Dabar, kai esate čia, tikriausiai svarstote, ką galėtumėte padaryti geriau planuodami savo komandos darbą. Pastebėjote, kad per daug laiko slysta pro pirštus, projektai kartais vėluoja, o darbuotojai jaučia chaosą. Nesijaudinkite, tokios problemos yra kiekvienos organizacijos dalis. Laimei, yra keletas būdų joms išspręsti. Vienas iš jų - projektų planavimo programinė įranga arba projektų valdymo planavimo programinė įranga - tikrai įdomi projektų planavimo priemonė.
Šiame straipsnyje sužinosite:
Projekto vadovo rekomendacijos iš programinės įrangos kūrimo įmonių
Raginama projekto tvarkaraščio valdymas įrankiai ir jų pagrindinės savybės
Į ką atkreipti dėmesį renkantis projekto tvarkaraštį ir išteklių valdymo programinė įranga
Kas yra projekto planavimas, projekto valdymas, projekto tvarkaraštis ir projekto stebėjimas ir kuo jie skiriasi?
Kodėl projektų planavimo programinė įranga, t. y. projektų planavimo priemonė, yra tokia svarbi vadovams
Nedidelė įžanga prieš pradedant kalbėti apie svarbius dalykus naudojant projekto planavimo įrankį. Projektų planavimo programinė įranga, išteklių planavimo programinė įranga, darbuotojų valdymo programinė įranga, projektų valdymo planavimo įrankis arba tvarkaraščio valdymo programinė įranga - šie terminai reiškia tą patį. Ir pagrindinis jų tikslas yra tas pats. Apskritai, nekalbant apie daugelį kitų funkcijų ir funkcinių skirtumų, jos padeda sudaryti tvarkaraščius, išteklių paskirstymas (darbuotojai) ir plataus masto projektų planavimas.
50% organizacijų dažniausiai arba visada nustato savo projektų tvarkaraščių bazinius rodiklius. Nesvarbu, ar esate pradedantis projektų vadovas, ar grafiko valdymas yra jūsų rankose, jums reikės sistemos, kuri padėtų sujungti visus procesus. Nėra taip, kad nesugebėtumėte to padaryti kitaip - daugelis įmonių bando valdyti savo darbus sudarydamos grafikus lentoje arba "Excel" programoje.
Problema ta, kad tokia strategija veikia tik iki tam tikros ribos. O tas momentas labai greitai ateina bet kokiai įmonei, kuri trokšta tobulėti ir turi ambicijų augti. Šiuolaikinei programinei įrangai plėtros įmonės, klausimas "ar verta naudoti tvarkaraščio valdymo programinę įrangą" nebėra aktualus. Vietoj to, jie klausia savęs "kokį grafikų valdymą pasirinkti". Ir čia verta atkreipti dėmesį į keletą kriterijų.
1. Intuityvi projektų planavimo įrankių sąsaja - labiausiai tikėtina priežastis, kodėl projekto planavimo įrankis atmetamas, yra tik UX ir patogumas. Taigi, visiškai aišku, prieš pirkdami - išbandykime, tegul pabando žmonės, kurie ja naudosis. Įrankis turi palengvinti, o ne apsunkinti jūsų darbą, todėl įsitikinkite, kad jums patogu naršyti po skydelį.
2. Laiko stebėjimas / Laiko valdymas - veiksmingas projektų valdymas neįmanomas, jei nežinote, ką jūsų komanda dirba ir kiek laiko tai užima. Projektų planavimo įrankiai gali tikrai padėti.
[Šaltinis: išteklių valdymo ir projektų planavimo programinės įrangos ekranas]
3. Atostogų valdymas / neatvykimo į darbą valdymas / komandos užimtumas - darbuotojai turi teisę į atostogas ir laisvas dienas, tačiau jų nebuvimas turi įtakos visam darbo procesui ir darbų planavimui. Gera projektų planavimo priemonė suteiks jums išsamią informaciją apie jūsų komandos užimtumą.
4. Pasirinktinės ataskaitos - kiekviena įmonė turi skirtingus prioritetus ir jai svarbūs skirtingi rodikliai. Projektų planavimas programinė įranga turi sukurti jums reikalingas ataskaitas.
5. Planavimas realiuoju laiku - vienas iš svarbiausių dalykų planuojant darbą yra skubus atnaujinimas. Grafiko pakeitimai, atliekami tik po kurio laiko, sukels nereikalingą chaosą, todėl jūsų įrankis turi juos atnaujinti iš karto, todėl verta pasidomėti įdomiomis projektų tvarkaraščių priemonėmis.
6. Darbo krūvio valdymas - Kad tvarkaraštis veiktų, turite žinoti, kas turi laiko konkrečiai užduočiai atlikti. Ideali priemonė parodys jūsų darbuotojų pajėgumus.
Jau pasakojome, kodėl jums reikalinga projektų valdymo programinė įranga, vadinama projektų planavimo priemonėmis, ir į ką atkreipti dėmesį renkantis tą vienintelę.
Dabar metas pateikti keletą pavyzdžių.
"Išteklių planavimo programinė įranga, kurią savo reikmėms sukūrė programinės įrangos gamintojai, geriausiai atitinka pramonės poreikius." - viena iš tikrai įdomių projektų planavimo priemonių.
"Teamdeck" yra išteklių ir projektų planavimo programinė įranga su laiko stebėjimo ir prieinamumo valdymo funkcijomis.
Kaina (standartinis paketas): $3,60 / komandos nariui / kas mėnesį
Privalumai:
Pasirinktinio organizavimo darbo laikas ir prieinamumas.
Galimybė priskirti pasirinktinius laukus žmonėms ir projektams, t. y. pareigų pavadinimus, įgūdžius, technologijas ir kt.
Skaidrus įvairių skyrių ir pareigybių darbo grafiko ir užimtumo vaizdas naudojant kalendoriaus rodinį
Pasirinktinės žymos
Į "Excel" panašios pasirinktinės ataskaitos
Automatinės švenčių dienos keliose vietovėse
Galima mobilioji versija
Duomenų apsaugos sistema
Integracija su kitomis sistemomis, pavyzdžiui, "Google" kalendoriumi, "Slack", "Podio", "SageHR", "Zapier" ir REST API.
Trūkumai
Mobilioji programėlė, skirta valandoms sekti, neleidžia matyti tik aktyvių projektų.
Nėra užsakymo priklausomybių
Nėra darbalaukio pradžios ir pabaigos laiko skaičiuoklės (tik mobiliojoje programėlėje)
"nUžduotis yra vienas iš projektų planavimo įrankių, sukurtas kaip įmonių bendradarbiavimo įrankis, kuris yra visapusiškas projektų valdymo sprendimas." - G2
Kaina (standartinis paketas): $3 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai:
Paprasta ir intuityvi sąsaja
Užduočių valdymas
Projektų valdymas
Rizikos valdymas
Laiko stebėjimas
Darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas
Susitikimų valdymas
Kanban lentos
Ganto diagramos
Trūkumai:
Pritaikymo trūkumas
Ataskaitų teikimo trūkumas
"Resource Guru" specialiai sukurta siekiant sumažinti per didelį darbo krūvį, pagerinti kolektyvo moralę, sumažinti darbuotojų kaitą ir padėti jums atlikti geriausią darbą."
Projekto kalendoriai padeda nustatyti ir vizualizuoti užduotis viso projekto metu.
Kaina (standartinis paketas): $4.16 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai:
Išteklių prieinamumas
Komandinis bendradarbiavimas
Patogi naudotojo sąsaja
Prieinamumo skydelis ir išteklių pajėgumų planavimas parinktis
Valdymas tvarkaraščių konfliktai
Ataskaitų teikimas ir prognozavimas
Atostogų valdymo sistema funkcijos
Projektų ir išteklių planavimas
Konferencijų salių užsakymo sistema
Įrangos stebėjimas
Integracija su "Slack", "Gmail", "Outlook", "Google" kalendoriumi
Duomenų apsaugos sistema
Trūkumai:
Nėra galimybės rūšiuoti išteklius pagal patirties lygį
Nėra "atšaukimo" funkcijos užsakymo skiltyje
Nėra galimybės kopijuoti išteklių užduotis
Nėra galimybės ieškoti užsakymų pagal raktinius žodžius
"Pridėkite savo projektus ir komandą ir galite pradėti! Spustelėkite ir vilkite bet kurią grafiko vietą, kad pradėtumėte skirti užduotis."
"Float" taip pat padeda atlikti projekto užduotis ir nustatyti užduočių priklausomybes.
Kaina (standartinis paketas): $ 10 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai:
Lankstus ir paprastas naudoti išteklių valdymo skydelis
Lengva navigacija ir filtravimas
Vizualinė, vilkimo ir nuleidimo sąsaja išteklių planavimas
Iš anksto užpildyta laiko apskaita su vykdomomis užduotimis
Kelių projektų planavimas
Ataskaitų teikimas ir prognozavimas
Integracija su "Jira", "Teamwork", "Asana", "Trello
Trūkumai:
Nepatogi projekto laiko juostos navigacija.
Kai kurios integracijos neveikia taip, kaip tikėtasi.
Daug laiko reikalaujantis darbuotojų sąrašo atnaujinimas.
Bet kuris naudotojas gali pridėti ir keisti duomenis, kurie sukelia netvarką.
"Tikslingai sukurta technologija, užtikrinanti aiškumą, kontrolę ir pasitikėjimą."
"Mavenlink" taip pat yra mūsų projektų planavimo įrankių palyginime, kuris padeda sėkmingai užbaigti projektą.
Kaina (standartinis paketas): Individuali kainodara
Privalumai:
Išplėstinis išteklių valdymo skydelis
Verslo žvalgybos funkcijos
Realaus laiko projekto rodikliai
Galimybė priskirti vaidmenis ir skirtingus leidimus
Duomenų apsauga
Integruoti ištekliai su projektų ir išteklių planavimas.
Papildomos klientų paslaugos, pavyzdžiui, konsultavimas, patarimai, instruktavimas ir klientų sėkmės programa.
Produkto mokymai ir 24/7 palaikymas
Integracija su "Slack", "Jira", "GSuite", "Oracle
Trūkumai:
Nėra nemokamo bandymo
Sudėtingas pasirinktinių ataskaitų kūrimas
Išplėstinės funkcijos tik "Premier" ir "Enterprise" paketams
Per daug el. pašto pranešimų
Daugybė būdų pasiekti tą patį efektą, o tai be reikalo apsunkina sistemą.
"Pritaikykite "Wrike" taip, kad geriausiai tiktų jūsų organizacijai. Nuo pasirinktinių prietaisų skydelių ir darbo eigos iki konkrečiai komandai pritaikyto automatizavimo procesams supaprastinti."
Užduočių valdymas su "Wrike" yra projektų planavimo programinė įranga.
Kaina (standartinis paketas): $ 9,80 / komandos nariui / mėn.
Privalumai:
Nemokama versija su pagrindinėmis funkcijomis
Interaktyvios Gantto diagramos
Didelis sistemos pritaikomumas.
Specialios funkcijų grupės.
Kanban lentos
Išplėstinė analizė
Planavimas, projektų valdymas, laiko stebėjimas ir dokumentų įkėlimas viename įrankyje
Duomenų apsaugos sistema
Trūkumai:
Sudėtinga naudoti
Nėra galimybės valdyti projektą neprisijungus prie interneto
Dėl didelių aparatinės įrangos reikalavimų nepatogu naudoti senesniuose kompiuteriuose
Pažangiausios funkcijos yra "Premium" pakete, kuris yra brangus.
"Suderinkite pasaulines komandas, kurkite ir plėskite verslu grindžiamus sprendimus ir suteikite IT galimybę valdyti riziką ir užtikrinti atitiktį dinamiško darbo platformoje."
Ganto diagramos padeda sudaryti projekto tvarkaraštį ir vizualizuoti užduočių priklausomybę.
Kaina (standartinis paketas): $24,80 / komandos nariui / per mėnesį
Privalumai:
Skirta kūrybinių ir rinkodaros komandų turinio valdymui
Naudotojui patogioje sąsajoje paskirstomi ištekliai, stebima pažanga ar laikas
Projekto darbo eiga automatizavimas
Išplėstinė valdymo prietaisų skydelis
Komandinis bendradarbiavimas
Patogus bendravimas ir keitimasis duomenimis su kitais komandos nariais
Išmanusis projekto darbo eigos valdymas
Duomenų apsaugos sistema
Duomenų sinchronizavimas
Tvarkaraščio valdymas
Daugelio projektų planavimas
Trūkumai:
Didelė kaina
Pagrindinis paketas iki 25 darbuotojų
Kai kurių funkcijų trūksta arba jos neprieinamos
Įrankis yra sunkus ir kartais atsilieka
Kai kuriems naudotojams neįskaitomas užduočių skydelis
"Sujunkite savo projektus, išteklius ir finansus vienoje dirbtinio intelekto platformoje."
Efektyviai valdyti projekto planavimo procesą Prognozė yra nepakeičiama daugeliui vadovų.
Kaina (standartinis paketas): $30 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai:
Automatizavimas ir dirbtiniu intelektu pagrįstos funkcijos
Lengva naudoti
Projektų planavimo, stebėjimo ir tvarkaraščių sudarymo programinė įranga
Išplėstinė atostogų valdymo sistema
Stebėti kiekvieno projekto išlaidas ir pelną.
Plačios pritaikymo parinktys
Automatinis planavimas pagal darbuotojų užimtumą
Integracija su "Asana", "BambooHR", "Azure
Ataskaitų teikimas ir prognozavimas
Trūkumai:
Didelė kaina
Trūksta kai kurių naudingų funkcijų
Per daug projektų vizualizacijų daro duomenis neįskaitomus
Tvarkaraščių sudarymas yra labai griežtas ir netinka judrioms įmonėms.
Įrankis yra estetiškas, bet ne itin intuityvus.
Skaitmeniniame pasaulyje, duomenų saugumas yra svarbiausia, ypač kai dirbate su daugybe konfidencialios informacijos. Ideali projektų valdymo planavimo programinė įranga turėtų užtikrinti jūsų duomenų bazių saugumą. Be to, ji turi atitikti BDAR - nuo 2018 m. galiojantį Europos duomenų apsaugos įstatymą. Jame pateikiamos labai griežtos taisyklės dėl tokios informacijos rinkimo, tvarkymo ir naudojimo, todėl tinkamoje sistemoje į tai atsižvelgiama.
Kam reikalinga programinė įranga, kurios nemokate naudoti? Net ir revoliucingiausios funkcijos bus tik bėda, o ne pagalba, jei nemokėsite naudotis jų galimybėmis. Gera projekto tvarkaraščio planuoklė rūpinasi savo klientais ne tik tada, kai reikia juos įtikinti ją įsigyti, bet ir viso bendradarbiavimo proceso metu - gera projektų planavimo įrankiai yra svarbūs. Įsitikinkite, kad jūsų pasirinktas verslo partneris užtikrina tinkamą įdarbinimo procesą, kad galėtumėte pasinaudoti visomis galimybėmis, už kurias mokate.
Natūralu, kad jūsų verslas augs, o projektų planavimo programinė įranga neturėtų sulėtinti šio proceso. Arba bent jau tai neabejotinai yra vienas iš jūsų verslo tikslų. Kyla klausimas, ar jūsų pasirinkta projektų tvarkaraščio planavimo programa galės nuo jūsų neatsilikti. Rinkdamiesi idealią priemonę, galvokite į priekį - ne tik apie savo dabartinius poreikius, bet ir apie tai, ko jums reikės ateityje.
Įsitikinkite, kad programinė įranga atitiks jūsų dabartinius ir būsimus reikalavimus. Taip pat labai svarbu išsiaiškinti, kaip keisis paslaugos kaina - gali paaiškėti, kad tam tikra priemonė bus geriausias sprendimas mažai įmonei, o vidutinei ar didelei programinės įrangos įmonei bus visiškai nenaudinga. Atsižvelkite į savo organizacijos plėtros kryptį, kad pasirinkimas būtų optimaliausias.
Įsivaizduokite mažą įmonę, kurioje visi dirba biure visą darbo dieną ir kuri vienu metu vykdo ne daugiau kaip 3 projektus. Dabar įsivaizduokite antrą įmonę - tarptautinę korporaciją, kurioje dirba žmonės visame pasaulyje. Dauguma jų dirbti nuotoliniu būdu. skirtingose laiko juostose. Kai kurie dirba visą darbo dieną, kai kurie - ne visą darbo dieną, o kai kurie yra laisvai samdomi specialistai. Vienu metu vykdoma iki kelių dešimčių projektų.
Kaip tikriausiai įsivaizduojate, šių dviejų įmonių darbo eiga bus visiškai skirtinga, tačiau tai visiškai nereiškia, kad jos turi naudoti skirtingus projektų planavimo įrankius. Ideali projektų valdymo planavimo programinė įranga yra pakankamai lanksti, kad prisitaikytų prie kiekvienos įmonės lūkesčių.
Atkreipkite dėmesį į tai, ar programinė įranga leidžia lengvai pridėti, ištrinti ir redaguoti duomenis, atlikti pasirinktinius nustatymus, prireikus įjungti ir išjungti darbo laiko apskaitos sistemą, pridėti duomenis apie kiekvieną darbuotoją ir suasmeninti užimtumą, pavyzdžiui, jei asmuo dirba ne visą darbo dieną arba atostogauja. Sistema taip pat turėtų leisti suteikti atskirus vaidmenis ir leidimus atskiriems darbuotojams, pavyzdžiui, kas gali priimti prašymus dėl atostogų, skirti užduotis asmenims, nustatyti orientyrus, priimti grafikus ir pan.
Negalite tobulinti savo darbo be duomenų apie tai, kas veikia, o kas ne, todėl viena iš svarbiausių projektų planavimo programinės įrangos funkcijų yra ataskaitų teikimas. Įsitikinkite, kad sistema generuoja pagrindines ataskaitas, kuriose pateikiami svarbiausi duomenys, ir kad ataskaitas galima pritaikyti pagal individualius poreikius.
Taip, mes žinome, kad ilgas integracijų sąrašas sistemos puslapyje visada daro įspūdį. Tačiau rinkdamiesi programinę įrangą nežiūrėkite tik į jų skaičių. pasirinktiniai logotipai, taip pat kaip greitai įrankis gali įdiegti naujas integracijas.
Gerai, tarkime, šiuo metu programinė įranga yra integruota su visomis pagrindinėmis jūsų naudojamomis programomis, bet ką daryti, kai rinkoje pasirodo nauja programa? Ar įrankis galės įgyvendinti naują integraciją per kelias dienas, savaites ar mėnesius? Integracijos greitis ir operatyvumas yra labai svarbūs kriterijai renkantis sistemą.
Kiekviena įmonė bandys jus įtikinti, kad jų sprendimas yra geriausias, ir apvers jūsų požiūrį į darbo planavimą aukštyn kojomis. Tačiau tiesa yra ta, kad kol patys jo neišbandysite, tol to tikrai nesužinosite. Įmonės, įsitikinusios savo paslaugų kokybe, nebijos jums pasiūlyti nemokamą bandomąjį laikotarpį.
Jie nenori, kad aklai pirktumėte jų produktą, jie tiesiog sako: "Žiūrėkite, tai mūsų sistema, patikrinkite, ar ji jums tinka, ir jei tinka, kviečiame bendradarbiauti." Nemokamas bandomasis laikotarpis yra veiksmingiausias būdas patikrinti, ar sprendimas jums tinka, todėl nedvejodami juo pasinaudokite ir ieškokite įmonių, kurios jį siūlo.
Internete ieškodami informacijos apie tvarkaraščio valdymą ir projektų planavimo įrankius tikrai susidūrėte su tokiais terminais kaip projekto planavimas, projekto stebėjimas ir projekto valdymas. Visi jie atrodo panašūs, atsiranda tame pačiame kontekste - programinės įrangos namų optimizavimo - ir teikia panašią naudą jūsų įmonei. Žinome, kad joje lengva pasiklysti, todėl prieš tęsdami toliau šiek tiek nušviesime šią painią terminologiją.
Galbūt dar nežinote, bet projekto planavimas ir išteklių valdymas yra projekto valdymo gyvavimo ciklo dalys arba, jei taip lengviau pasakyti, projekto valdymo proceso dalys. Bet prieš tai plačiau apie tai, pradėkime nuo pagrindų. Kaip projektų vadovai supranta projektų valdymą ir kodėl jie naudoja projektų planavimo priemones?
Perfrazuojant Projektų valdymo instituto (PMI) apibrėžimą, projektų valdymas - tai (specifinių) žinių, kompetencijų, įgūdžių, priemonių, įrankių, metodų, technikų ir bet ko, ko reikia, kad būtų sukurta "vertė žmonėms", naudojimas. Atmetus frazės "vertė žmonėms" dviprasmiškumą, galima sakyti, kad projektų valdymas yra susijęs su savo išteklių (tiek materialių, tiek nematerialių) panaudojimu siekiant sukurti ir įgyvendinti kažką, tarkime, naudingo (nebūtinai visiems).
Kaip matome, pirmiau minėtas supratimas yra gana didelis. PMI požiūriu projektų valdymo rezultatas, atrodo, gali būti bet koks. Viskas, kas naudinga žmonėms. Žinoma, kad būtų dar sudėtingiau, galėtume paklausti, ar bent du žmonės, kurie ką nors sukūrė (materialaus ar nematerialaus) ir turi iš to naudą, yra projektų vadovai, o jų darbas yra projektas? Arba kiek iš jų turi turėti naudos iš tam tikro kūrinio, kad jis būtų vadinamas projektu?
Praleidžiant tokius klausimus, reikia pasakyti, kad pirmiau pateiktas apibrėžimas nieko nesako apie absoliučiai pagrindinius. Galima sakyti, kad bet kokio projekto pagrindai apima planavimą ir tvarkaraščio sudarymą. O pagrindai, kurie skiriasi tarp projektų valdymo ir vadybos. Negalime pamiršti ir užduočių valdymo.
Projektų valdymas - tai procesų, metodų, įgūdžių, žinių ir patirties taikymas, siekiant konkrečių projekto tikslų pagal projekto priėmimo kriterijus, laikantis sutartų parametrų. Projekto valdymas turi galutinius rezultatus, kurie yra apriboti ribotu laiku ir biudžetu. Projektų planavimo programinė įranga gali būti naudinga.
Štai 3 projektų valdymo aspektai, kurių nėra PMI apibrėžtyje. Pirmasis yra "projekto priėmimo kriterijai", antrasis - laikas, o trečiasis - biudžetas.
Kaip pavyzdį pateikime bendradarbiavimą su klientu. Kaip žinome, projektai užsakomi įmonės viduje arba išorėje - jūsų įmonės darbuotojo arba kliento iš išorės. Ji (jis) pateikia verslo užsakymą. Ji (jis) turi lūkesčių, susijusių su produktais ir tuo, kaip jie padės jos (jo) dabartiniam ar naujam verslui. Ir - kas svarbiausia - ji (jis) negavo neriboto laiko gyvenime ir Warreno Buffeto piniginės.
Arba, kita vertus, jis norėtų greitai ir pigiai gauti užsakymo rezultatą. Tiesiai šviesiai tariant, potencialių ir esamų klientų verslo sprendimus lemia produktų kokybė, laikas, per kurį jie pagaliau jį gavo, ir - svarbiausia - kaina. Jei kliento priėmimo kriterijai nesutampa su darbo rezultatais, čia prasideda kita, daug rimtesnė problema...
Kaip rodo APM, skirtumas tarp paprasto "valdymo" ir projekto valdymo yra susijęs su laiku, kai projektas yra paruoštas įgyvendinti arba jau įgyvendintas. Valdymas yra nuolatinis procesas, o projekto valdymo galutinis rezultatas pasiekiamas per ribotą laiką. Šioje vietoje turime keletą pastabų, nes nesame tikri, ar "ribotas laiko tarpas" yra geriausias būdas atskirti projektų valdymą ir tiesiog valdymą.
Pavyzdžiui, pasinaudokime rinkodaros skyriumi arba tiesiog PPC specialistu. Abu yra atsakingi už vadovų generavimas veikla - tai yra projekto tikslas, rinkti potencialius klientus. Tikslas apima kampanijų optimizavimą, nukreipimo puslapių optimizavimą, turinio kūrimą ir t. t. - tai yra užduotys. Jai skirtas savas biudžetas. Jei kiekvieną mėnesį surinktų potencialių klientų skaičius yra nepakankamas, verslas pradeda turėti didelių problemų. Nuo šio momento, jei projekto vadovas PPC specialisto asmenyje nepasiekia tikslo per numatytą laiką ir biudžetą, projektas žlunga. Taigi, kaip matome, kartais svarbu ne laiko trukmė, o biudžetas - nes pastarasis yra stipresnis projekto aspektas, lemiantis jo pelningumą. Projektų planavimo įrankis gali būti tikrai naudingas.
Atsižvelgdami į šią pastabą, išmokysime keletą kitų pamokų.
Taigi projektų valdymas, kaip rodo APM, yra metodų ir procesų taikymas. Internete kiekvienas ras projektų valdymo procesą, suskirstytą į etapus. Kartais tai būna 3 etapai, kartais 4, 5, 6 ar net 7. Mes naudojame populiariausią, kurį sudaro 5 etapai.
Iniciacija ir koncepcija
Projekto planavimas
Paleidimas ir vykdymas
Stebėsena ir kontrolė
Projekto užbaigimas
Žvelgiant iš siauresnės perspektyvos, projektų valdymas yra atsakingas už KAIP pasiekti asmuo projekto tikslai su visomis detalėmis. Tai yra vykdomoji darbo valdymo dalis, kuria siekiama, kad komanda pasiektų užsibrėžtus tikslus. Tai vadovavimas projektui nuo pradžios iki pabaigos, atsižvelgiant į visus atskirus etapus, visas užduotis pagal nustatytą biudžetą ir kokybės tikslus. Jis atsako už tai, kaip bus įgyvendinta projekto apimtis. Projektų valdymo elementai, be kita ko, yra šie:
projekto koncepcijos kūrimas ir vystymas,
vadovauti visos komandos darbui,
priimti sprendimą dėl projekto įgyvendinimo proceso ir metodų,
užduočių sąrašų rengimas ir jų prioritetų nustatymas,
užduočių priskyrimą ir užduočių atlikimo terminus,
kokybės kontrolė ir problemų sprendimas,
biudžeto valdymas,
klientų pasitenkinimo kontrolė,
atlikto darbo efektyvumo įvertinimas.
Dabar tai susiję su terminologiniais klausimais, nes projektų planavimas, projektų tvarkaraščių sudarymas, o kartais net projektų stebėjimas yra tarpusavyje pakeičiami terminai.
Kaip matyti iš toliau pateikto paveikslėlio, projekto planavimas yra viena iš projekto valdymo gyvavimo ciklo dalių. Tai viena iš užduočių grupių, priklausančių projekto planavimo ir vykdymo etapui.
Moderniausia projektų planavimo programinė įranga dalyvauja beveik kiekviename projekto valdymo gyvavimo ciklo etape.
Projekto planavimas yra projekto valdymo proceso dalis, atsakanti į klausimą KAS TURI BŪTI DARYTA projekte. Jame aprašoma vizija ir pagrindiniai projekto įgyvendinimo etapai. Jos tikslas - apibrėžti veiklą ir metodiką, kuri leis jūsų komandai pasiekti užsibrėžtus tikslus. Tai horizontalus projekto vaizdas, kuris dar nėra labai detalus. Planavimo etapą sudaro tokie elementai kaip:
projekto rėmėjų, suinteresuotųjų šalių ir klientų aprašymas,
projekto apimties, biudžeto ir termino aprašymas,
projekto elementų, būtinų tikslams pasiekti, nustatymas,
nustatyti galimus iššūkius ir grėsmes,
projekto plano pristatymas investuotojams, klientams ar kitoms suinteresuotosioms šalims.
Projekto planavimo tikslas - parengti oficialų, patvirtintą dokumentą, kuriuo būtų vadovaujamasi vykdant ir kontroliuojant projektą. Taigi projekto tvarkaraščio tikslas, kaip teigiama PMI PMBOK vadove, yra parodyti "suplanuotas veiklos vykdymo datas ir suplanuotas etapų įvykdymo datas". Kaip skaitome "Project Cubicle" svetainėje:
Projekto tvarkaraščiuose diagramoje pateikiamos veiklos, trukmės, priklausomybės, pagrindiniai etapai, pradžios ir pabaigos datos, kalendoriai ir kritinis kelias.
Projekto planavimas (arba išteklių planavimas, arba tvarkaraščio valdymas) - tai užduočių priskyrimo procedūra ir išteklių paskirstymas kad projektą būtų galima užbaigti per nustatytą laiką ir neviršijant nustatyto biudžeto.
Šį procesą sudaro įvertinimas turimi pajėgumai ir papildomi ištekliai reikalingas kiekviename projekto etape, ir planuoti, kada turi būti atliktos tam tikros užduotys ir projekto etapai, kad būtų laikomasi nustatyto termino. Grafiko valdymo elementai yra šie:
projekto suskirstymas į etapus ir svarbiausių etapų nustatymas,
projekto užduočių apibrėžimas pagal apimtį,
turimų išteklių ir paklausos nustatymas,
išteklių paskirstymas,
apskaičiuoti laiką, reikalingą konkrečioms užduotims atlikti (projekto terminai), kad būtų laikomasi galutinio termino.
Pabaigoje turime atkreipti dėmesį į projekto stebėjimą, nes šis terminas taip pat laikomas panašiu į projekto planavimą.
Projekto stebėjimas tai projekto pažangos stebėsenos procesas (tai projekto valdymo gyvavimo ciklo stebėsenos etapas). Projekto stebėjimas yra susijęs su užduočių stebėjimu arba net toks pat kaip užduočių stebėjimas - jis orientuotas į užduočių pažangą, kuri, žinoma, yra viso projekto elementas.
Tai nėra tas pats, kas darbuotojų darbo laiko stebėjimas, t. y. stebėti, kokioms užduotims atlikti darbuotojai skiria savo darbo laiką. Kai visi darbai suplanuoti, tikslai nustatyti ir ištekliai paskirstyti, laikas patikrinti, ar projekto vykdymas vyksta taip, kaip reikia, ar grafikas įgyvendinamas teisingai, ar nėra neišspręstų problemų ir ar darbo eigos nestabdo kliūtys.
Projekto stebėjimas yra labai svarbus procesas projektų vadovams ir klientams, nes jis leidžia patikrinti, ar viskas vyksta sklandžiai ir ar pirminiai planai yra veiksmingi, ar juos reikia keisti, pavyzdžiui, išplėsti komandą arba pridėti naujų užduočių.
Griežtai suskirstyti minėtus terminus labai sunku, nes jie visi tarpusavyje sąveikauja ir yra projekto valdymo dalys. Kartais kiekvienam etapui priskiriamas skirtingas asmuo, kartais visas procesas gula ant projekto vadovo pečių. Kuo sudėtingesnis projektas, kuo didesnė organizacija, tuo daugiau elementų prisidės prie darbo optimizavimo.
Todėl šiuolaikinės programinės įrangos bendrovės net nepradeda dirbti su projektu be tinkamų įrankių. Žinoma, yra atskiriems etapams skirtų sistemų, tačiau jums bus daug lengviau dirbti naudojantis viena programine įranga, kuri atitiks visus jūsų poreikius ir padės sukurti projekto planą, nustatyti tvarkaraštį, valdyti išteklius, stebėti darbo laiką ir eigą bei paskirstyti užduotis. Toliau pateikiame jums keletą pasiūlymų dėl veiksmingų darbo valdymo įrankių jūsų organizacijoje.
Nepasiruošę ruošiatės nesėkmei.
- Benjaminas Franklinas
Gerai, jau žinote, kad jums reikia projekto planavimo įrankio ir kaip jį pasirinkti... Bet ar žinote, kodėl jums jos iš tikrųjų reikia? Žinome, kad visi kalba apie tai, kokia ji reikalinga, bet ką ji jums duos ir kaip ji pakeis jūsų verslą į gerąją pusę?
Chaosas kainuoja pinigus. Tai ne paslaptis. Chaoso metu gaištate laiką bandydami išsiaiškinti, kas vyksta ir ką reikia daryti. O programinės įrangos įmonėje laikas yra pinigai.... daug laiko. Juk ne veltui jūsų paslaugos turi kainą. Jei norite kažkam panaudoti įmonės pinigus, tai plėtrai, inovacijoms ir rinkodarai, o ne išteklių švaistymui. Projektų planavimo įrankiai gali padėti.
Tai gali atrodyti trivialu - juk visi, dirbantys su projektu, žino, koks yra tikslas ir ko reikia, tiesa? Na, ne visai taip. Dažnai iš pirmo žvilgsnio paprasta užduotis turi daug daugiau dalių, nei atrodė. Ir kiekviena iš tų sudedamųjų dalių užima daugiau laiko, nei atrodo.
Gerai parengtas tvarkaraštis visada aiškiai parodo, ką ir kada turite padaryti, kad pasiektumėte savo tikslus. Tai užtikrina, kad nieko nepraleisite ir išvengsite vėlavimų. Štai kodėl turėtumėte pasirinkti gerą projektų planavimo programinę įrangą.
Tvarkaraščio valdymas yra labai svarbus komandinio darbo požiūriu, nes kiekvienas komandos narys žino, kokios yra jo pareigos ir kad kitų darbas priklauso nuo jo darbo. Tai padeda ugdyti bendrą atsakomybę ir darbuotojų solidarumą, o tai teigiamai veikia produktyvumą.
Kai kurie projektai prasideda sklandžiai ir reikalauja minimalių išteklių, o paskui staiga paaiškėja, kad tai buvo tik ledkalnio viršūnė, ir kiekvienas tolesnis etapas tampa vis sudėtingesnis. Jei parengėte projekto grafiką, tikrai numatėte tokią situaciją ir užsitikrinote darbuotojų, kurie gali būti pasitelkti projektui remti, laiką. Jei to nepadarėte, ką gi, sėkmės.
Žinote tą situaciją, kai pradedate dirbti su projektu ir viskas yra tobula, duodate 110%, o atlikimo kokybė yra aukščiausia įmanoma? Deja, kuo ilgiau dirbate, tuo mažiau laiko turite, ir galiausiai paaiškėja, kad nepavyks užbaigti projekto išlaikant pradinį lygį.
Dar blogiau, kad norėdami laikytis termino, turėsite gerokai sumažinti savo standartinę kokybę. Grafiko valdymas, paremtas bent jau gera projektų planavimo programine įranga, leidžia išvengti tokios situacijos, kruopščiai planuoti laiką ir išlaikyti tolygią, aukštą darbo kokybę viso projekto metu.
Projekto tvarkaraštyje aiškiai nurodyta, kas ir kada turi įvykti. Jei tam tikros užduotys staiga pradeda strigti, tai signalas jums, kad kažkas vyksta ir reikia reaguoti. Tai leidžia spręsti problemas ankstyvame etape ir užkirsti kelią kliūtims, kol jos nepaveikė visos darbo eigos. Neturėdami grafiko, krizę tikriausiai pastebėtumėte tada, kai ji jau būtų tikrai rimta,
Ar jums reikia pagalbos ieškant geriausios projektų planavimo programinės įrangos?
"Tikslas be plano tėra tik noras"
Tobulinti laiko valdymas yra viena populiariausių naujametinių rezoliucijų. Planai yra neatsiejama mūsų gyvenimo dalis. Kai vykstame atostogauti, ruošiame vakarienę, norime gauti paaukštinimą ar svajonių darbą, dalyvauti konkurse, ką nors pasiekti. Kadangi planas yra tokia svarbi mūsų asmeninio tobulėjimo dalis, įsivaizduokite organizaciją, pilną individų, kurių kiekvienas turi potencialą, kompetenciją ir ribotą darbo laiką.
Ar galite vesti įmonę į sėkmę be grafiko valdymo ir gero plano? Tikriausiai taip. Tačiau tai šiek tiek panašu į tai, kad mesti darbą ir laukti, kol laimėsite loterijoje. Ar verta tikėti aklu likimu?
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...