Ryšys tarp projektų valdymo ir laiko sekimo (arba projekto laiko valdymas) kai kuriems žmonėms nereikia jokių paaiškinimų. Kai tik jie pagalvoja apie "projektą", jiems prieš akis iškyla "laikas" arba "laiko stebėjimas". Šis straipsnis yra kitoks.
Nuo klausimo "Kodėl turėčiau tai daryti?" iki klausimo "Gerai, kaip pradėti?" Šiame laiko stebėjimo vadove sužinosite apie šio proceso naudą ir teisingą būdą, kaip tai daryti. Pastaroji dalis yra ypač svarbi, nes netinkamai įdiegtas laiko stebėjimas gali priblokšti jūsų darbuotojus ir iš tikrųjų net šiek tiek padidinti jų darbo našumą.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
- Kaip sekti projekto eigą ir projekto išteklius
- Įmonių, kurios naudoja projektų valdymo laiko stebėjimo įrankius projektų laikui sekti, pavadinimai (apačioje)
- Projekto ir projekto vaidmuo ir svarba darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga projekto planavimo procese.
Kodėl?
Kasmet žiniatinklio ir programinės įrangos kūrimo komandos, nenaudodamos darbo laiko apskaitos, vidutiniškai praranda daugiau nei $18 000 eurų - vien tai yra gana įtikinamas argumentas. Be to, visi programinės įrangos kūrimo procese dalyvaujantys žmonės iš tikrųjų gali turėti naudos iš laiko stebėjimo:
Generalinis direktorius ir finansai
Laiko stebėjimas reiškia, kad jie gali geriau kontroliuoti savo komandų veiksmingumą, o tai savo ruožtu padeda įvertinti darbo krūvį ir atitinkamai priimti strateginius sprendimus dėl vykdomų projektų.
Kūrėjai
Daugelis, paklausti apie IT darbo laiko stebėjimo priežastis, gali sutelkti dėmesį į produktyvumo aspektą. Juk laikrodžio tiksėjimas daugumą mūsų verčia sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį. Tačiau pagrindinė laiko apskaitos priežastis - skatinti tobulėjimą.
Stebint užduočių atlikimo tempą, galima atkreipti dėmesį į tai, ar prie kurio nors įgūdžio reikia papildomai padirbėti, todėl lengviau pašalinti įgūdžių trūkumus, kol jie netapo tikra problema ir rimtai nepaveikė komandos greičio. Be to, laiko stebėjimas leidžia programuotojams palyginti savo įverčius su faktiniu darbo laiku. Todėl jie geriau įvertina savo darbo krūvį.
Kokybės užtikrinimas
Kodo peržiūros laiko stebėjimas padeda nustatyti tikrinimo lygį ir tiksliau prognozuoti būsimas prognozes.
Klientai
Laiko stebėjimas ir projekto eigos stebėjimas klientui įrodo, kad jis gauna savo pinigus. Stebėdami projekto laiką, klientai patys mato, kiek laiko užtrunka pasiekti numatytą tikslą. projekto etapai- taip jie tiksliai žinos, už ką yra mokami mokesčiai.
Projektų vadovai
Galiausiai, jūs, projektas ir Išteklių valdytojai: naudodami projektų laiko sekimo priemones galite sekti komandos veiklos rezultatai ir padeda lengviau įvertinti būsimas iteracijas, nes pateikia istorinius duomenis apie jų ankstesnį veikimą.
Ne visos darbo valandos yra vienodos- ar bent jau taip gali atrodyti. Nors apmokamų valandų vertė (jos apima faktines užduotis, susitikimus ir pokalbius) yra gana aiški, daug sunkiau apskaityti neapskaitytas valandas, o kartais jos gali sudaryti didelę darbo dalį.
Pavyzdžiui, ar turėtumėte klientui išrašyti sąskaitą už valandas, kurias jūsų programuotojai praleido mokydamiesi naujos projektui reikalingos technologijos?
Viena vertus, tai buvo būtina tam projektui; kita vertus, tikėtina, kad tai yra investicija, kuri bus naudinga ateityje, todėl apmokestinimas 100% už tai, kad kūrėjas įgijo naujų įgūdžių, gali būti laikomas tiesiog nesąžiningu.
Kitas atvejis - kai jūsų komanda, prieš pradėdama projektą, turi ištirti visiškai naują technologiją. Pavyzdžiui, jūsų komandai gali tekti ištirti naujovišką technologinį derinį, nuo kurio priklauso, ar projektas bus įgyvendintas, ar ne: nežinia, ar šis derinys pasiteisins, todėl klientas turi nuspręsti, ar jis nori įgyvendinti idėją, kuri gali pasirodyti esanti visiška nesėkmė.
Visada turėtumėte iš anksto aptarti šiuos klausimus su klientu, kad būtų atsižvelgta į terminus ir išlaidas. Jei jūsų įmonė naudoja laiko apskaitą, ji gali stebėti apmokamų ir neapmokamų valandų santykį ir nustatyti vidutinį paslaugų įkainį.
Kaip
Negalima apeiti fakto, kad pačiam laiko stebėjimui reikia laiko ir pastangų, kad nauji naudotojai būtų įdarbinti ir įsitikintų, kad jie iš tikrųjų naudojasi stebėjimo programine įranga. Tačiau, kadangi daugiau nei 38% potencialių pajamų, už kurias galima atsiskaityti, prarandama dėl neatsekamo laiko, praleisto elektroniniu paštu ir susitikimuose, ir vėlavimo pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius, šis žaidimas tikrai vertas žvakės. Vadovaudamiesi šiomis 6 taisyklėmis, supažindindami IT komandą su darbo laiko stebėjimu, ne tik palengvinsite įgyvendinimą, bet ir paskatinsite efektyvesnį procesą:
1. Pasirinkite geriausia darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga
Įsitikinkite, kad jūsų naudojama laiko sekimo priemonė atitinka jūsų įmonės poreikius. Akivaizdžiausi veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti, yra įmonės dydis ir jau naudojamos priemonės. Jei įmonė sparčiai auga, jums reikia įrankio, kuris galėtų plėstis kartu su ja. Panašiai, jei tam tikros priemonės jau įdiegtos, naudokite programinę įrangą, kuri gali tapti neatsiejama sistemos dalimi.
Arba pagalvokite, ar jums būtų prasminga rinktis darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinę įrangą, kurią būtų galima naudoti kitiems su darbuotojais susijusiems tikslams: išteklių planavimui ar prieinamumui / atostogų valdymas (Apptension, programinės įrangos įmonėje, kurioje dirbu, sukūrėme programą, kuri rūpinasi visais projekto išteklių valdymas-orientuotos užduotys, įskaitant laiko stebėjimą).
Svarbiausia: įsitikinkite, kad ji tinkamai naudojama ir netampa dar viena "lentynos" dalimi. Jei jums reikia argumentų prieš programinės įrangos švaistymą, pagalvokite: daugiau nei 4 iš 5 trumpų ir vidutinių įmonių Jungtinėje Karalystėje nenaudoja programinės įrangos, už kurią moka, o per 4 metus trukusį tyrimą iš viso išleista daugiau nei 5,7 mlrd. svarų sterlingų.
2. Visada paaiškinkite, kodėl
Vieną dieną nesurinkite komandos narių į kambarį ir nesakykite: "Nuo šiol naudosime šią IT darbo laiko stebėjimo programinę įrangą, kad matytume, kaip sekasi jūsų darbas. Spustelėkite čia, dabar spustelėkite ten, puiku, ačiū, susirinkimas baigtas." Tai yra, nebent norite kaskart eidami į virtuvę susidurti su grupele spėliotojų. Žmonės nori, kad su jais būtų elgiamasi sąžiningai: jei įvesite tam tikrus pakeitimus, paaiškinkite jų priežastis. (Priešingu atveju jie tiesiog sugalvos ją patys, ir tikėtina, kad jų variantas jums nepatiks).
3. Dėmesys sutelkiamas į procesą, o ne į produktą
Aiškindami, kodėl norite stebėti, kiek laiko komandos nariai sugaišta tam tikroms užduotims atlikti, daugiau dėmesio skirkite ne skaičiams, o savęs vertinimui ir nuolatiniam tobulėjimui. Juk tai ir turėtų būti pagrindinė laiko stebėjimo priežastis - tapti geresniais savo darbe. Jei skatinsite mokymosi kultūrą, didesnis efektyvumas taps didele papildoma priemoka.
4. Stebėkite, kaip žmonės naudoja savo sekimo įrenginius
Jei esate projekto vadovas, turėtumėte matyti savo kūrėjų sekimo programas. Apskaityti kiekvieną penkias minutes per dieną yra beprotiška, bet jei kas nors nuolat palieka savo sekiklį veikti ties viena užduotimi, nors jau yra perėjęs prie kitos, arba vienu metu tiksi keli sekikliai, tikrai norėtumėte su tuo žmogumi pasikalbėti.
5. Priminkite žmonėms sekti savo laiką (daug)
Laiko stebėjimas - tai įprotis, o įpročiai lengvai neįgyjami; iš pradžių turėsite nuolat priminti žmonėms, kad jie naudotų stebėjimo priemonę. Būkite kantrūs ir supratingi: joks įprotis negali būti sukurtas per vieną dieną. Jei jūsų kūrėjai anksčiau nesekė laiko, prireiks savaičių ar mėnesių, kad prie to priprastų . Tačiau ilgainiui bus verta.
6. Naudokite projekto duomenis
Laiko stebėjimas suteikia jums duomenų apie jūsų komandų veiklą ir skirtingų narių tarpusavio dinamiką; tikiuosi, kad galėsite jais pasinaudoti, kad pagerintumėte visų darbą. Istorinių duomenų visuma turėtų atsakyti į vieną ar kelis iš šių klausimų:
Įgūdžių trūkumai. Ar yra kokių nors būtinų įgūdžių, kurių trūksta tam tikram komandos nariui? Ar tai lėtina jų darbą arba trukdo atlikti užduotį? Ar galite skirti jiems laiko ir išteklių šiam įgūdžiui įgyti?
Komandos efektyvumas. Kaip jūsų apskaičiuotas tam tikros komandos greitis skiriasi nuo jos faktinių rezultatų? Jei naudotojų istorijas visada vertinate naudodami istorijos taškus, ar galite apskaičiuoti savo komandos greitį?
Komandos dinamika. Ar konkreti nario konfigūracija tinka konkrečiam projektui? Ar kas nors priverčia komandą atsilikti, ar darbo eiga yra sklandi?
Išvados
Štai ir viskas: projektų valdymo laiko stebėjimo vadovas, kuris turėtų padėti jums eiti teisingu keliu.
Nepamirškite, kad laiko stebėjimas gali padėti tobulinti įgūdžius ir padidinti efektyvumą., ir tai tik keletas pavyzdžių. Nors laiko sekimo pradžia gali būti nelengva, ji taps daug lengvesnė, jei sutelksite dėmesį į diegimo priežasčių paaiškinimą ir nuolat padėsite komandos nariams priprasti prie naujojo įrankio.
Saugokitės lentynų įrangos - nepamirškite, kad įrankis turėjo būti sukurtas atsižvelgiant į tokią įmonę kaip jūsų. Galbūt verta atsižvelgti į specialias sekimo priemones, pvz. agentūrų darbo laiko stebėjimo programinė įranga, rinkodaros išteklių valdymo programinė įranga, arba kitų pramonės šakų.
