Virtualių komandų valdymas projektuose - nuotolinių komandų įrankiai ir patarimai

Projektams su virtualiomis komandomis rengti reikia kitokių bendravimo įgūdžių, taktikos ir įrankių nei pradedant projektą, kuriame dalyvauja įmonės darbuotojai. "Apptension", programinės įrangos įmonė, kuri sukūrė "Teamdeck" (angl. išteklių valdymo programinė įranga), dirbame ir su nuotoliniais darbuotojais. Ir kalbame ne apie netolimuose miestuose įsikūrusius programuotojus.

Šiame straipsnyje mes pasidalinsime su jumis, kaip:

• pasirinkti geriausią projektų ir išteklių valdymo priemonės. nuotolinėms komandoms
• suburti komandą, kad būtų galima efektyviai valdyti virtualias komandas.
• sukurti projektą
• nustatyti virtualios komandos valdymo komunikacijos procesą.

Mūsų komandos nariai gyvena ir dirba skirtingose šalyse ir laiko juostose, įskaitant Japoniją ir Jungtinę Karalystę. Žinome darbo su žmonėmis, su kuriais negalima tiesiog susitikti vienoje patalpoje ir pasikalbėti, privalumus ir sunkumus. apie projektą. Arba pasišnekučiuokite po darbo ir atšvęskite dar vieną sėkmingą sprintą (beje, tai labai svarbu siekiant suburti glaudžią komandą).

Prieš tai trumpai apibendrinsime, kas yra virtualios komandos ir ar tai tikrai yra nauja tendencija darbuotojų samdymo ir valdymo srityje.

Virtualaus projektų valdymo populiarėjimas

Virtualios komandos - tai darbuotojų grupės, dirbančios prie to paties projekto skirtingose vietose ir bendraujančios tarpusavyje el. laiškais arba žinučių programėlėmis.

Nuotolinis darbas vis dažniau pasitaiko įmonėse, kurios remiasi žinių turinčiais darbuotojais, kurie gali dirbti iš bet kurios vietos, dažnai naudodamiesi tik nešiojamuoju kompiuteriu ir tinkamu "Wi-Fi" ryšiu.

Pagal BBC minima oficiali statistika, 2016 m. daugiau nei keturi milijonai britų dirbo iš namų. Nuotolinis darbas padeda sutaupyti pinigų žmonėms, kuriems tada nereikia važinėti į darbą ar nuomotis buto tam tikrame mieste.

Ieškote daugiau ekspertų patarimų apie projektų valdymą? Peržiūrėkite mūsų NEMOKAMAS sprinto planavimo kontrolinis sąrašas dabar!

O kaip dėl vadinamųjų skaitmeninių klajoklių? Pasak Skaitmeninių klajoklių apklausa, 52% apklaustųjų mano, kad yra "nepriklausomi nuo vietos", o kiti 40% norėtų tokie būti. Skaitmeniniai klajokliai mėgsta dirbti namuose (67%), kavinėse (36%) ir bendradarbystės erdvėse (33%), per metus aplankyti net iki 5-10 šalių (30% respondentų).

Bendra lankstaus darbo, įskaitant virtualias komandas, tendencija buvo pripažinta Pasaulio ekonomikos forumo ataskaitojeDarbo vietų ateitis'. Autoriai nurodo, kad reikia "iš naujo apibrėžti ribą tarp darbo ir asmeninio gyvenimo". Nuotolinis darbas gali padėti darbdaviams lengviau rasti ir įdarbinti talentingus darbuotojus, o darbuotojams - gyventi savarankiškesnį gyvenimą, tačiau reikia išspręsti vieną problemą:

"Darbdaviams, asmenims ir vyriausybėms teks rasti būdų ir priemonių, kaip užtikrinti, kad besikeičiantis darbo pobūdis būtų naudingas visiems."

Didėjantis interneto prieinamumas, debesijos sprendimai, pvz., "Citrix" ar "Amazon WorkSpaces" alternatyvos bendram darbui, o atsiradus bendradarbystės erdvėms dirbti virtualiose komandose tapo dar lengviau. Pasirinkus tinkamą taktiką ir valdant įrankius, tokioms komandoms nėra taip sunku.

Skaitykite toliau ir sužinokite, kaip valdyti projektą, kai dirbama su virtualiomis komandomis.

Virtualios komandos valdymo pradžia 

Niekada vienas kito nemačiusių žmonių grupę paversti komanda yra tikrai sudėtinga.

Paradoksalu, bet sakoma, kad, jei įmanoma, turėtumėte, suburkite komandą fiziškai anksti. Susitikimas akis į akį gali padėti projekto komandos valdymas, pažinti vieni kitus, kurti pasitikėjimą ir santykius.

Jei tai neįmanoma, nesijaudinkite. Darykite viską, kas įmanoma, kad padėtumėte nuotoliniams darbuotojams ugdyti komandinę dvasią virtualiai, pvz., kurdami pokalbių grupes, kurios skirtos perteikti "vandens vėsinimo akimirkas". Jose jūsų darbuotojai gali laisvai bendrauti, keistis mintimis, nebūtinai susijusiomis su vykdomais projektais.

Kadangi "Slack" naudojame daugumai kasdienio bendravimo, sukūrėme "#internal" kanalą, kuriame vyksta atsitiktiniai pokalbiai. Be to, skatiname savo darbuotojus kurti savo kanalus, sutelkti dėmesį į juos dominančius dalykus, o tada kviesti kitus panašiai mąstančius kolegas. Žmonės taip pat gali susipažinti vieni su kitais per smagią veiklą. Yra specialiai nuotolinėms komandoms sukurti žaidimai.. Jie puikiai tinka ledams pralaužti projekto pradžioje.

Dirbant su nuotolinėmis komandomis labai svarbu skatinti darbuotojų draugystę, kad jie noriau dirbtų kartu, dalytųsi žiniomis ir padėtų vieni kitiems kurti projektą.

Projekto nustatymas

Sėkminga projekto pradžia priklauso nuo dviejų dalykų:

• Surinkti kuo daugiau informacijos apie projektą, kad visiškai suprastume jo sudėtingumą, kliento lūkesčius ir verslo tikslus.
• Perduokite šias įžvalgas savo komandai ir įsitikinkite, kad visi supranta, ko iš jų reikalaujama.

Kuo geriau sugebėsite tai padaryti, tuo lengviau jūsų komandai bus pasiekti tai, ko tikimasi.

Vienas iš pagrindinių skirtumų pradedant projektą su virtualia komanda, palyginti su įmonės komandos valdymu, yra tas, kad reikia daugiau dėmesio skirti tam, kad išvengtumėte mikrovaldymo.

Pradėkite nuo aiškių tikslų ir projekto uždavinių nustatymo. Aiškiai juos išdėstykite visiems proceso dalyviams, kad vėliau išvengtumėte painiavos ir individualių klausimų. Užduoti užduotims naudokite bendras lentas, pavyzdžiui, "Jira" arba "Trello", kad visi darbuotojai matytų, kas už ką atsakingas.

Skirdami užduotis atsižvelkite į darbuotojų užimtumą. Dirbdami su virtualiomis komandomis turite nepamiršti:

• skirtingos laiko juostos ir kaip jos gali paveikti jūsų bendravimą.
• valstybinės šventės ir asmeninės laisvos dienos
• valandinis užimtumas - ypač svarbu dirbant su ne visą darbo dieną dirbančiais asmenimis ir laisvai samdomais darbuotojais.

Visa tai turėdami viename bendrame tvarkaraštyje galėsite išlaikyti tinkamą projekto eigą. Taip pat galėsite išvengti vėlavimų, kuriuos sukelia kai kurių komandos narių, neįtrauktų į darbo eigą, neatvykimas.

Galvodami apie virtualų projektų valdymą, galvokite apie bendravimo procesą.

Dirbant su nuotolinėmis komandomis labai svarbu nuo pat pradžių nustatyti aiškų bendravimo procesą.

Kadangi didžioji dalis bendravimo vyks el. laiškais ir žinučių programėlėmis, Wade'as Fosteris iš "Zapier" sako, kad įdarbinant nuotolinius darbuotojus rekomenduojama samdyti gerus rašytojus. Geri darbuotojų bendravimo raštu įgūdžiai padės išvengti nesusipratimų.

Vadovaudami projektui, raskite būdą, kaip su komanda nustatyti bendrą susitikimų tvarkaraštį. Kasdieniai pokalbiai, į kuriuos įtraukiami visi projekte dalyvaujantys asmenys, gali padėti suprasti esamą padėtį: kas padaryta, kuo reikia pasirūpinti ir kaip tai padaryti.

Taip pat bus lengviau stebėti darbo eigą.

Kitus skambučius, pavyzdžiui, projekto planavimo susitikimus ar peržiūros sesijas, skambučius klientams ir t. t., stenkitės planuoti iš anksto ir rezervuoti susitikimus savo darbuotojų kalendoriuose. Naudodamiesi virtuali telefono sistema padės padidinti produktyvumą, sumažinti nesusikalbėjimo atvejų ir praleistų skambučių skaičių. Darbuotojai gali skambinti ir gauti skambučiai į namus. iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu, taip padidindami darbuotojų pasitenkinimą ir padidindami nuotolinio darbo našumą. Nepamirškite laiko skirtumų ir iš anksto informuokite komandos narius.

Vienas didžiausių iššūkių, susijusių su bendravimu su virtualia komanda, yra ad hoc skambučių nustatymas. Kartais, kai atsiranda kas nors skubaus, galite norėti kuo greičiau prisijungti prie skambučio, tačiau dėl asinchroninio bendravimo tai gali būti neįmanoma. Vienas iš sprendimo būdų galėtų būti nustatyti laiką per dieną, kai visi jūsų komandos nariai (arba bent jau dauguma jų) yra laisvi, ir skambinti tomis valandomis.

Nuspręskite dėl vienos žinučių siuntimo programėlės, kuria naudosis visi komandos nariai. "Slack", "Hipchat", "Google Hangouts" arba "Skype" - galite pasirinkti. Tiesiog pasirinkite vieną ir įsitikinkite, kad visi darbuotojai ja naudosis bendraudami projekto metu.

Patikrinkite geriausius projektų valdymo įrankius nuotolinėms komandoms

Nuotolinei komandai vadovauti būtina turėti tinkamą įrankių rinkinį. Kadangi negalite tiesiog fiziškai susirinkti viename kambaryje ir aptarti projekto, jums reikia internetinių įrankių, leidžiančių bendradarbiauti planuojant užduotis, sudarant užduočių grafikus ir bendraujant.

Leiskite trumpai supažindinti su mūsų naudojamais įrankiais, kurie padeda valdyti daugiau nei 50 darbuotojų, įskaitant ir nuotolinius, esančius skirtingose vietose ir laiko juostose.

1. JIRA

Darbuotojams planuoti ir skirti užduotis naudojame "Jira". Šiuo vienu įrankiu galime lengvai planuoti, stebėti ir valdyti visus savo projektus.

Valdydami virtualias komandas norite, kad visi matytų užduočių būseną darbo eigoje, priskirtą asmenį ir asmenį, atsakingą už ataskaitų teikimą. Programoje "Jira" galite sukonfigūruoti darbo eigą, todėl užduotis valdydami lentose galėsite valdyti dar paprasčiau. Todėl visi tiksliai žino, kas vyksta.

2. Confluence

Bendradarbiavimas komandoje, pavyzdžiui, darbas su bendrais dokumentais, įskaitant susitikimų užrašus, projektų planus, produktų reikalavimus, žinių bazes ir dokumentaciją - tam naudojame "Confluence".

Dėl jos integracijos su "Jira" labai lengva valdyti su projektu susijusius išteklius. Galimybė kurti bendrus dokumentus, susietus su paskirtomis užduotimis, padeda mūsų darbuotojams geriau suprasti projektą.

3. Teamdeck

Galiausiai, bet ne mažiau svarbu, naudojame savo išteklių planavimo programinė įranga išteklių planavimui, laiko stebėjimui ir atostogų valdymui. Naudodamiesi šia programa galime patikrinti darbuotojų užimtumą, užsakyti juos projektams ir stebėti, kiek laiko jie jiems skyrė.

"Teamdeck" taip pat palengvina darbą su virtualiomis komandomis, neetatiniais darbuotojais ir laisvai samdomais darbuotojais. Planavimo kalendorius suteikia projektų vadovams greitą prieigą prie darbuotojų užsakymų, atostogų, valandinio užimtumo ir kt. Tai, savo ruožtu, padidina komandos matomumą, o galiausiai lemia efektyvesnį išteklių paskirstymas projektų valdyme.

4. Bitbucket

"Bitbucket" yra "Atlassian" sukurta versijų valdymo sistema. Mūsų programuotojai ja naudojasi, kad galėtų kartu dirbti prie projekto iš bet kurios vietos ir laiko zonos. Ji suteikia galimybę bendrai dirbti prie kodo kokybės, atliekant tarpusavio kodo peržiūras.

5. "Slack"

Kasdieniam bendravimui naudojame "Slack". Čia galime kalbėtis vienas su vienu, bendrauti grupėse ir naudotis atvirais arba privačiais kanalais, skirtais įvairioms diskusijoms. Be to, dėl daugybės priedų ir botų ši programa dar labiau pritaikyta mūsų komandų poreikiams.

Pavyzdžiui, kadangi naudojame "Culture Amp" 360 laipsnių apklausoms, įtraukėme jų botą į "Slack". Todėl mūsų darbuotojai apie būsimas apklausas sužino per pokalbį.

Išvada

Virtualios komandos valdymas priklauso nuo bendravimo įgūdžių, taktikos ir įrankių (pvz. darbuotojų valdymo sistema), kurį naudojate.

Kadangi dažniausiai negalėsite susitikti asmeniškai ir aptarti projekto, jo tikslų ir problemų, nuo to, kaip tai padarysite internetu, priklausys, ar projektas bus įgyvendintas, ar ne.

Bendradarbiavimui skirtų internetinių įrankių naudojimas ir jų suderinimas su tinkamais procesais bei skaidrumu padės pasiekti tikslus ir įgyvendinti projektą taip, kaip tikėtasi. Suraskite jums tinkamiausias, įdarbinkite komandą ir kurkite puikius dalykus kartu su žmonėmis, išsibarsčiusiais po visą pasaulį.

Ar turite patirties dirbant su virtualiomis komandomis? Pasidalykite ja su mumis komentaruose.