Naršydami internete rasite įvairių "Excel" projektų valdymo šablonų: Gantto diagramos šabloną, biudžeto šabloną, projekto laiko juostos šabloną ir kt.
Akivaizdu, kad daugelis įmonių, planuodamos ir valdydamos projektus, vis dar pasikliauja skaičiuoklėmis. Kalbėdamiesi su išteklių valdymo programinė įranga naudotojų, dažnai sužinome, kad jie naudojo skaičiuokles laikui sekti arba stebėti darbuotojų laisvą laiką..
Kas čia tokio? Jei "Microsoft Excel" šablonai bendrovei pasiteisina, ar ji vis tiek turėtų investuoti į specialų PM įrankį? Šiuo tinklaraščio įrašu siekiama leisti jums įvertinti, ar skaičiuoklės iš tiesų yra praktiškos jūsų organizacijai. Jei taip, tuomet puiku, tačiau greičiausiai pastebėsite paslėptų išlaidų, susijusių su jų naudojimu projektų ir išteklių valdymas..
Kodėl įmonės projektų valdymui naudoja skaičiuokles?
Prieš aptardami daugybę problemų, su kuriomis galite susidurti pasikliaudami skaičiuokle projektų stebėjimui arba projektų ir išteklių planavimas, pakalbėkime apie priežastis, dėl kurių juos apskritai reikia naudoti. Mūsų nuomone, įmonės nusprendžia valdyti savo projektus naudodamos "Excel", nes skaičiuoklės atrodo prieinamos, lengvai naudojamos ir nemokamos. Juk iš esmės kiekvienas savo kompiuteryje turi įdiegtą skaičiuoklės programą. Debesijos alternatyvos, pavyzdžiui, "Google Sheets", taip pat yra plačiai prieinamos. Reikalas tas, kad nors ir populiarios, skaičiuoklės nebuvo sukurtos projektų valdymui. Todėl jų naudojimas gali būti ne toks paprastas, nemokamas ir veiksmingas.
Pagrindiniai "Excel" projektų valdymo spąstai
Aptarsime didžiausias problemas, su kuriomis susiduria projektų vadovai, naudodamiesi skaičiuoklėmis projekto planui kurti arba einamosioms užduotims valdyti.
Skaičiuoklės yra:
- užima daug laiko. Tarkime, kad jūsų komanda išrado veiksmingus projektų planavimo ir valdymo būdus naudodama skaičiuokles. Galbūt net esate parengę projektų valdymo "Excel" šablonus, kurie puikiai tinka jūsų verslui. Vis dėlto skaičiuoklių organizavimas, atnaujinimas ir sujungimas gali būti labai varginantis ir daug laiko reikalaujantis procesas. Įsivaizduokite, kad įgyvendinate net menkiausius "Excel" Gantto diagramos pakeitimus ir turite perdažyti daugybę langelių. Tai tarsi bendravimas su suaugusiųjų spalvinimo knygele, bet ne smagiu būdu.
- nepritaikyta projekto stebėjimui realiuoju laiku. Kai remiatės "Excel" failais, negalite būti tikri, kad jie yra naujausi ir kad nėra kelių jų versijų. Naudojant debesyje esančias lenteles, situacija geresnė, tačiau čia vis dar galioja kiti skaičiuoklių apribojimai.
- nelengva įvaldyti. Kadangi kiekvienas turi patirties naudojant skaičiuokles, jos turėtų būti intuityvus įrankis jūsų komandos nariams, tiesa? Žinoma, kai kalbame apie labai paprastas lenteles ir sąrašus. Tačiau, norėdami kompensuoti trūkstamas PM funkcijas, greičiausiai turėsite įtraukti pažangias formules arba priedus, kurių darbuotojams gali tekti gerokai pasimokyti.
- ribojimas. Vėlgi, skaičiuoklės nebuvo sukurtos projektų valdymui ar išteklių valdymui. Todėl nenuostabu, kad jose trūksta daugelio naudingų funkcijų, kurių dažnai prireiks jūsų komandos nariui. Jose negalite saugoti failų, pridėti pastabų ar rinkti atsiliepimų. Esame tikri, kad kai kurie iš jūsų paprieštaraus šiam teiginiui ir pasakys: "Žinoma, galite tai daryti. Tiesiog reikia padaryti keletą apeigų." Tačiau tokiems apeinamiesiems būdams sukurti gali prireikti daug laiko, todėl jie gali kainuoti nemažai pinigų. Be to, galiausiai jie gali būti ne tokie veiksmingi, kaip galėtų būti paprasta PM programa.
- netinka bendradarbiavimui.. Ypač paradoksalu, kai projektai valdomi skaičiuoklėse. Viena vertus, norite įtraukti savo komandos narius į procesą ir leisti jiems dalyvauti užduočių valdyme arba išteklių paskirstymas. Kita vertus, skaičiuoklių struktūrą ir jose naudojamas formules gali būti labai lengva sugadinti, todėl galbūt nenorėsite leisti keliems žmonėms bendradarbiauti su jomis.
- linkę komplikuotis. Taip, skaičiuoklėje galima suplanuoti vieną projekto aspektą. Tačiau kai jūsų įmonė dirba su dideliais projektais, skaičiuoklės struktūra netrukus išaugs iki kelių failų / lapų. Taip yra todėl, kad viename lape sunku atspindėti daugybę projektų priklausomybių ir ryšių. Žinoma, sudėtingoje skaičiuoklės struktūroje gali būti labai sunku orientuotis, ypač naujiems komandos nariams.
- nėra patrauklus jūsų klientams. Klientams būdinga, kad jie nori žinoti, kaip vyksta projektas arba kokia yra dabartinė biudžeto būklė. Išsiųsti jiems sudėtingą ir paslaptingą skaičiuoklę nebus optimalus sprendimas. Todėl projektų vadovai valandų valandas praleidžia rašydami projekto būklės ataskaitos ir kurti pristatymus klientams. Tai papildomas darbas, kurio būtų galima išvengti (kaip? Žr. kitą šio tinklaraščio skyrių).
Kaip išteklių planuotojai pakeičia skaičiuokles projektų valdymui?
Visų pirma, specialus projektas ir išteklių planavimo įrankiai išspręsti ankstesniame skyriuje pateiktus uždavinius. Jie buvo sukurti atsižvelgiant į šiuos konkrečius procesus, todėl natūralu, kad juose yra funkcijų, padedančių planuoti projektus, planuoti išteklius arba atnaujinti projekto tvarkaraštį. Be to, jos paprastai siūlo toliau išvardytas funkcijas, kurios gali dar labiau padidinti jūsų komandos našumą ir sutaupyti daug laiko bei pinigų:
- Projekto ataskaitos. Įsivaizduokite, kad galite greitai sukurti projektų valdymo prietaisų skydelis stebėti svarbiausius rodiklius arba eksportuoti vizualiai patrauklią ataskaitą savo klientui. PM ir išteklių valdymo programėlės leidžia lengvai apskaičiuoti pagrindinius KPI, pvz, išteklių panaudojimo lygisarba pelno maržos. Tiksliomis ataskaitomis galite ne tik nustebinti savo klientus, bet ir pasinaudoti šia analize, kad rastumėte optimizavimo galimybių savo organizacijoje.
- Pranešimai realiuoju laiku. Žinoma, galite nustatyti skaičiuoklės pranešimus, naudodami keletą kūrybiškų apeigų arba programas, pvz. "Zapier". Vis dėlto projektų vadovams skirtose priemonėse paprastai būna integruotų pranešimų ir integracijų. Pavyzdžiui, galite gauti pranešimą kaskart, kai įvykdoma užduotis arba pateikiamas naujas darbuotojo atostogų prašymas.
Žinoma, patikima projektų valdymo programinė įranga padės išspręsti daug daugiau problemų, su kuriomis šiuo metu galbūt susiduriate. Svarbiausia išsirinkti tokią programą, kuri atitiktų jūsų komandos poreikius ir būtų tinkama jūsų įmonės biudžetui.
Elektroninių lentelių ir "Excel" alternatyvos projektų valdyme
Daugelis organizacijų klausia savęs, ar turėtų leisti pinigus programoms, jei yra nemokama alternatyva, pavyzdžiui, "Microsoft Excel". Laimei, rinkoje yra daug nemokamų arba labai prieinamų programų. Keletą pavyzdžių galite rasti mūsų tinklaraščio įrašuose:
- Pajėgumų planavimo įrankiai
- Projektų planavimo programinė įranga
- Atostogų valdymo sistema - kaip pasirinkti
Atminkite, kad mokėdami už programėlę ilgainiui galite sutaupyti pinigų. Įsivaizduokite, kad dėl galingo PM įrankio jūsų komanda kas savaitę sutaupo kelias valandas. Padauginkite šį skaičių iš savo darbuotojų valandinių įkainių ir apskaičiuokite investicijų grąžą - galite nustebti. Viena iš "Teamdeck" naudojančių įmonių apskaičiavo, kad sutaupo apie 1,5 mln. $10 tūkst. eurų kas mėnesį, nes perėjo prie specialios išteklių valdymo programos - galite perskaityti visą atvejo analizę. čia.
Ieškote alternatyvų skaičiuoklėms projektų valdyme?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
