Nesvarbu, ar esate projektų vadovas, ar įmonės vadovas, greičiausiai norite žinoti, kaip sekasi jūsų komandai. Kaip komandos vadovas esate atsakingas už krypties nustatymą ir lūkesčių išreiškimą, todėl, savaime suprantama, norite žinoti, ar jūsų darbuotojai juos atitinka.
Be abejo, visada galite įvertinti komandos veiklą remdamiesi tam tikrais etapais ar rezultatais. Pavyzdžiui, jei kalbame apie projekto komandą, galima teigti, kad jos efektyvumą galima vertinti pagal tai, ar projektas buvo sėkmingas.
Deja, toks vertinimas turi keletą esminių trūkumų. Visų pirma, jis gali būti klaidinantis. Projektai žlunga dėl kelios priežastys, todėl pagal patį rezultatą daug ko pasakyti negalite: reikia gilintis. Be to, kai savo komandą vertinate tik baigę konkretų projektą, prarandate galimybę optimizuoti ir pagerinti jos darbą. Todėl šiame tinklaraščio įraše parodysime, kaip reguliariai stebėti komandos veiklą ir nustatyti tobulinimo galimybes.
Visas šiame straipsnyje pateiktas ataskaitas galima lengvai sukonfigūruoti "Teamdeck". Tai išteklių valdymo sprendimas, kurį naudoja dešimtys agentūrų, konsultacinių ar programinės įrangos kūrimo įmonių (kai kurios iš jų naudoja "Teamdeck.io" kaip laiko valdymo programas, kitos - kaip išteklių planavimo įrankius). Ši programa leidžia priskirti darbuotojus skirtingiems projektams, sekti jų laiką ir valdyti jų užimtumą. Patikimas ataskaitų rinkinys yra viena iš stipriausių "Teamdeck" savybių: jis suteikia komandų vadovams galimybę geriau suprasti, kaip dirba jų komandos ir koks yra jų darbo efektyvumas. Remdamiesi šiomis ataskaitomis, PM ir vadovai gali priimti geresnius sprendimus, pagrįstus duomenimis.
"Teamdeck" ataskaitas galite naudoti įvairiems komandos efektyvumo aspektams įvertinti. Skaitykite toliau ir sužinokite žingsnis po žingsnio instrukcijos kaip sukurti kiekvieną iš toliau pateiktų komandos veiklos ataskaitų. Taip pat galite susitarti dėl pokalbio su vienu iš mūsų išteklių valdymo ekspertų: kartu sukursime puikią ataskaitų suvestinę, kad galėtumėte įvertinti savo komandos efektyvumą.
Darbuotojų produktyvumas - tai puikus rodiklis, leidžiantis įvertinti, kiek pinigų jūsų darbuotojai atneša įmonei. Stebėti šį rodiklį taip pat naudinga, jei vienas iš jūsų verslo tikslų yra apskaičiuoti pelningiausius projektus ir (arba) klientus, o tai yra dažnas agentūrų ar konsultacinių įmonių poreikis. Atidarykime ataskaitą, kurioje jau nustatyta darbuotojų produktyvumo metrika.
"Teamdeck" pateikia keletą ataskaitų šablonų. Vienas iš jų, vadinamas KPI, ypač naudinga kuriant komandos veiklos ataskaitas. Prisijunkite prie savo paskyros, eikite į skyrių "Ataskaitos" ir sukurkite naują ataskaitą naudodami šį šabloną.
Pamatysite lentelę, pavadintą Pardavimo KPI. Čia galite stebėti keletą pagrindinių veiklos rodiklių:
Šių rodiklių formulės jau iš anksto nustatytos "Teamdeck", tačiau jas galite redaguoti spustelėję Metrikos ir pasirinkite formulę, kurią norite pakeisti.
Pirmą kartą generuodami šią ataskaitą pamatysite, kad ji yra tuščia. Taip yra todėl, kad reikia užpildyti Vidaus norma ir Išorinė norma pirmiausia stulpelius. Jie veikia kaip "Excel" ląstelės: tiesiog įveskite reikiamą reikšmę. Vidinė norma - tai, kiek pinigų jūsų darbuotojas uždirba per vieną darbo valandą. Išorinis įkainis - tai, kiek imate iš klientų už vieną darbo valandą.
Galite nustatyti vieną tarifą visai komandai arba išplėsti lentelę ir priskirti savo tarifus visiems įmonės darbuotojams. Kai užpildysite langelius, pamatysite, kad likusi lentelės dalis atnaujinama automatiškai. Žinodama jūsų komandos įkainius, "Teamdeck" gali apskaičiuoti likusią dalį pagal žmonių darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje pateikti visų projekto komandų vidutiniai įkainiai.
Taip pat galite stebėti kiekvieno darbuotojo investicijų grąžą: jei esate patenkinti jų produktyvumu, bet nepatenkinti investicijų grąža, vadinasi, galite patobulinti kainodaros strategiją. Tokia analizė padeda gauti tikrai vertingų įžvalgų: sprendžiant vien pagal pelną, galima teigti, kad jūsų komandos našumas neatitinka reikalavimų. Tačiau atidžiau panagrinėję pamatysite, kad už paslaugas reikia imti šiek tiek daugiau.
Ankstesnėse pastraipose aptarėme, kaip apskaičiuoti projektų ir atskirų komandos narių investicijų grąžą. Dabar metas sukurti paprastą lentelę, kuri padės jums įvertinti ROI reikšmes vieną šalia kitos:
Galite iš karto pasakyti, kurie projektai per pastarąsias savaites ar mėnesius atnešė didžiausią investicijų grąžą.
Be to, galite apskaičiuoti investicijų grąžą skirtingiems įmonės vaidmenims. Įvairių pareigybių valandiniai įkainiai paprastai skiriasi. Sukurkite lentelę, kad galėtumėte įvertinti, kurie darbuotojai yra atsakingi už didžiausio pelno jūsų įmonei gavimą.
Priekinės dalies kūrėjai sukūrė 21% visos jūsų įmonės investicijų grąžos.
Vienas iš svarbiausių veiksmingos komandos požymių yra tai, kad ji sugeba įvykdyti savo sąmatas. Todėl sąmatų ir faktinių rezultatų ataskaita yra geras būdas įvertinti veiklos rezultatus.
"Teamdeck" saugo duomenis apie suplanuotas valandas (užsakymai) ir faktinį darbo laiką (darbo laiko apskaitos žiniaraščiai). Paprasta stulpelinė diagrama gali parodyti jų skirtumą:
Atkreipkite dėmesį, kad ši diagrama yra suskirstyta į projektus ir žmones. Verta analizuoti duomenis abiem lygmenimis. Žinoma, norėsite stebėti sąmatų ir faktinių duomenų santykį projekto lygmeniu, nes jis tiesiogiai atitinka projekto biudžetą.
Vis dėlto, jei pažvelgsite į išsamius duomenis, galėsite geriau suprasti situaciją. Pažvelkite į paveikslėlį viršuje: ACME svetainės projekte (pirmas iš kairės) buvo stebima daugiau valandų, nei tikėtasi. Tačiau analizuodami kiekvieną komandos narį galite pasakyti, kad tik vienas iš jų viršijo užsakymus. Išsamus įvertinimas gali suteikti vertingų įžvalgų apie jūsų komandos veiklą ir komandinį darbą.
Dabar, kai jau žinote, kas nutiko, galbūt taip pat norėsite sužinoti. kaip tai įvyko. Norėdami tai padaryti, pabandysime ištirti komandos veiklos rezultatus per tam tikrą laiką. Šiuo tikslu sukurkite linijinę diagramą, kurioje palyginsite užsakymus su darbo laiko apskaitos žiniaraščiais:
Čia galite matyti 3 skirtingų žmonių mėnesio rezultatus. Vėlgi turite galimybę atidžiau pažvelgti į kiekvieną darbuotoją. Pavyzdžiui, paimkite Davoną. Iki mėnesio vidurio jis fiksavo mažiau valandų, nei buvo numatyta. Paprastai dėl to nerimauti nereikėtų, nes žmonės į savo sąmatas paprastai įtraukia saugos rezervą.
Tačiau vienu metu jie pradėjo fiksuoti gerokai daugiau stebimų valandų, nei buvo numatyta sąmatoje. Žinodami, kas ir kaip įvyko, galite išsiaiškinti šios problemos šaltinį: galbūt kas nors kitas susirgo, ir Deivonui teko atidirbti papildomų valandų? O gal jo darbas buvo lėtesnis dėl kokių nors asmeninių priežasčių? Bet kuriuo atveju dabar galėsite toliau tirti šią situaciją, užuot darę skubotas išvadas.
Lentelėje taip pat galite palyginti įverčius su faktiniais duomenimis. Tai ypač patogu, kai į ataskaitą taip pat importuojate užsakymų ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių aprašymus:
Aprašymai suteikia daugiau informacijos apie tai, ką veikė jūsų komandos nariai. Žvelgdami į pirmiau pateiktą paveikslėlį matome, kad Rose, dirbdama viena ir ruošdama turtą, dirbo beveik pagal planą. Jos bendravimas su klientu (seminarai ar turto peržiūros) užtruko gerokai ilgiau nei planuota. Tai labai vertinga įžvalga, kurią galbūt reikėtų aptarti su Rose per susitikimą 1on1.
Žinoma, tai ne vienintelės komandos veiklos diagramos, kurias galite sukurti naudodami "Teamdeck". Priklausomai nuo jūsų verslo vertikalės ir įmonės struktūros, galite sukurti daug daugiau ataskaitų, kad galėtumėte stebėti savo komandos efektyvumą. Duomenimis paremtas požiūris yra sąžiningas darbuotojų atžvilgiu ir suteikia galimybių tobulėti.
Ar esate pasirengę geriau suprasti savo komandos veiklos rezultatus ir produktyvumą? Užsisakykite nemokamą "Teamdeck" bandomąją versiją ir pradėkite rinkti itin vertingus jūsų verslui duomenis. Vėliau sau padėkosite.
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Gerbiama "Teamdeck" bendruomenė,Kartu keliaudami dinamiškame projektų valdymo ir išteklių planavimo pasaulyje, esame pasiryžę teikti skaidrias ir vertingas paslaugas. Nuosekliai siekėme savo pagrindines paslaugas siūlyti konkurencingai, su...