Pagrindinis " Tinklaraštis " Efektyvus išteklių valdymas - projekto vadovo požiūris

Planuodami projektą visada turite galvoti apie išteklius, kurių reikia jam įgyvendinti. Sukurti projekto įgyvendinimui reikalingų vaidmenų ir įgūdžių sąrašą, ieškoti tinkamų žmonių įmonėje, valdyti jų grafiką ir darbo krūvį - visa tai susiję su išteklių valdymu. Kaip tai padaryti sėkmingai? Šiame tinklaraščio įraše pateiksime keletą geriausios išteklių valdymo projektų aplinkoje praktikos pavyzdžių.

Ką gausite padėkoti už šį straipsnį:

Pastaba: Išteklius gali sudaryti tam tikros kvalifikacijos asmuo, tam tikra įranga arba net tam tikra laiko ar pinigų suma. Tačiau šiame straipsnyje daugiausia dėmesio skirsime tik išteklių valdymui, kuris suprantamas kaip projekto komandos valdymas.

Kas yra išteklių valdymas projektų valdyme?

Naujausias PMBOK® vadovas gražiai sako:

PProjekto išteklių valdymas apima sėkmingam projekto užbaigimui reikalingų išteklių nustatymo, įsigijimo ir valdymo procesus. Šie procesai padeda užtikrinti, kad bus prieinami tinkami ištekliai. projekto vadovui ir projekto komandai. tinkamu laiku ir tinkamoje vietoje.

Todėl, projekto išteklių valdymas Jums reikia atlikti įvairius procesus: nuo projekto poreikių nustatymo ir tinkamų išteklių gavimo iki komandos valdymo viso projekto metu ir jos veiklos rezultatų vertinimo.

Veiksmingas išteklių valdymas
Ar veiksmingas išteklių valdymas įmanomas be projektų valdymo programinės įrangos pagalbos? [Išteklių valdymo programinės įrangos ekranas]

Veiksmingas išteklių valdymas reiškia, kad projektas bus sėkmingai įgyvendintas: laiku, neviršijant biudžeto ir laikantis reikalavimų. Tai nelengva pasiekti. Laimei, yra keletas veiksmų, kurių galite imtis skirtingais projekto gyvavimo ciklo etapais, kad padidintumėte galimybes užbaigti darbą. Šiame straipsnyje atidžiau apžvelgsime kai kuriuos geriausius sėkmingo išteklių valdymo būdus.

1. Efektyvus išteklių valdymas, jei projektas nėra gerai išmanomas iš vidaus?

Kaip projekto vadovas arba išteklių valdytojas, jums turi būti gana įdomus pats projektas. Koks jo verslo tikslas? Kokius naudotojų poreikius bandote patenkinti? Koks galutinis kliento tikslas? Atsakę į šiuos klausimus, geriau suprasite projektą ne tik žinodami jo apimtį (kuri, žinoma, taip pat būtina). Papildomos pastangos, kurias įdėsite ruošdamiesi šiam etapui, vėliau gali atsipirkti: pirmiausia, turėsite daugiau argumentų aptardami įvairius scenarijus su klientu, tačiau nepamirškite, kad gerai informuotas premjeras taip pat labai naudingas komandai.

Taip pat pasistenkite gauti daug informacijos apie klientus ir (arba) suinteresuotąsias šalis. Galbūt kai kurie jūsų kolegos jau yra su jais bendradarbiavę? Kuo daugiau žinosite, ko tikėtis dėl pageidaujamų procesų, priemonių, darbo etikos, tuo geriau būsite pasirengę susidoroti su iššūkiais ateityje.

Veiksmingas išteklių valdymas
Įgūdžiais grindžiamas planavimas yra bet kurio efektyvaus išteklių valdymo proceso dalis.

Galiausiai pasiteiraukite ir apie galimus apribojimus. Žinodami apie laiko ar biudžeto aspektus, galėsite priimti geresnius sprendimus.

2. Suprasti, kas ir ko reikia projektui įgyvendinti.

Kai gerai įsivaizduojate, kas yra projektas, galite pradėti rengti projekto sąmatas. Turite sudaryti išteklių (pvz., vaidmenų), reikalingų projekto užduotims atlikti, sąrašą. Tada turėsite įvertinti, kokiu pajėgumu jie reikalingi.

Žinoma, čia galėsite pasinaudoti savo PM patirtimi ir prisidėti prie sąmatų sudarymo. Tačiau nebijokite paprašyti kitų žmonių dalyvauti šiame procese ir pateikti savo ekspertinį vertinimą.

3. Gerai įžvelgti reikiamus išteklius, kaip pagrindinį veiksmingo išteklių valdymo iššūkį?

Čia viskas gali būti šiek tiek sudėtinga. Kodėl? Priklausomai nuo įmonės dydžio ir struktūros, jums gali tekti ištirti šimtus ar tūkstančius darbuotojų.

Laimei, naudojant išteklių valdymo programinę įrangą šią proceso dalį taip pat palyginti lengva valdyti. Įsivaizduokite, kad turite išteklių sąrašą, jų pajėgumus, prieinamumą ir kompetenciją. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai užsakyti šiuos išteklius, atitinkančius jūsų projekto reikalavimus. Išteklių planavimo programinė įranga, tarp kurių yra ir mūsų "Teamdeck".

Galite filtruoti savo organizacijos išteklius pagal įgūdžius, biuro vietą, vyresniškumą ar bet kokius kitus pasirinktinius matmenis. Iš tinkamų žmonių grupės tiesiog išsirenkate tuos, kurie yra laisvi tuo laikotarpiu, kurį esate numatę projektui įgyvendinti. Sutartis sudaryta!

Veiksmingam išteklių valdymui reikalingi geri išteklių valdymo sprendimai

"Teamdeck" leidžia filtruoti turimus išteklius pagal darbo pavadinimus arba projekto įkainius. Tai labai supaprastina išteklių paskirstymas. 

Priimdami sprendimą, kam skirti projektą, galite atsižvelgti į šias aplinkybes:

  • Biudžetas - atlikite keletą skaičiavimų ir išsiaiškinkite, kurie ištekliai yra prasmingiausi biudžeto atžvilgiu. Pavyzdžiui, gali būti, kad jums geriau dirbti su labiau patyrusiu asmeniu, kuriam taikomi didesni įkainiai, nes jo kompetencija vis tiek sumažins kai kurias išlaidas. Įmanomas ir priešingas scenarijus; štai kodėl reikia atidžiai įvertinti skirtingus maršrutus.
  • Ankstesnė potencialių komandos narių patirtis (vėlgi, išteklių valdymo programinė įranga arba tiesiog išteklių planuotojas čia gali praversti visi ten surinkti istoriniai duomenys) - ar jie anksčiau dirbo su panašiu projektu? Jei taip, tai gali būti privalumas - tikėtina, kad panašiomis sąlygomis jie dirbs gerai. Tačiau, kita vertus, pačiam darbuotojui gali būti įdomiau gauti galimybę dirbti su kažkuo kitu ir galbūt įdomesniu.
  • Galimi pokyčiai - pabandykite atsižvelgti į tam tikrus pokyčius, pvz., projekto trukmės požiūriu. Turint tai omenyje, tikriausiai nėra gera idėja labai pasikliauti komandos nariu, kuris yra laisvas planuojamu projekto laikotarpiu, tačiau praėjus vos kelioms dienoms po numatyto užbaigimo išeina ilgų atostogų. Jei jūsų tvarkaraštis pasikeis, susidursite su rimtu iššūkiu.

4. Pradėkite nuo dešinės kojos

Pasakymas, kad turite tik vieną progą padaryti gerą pirmąjį įspūdį, gali būti klišė, tačiau efektyviame išteklių valdyme projekto pradžia etapas yra labai svarbus. Jo metu susipažįstama su komanda ir įsitvirtinama. Būtinai aptarkite šiuos dalykus:

  • praneškite savo komandai apie projekto apimtį ir pageidaujamus rezultatus,
  • nustatyti lūkesčius, susijusius su jų vaidmenimis: norite, kad visiems būtų visiškai aišku, ką jie turi daryti projekte,
  • parengti bendravimo su komanda ir klientu planą (pvz., kasdieniai susitikimai ir savaitinės sprinto apžvalgos),
  • užtikrinkite, kad kiekvienas jūsų komandos narys turėtų prieigą prie visų reikiamų įrankių (tiek internete, tiek neprisijungus).

Peržiūrėkite šį sąrašą išteklių, kurie gali būti naudingi per visą projekto gyvavimo ciklą, bet ypač naujo projekto pradžioje:

  • Sužinokite, kaip būti sąžiningesniems su savo komanda: projekto skaidrumas
  • Sukurkite puikią internetinę darbo aplinką naudodami šiuos Produktyvumą didinančios "Slack" programos.
  • Ar jūsų išteklių planas apima laisvai samdomus darbuotojus arba ne visą darbo dieną dirbančius darbuotojus? Sužinokite, kaip valdyti ne visą darbo dieną dirbančius darbuotojus. veiksmingai.
  • Ką daryti, jei komandai reikia priskirti papildomų žmonių? Taip į projekto komandą priimami nauji komandos nariai.

5. Priimti pokyčius 

Jei dirbate pagal judrią projektų valdymo metodiką, tikriausiai nebijote projekto pokyčių. Sveikas lankstumas yra neatsiejama darbo dalis, o reagavimas, tarkime, į gaunamus naudotojų atsiliepimus, galiausiai daro įtaką projekto sėkmei.

Tačiau kiti pokyčiai tikrai nėra tokie sveikintini: išteklių pajėgumų planavimas būtų geras pavyzdys. Žmonės serga, keičia darbą, susilaužo kojas ir pan. Turite būti pasiruošę komandai skirti naujų išteklių arba keisti dabartinių komandos narių veiklos pobūdį.

Lankstus projekto planavimas taip pat pravers šiuo atveju: jei sudarote dosnius įverčius, pagrįstus blogiausiais ir geriausiais scenarijais, tikriausiai turėsite labai reikalingos laisvės, kai įvyks pokyčiai.

6. Įvertinkite savo komandos veiklos rezultatus

Duomenimis grindžiamas projektų valdymas artimiausiu metu tikriausiai bus labai populiarus dėl paprastos priežasties, nes tai leidžia projektų vadovams efektyviau atlikti savo darbą. Duomenys - tai informacijos ir dėsningumų apie jūsų komandą šaltinis. Jie taip pat gali patvirtinti arba paneigti jūsų nuojautas. Galiausiai, nėra geresnio argumento, kai bandoma įrodyti savo nuomonę. Jei savo sprendimus galėsite pagrįsti duomenimis, jausitės daug patogiau juos vykdydami.

Kita vertus, rinkdami duomenis nežinodami, ką ir kaip matuoti, rizikuojate pasiklysti triukšme. Pirmiausia galbūt norėsite rinkti duomenis, kurie leistų įvertinti projekto išteklių našumą (BTW visas šias ataskaitas galima lengvai sukurti naudojant "Teamdeck"):

  • Priemonės projektas išteklių naudojimas. Galite stebėti du skirtingus komandos panaudojimo aspektus. Pirma, palyginkite bendrą išteklių prieinamumą su projekto tvarkaraščiu. Tai parodys, koks yra planuojamas jūsų komandos panaudojimas. Šį skaičiavimą reikėtų atlikti kuo anksčiau, nes jis gali padėti atskleisti sritis, kurias reikėtų tobulinti (pavyzdžiui, užduotis, kurios dėl galimo per didelio panaudojimo buvo perduotos iš vieno darbuotojo kitam).
    Kai komanda dirba prie projekto ir registruoja savo laiką, galite naudoti jų darbo laiko apskaitos žiniaraščius, kad apskaičiuotumėte faktinį komandos užimtumą. Palyginkite stebimą laiką su komandos užimtumu ir sužinokite, ar darbo krūvis paskirstytas tolygiai.  
Išteklių panaudojimas projekto planavimo metu - išteklių valdymo iššūkių sprendimas

Stulpelių aukštis rodo panaudojimo lygį, todėl galite greitai pastebėti žmones, kurie galėtų būti geriau išnaudojami. 

  • Palyginkite įverčius su faktiniais duomenimis. Jei šalia numatomų darbo valandų nurodysite faktines valandas, kurias jūsų komanda užfiksavo, pamatysite, ar tiksliai parengtas projekto planas. Neturėtumėte tikėtis, kad sąmatos ir faktai sutaps idealiai; šios užduoties tikslas nėra įrodyti, kad jūsų pradiniai planai buvo neteisingi. Mums labiau rūpi sužinoti, kur ir kada atsiranda šie neatitikimai. Galbūt yra konkreti projekto dalis, kuri buvo labai neįvertinta. Tai įvertinę galėsite tiksliai nustatyti silpnąsias vietas ir anksti jas optimizuoti.

  • Stebėti projekto biudžetą. Į biudžetą įskaičiuojama kiekviena jūsų komandos darbo valanda, todėl taip pat galite patikrinti, ar faktinės išlaidos atitinka numatytą biudžetą. Šis skaičiavimas labai panašus į ankstesnįjį (sąmatos ir faktinių išlaidų santykis). Skirtumas tik tas, kad jūsų komandos valandoms, kurias ji praleido prie projekto, reikia priskirti piniginę vertę.
Vizualizuokite projekto biudžeto sudegimo rodiklį naudodami "Teamdeck

Efektyvus išteklių planavimas ir valdymas apima labai gerą projekto supratimą ir aktyvią pažangos stebėseną ne tik užduočių atlikimo, bet ir optimalaus darbo krūvio bei komandos panaudojimo požiūriu. Tai daugialypis procesas, tačiau naudodamiesi tinkamomis technologijomis galite sėkmingai įveikti šį sudėtingumą.

"Teamdeck" misija - užtikrinti veiksmingą išteklių valdymą ir palengvinti jį įvairaus dydžio komandoms. Labai didžiuojamės, kad mūsų programėlė naudojama komandoms, kurios dirba su ambicingais statybos projektais, plečia kūrybiškumo ribas arba tiesiogine prasme keičia pasaulį į gerąją pusę, vykdydamos paveikias ne pelno siekiančias kampanijas.

Jei norite supaprastinti išteklių paskirstymas ir vengti tvarkaraščių konfliktai, "Teamdeck" gali būti jums tinkama priemonė - užsiregistruokite šiandien. Su malonumu priimsime jus į savo klientų sąrašą.

Ar esate tikri, kad jums nereikia veiksmingesnės išteklių valdymo strategijos?

Sutaupykite laiko ir pinigų su projektu išteklių planavimo programinė įranga ir padidinti išteklių valdymo procesų veiksmingumą.

Susiję pranešimai