck" pagalba viršvalandžių valdymas taip pat. Joje galite saugoti tiek turimas valandas (kaip savo darbuotojų prieinamumas taip pat numatomos darbo valandos (užsakymai). Turėdami tokius duomenis, galite parengti tikslią ataskaitą apie savo komandos viršvalandžius. Sukurkime ją žingsnis po žingsnio.
- Pradėkite naują ataskaitą (pasirinktinę).
- Pridėkite naują lentelę ir palikite Užsakymai ir Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai stulpelius (vietoj "Bookings" galite naudoti "Availability").
- Dabar reikia sukurti naują viršvalandžių stulpelį. Norėdami jį sukurti, turite spustelėti rodikliai, tada pridėti pasirinktinį ir pridėti pasirinktinį skaičiavimo lauką. Ši parinktis leidžia nustatyti savo metrikas, gautas iš "Teamdeck" turimų duomenų. Kaip apskaičiuoti viršvalandžius? Jį galima apibrėžti kaip valandų, dirbtų virš planuotų valandų, skaičių. Taigi, jei jūsų "Timesheet" laikas yra didesnis už "Bookings" laiką, vadinasi, dirbote papildomai.
Per Pridėti pasirinktinį skaičiavimo lauką formą, pakeiskite duomenų formatą į Laikas ir įveskite šią formulę: Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai: Laikas - užsakymai: Laikas. Spustelėkite . Išsaugoti ir taikyti.
- Turėtumėte matyti, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitoje atsirado naujas stulpelis: Viršvalandžiai. Tačiau galite pastebėti, kad eilutėse, kuriose darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenys iš tikrųjų buvo mažesni už užsakymų duomenis, yra keletas neigiamų reikšmių. Tikriausiai tai nėra esminis dalykas, tačiau yra būdas tai išvalyti.
- Jei norite, kad stulpelyje "Viršvalandžiai" būtų rodomi tik teigiami skaičiai, galite tai nustatyti pasirinktinio skaičiavimo lauko formoje. Reikia sukurti teiginį If, kurį galima apibūdinti taip: jei yra viršvalandžių (taigi darbo laiko apskaitos žiniaraščio valandų skaičius yra didesnis už užsakymų skaičių), įveskite viršvalandžių reikšmę, priešingu atveju įveskite "0". Tiksli šio if teiginio formulė yra tokia (įveskite ją į skaičiavimo lauką, tiesiogiai įklijuoti jos negalima):
if ((Timesheets:time-Bookings:time)>0,Timesheets:time-Bookings:time,0)
Prognozuoti įdarbinimo poreikius
Nepriklausomai nuo to, ar nuspręsite naudoti darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymę "Viršvalandžiai" kaip papildomų valandų žymeklį, ar patys apskaičiuosite stulpelį "Viršvalandžiai", duomenis vis tiek galite grupuoti įvairiais būdais, kad geriau suprastumėte, kas ir kokiomis aplinkybėmis turėjo dirbti viršvalandžius.
Vienas iš galimų panaudojimo atvejų galėtų būti lentelės grupavimas pagal pareigų pavadinimus (tai pasirinktinis laukas) ir tada būtų galima matyti, kurie vaidmenys praleido papildomų valandų darbe. Tokiu būdu galite prognozuoti žmogiškuosius išteklius ir įdarbinimo poreikius arba pagerinti savo išteklių paskirstymas.
Žvelgiant į viršvalandžių ataskaitą, galima teigti, kad ši įmonė turėtų pasamdyti papildomų rinkodaros specialistų, nes dabartiniai šias pareigas einantys darbuotojai dirba daug viršvalandžių.
Ar esate pasirengę priimti duomenimis pagrįstus sprendimus? Darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaita su "Teamdeck
Kai "Teamdeck" išsaugote ataskaitą, ji lieka jūsų prietaisų skydelyje. Reguliariai peržiūrėkite ataskaitą, kad pamatytumėte naujus duomenų dėsningumus ir pastebėtumėte galimas tobulinimo sritis.
Ar norite pasidalyti šiomis įžvalgomis su savo komanda? Padarykite tai tiesiogiai programėlėje spustelėję shadėl. Taip pat galite eksportuoti duomenis arba sukurti nuorodą į ataskaitą, kad ją galėtų pasiekti išorės organizacijų atstovai, pvz., jūsų klientai arba darbo užmokesčio specialistai.
"Teamdeck" ataskaitomis galima atlikti ir analizuoti praktiškai neribotai. Svarbiausia, kad ataskaitų funkcijos prieinamos visiems programos naudotojams. Nepriklausomai nuo to, ar jūsų įmonėje dirba 15, ar 150 žmonių, galėsite naudotis patikimomis darbo laiko apskaitos ataskaitomis savo naudai.
