Kas yra didžiausias iššūkis dirbant projektų vadovu? Daugelio užduočių derinimas? Suinteresuotųjų šalių lūkesčių valdymas? Įveikti keblias situacijas? Savaime suprantama, kad projektų vadovams nėra lengva. Juk kiekvienas jų vykdomas projektas yra skirtingas.
Ką gausite šio straipsnio dėka:
- dažniausiai pasitaikantys projektų valdymo iššūkiai remiantis IT įmonės žiniomis
- naudingas vaidmuo išteklių valdymo programinė įranga sprendžiant projektų valdymo iššūkius.
- pasiūlymų dėl sprendimų, susijusių su projektų valdymo iššūkiais.
Žinoma, kai kurie projekto iššūkiai yra beveik neišvengiami, tačiau galite jiems pasiruošti! Šiandien aptarsime keletą dažniausiai pasitaikančių projektų valdymo iššūkių ir parodysime, kaip galite jų išvengti arba juos įveikti.
Dažniausiai pasitaikantys projektų valdymo iššūkiai:
Neaiškūs lūkesčiai
Šiuo atveju kalbame apie jūsų lūkesčius komandos narių atžvilgiu ir suinteresuotųjų šalių lūkesčius, susijusius su komandos darbu. Nors šie du atvejai šiek tiek skiriasi, abiem iššūkiams spręsti galite naudoti panašias strategijas.
Kai kalbama apie klientus, įsitikinkite, kad suprantate pagrindinį projekto verslo tikslą. Ką jie nori pasiekti? Kaip šis projektas padės jiems pasiekti šį tikslą? Jei neturite atsakymų, tai visada sukelia projektų valdymo iššūkių.
Nebijokite užduoti klausimų ir, kai būsite pasiruošę patvirtinti projekto apimtistaip pat aptarkite lūkesčius. Kartais net naudinga konkrečiai nurodyti, kas neįeina į darbų apimtį. Kad komanda suprastų projekto lūkesčius, taip pat turėtumėte skatinti ją užduoti klausimus ir aiškiai paaiškinti įvairių užduočių priežastis. Nepamirškite, kad jūsų komandos nariai taip pat turėtų gerai suprasti projekto verslo tikslus.
Nepakankami ištekliai
Su ištekliais susijusios projektų problemos gali turėti rimtų pasekmių. Juk jūsų projektui įgyvendinti reikia pakankamai kompetentingų žmonių. Problemos gali prasidėti jau projekto planavimo etape, kai norite suburti komandą.
Jei jūsų įmonė nenaudoja išteklių kalendorius valdyti visus darbuotojus, jums gali būti labai sunku rasti tinkamų išteklių, kurie galėtų prisijungti prie projekto komandos. Idealiu atveju norėtumėte turėti galimybę ieškoti, pvz., konkrečių įgūdžių savo įmonės išteklių fonde. Žinoma, taip pat turite įsitikinti, kad žmonės, kuriuos norite įtraukti į komandą, gali dirbti tam tikru laikotarpiu.
Čia vėlgi labai praverčia išteklių kalendorius. Turėdami galimybę matyti savo išteklių pajėgumus (daugiau apie tai skaitykite išteklių pajėgumų planavimas), o prieinamumas yra esminis rizikos valdymo elementas. Jei, pavyzdžiui, vienas iš jūsų komandos narių dėl nenumatytų aplinkybių taps nepasiekiamas, galėsite greičiau rasti jį pakeisiantį darbuotoją.
Veiksmingas išteklių prognozavimas taip pat labai svarbus, jei norite išvengti išteklių trūkumo. Ar esate tikri, kad turite pakankamai žmonių projektui įgyvendinti?
Skaitykite, kaip naudoti istorinius projektų duomenis žmogiškųjų išteklių prognozavimas.
Netikslūs įverčiai
Žinoma, projektų vertinimas yra sudėtingas elementas. projektų ir išteklių valdymas., o įverčiai retai būna labai tikslūs. Tačiau tai nereiškia, kad turėtumėte pasiduoti ir manyti, jog jūsų komandos prognozės bus gerokai netikslios. Yra dalykų, kuriuos galite padaryti, kad svarstyklės pakryptų jūsų naudai:
- Prieš pradėdami skaičiuoti surinkite visus reikalavimus. Aptarkite juos su suinteresuotosiomis šalimis, kad įsitikintumėte, jog jūs ir jūsų komanda visiškai suprantate jų pobūdį ir galimas priklausomybes.
- Paprašykite, kad sąmatos sudarymo sesijoje dalyvautų ekspertai (pvz., programinės įrangos kūrėjai, kokybės užtikrinimo specialistai ir kt.). Jų indėlis bus labai vertingas ir padės parengti tikslesnes sąmatas.
- Naudokite patikrintą projekto vertinimo metodą. Čia galite sužinoti daugiau apie įvertinti projektus naudojant planavimo pokerį ir istorijos taškus.
Apimties plėtimasis
Paklausus projektų vadovų apie projektų valdymo iššūkius, jų sąrašo viršuje greičiausiai atsiduria apimties didėjimas. Tai gana dažnas reiškinys, kai projekto apimtis nekontroliuojamai didėja. Jį gali lemti netinkamai apibrėžta projekto apimtis, išorės ir vidaus suinteresuotųjų šalių spaudimas arba apibrėžto pokyčių valdymo proceso nebuvimas.
Laimei, kaip projekto vadovas, turite keletą strategijų, kaip suvaldyti apimties didėjimą ar net užkirsti jam kelią. Viskas prasideda nuo gerai parengtos darbų apimties. Efektyvus projekto apimties valdymas labai padės: apibrėžę ir patvirtinę visus projekto reikalavimus, galėsite labiau pasitikėti savo projekto apimtimi.
Ką daryti, jei manote, kad jūsų projekto apimtis tapo nekontroliuojama? Keletą naudingų patarimų rasite mūsų vadove apimties didėjimas projektų valdyme..
Prastas bendravimas
Net ir, tarkime, - rinkodaros projektų valdymas pramonės šakose arba tiesiog įmonėse, kurios specializuojasi bendravimo srityje, sunku išvengti nesusipratimų, silpno vadovavimo ir prasto bendravimo.
Projektų vadovai turi veiksmingai bendrauti ne tik su projekto komandos nariais, bet ir su klientais, kitais suinteresuotaisiais subjektais ar net savo vadovais. Kiekvienai iš šių šalių gali prireikti skirtingo bendravimo stiliaus ir skirtingų ryšių kanalų. Projekto vadovas būtinai turi parengti bendravimo planą ir pasidalyti juo su visais dalyviais.
Nustatykite komunikacijos kanalus, nustatykite tam tikras taisykles, susijusias su projekto atnaujinimais (pvz. projekto būklės ataskaitos) ir, svarbiausia, vengti neefektyvūs susitikimai! Tai padės palaikyti tinkamą projekto skaidrumas ir išvengsite bendravimo problemų savo projektuose.
Dėl pasaulinės pandemijos daug komandų perėjo dirbti nuotoliniu būdu, todėl bendravimas galėjo tapti iššūkiu net ir toms įmonėms, kurios iki tol gerai tvarkėsi. Net ir turint puikų fotoaparatas, skirtas priartinti susitikimus gali nepakakti. Ar taip yra ir jūsų komandoje? Perskaitykite mūsų tinklaraščio įrašą ir sužinokite daugiau apie geroji nuotolinio bendravimo praktika.
Tvarkaraščių konfliktai
Suprantama, kad tokios projektų valdymo problemos gali greitai sužlugdyti visą projektą. Kai jūsų įmonė vienu metu atsakinga tik už vieną projektą, gali atrodyti, kad lengviau išvengti projekto tvarkaraščio konfliktų..
Vis dėlto, jei nesuderinsite projekto užsakymų su išteklių užimtumu, galite susidurti su problemomis. Ką daryti, jei paaiškės, kad vienas iš pagrindinių projekto komandos narių suplanavo 2 savaičių atostogas, o jūs, planuodami tvarkaraštį, į tai neatsižvelgėte?
Kai vykdomi keli projektai, išvengti tvarkaraščių konfliktų gali būti dar sunkiau, tačiau tai įmanoma. Svarbiausia visiems projektų vadovams suteikti galimybę susipažinti su kiekvieno projekto tvarkaraščiu ir turimais ištekliais.
Turint šią informaciją, mažiau tikėtina, kad iškils planavimo problemų. Galite naudoti internetinis kalendoriaus planuoklis suplanuoti kelis projektus, kad jie nesikirstų.
Netikrumas dėl projekto pažangos
Kiekvienas projekto vadovas turi turėti galimybę stebėti projekto būklę. Tai turi keletą privalumų: galite stebėti biudžetą, tikrinti, koks yra komandos darbo krūvis, ir galbūt nustatyti tobulinimo sritis. Pavyzdžiui, rinkodaros projektų vadovai gali naudoti SEO įrankis su išteklių planavimo programinė įranga analizuoti darbuotojų darbo efektyvumą ir pastebėti jų veiklos trūkumus. Žinodami, kur kas yra, galėsite priimti duomenimis pagrįstus projektų valdymo sprendimus. Taip pat galite greičiau reaguoti, kai viskas vyksta ne pagal planą.
Projekto būklę galite įvertinti įvairiais būdais. Rekomenduojame stebėti šiuos rodiklius:
- Degimo greitis - projektų vadovams vertinga tikrinti, kaip greitai panaudojamas biudžetas, nes galima greitai patikrinti, ar projektas vykdomas teisingu keliu.
- Numatytos ir faktinės valandos - lyginant numatomas valandas su faktiniu darbuotojų užfiksuotu laiku, galima anksti pastebėti galimas problemas.
- Išteklių naudojimas - ji leidžia įvertinti komandos narių darbo krūvį. Pamatysite, kas turi per daug darbo ir kam gresia pervargimas. Taip pat žinosite, kas galėtų imtis daugiau užduočių.
Netinkamas įrankių rinkinys
Projektų planavimo įrankiai skirtos padėti jums ir jūsų komandai sėkmingai įgyvendinti projektus. Tačiau tam reikia naudoti jūsų verslui tinkamus įrankius. Priešingu atveju galite sugaišti daug laiko įdarbindami savo darbuotojus su programomis, kurios neturi apčiuopiamo poveikio jų darbui.
Įsivaizduokite situaciją, kai kai kurie jūsų projekto komandos žmonės praleidžia laiką kelyje, pavyzdžiui, keliaudami pas klientą. Jei paprašysite jų sekti laiką su projektų valdymo programine įranga, neturinčia mobiliosios versijos, bus labai nepatogu. Be to, jų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai greičiausiai bus ne visai tikslūs, nes jie juos pildys atgaline data.
Prieš nuspręsdami į savo komandos įrankių rinkinį įtraukti naują programą, pradėkite nuo poreikių sąrašo sudarymo. Tada patikrinkite, ar tam tikra priemonė juos atitinka. Ar ji integruojama su kitomis jūsų komandos naudojamomis priemonėmis? Ar ją galima pritaikyti taip, kad ji atspindėtų jūsų įmonės procesus? Naudodami įrankius, kurie padeda jūsų komandos darbo eigai, palengvinsite gyvenimą komandai ir projekto vadovui.
Net jei turite daug projektų valdymo mokymai ar didelę profesinę patirtį, pirmiau aprašytos problemos gali lengvai išjudinti jūsų ratą ir neigiamai paveikti jūsų projektą. Kaip projekto vadovui naudinga žinoti, kaip išvengti jų pasekmių arba jas įveikti.
Šis tinklaraščio įrašas yra tarsi atspirties taškas: nurodėme keletą dažniausiai pasitaikančių projektų valdymo iššūkių, tačiau vis tiek verta paskaityti apie kiekvieną konkrečią temą. Tikimės, kad nuorodos, kurias pateikėme prie kiekvieno minėto iššūkio, padės jums toliau tobulinti projektų valdymo žinias.
