Pagrindinis " Tinklaraštis " 4 veiksmingo projekto apimties valdymo žingsniai

Prieš porą mėnesių garsi internetinė projektų vadovų platforma Project-Management. com paskelbė istoriją apie 10 svarbiausių projekto nesėkmės priežasčių. Tiesiog skaitydami šį tekstą nerasite nieko apie projekto apimties valdymą. Tačiau kai jį perskaitysite atidžiai, pamatysite, kad autoriaus aprašyti veiksniai yra labai susiję su projekto apimties apibrėžimu ir kontrole.

Ką gausite šio straipsnio dėka:

Prastas pasiruošimas buvo laikoma pirmąja nesėkmės priežastimi, po jos sekė netinkamas dokumentavimas ir stebėjimas. Sąrašą uždaro nepaisyti projekto įspėjamųjų ženklų. Paminėjome juos, nes šio tinklaraščio įrašo tikslas - padėti jums sumažinti arba pašalinti šiuos pavojus veiksmingai valdant projekto apimtį.

Skaitykite toliau ir sužinokite, kad apimties valdymas prasideda nuo pasiruošimo ir yra neatsiejamas nuo tinkamo dokumentavimo ir projekto eigos stebėsenos. O kaip dėl projekto įspėjamųjų ženklų? Pamatysite, kad vienas iš grėsmingesnių požymių yra apimties didėjimas. Laimei, sėkmingas apimties valdymas gali padėti jo išvengti.

Pradėkime nuo svarbiausių terminų, kuriuos naudosime šiame vadove, apibrėžimo:

Kas yra projekto apimties valdymas?

Kokia apimtis?

Kaip sakydavo filosofai, be mūsų vartojamų terminų supratimo nėra jokio supratimo. Taigi, ką reiškia "apimtis"?

Pradėkime nuo apibrėžimo, kurį pateikė ne projektų valdymo srities institucijos - Oksfordo žodynas. Jų dėka galime perskaityti apie dvi reikšmes taikymo sritis terminas. Pirma, apimtis yra tik potencialas, galimybė, galimybė. išteklių pajėgumas, galimybė pasikeisti, pasiekti, ką nors padaryti. Tačiau antroji reikšmė yra pakankamai artima projektų valdymo visuomenei, todėl ją verta pacituoti. Apimtis yra:

(...) dalykų, su kuriais susiduria subjektas, organizacija, veikla ir t. t., spektras.

(Oksfordo žodynas)

Kokia yra projektų valdymo sritis?

Palyginę pirmiau pateiktą apibrėžimą su apibrėžimu, kurį pateikia gerai atpažįstama tarp projektų vadovų įstaigos, pamatysite ryšį.

Projektų valdymo asociacijos dėka sužinojome, kad "apimtis" reiškia rezultatų, išdavų ir naudos visumą bei darbus, reikalingus projektams įgyvendinti. Galima sakyti, tai darbas ir (arba) tinkamai kvalifikuoti darbuotojai, reikalingi visiems to projekto reikalavimams išvesti (t. y. sėkmingai pristatyti produktą).

Verta paminėti, kad būtų išvengta nesusipratimų. Ši reikšmė yra šiek tiek platesnė nei skambanti panašiai -. produkto taikymo sritis. Produkto apimtis - paprastai kalbant - išsamiai apibūdina produkto ar paslaugos savybes ir funkcijas. Nors:

Projekto apimtis - tai darbas, kurį reikia atlikti, kad būtų galima pristatyti produktą pagal produkto apimtį (reikalingas funkcijas ir savybes).

(Wrike.com)

Koks yra projekto apimties valdymas?

Turint tai omenyje, kas yra projekto apimties valdymas? Projektų valdymo asociacijai:

Apimties valdymas - tai procesas, kurio metu nustatomi, apibrėžiami ir kontroliuojami produktai, rezultatai ir nauda. "Apimtis" - tai projektų valdyme vartojamas terminas, reiškiantis visumą produktų, rezultatų ir naudos bei jiems sukurti reikalingų darbų.

(APM žinių sąvadas, 7-asis leidimas)

Tačiau senesnėje versijoje nuo PMBOK® vadovas, 6 leidimas požiūriu, projekto apimties valdymas yra procesas, leidžiantis užtikrinti, kad į projektą būtų įtraukti atlikti visus reikalingus darbus ir tik tuos, kurių reikia.

Paprasčiau tariant, projekto apimties valdymas pagal 7-ąjį leidimą gali būti aiškinamas kaip laikas ir žingsniai (procesas), skirti įgyti ir dokumentuoti žinias apie visus projekto aspektus. O projekto apimties valdymo proceso rezultatas yra sąrašas visko, kas turėtų būti įtraukta į projekto planą (užduotys ir tarpinės užduotys, biudžetai, atsakomybė ir t. t.).

Tačiau 6-ajame leidime pabrėžiamas būtinas darbas (ir (arba) tinkamas patyręs darbuotojas), darbas, kurio reikalauja projektas. Žvelgiant iš pastarosios perspektyvos, projekto vadovas turėtų orientuotis į žmones arba - kaip reikėtų sakyti - išteklius, kurie gali (dėl savo įgūdžių ir patirties) įgyvendinti projektą pagal numatytus reikalavimus per numatytą laiką.

Šio skyriaus pabaigoje apibendrinkime citata iš Projektų valdymo žinių sąvado vadovas

Projekto apimties valdymas visų pirma susijęs su apibrėžimu ir kontrole, kas yra ir kas nėra įtraukta į projektą.

(PMBOK® vadovas, 7-asis leidimas)

Kokią naudą galite gauti iš efektyvaus projekto apimties valdymo?

Mūsų konkurentas ir taip pat gerai žinomas projektas išteklių valdymo programinė įranga paslaugų teikėjas savo interneto svetainėje informuoja, koks yra projekto apimties valdymo proceso rezultatas ir tikslas.

Projekto apimties valdymas - tai procesas, padedantis nustatyti ir dokumentuoti visų projekto tikslų, užduočių, rezultatų, terminų ir biudžetų sąrašą(...).

(Kissflow.com)

Kaip matome, Tai yra inventorius viskas, kas turėtų būti įtraukta į projekto planą. Ir pagrindinė projekto apimties valdymo nauda yra ta, kad jis padeda sėkmingai įgyvendinti projektą. Šio proceso dėka žinote, ką reikia padaryti (ir ko ne), todėl galite drąsiau vadovauti savo komandai.

Kiti šio proceso privalumai:

 

Planas ir žingsniai, kuriuos reikia apsvarstyti galvojant apie pprojekto apimties valdymas 

Toliau išvardyti žingsniai pagrįsti Projektų valdymo žinių sąvadu (PMBOK®). Jei ieškote išsamaus apimties valdymo plano, būtinai susipažinkite su jų instrukcijomis. Toliau rasite apimties valdymo procesą, kuris turėtų leisti jums jį įgyvendinti būsimame projekte.

Sukurti projekto apimties valdymo planą

Planuodami apimties valdymą, turėtumėte iš anksto pasiruošti. Dar prieš rinkdami reikalavimus ir rengdami projekto apimties projektą, suplanuokite, kaip ketinate tai padaryti. Nustatykite pagrindines, bet geriau visas suinteresuotąsias šalis ir žmones, kurie turės ką pasakyti apie šio projekto apimtį.

Susitikite su komanda ir nustatykite, kaip atrodys apimties kūrimo procesas. Būtų naudinga, jei taip pat pagalvotumėte apie galimus projekto apimties pakeitimus. Žinoma, šiuo metu greičiausiai nežinosite, kas gali pasikeisti, tačiau galite nustatyti, kas bus, jei pokyčių atsiras.

Visus čia priimtus sprendimus surinkite apimties valdymo plane. Tai bus pagrindinis dokumentas, kuriuo vadovausitės vykdydami likusią proceso dalį.

Surinkite reikalavimus ir apibrėžkite projekto apimtį

Atėjo laikas rinkti projekto reikalavimus: dalykus, kuriuos reikia atlikti, kad būtų pasiekti projekto tikslai. Tai nėra taip paprasta, kaip tiesiog nueiti pas klientą ir paklausti kaip norite, kad galutinis produktas atrodytų ir elgtųsi? Reikalavimų rinkimas yra atradimo procesas, nes suinteresuotosios šalys šiuo metu gali net nežinoti, kokios konkrečios funkcijos turėtų būti įtrauktos į jų produktą (ypač jei jums pavesta vadovauti su programinės įrangos kūrimu susijusiam projektui. )

Tiesa, jūsų klientai gali neturėti tikslios galutinio produkto vizijos, tačiau jie tikriausiai žino, kokius verslo tikslus šis projektas turėtų pasiekti. Galite surengti keletą seminarų ir pokalbių, kad atskleistumėte naudotojų poreikius ir taip nustatytumėte reikalavimus.

Dar vienas būdas surinkti duomenimis pagrįstus reikalavimus - atlikti keletą bandymų su prototipais, siekiant išsiaiškinti, kurios funkcijos ir ypatybės sulaukia teigiamos tikslinės auditorijos reakcijos.

Taip pat galite atlikti lyginamąją analizę ir palyginti savo galimus reikalavimus su geriausios pramonės praktikos pavyzdžiais.

Kai turėsite įvairių reikalavimų sąrašą (savybės ir funkcijos, verslo tikslai, produktui pristatyti reikalingi procesai, priėmimo kriterijai), galite bandyti apibrėžti apimtį. Atminkite, kad paprastai ne visi iš pradžių surinkti elementai patenka į galutinę projekto apimtį.

Projekto apimties apibrėžimas - tai vadinamojo apimties aprašymo dokumento sukūrimas. Apimties pareiškime dokumentuojama projekto apimtis, kurią sudaro:

PATARIMAS: gali būti gera idėja dokumentuoti išimtis ir apimties pareiškime (į projekto apimtį neįtrauksime X ir Y). Jie bus naudingi, kai vėliau teks valdyti lūkesčius ir derėtis dėl apimties pakeitimų.

Sukurti darbų suskirstymo struktūrą (WBS)

Šis žingsnis padės geriau įsivaizduoti apimtį ir suskaidyti ją į smulkesnius elementus. Darbų suskirstymo struktūra - tai hierarchinė rezultatų, atitinkančių projekto rezultatus, sistema.

Tradiciškai WBS aprašoma ką o ne kaip, todėl turėtumėte sutelkti dėmesį į rezultatus, o ne į veiklą (pvz, mokėjimas o ne sukurti, sukurti ir išbandyti mokėjimo būdą.). Kitas būdas apie tai galvoti - WBS aprašo, "ką klientas gaus", o ne "kokius veiksmus atliks projekto komanda". Tačiau kai kurie projektų vadovai ją traktuoja labiau kaip užduočių ir tarpinių užduočių suskirstymą, kuris taip pat yra naudingas dokumentas.

Kodėl apskritai turėtumėte stengtis kurti WBS? Visų pirma, grafiką lengviau sudaryti, kai matote į mažesnes dalis suskirstytus rezultatus. Be to, turėdami WBS, kuria galite pasikliauti, galite patogiau kurti ir paskirstyti užduotis. 

Galiausiai, tokia hierarchinė struktūra padeda greičiau suvokti projekto apimtį, ypač jei žmogus mąsto vizualiai. Nežinote, ar esate toks? Peržiūrėkite mūsų vadovą Sketchnoting projektų vadovams ir sužinokite, kaip galite pasinaudoti vizualinio mąstymo privalumais projektų valdyme.

Patvirtinkite projekto apimtį ir kontroliuokite ją projekto gyvavimo ciklo metu.

Turite projekto apimties aprašymą ir WBS, todėl žinote, kas turėtų būti įtraukta į projektą. Dabar reikia, kad suinteresuotosios šalys patvirtintų ir pasirašytų apimtį. Peržiūrėkite ją, kad pamatytumėte, ar nėra kokių nors neaiškumų, ir pasistenkite ją galutinai patvirtinti prieš pradėdami projekto darbus. Taip sumažinsite tikimybę, kad projekto apimtis gali išsiplėsti.

Vykdydami projektą turite kontroliuoti jo apimtį. Stebėkite, kas padaryta, palyginti su tuo, kas turėjo būti padaryta. Vykstant šiam procesui, jums tikriausiai pravers šie įrankiai:

 

Palyginkite projekto ataskaitos su apimtimi ir projekto valdymo tvarkaraščiu, kad pamatytumėte, ar tvarkaraštis, darbo krūvis, atliktos užduotys ir pan. atitinka jūsų skaičiavimus.

Projekto apimties valdymo procesas gali atrodyti sudėtingas, ypač atsižvelgiant į tai, kad jam reikia daug pasiruošimo. Tačiau pabandę tai padaryti, pamatysite, kad dokumentai, kuriuos sukursite pačioje proceso pradžioje (apimties valdymo planas ir projekto apimties pareiškimas), labai padės jums vėliau ir leis pristatyti produktą ar paslaugą, prie kurios dirba jūsų komanda.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Norite lengvai patobulinti projekto apimties valdymo procesą?

Susiję pranešimai