Jei nenaudojate puikių išteklių planavimo programinė įranga geriau pažvelgti į planavimo būdus. Planavimo būdai padeda suderinti projekto tvarkaraštį, apimtį ir išteklius. Tvarkaraštis turi atitikti nustatytą terminą ir jame turi būti naudojami tinkamų įgūdžių turintys ištekliai.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
- Aiškiai apibrėžtas projektų planavimo vaidmuo ir svarba projektų valdyme
- Įvairių projektų planavimo metodų apžvalga
- Kaip spręsti projektų planavimo problemas taikant šiuos planavimo metodus
- Projektų planavimo ir išteklių valdymo programinė įranga projektų valdymo srityje
Kaip daugelis žino - projekto tvarkaraščio valdymas ir projektų planavimo metodai priklauso tai pačiai šeimai. Apskritai abiejose disciplinose pagrindinis motyvas, dėl kurio atsirado projektas ar jo dalis, yra projekto ar jo dalies įgyvendinimas numatytu laiku.
Atsižvelgiant į daugybę neapibrėžtumų, kintamųjų ir į tai, kad gali pasikeisti išteklių prieinamumas ar projekto apimtis, sunku sudaryti ilgalaikį tvarkaraštį. O juk būtent jums teks už tai atsiskaityti. Štai kaip ir kada naudoti IT sudėtingiems projektams taikomus planavimo metodus, kad galėtumėte parengti patikimą darbotvarkę.
Kokie yra projektų planavimo metodai?
Pirmiausia šiek tiek terminologijos.
Projekto planavimas tai projekto tvarkaraščio sudarymo procesas, kurį sudaro nuosekliai išdėstytos veiklos ir pagrindiniai etapai, kuriuos reikia įvykdyti iki tam tikro termino. Projekto tvarkaraštis sudaromas atsižvelgiant į šiuos veiksnius:
- Projekto reikalavimai
- Projekto tikslai ir rezultatai
- Užduotys ir jų priklausomybės
- Kiekvienos užduoties ir projekto etapo trukmė
- Turimi ištekliai
- Projekto tvarkaraštis
- Projekto etapai
- Komandos įgūdžiai ir kompetencija
- Biudžetas
- Rizikos analizė
Projektų planavimo metodai yra tiesiog modeliai darbo grafikai. Kadangi projekto planavimas susideda iš daugelio komponentų, reikia taikyti skirtingą požiūrį, atsižvelgiant į lūkesčius ar projekto sunkumus, pavyzdžiui, nepakankamai laiko, nepakankamai žmonių, nepakankamai technologijų ir pan.
Kodėl svarbu planuoti projektą?
Grafikas - tai projekto tvarkaraštis, sudarytas iš nuosekliai išdėstytų veiksmų ir etapų, kurie turi būti įvykdyti iki tam tikro termino.
Projekto planas tiksliai žinote, kas ir kokia tvarka turi būti pristatyta. Projekto išteklių paskirstymas padeda rasti ir priskirti tinkamus darbuotojus. . "Instagram" skatinimas gali būti veiksmingas būdas pasiekti platesnę auditoriją, užmegzti ryšį su potencialiais klientais ir didinti prekės ženklo žinomumą. Tuomet tvarkaraštyje tiksliai nurodoma, kada visa tai turėtų vykti.
Taikydami tinkamus planavimo metodus taip pat galite koreguoti kai kurias veiklas ir užduotis, jei projektas vėluoja arba jei pasikeičia jo apimtis.
Projektų planavimo metodai
1. Matematinė analizė - pirmoji projektų planavimo metodų grupė
Pirmieji du projektų vadovų naudojami metodai yra kritinio kelio metodas (CPM) ir programos vertinimo ir peržiūros metodas (PERT). Abu šie metodai pagrįsti matematine logika. Šiais metodais galima apskaičiuoti numanomas pradžios ir pabaigos datas, remiantis žinoma projekto apimtimi.
1.1. Kritinio kelio metodas
Pirmiausia pažvelkime į CPM. Galvokite apie kritinį kelią kaip apie projekto medžio diagramą. . Kritinio kelio metodas padeda nustatyti ilgiausią ir trumpiausią galimą projekto terminą. Naudodami CPM taip pat galėsite pažymėti svarbiausias užduotis ir tas, kurios gali būti plaukiojančios. Pastarųjų pristatymo pokyčiai neturės įtakos grafikui.
Norėdami naudoti CPM, turite žinoti projekto apimtį ir išvardyti visas užduotis, reikalingas projektui užbaigti. Tada įvertinkite, kiek laiko gali užtrukti kiekviena užduotis. Po to taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į visas užduočių tarpusavio priklausomybes. Taip žinosite, kurias iš jų galima atlikti atskirai, o kurioms reikia atlikti ankstesnes užduotis. Galiausiai į projektą įtraukite svarbiausius etapus ir siektinus rezultatus.
Kritinis kelias padeda vizualizuoti projekto eigą ir apskaičiuoti jo trukmę, kai žinomos visos priklausomybės ir rezultatai. Šis metodas gali būti ne toks patogus, jei projekte yra daug neaiškumų.
1.2. Programų vertinimo ir peržiūros metodas (PERT)
Panašus į kritinį kelią, PERT tai būdas vizualizuoti projekto užduočių srautą projekte ir įvertinti terminus pagal numatomą jų trukmę. Šis metodas taip pat iliustruoja užduočių tarpusavio priklausomybę.
Norint sudaryti projekto tvarkaraštį naudojant PERT, kaip ir taikant CPM, pirmiausia reikia apibrėžti užduotis ir jų eiliškumą, atsižvelgiant į projekto etapus. Naudodami į CPM panašią tinklo sistemą, sudarytą iš šių užduočių, galite apskaičiuoti skirtingus projekto terminus, priklausomai nuo patikimumo lygio:
- Optimistinis laikas
- Labiausiai tikėtinas laikas
- Pesimistinis laikas
Nors PERT labai panašus į CPM, apskaičiuojant galimus terminus PERT naudoja ne įverčius, o vidutinę svertinę trukmę.
Šio metodo trūkumas taip pat yra tai, kad norint visapusiškai pasinaudoti šiuo metodu, reikia žinoti visas užduotis ir jų tarpusavio priklausomybę.
2. Trukmės suspaudimas - Antroji projektų planavimo metodų grupė
Trukmės suspaudimas - tai būdas sutrumpinti tvarkaraštį. Jis gali būti naudingas, jei projektas vėluoja ir reikia rasti būdą, kaip pakoreguoti tvarkaraštį nekeičiant projekto apimties. Yra du būdai, kuriuos galite taikyti: greitas sekimas ir gedimas.
2.1. Spartus stebėjimas
Kadangi jau žinote, kas yra kritinis kelias, štai dar vienas būdas jį naudoti. Greitasis kelias padeda rasti užduotis, kurias galima atlikti vienu metu arba iš dalies sutampančias, kad paspartintumėte projekto įgyvendinimą. Šiuo tikslu pažvelkite į kritinį kelią ir nuspręskite, kurias veiklas būtų galima paspartinti.
Tarkime, pradėjote naują projektą ir jau surinkote visus reikalavimus. Šiuo metu galite pradėti projektavimo etapą ir tik tada, kai projektas bus parengtas, pradėti kurti programinę įrangą.
Tačiau jei reikia paspartinti abu procesus, galite pradėti kurti programinę įrangą po to, kai pirmiausia bus parengti svarbiausi projektai. Tada toliau rengti vėlesnius vaizdus, kol programuotojai įgyvendina jau gautą medžiagą.
Spartus planavimas yra projekto planavimo metodo pavyzdys. Nors greitas bylos nagrinėjimas gali atrodyti patrauklus, nepamirškite ir rizikos. Kadangi vienu metu turėsite valdyti kelias svarbias veiklas, lengviau padaryti brangiai kainuojančių klaidų arba paaukoti kokybę.
2.2. Sutrikęs
Kitas suspaudimo būdas - suspaudimas, kai reikia pridėti papildomų išteklių, kad projektas būtų baigtas laiku. Tačiau tai sudėtinga, nes reikia turėti laisvų išteklių, kuriuos galite naudoti.
Be to, ne visos užduotys gali būti atliktos greičiau, jei bus daugiau komandos narių. Pasak Bruko dėsnis,,vėluojantį programinės įrangos projektą papildžius didesniais žmogiškaisiais ištekliais, jis tampa vėlesnis", o tai susiję su bendruoju mažėjančios grąžos dėsniu. To priežastis - papildoma komunikacija, kurios reikia naujiems komandos nariams įvesti į projektą, ir ribotas užduočių padalijimas.
Kitas būdas naudoti griūties metodą - pridėti laiko (pvz., apmokamų viršvalandžių), tačiau jis vis tiek turi atitikti terminą. Tačiau šio metodo trūkumas yra projekto sąnaudų padidėjimas.
3. Simuliacinis projekto planavimo metodas
Taikant imitacinio planavimo metodą, galimai projekto trukmei apskaičiuoti naudojamas kitoks veiklų rinkinys. Tai ypač patogu, kai yra daug neapibrėžtumų ir kintamųjų. Naudodami modeliavimą galite sudaryti grafiką remdamiesi prielaidomis, todėl jį galite naudoti net jei nežinote visų veiksmų arba jei apimtis gali pasikeisti.
Vienas iš modelių, kurį galite naudoti, yra Monte Karlo modeliavimas. Jame atsižvelgiama į įvairias prielaidas ir galimus rezultatus, todėl prognozuojama trukmė. Šio metodo privalumas yra tas, kad jame atsižvelgiama į riziką ir neapibrėžtumą, todėl net jei pasikeičia apimtis ar atsiranda papildomų užduočių, galite koreguoti savo darbo grafikas.
4. Išteklių lygio nustatymo euristika
Išteklių išlyginimas tai grafiko ir išteklių koregavimas, siekiant sutrumpinti pristatymo laiką arba išvengti nepakankamo arba per didelio išteklių panaudojimo.. Jį galite naudoti norėdami pritaikyti vieną projekto veiklą.
Koreguokite tvarkaraštį naudodami išteklių išlyginimą, padalykite arba sujunkite veiklas pagal turimus išteklius, kad nebūtų per mažai arba per daug išnaudotų komandos narių.
Projektų valdymo bendruomenė labai diskutuoja dėl šio metodo naudojimo, nes jis gali padidinti projekto sąnaudas ir laiką. Jei norite taikyti šį metodą, turėtumėte atsižvelgti į jo trūkumus.
Projektų planavimas projektų valdyme - apie įrankius, kurie palengvina visą procesą?
Projektas išteklių planavimo įrankis padeda nustatyti ir paskirstyti pageidaujamus išteklius pagal projekto terminus. Šios priemonės taip pat gali padėti prognozuoti naujo projekto tvarkaraštį, nes jau turite daug įžvalgų iš ankstesnių projektų.
Taip pat labai pravartu žinoti, kaip jūsų komanda dirbo anksčiau, kokias kliūtis teko įveikti ir kaip jiems tai pavyko padaryti. Šiuolaikinė išteklių valdymo programinė įranga skaitmeninių projektų vadovams suteikia prieigą prie daugybės duomenų, įskaitant veiklos ar panaudojimo ataskaitas.
"Teamdeck" yra puikus projektų vadovų problemų sprendimas. Išteklių planavimo funkcija idealiai tinka skirti tinkamus žmones projektams, atsižvelgiant į jų įgūdžius ir užimtumą. Naudodami laiko stebėjimo funkciją, visada matysite, prie ko dirba jūsų komanda, ar jie dirba viršvalandžius, ar nepakankamai.
Taip pat galite patikrinti, kurie projektai yra nepelningi, nes sunaudoja per daug jūsų išteklių. Atostogų valdymas - tai būdas kontroliuoti įmonės išteklius, kai darbuotojai atostogauja. Kita vertus, pasirinktinės ataskaitos leidžia jums išsamiai apžvelgti savo valdymo stipriąsias ir silpnąsias puses, kad galėtumėte jas optimizuoti.
Kaip projektų planavimo metodai padės išspręsti jūsų projekto problemas?
Kiekvienas pokytis turėtų prasidėti nuo geros situacijos diagnozės. Jau žinote, kas yra projekto tvarkaraštis ir kokius projekto tvarkaraščio sudarymo metodus turėtų išmanyti kiekvienas geras projekto vadovas. Dabar aptarsime dažniausios problemos, su kuriomis susiduria projektų vadovai išteklių planavimas ir kaip projektų planavimo metodai padės juos išspręsti.
1. Turite problemų su laiko įvertinimu
Pagrindinė projekto vadovo pareiga - įvertinti, kiek laiko reikia projektui įgyvendinti. Jei terminas bus per trumpas - visi dirbs spaudžiami, produkto kokybė gali suprastėti, o klientas bus nepatenkintas vėlavimu. Jei terminas bus per ilgas, įmonė gali atsisakyti naujų projektų, nes manys, kad jai trūksta išteklių. Klientas taip pat gali palikti jūsų organizaciją ir pasirinkti tą, kuri projektą užbaigs per trumpesnį laiką. Žinoma, idealus variantas yra kažkur per vidurį. Tačiau kaip jį rasti?
Remkitės savo patirtimi ir apskaičiuokite, kiek laiko reikės pagal ankstesnius projektus. Čia puikiai tiks Programų vertinimo ir peržiūros metodas, kuris yra viena iš projekto tvarkaraščio matematinių analizių, apie kurią rašėme. Remdamiesi užduotimis ir etapais, sudarykite optimistinį, labiausiai tikėtiną ir pesimistinį scenarijų ir įvertinkite, su kokia situacija susiduriate. Taip būsite pasiruošę viskam!
2. Nesilaikote terminų
Terminų viršijimas yra didžiulė projektų vadovo problema, nes tik 52% projektų užbaigiama pagal grafiką (Project Management Institute, 2018). Terminų viršijimas dažnai suvokiamas kaip aiškiausias įrodymas, kad projekto vadovui trūksta organizacinių įgūdžių.
Žinoma, taip būna ne visada. Kartais sunku susisiekti su klientu, trūksta žmonių ar kitų išteklių arba įmonė tiesiog skuba, nes projektai tiesiog plūsta. Nepriklausomai nuo priežasties, projekto termino viršijimas yra didelė problema ir jo reikėtų vengti bet kokia kaina. Juolab kad yra keletas veiksmingų būdų, kaip sumažinti tokių atvejų skaičių. Ir tobulas projektų planavimas yra vienas iš jų.
Jei dažnai praleidžiate galutinį terminą, naudokite trukmės sutrumpinimo metodą, ypač greitąjį planavimą, kad sutrumpintumėte tvarkaraštį, kai kurias užduotis atlikdami vienu metu arba apeidami tas, kurios nėra itin svarbios galutiniam rezultatui.
3. Neturite pakankamai žmonių
Tai šiuolaikinės rinkos košmaras - projektai stringa dėl specialistų trūkumo. Kartais taip nutinka dėl to, kad įmonės plėtros tempas yra spartesnis už naujų žmonių įdarbinimo tempą. Kitais atvejais išteklių užtenka kasdien, tačiau susikaupus projektams tiesiog pritrūksta darbo rankų. Labai sunku suspėti su sandoriais, kai nėra kam atlikti darbo, o terminas neišvengiamai artėja. Jei dažnai susiduriate su šia problema savo darbe, jums padės griūtis - vienas iš trukmės suspaudimo būdų.
Pasiūlykite darbuotojams apmokamus viršvalandžius arba papildomą darbą, kurį jie gali bet kada pasiimti kaip laisvą dieną. Taip pat pravartu pasinaudoti laisvai samdomų darbuotojų arba užsakomųjų paslaugų įmonės pagalba, kuri suteiks jums reikiamų specialistų darbui su sudėtingu projektu.
3. Neturite pakankamai žinių apie projektą
Kaip tikriausiai žinote, projektas nuo pradžios iki pabaigos ne visada atitinka pradinę apimtį. Skaitmeniniai produktai yra dinamiški kūriniai, kurie laikui bėgant keičiasi. Atsiranda naujų poreikių, naujų idėjų, klientas keičia prielaidas, ir nelieka nieko kito, kaip tik pasiduoti šių pokyčių srautui ir būti veržliems.
Dauguma projektų planavimo metodų grindžiami žiniomis apie projektą ir reikalingas užduotis, tačiau jei jūsų darbe yra daug nežinomųjų, verta pasinaudoti modeliavimu ir sukurti kelis galimus scenarijus ir veiksmų planus, atsižvelgiant į galinčius iškilti kintamuosius. Toks lankstumas užtikrins, kad būsite pasiruošę viskam.
4. Ne optimaliai naudojate išteklius
Planuojant projektus, į išteklių trūkumą automatiškai reaguojama įsigyjant naujų išteklių. Kartais tai neįmanoma, bet pasakysime daugiau - kartais to net nereikia. Dažnai įspūdis, kad išteklių nepakanka, susidaro dėl to, kad jie nėra optimaliai naudojami. Pažvelkite į tai remdamiesi realiu pavyzdžiu.
Diena turi 24 valandas. Tai galioja visiems - jums, Elonui Muskui, Oprai Winfrey, JAV prezidentui ir karalienei Elžbietai. Visi turi tiek pat laiko, tik klausimas, kaip jį išnaudoja. Jei jaučiate, kad jums trūksta laiko, dienos neprailginsite, bet galite atsikelti anksčiau, pažiūrėti dvi serialo serijas vietoj penkių, neskaityti "Instagram", kelias valandas intensyviai dirbti, pasivažinėti dviračiu, o po produktyvios dienos ramia sąžine pailsėti. Tas pats pasakytina ir apie jūsų verslą.
Jei trūksta išteklių, patikrinkite, ar optimaliai juos panaudojate - galbūt kai kurie darbuotojai gauna užduotis, neatitinkančias jų kompetencijos, galbūt jie baigia darbą anksčiau, o likusieji neturi ką veikti, galbūt viename skyriuje dirba per mažai žmonių, o kitame - per daug. Išteklių išlyginimo metodas idealiai tinka projekto tvarkaraščiui optimizuoti.
5. Norite, kad viskas būtų tobula
Taip, žinome, ką galvojate. Ar perfekcionizmas yra blogai? Kaip jis gali būti, kai visi nuolat kalba apie tai, kaip pasiekti tobulumą ir pan. Na, žinoma, perfekcionizmas yra didelis privalumas... jei tik turite begalę laiko. Deja, projektų valdyme laikas yra tas išteklius, kurio dažniausiai trūksta, o perfekcionizmas nepalengvina darbo.
Jei norite, kad kiekvienas projekto elementas būtų atliktas ne tik gerai, bet ir puikiai, viską tikrinsite dešimtis kartų ir kiekvieną dalyką darysite metodiškai, vieną po kito, kol kiekviena dėlionės detalė idealiai sutilps - greičiausiai nesilaikysite terminų, nes vėluosite dar prieš pradžią.
Ar tai reiškia, kad turėtumėte prastai atlikti savo darbą ir išleisti nekokybišką produktą? Tikrai ne! Tačiau turite suprasti, kad tarp vieno ir kito požiūrio yra aukso viduriukas. Būtent čia svarbus yra kritinio kelio metodas. Nustatykite užduotis, kurios yra itin svarbios projekto pažangai, ir tas, kurias galima atlikti vėliau. Naudodamiesi šia gudrybe, savo projekto planavimą galėsite atlikti laiku, o per likusį laiką galėsite patobulinti produktą.
6. Neturite tinkamos sistemos
Projekto tvarkaraštį galite parengti bet kur - ant popieriaus lapo, lentoje, "Excel" programoje. Galite. Bet kam. Šiuolaikinis verslas yra per daug pažangus, kad būtų galima leisti organizacinį chaosą, todėl darbo valdymo programinė įranga yra nepakeičiamas elementas, leidžiantis iš vienos vietos valdyti darbo laiką, išteklius, atostogas, tvarkaraščius ir kalendorius. Kaip išsirinkti tokią jūsų poreikiams pritaikytą sistemą? Tai atskiro straipsnio tema. Laimei, mes jau jį jums parengėme Projektas Tvarkaraštisuling Programinė įranga - Ko ieško projektų vadovai arba Projekto tvarkaraščio valdymas - Vaidmuo, iššūkiai ir priemonės.
