Kiekvienas sėkmingas projektas, nepriklausomai nuo jo dydžio ar apimties, prasideda nuo tinkamo projekto tvarkaraščio valdymo. Projekto tvarkaraštis - tai planas, kaip projektas bus vykdomas nuo pradžios iki pabaigos. Jame išsamiai nurodomos veiklos pradžios ir pabaigos datos bei seka, kurios reikia laikytis, kad projektas būtų sėkmingai užbaigtas. Iš tvarkaraščio turėtų būti galima spręsti, kurioje stadijoje yra projektas ir ką dar reikia padaryti.
Tačiau, kad grafikas atitiktų savo paskirtį, svarbiausia yra projekto grafiko valdymas. Tai procedūra, kuria nustatoma dokumentacija ir politika, skirta tvarkaraščiui sudaryti, stebėti, kontroliuoti ir valdyti išteklius bei laiką, skirtus laiku ir sėkmingai užbaigti projektą.
Šiame straipsnyje aptarsime projekto tvarkaraščio valdymo vaidmenį įgyvendinant projektą, tikėtinus iššūkius ir veiksmingo tvarkaraščio valdymo priemones.
Koks yra projekto tvarkaraščio valdymo vaidmuo?
Idealiu atveju projekto tvarkaraščio valdymą galima apibrėžti kaip svarbų procesą, būtiną užtikrinti, kad projektas būtų užbaigtas laikantis laiko ir išteklių apribojimų. Paprasčiau tariant, tai veikla, reikalinga padėti projekto ir išteklių valdytojai visą projekto įgyvendinimo laiką sekti projekto grafiką. Toliau pateikiamas tvarkaraščio valdymo vaidmuo projekto valdyme.
1. Tvarkaraščio sudarymas
Tvarkaraščio valdymas prasideda nuo projekto tvarkaraščio sudarymo. Šiai funkcijai svarbios šios veiklos rūšys:
- Tvarkaraščio nustatymas - nustatomos visos projektui užbaigti reikalingos veiklos. Tai leidžia projekto vadovams ir komandai išsamiai suprasti, ką reikia padaryti, kad projektas būtų užbaigtas.
- Sekos nustatymas - tai reiškia, kad reikia nustatyti, kaip projekto cikle veiklos seka viena po kitos. Taip pat atskleidžiami priklausomybės ryšiai ir veiklų tarpusavio santykių tipas.
- Trukmės įvertinimas - čia reikia įvertinti kiekvienos veiklos trukmę, pradžios ir pabaigos datas.
2. Tvarkaraščio patvirtinimas
Įgyvendinant grafiką būtina, kad projekto suinteresuotosios šalys pritartų. Šiame etape grafiko valdymo vaidmuo - derėtis su suinteresuotosiomis šalimis dėl jų pritarimo. Suinteresuotosios šalys turi patvirtinti tvarkaraštį, kad galėtų skirti reikiamus išteklius ir žmones užduotims atlikti. Gavęs patvirtinimą, projekto vadovas sukuria pagrindinį grafiką ir apie jį praneša komandai.
3. Grafiko stebėjimas
Kitas tvarkaraščio valdymo vaidmuo - stebėti, kaip vykdomas tvarkaraštis. (ir tai yra priežastis, dėl kurios turėtumėte žinoti kaip pasirinkti laiko stebėjimo programinę įrangą). Šis vaidmuo apima dėmesį į projekto eigą, siekiant nustatyti jo būklę bet kuriuo metu. Projekto vadovas nustato, kaip grafikas kinta dėl kitų vidinių ir išorinių veiksnių įtakos ir kokią įtaką tai daro projekto grafikui. Tai taip pat svarbu nustatant priežastis, dėl kurių reikia imtis veiksmų, kad projektas būtų grąžintas į grafiką ir būtų išvengta vėlavimų arba kad pakeitimai būtų įtraukti į grafiką.
4. Projekto tvarkaraščio atnaujinimas
Tvarkant grafiką taip pat reikia reguliariai jį atnaujinti, atsižvelgiant į pokyčius, įvykusius nuo projekto pradžios. Todėl projektų vadovai turi nustatyti, kokį procesą taikyti atnaujinant tvarkaraštį, pavyzdžiui, išanalizuoti, kokią įtaką pakeitimai turės biudžetui, projekto apimtis ir kokybę bei nustatyti asmenis, kurie turi įgaliojimus atlikti pakeitimus. Be to, projekto vadovas siekia, kad suinteresuotosios šalys pritartų, ir praneša apie pakeitimus komandai.
Galimi projekto tvarkaraščio valdymo iššūkiai
Tvarkaraščio valdymas nėra lengvas darbas. Tvarkaraščio valdymo procesas nuo tvarkaraščio sudarymo, stebėjimo ir atnaujinimo yra be projektų valdymo iššūkiai. Štai dažniausiai pasitaikantys iššūkiai, į kuriuos reikėtų atkreipti dėmesį.
- Netikslus laiko įvertinimas
Norint veiksmingai užbaigti projektą, labai svarbu teisingai nustatyti veiklos trukmę. Tačiau tai yra vienas iš sunkiausiai įgyvendinamų dalykų. Be to, labai tikėtina, kad patvirtinimo etape suinteresuotosios šalys nepakankamai įvertins laiką, kurio gali prireikti kai kurioms užduotims atlikti. Taip yra dėl to, kad jie aktyviai nedalyvauja atliekant darbą arba nori sutaupyti išteklių. Deja, dėl nepakankamo laiko įvertinimo gali būti viršytas projekto laikas ir ištekliai. Per didelis spaudimas komandai sumažina efektyvumą, o tai trukdo jos produktyvumui.
- Prastas bendravimas
Tvarkant grafiką labai svarbu bendrauti, kad visi dalyvaujantys asmenys dirbtų pagal tą patį planą. Dėl netinkamo bendravimo gaištamas laikas, nes darbuotojai palieka darbą, kad paprašytų paaiškinimų arba patys rastų informaciją. Kita vertus, perteklinis bendravimas gali sukelti pranešimų perteklių ir sumaištį. Projektų vadovai turi nuolat informuoti komandą ir suinteresuotąsias šalis apie grafiką, kintančius prioritetus ir kt. Turint omenyje veiksmingo bendravimo svarbą įgyvendinant projektą, galima gerokai pasistengti įveikti šį iššūkį.
- Prastas rizikos valdymas
Ne visada grafikas atitinka planą. Projektų vadovai turi numatyti riziką ir įvertinti, kokį poveikį ji gali turėti tvarkaraščiui, jei ji pasireikštų. Jei to nepadarysite, grafikas gali būti nerealus. Deja, nustatyti galimą riziką gali būti sudėtinga.
- Prastas projekto darbo eigos valdymas
Darbo eigos valdymas, ypač kai apimtis didelė, gali būti nemenkas iššūkis daugeliui žmonių. Deja, nesugebant tinkamai valdyti darbo eigos, sunkiau valdyti pakeitimus, nes jie nukrypsta nuo pradinio projekto grafiko.
Investavimas į projektą valdymo programinė įranga gali padėti sušvelninti kai kuriuos iš šių iššūkių. Tačiau veiksmingas projektų valdymas yra labai svarbus net ir įdiegus technologijas. Kad būtų užtikrintas veiksmingas tvarkaraščio valdymas, reikia projekto vadovo, turinčio žinių šiose skirtingose srityse, patirties. Pasitelkdami projektų vadovus, kurie turi PMP sertifikavimo mokymai yra svarbiausi. Šie mokymai suteikia projektų vadovams įgūdžių, reikalingų prižiūrėti projektą nuo pradžios iki pabaigos, įskaitant tvarkaraščio valdymą.
Efektyvaus projekto tvarkaraščio valdymo priemonės
Projektų tvarkaraščio valdymo įrankiai padeda racionalizuoti procesus ir operacijas, taupyti laiką ir didinti tikslumą. Jos padeda lengviau parengti, stebėti, atnaujinti ir perduoti projekto tvarkaraštį, o komandai padeda išlaikyti didelį įsitraukimą. Laimei, daugumoje projektų valdymo programinės įrangos yra integruotos vertingos tvarkaraščio valdymo priemonės. Štai keletas tvarkaraščio valdymo įrankių, į kuriuos verta atkreipti dėmesį:
1. Ganto diagramos
Šis įrankis rodo projekto tvarkaraštį ir užduočių tarpusavio priklausomybę. Ji gali būti naudinga stebint grafiko pažangą, nustatant vėlavimus ir stebint bet kokius nukrypimus nuo grafiko. Be to, ji praverčia nustatant užduotis, būtinas siekiant užtikrinti, kad projektas būtų užbaigtas laiku.
2. Darbų suskirstymo struktūra (WBS)
Šis įrankis padeda suskaidyti projekto tikslą į nedidelius įgyvendinamus žingsnius - užduotis ir subužduotis. Įdiegus WBS, lengviau matyti tvarkaraščio grafiko aiškumą.
3. Projekto atskaitos taškas
Šis įrankis padeda realiuoju laiku stebėti projekto eigą. Ji padeda palyginti projekto grafiką su faktiniais rezultatais.
4. Bendravimo ir bendradarbiavimo įrankiai
Tai labai svarbu siekiant užtikrinti veiksmingą bendravimą ir komandinį bendradarbiavimą, kad visi dirbtų vienodai.
5. Laiko valdymo ir planavimo įrankiai
Laiko valdymo įrankiai padeda stebėti, kiek laiko komandos nariai praleidžia atlikdami tam tikrą užduotį. Planavimo įrankiai leidžia matyti, kurias užduotis komandos nariai atlieka ir ar jie gali imtis daugiau darbo.
Išvada
Projekto tvarkaraščio valdymas yra svarbus projekto valdymo aspektas. Jo funkcijos apima tvarkaraščio rengimą, tvirtinimą, stebėseną ir atnaujinimą. Tačiau grafiko valdymas yra sudėtingas. Jų būna įvairių - nuo laiko apskaičiavimo netikslumų iki prasto bendravimo ir kt. Gerai tai, kad yra priemonių, kurios padeda sumažinti šiuos iššūkius ir užtikrinti veiksmingą projekto tvarkaraščio valdymą bei sėkmingą ir savalaikį projekto užbaigimą.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
