Viršvalandžiai, t. y. darbas, atliktas virš planuoto grafiko, yra pernelyg sudėtingas klausimas, kad būtų galima tiesiog patarti "vengti bet kokia kaina". Tiesą sakant, papildomos valandos gali būti vienintelis būdas išgelbėti projektą, kai iškyla netikėtų komplikacijų.
Nenorite, kad viršvalandžiai taptų įprastu reiškiniu, nes tai gali pakenkti jūsų įmonei tiek finansiniu, tiek kultūriniu požiūriu. Laimei, yra keletas patikrintų būdų, kurie gali padėti protingai valdyti viršvalandžius. Šiame straipsnyje juos aptarsime vieną po kito.
Ką gausite padėkoti už šį straipsnį:
- Viršvalandžių stebėjimo vaidmuo projekto valdyme
- Atitinkamo darbo krūvio ir viršvalandžių valdymo vaidmuo
- Kas naudoja išteklių planavimo programinė įranga kaip viršvalandžių valdymo sprendimas
Planuokite subalansuotą darbuotojas darbo krūvis, kad būtų išvengta viršvalandžių.
Efektyvus viršvalandžių valdymas (ir laiko valdymo strategija) prasideda nuo subalansuoto darbo grafiko planavimo. Čia galite padaryti brangiai kainuojančių klaidų, kurių daugės viso projekto metu. Kaip jų išvengti? Kai įmanoma, pasistenkite lankstus planavimasnumatant alternatyvius scenarijus ir laiko korekcijas.
Taip pat galite išanalizuoti visų darbuotojų planuojamą darbo krūvį: atkreipkite ypatingą dėmesį į unikalių įgūdžių turinčius žmones, kurių užduočių negalima perduoti kitiems komandos nariams. Jei jų darbo krūvis didelis, didesnė tikimybė, kad bus viršvalandžių, nes nebus kam padėti.
Viena iš idėjų, kaip to išvengti, - sukurti laisvai samdomų darbuotojų, kuriuos prireikus būtų galima įtraukti į projektą, tinklą. Kita - pasamdyti naują panašių įgūdžių turintį asmenį, kuris galėtų perimti dalį darbo krūvio. Padidinkite produktyvumą nuo 9 iki 5
Nors darbo krūvio stebėsena yra labai svarbus žingsnis, jo ne visada pakanka, kad būtų išvengta viršvalandžių. Projektuose su įtemptais grafikais ir nepajudinamais terminais yra labai nedaug erdvės, kai kas nors nepavyksta.
Dėl susirgusio darbuotojo ar techninės problemos komandai greitai gali tekti skirti papildomų valandų. Kad sumažintumėte viršvalandžių skaičių, galite įgyvendinti kelias taisykles, kurios padės žmonėms susitelkti į darbą nuo 9 iki 5 val.
Pirmiausia norėtumėte įsitikinti, kad jūsų komanda žino, kokios yra jos būsimos užduotys. Kad ir kaip akivaizdžiai tai skamba, taip yra ne visada. Komandos nariai, kurie nežino savo užduočių (arba nevisiškai supranta jų apimtį), greičiausiai praras daug brangaus laiko prieš pradėdami darbą.
Kitas žingsnis - nutraukti visus susitikimus, kurie nėra būtini. Jei vadovaujatės judriuoju projektų valdymo metodu, galite suplanuoti "Scrum" susitikimai. Jie sukurti taip, kad būtų aptarti svarbiausi dalykai, nešvaistant laiko ir išteklių.
Kitas būdas padidinti efektyvumą - palengvinti komandos narių bendravimą. Rinkoje yra daug bendradarbiavimo įrankių: pradedant pokalbių programėlėmis (pvz. "Slack") iki projektų valdymo programinės įrangos (pvz. JIRA).
Pasirinkę įrankius, pasistenkite juos integruoti tarpusavyje, kad darbo eiga būtų sklandi. Vienas iš pavyzdžių - įdiegti JIRA pranešimus į "Slack": taip komandos nariai galės matyti atnaujinimus realiuoju laiku ir atitinkamai reaguoti.
Valdykite viršvalandžius viso projekto metu naudodami viršvalandžių stebėjimo arba išteklių planavimo programą.
Pradėjus įgyvendinti projektą, reikia stebėti rezultatų įgyvendinimo eigą ir faktinį darbo krūvį (daugiau apie tai skaitykite darbo krūvio valdymas). Kaip tai padaryti? Efektyvus būdas žinoti savo darbuotojų darbo laiką - naudoti darbo laiko stebėjimo programinę įrangą. Tai iš tikrųjų patogu ir kolektyvui.
Naudodami darbo laiko apskaitos žiniaraščius, komandos nariai gali būti tikri, kad matote jų papildomas pastangas. Vadovams tai yra privalumas? Kuo greičiau sužinosite apie viršvalandžius, tuo greičiau galėsite išsiaiškinti pagrindinę priežastį.
Norint veiksmingai stebėti savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščius, geriausia naudoti automatiškai atnaujinamą darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaita. Žvelgiant į stebimo laiko duomenis, naudinga analizuoti ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių aprašymus. Aprašymai - tai komentarai, kuriuos jūsų darbuotojai gali įrašyti registruodami tam tikrą laiko įrašą. Tikrindami aprašymus galite gauti vertingų įžvalgų apie savo komandos viršvalandžių dėsningumus:
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje matote, kad Rožė daug viršvalandžių įrašydavo tik tada, kai jai tekdavo atlikti užduotis, dėl kurių ji turėjo bendrauti su klientu (seminarai, turto peržiūros). Galbūt verta tai panagrinėti?
Priklausomai nuo viršvalandžių priežasties, galite koreguoti projekto tvarkaraštį (daugiau informacijos apie projektų planavimo metodai) arba pasitelkite papildomą pagalbą. Jei manote, kad kai kurių viršvalandžių neįmanoma išvengti, būtinai praneškite komandai apie savo lūkesčius.
Apskaičiuokite kompensaciją už papildomą darbą
Nors daugelis darbuotojų yra pasirengę dirbti papildomai, jų viršvalandžiai lemia neigiamą darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą. Dėl šios priežasties dauguma įmonių papildomai moka už laiką, viršijantį įprastas valandas. Kadangi visos išlaidos turėtų būti įtrauktos į projekto biudžetą (daugiau apie tai skaitykite projekto biudžeto stebėjimas), svarbu žinoti, kiek pinigų bus skiriama kompensacijai už viršvalandžius.
Kai kurie išteklių valdymo įrankiai palengvina šią užduotį, pateikdami ataskaitas, kurias galite išsitraukti iš darbo laiko apskaitos žiniaraščiai. "Teamdeck" galite sukurti automatiškai atnaujinamą kompensavimo ataskaitą, kuri padės valdyti viršvalandžius.
Tiesiog pasirinkite reikiamus duomenų taškus ir įveskite savo komandos viršvalandžių normas. Skirtingiems komandos nariams galite naudoti skirtingus tarifus. Vykdant projektą tereikia atsidaryti ataskaitą ir patikrinti, kiek šiuo metu išleidžiama viršvalandžių. Ataskaitos nuorodą netgi galite bendrinti su savo darbo užmokesčio skaičiavimo komanda, kad palengvintumėte ir jų darbą.
Įdiegę tinkamą viršvalandžių valdymo politiką, nepamirškite pranešti apie lūkesčius savo komandai. Darbo vieta ir projekto skaidrumas ypač svarbūs, nes gali padėti išvengti darbuotojų perdegimas.
Neseniai "Gallup" atliktas tyrimas parodė, kad nors nevaldomas darbo krūvis iš tiesų yra vienas iš 5 veiksnių, susijusių su perdegimu. vadovų bendravimo ir paramos trūkumas. ir nepagrįstas laiko spaudimas.. Atviras bendravimas, projekto laiko apribojimų supratimas ir aiškios viršvalandžių kompensavimo taisyklės yra būtini, kad jūsų komandos nariai geriau jaustųsi dėl savo dabartinio darbo krūvio.
"Teamdeck" palengvina komandos viršvalandžių valdymą. Naudodami darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir viršvalandžių kompensavimo ataskaitas, galite stebėti savo komandos darbo krūvį ir projekto biudžetą. Suplanuokite pokalbį su Aniela ir sužinokite, kaip efektyviai valdyti savo komandą!
