Projekto vadovo ir išteklių vadovo santykis: Kas tai per vaidmenys?

Sunku įsivaizduoti agentūrą, programinės įrangos įmonę ar net į produktą orientuotą startuolį be projektų vadovo. Jie rūpinasi, kad projektai (kad ir kaip jie būtų apibrėžti konkrečioje įmonėje) būtų sėkmingai įgyvendinti: laiku ir neviršijant biudžeto. 

Už ką mūsų skaitytojai dėkoja šiam straipsniui:

• išteklių vadovų ir projektų vadovų įgūdžių ir vaidmenų skirtumai.
• svarba išteklių valdymo programinė įranga svetainėje projekto išteklių valdymas 

Kita vertus, išteklių vadybininko vaidmuo projektų valdymo komandose nėra toks dažnas. Taip yra ne todėl, kad jų darbas ne toks svarbus: priešingai. Tačiau dažniausiai nei ne, projekto išteklių valdymas pastangos skirstomos į kelis vaidmenis. Šiame straipsnyje plačiau aptarsime išteklių vadybininko vaidmenį ir galbūt net įtikinsime jus, kad turėti asmenį, kuris būtų atsakingas tik už išteklių valdymą ir projekto išteklių planavimas yra vertinga investicija jūsų organizacijai.

Koks išteklių vadybininko vaidmuo?

Išteklių vadovo paieška projekto valdymo procese

Prieš sužinodami apie išteklių vadovo svarbą, įgūdžius, žinias ir pareigas, turite žinoti, kokią vietą jis užima projekto ir projektų valdymo kontekste. 

Kaip daugelis žino, per projektą - ypač projektų valdymo visuomenėje - suprantame daugybę dalykų, kurie apima daugybę skirtingų išteklių. Pradedant medžiagomis, įranga ir baigiant svarbiausiais - žmonėmis ir jų įgūdžiais. Projektą turėtumėte įsivaizduoti: 

• svetainių kūrimas,
• alaus pramonėje keičia butelių dizainą;
• pardavimų plėtrą naujoje rinkoje,
• statyti ten ant kokios nors upės ir t. t.

Kaip galite įsivaizduoti, kiekviena priemonė daugybė asmenų, amatų, subrangovų, prietaisų, įrankių, konfigūracijų, priklausomybių, mažų žingsnelių ir užduočių, kurios apima projektą. Tačiau joks projektas neegzistuoja be svarbiausio elemento - žmonių. Žmonės - tie, kurie jį užsako, ir tie, kurie jį vykdo. Kaip siūlo Projektų valdymo institutas: 

Projektų valdymas - tai specifinių žinių, įgūdžių, priemonių ir metodų naudojimas, siekiant suteikti žmonėms tam tikrą vertę.

Nuo vadovų iki darbuotojų ir subrangovų. Nuo žmonių, kurie sudaro grafikus, iki žmonių, kurie atrenkami dalyvauti tam tikrame projekto etape.

Žinoma, projektai nėra panašūs ir jiems reikia daug skirtingų kompetencijų. Tačiau, nors tarp jų yra daug skirtumų, jie turi kai ką bendro.

Nesvarbu, ar esate specialistas, ar lyderis rinkodaros projektų valdymasar atstovaujate projektų valdymas kūrybinėms agentūroms, kiekvienas projektas yra organizuotas ir organizuotas procesas. Kad lengviau įsivaizduotume, kas yra projektų valdymas, pasinaudokime paprastu projectmanager.com pateiktu apibrėžimu

Projektų valdymas - tai projektų planavimo, vykdymo ir užbaigimo disciplina.

Kiekvienas šio apibrėžimo terminas galėtų pretenduoti į atskirą temą, tačiau mes norėtume pabrėžti ne tai. Tai, ką turėtumėte matyti, yra procesas. 

Pirmiau pateiktame apibrėžime projektų valdymas laikomas procesu, kurį sudaro 3 etapai. Tačiau šį procesą galima suskirstyti į 4, 5 ir 6 etapus. Nepaisant to, kiekvienas jų apima dar kelias elementų grupes, mažesnius procesus, užduotis ir - žinoma - iššūkius.

Šis procesas turi savo terminą. Tai - projekto valdymo gyvavimo ciklas. Ir tlabiausiai paplitusi yra 5 fazių versija. Projektų vadybos instituto sukurta sistema apima

• pradėjimas ir inicijavimas,
• planavimas,
• vykdymas,
• našumas ir (arba) stebėsena,
• ir projekto užbaigimas.

Kodėl kalbame apie projektų valdymo gyvavimo ciklą?

Kadangi pagrindinė šio straipsnio tema yra apie dviejų vaidmenų - projekto vadovo ir išteklių vadovo - susidūrimą, verta trumpam stabtelėti ir atidžiau pažvelgti į aukščiau pateiktą paveikslėlį. Kodėl? Nes išteklių valdytojas dalyvauja daugelyje pirmiau nurodytų etapų ir procesų, susijusių su kiekvienu etapu. 

Kodėl ir kas yra išteklių valdymas?

Kad įsivaizduotume išteklių valdymo (arba išteklių vadybininko, jei norime pasakyti tiesiai) svarbą, pasinaudokime bendrovės "Wellington" kasmetinio tyrimo "Projektų valdymo būklė" santrauka. 

Ačiū APM žinių visuma išteklių valdymas:

(...) įgyti, paskirstyti ir valdyti išteklius, pavyzdžiui, asmenis ir jų įgūdžius, finansus, technologijas, medžiagas, mašinas ir gamtinius išteklius, reikalingus projektui įgyvendinti. Išteklių valdymas užtikrina, kad vidaus ir išorės ištekliai būtų naudojami veiksmingai, laiku ir pagal biudžetą.

Tai nėra pats paprasčiausias apibrėžimas dėl dviprasmiškų sąvokų, todėl jis galėtų būti tinkamas akademinei disertacijai. Tačiau šeidamas per daug giliai, išteklių vadybininkas turi planuoti, planuoti ir paskirstyti naudingiausius, tinkamiausius išteklius (dažniausiai tinkamus kvalifikuotus darbuotojus ar subrangovus), kad projektas būtų įgyvendintas pagal lūkesčius ir iš anksto nustatytą laiką bei biudžetą.

Kai palyginsime projektų valdymo ir išteklių valdymo apibrėžtis, iš pirmo žvilgsnio pamatysime, kad jos turi daug panašumų. Taigi kaip projekto vadovas siejasi su išteklių vadovu?

Išteklių valdytojas vs Projektų vadovas - Kuo jie skiriasi?

Tikriausiai lengviausia suvokti skirtumą tarp išteklių vadovų ir projektų vadovų - išanalizuoti, kokiu lygmeniu jie veikia:

• Projektų vadovai dirba projektų lygmeniu: jie valdo vieną projektą (arba kelis projektus). Jie atsakingi už tai, kad projekto komanda jį užbaigtų. 
• Išteklių vadovai dirba įmonės lygmeniu: jie atsakingi už tinkamų išteklių paskirstymą keliems projektams. 

Dar vienas aspektas, skiriantis PM nuo RM, yra tai, kad projekto vadovas paprastai dirba su tam tikrais, laiko atžvilgiu apibrėžtais procesais. Jų projektai turi fiksuotus terminus arba, pvz., sprinto kalendorius, kurių jie laikosi. Kita vertus, išteklių valdytojas dirba nuolat, nes paprastai dalyvauja visuose konkrečioje įmonėje vykdomuose projektuose.  

Tipinės projektų vadovo pareigos:

Projekto vadovo vaidmuo apima:

• Projekto valdymo plano sudarymas ir projekto įgyvendinimo koordinavimas. 
• personalo poreikių nustatymas (tokius prašymus gali tvarkyti generalinis direktorius).
• Darbuotojų darbo laiko stebėjimas ir išlaidų apskaičiavimas. 
• Projekto komandos lūkesčių nustatymas. 
• Bendravimas su klientais ir (arba) suinteresuotosiomis šalimis.
• Komandos veiklos valdymas reguliariai stebint projekto KPI. 
• Stebėsena ir stebėti projekto biudžetą.
• nustatyti projekto riziką ir galimybes per visą jo gyvavimo ciklą: teikti reikiamus pasiūlymus ir patobulinimus.  
• Ataskaitų apie projekto pažangą teikimas.
• Projekto dokumentavimas.
• Darbo supaprastinimas ir projekto skaidrumo užtikrinimas naudojant projektų valdymo programinę įrangą. 
• Bendradarbiavimas su išorės tiekėjais ir (arba) laisvai samdomais darbuotojais.
• vadovavimas projekto komandai: procesų optimizavimas, darbuotojų įsitraukimo skatinimas ir grįžtamojo ryšio skatinimas.  
• Be to, kaip ir projektų vadovai, išteklių valdytojai stebi laiką, planuoja projektų biudžetą ir kontroliuoja konkrečių darbuotojų užimtumą konkrečiuose projektuose.

Be abejo, skirtinguose projektuose PM turi atlikti skirtingas užduotis. Tačiau svarbiausias jų darbo aspektas - užtikrinti sėkmingą projekto įgyvendinimą. 

Tipinės išteklių vadybininko pareigos:

Išteklių valdytojas paprastai yra atsakingas už:

• Išteklių planavimas ir paskirstymas. Žmonių priskyrimas projektams atsižvelgiant į jų įgūdžius, ankstesnę patirtį, užimtumą ar projekto biudžetą. 
• Išteklių pajėgumų planavimas. Išteklių vadovas turi įsitikinti, kad jo organizacijos ištekliai turi pakankamai pajėgumų būsimiems projektams įgyvendinti.
• Parama projektų vadovams nuolatinėje veikloje projekto išteklių valdymas pastangas. Projekto vadovas dažnai pirmasis pastebi problemas: per didelį darbuotojų užimtumą, netolygų darbo krūvį ar viršvalandžius. Išteklių valdytojas gali įsikišti ir padėti projektų vadovams perskirstydamas išteklius, koreguodamas tikslus ar reikalavimus arba paskirdamas komandai naujų žmonių. 
• Naujų darbuotojų samdymas. Žinodamas kiekvieno projekto reikalavimus, išteklių valdytojas dažnai yra geriausias asmuo, galintis įdarbinti žmones, turinčius projektui tinkamą kvalifikaciją.

Išteklių vadybininkai taip pat gali būti atsakingi už su žmogiškaisiais ištekliais susijusius procesus: darbo užmokestį, išmokas darbuotojams ir mokymą. Viskas priklauso nuo konkrečios įmonės organizacinės struktūros. 

Išteklių vadybininkai bendradarbiauja su keliomis organizacijų komandomis:

• Žmogiškieji ištekliai - jie turi glaudžiai bendradarbiauti, kad galėtų įdarbinti tinkamus žmones ir apibrėžti jų vaidmenis. 
• PMO / gamyba - konkrečių projekto darbuotojų pareigų nustatymas.
• Pardavimai - komandos pajėgumų planavimas ir įdarbinimo poreikių prognozavimas. 

Priklausomai nuo įmonės dydžio ir struktūros, išteklių vadybininkai gali tikėtis dirbti ir su kitais skyriais. Kaip Neilas Whittenas pasakė: Išteklių vadybininkas dirba beveik neįmanomą darbą - jo reikalavimai sklinda iš visų įmanomų pusių, tačiau šis darbas gali turėti didžiulę įtaką organizacijos sėkmei.

Kada paskirti išteklių valdytoją?

Veiksmingas išteklių valdymas yra labai svarbus sėkmingo projekto valdymo veiksnys. Daug lengviau koordinuoti projektą, kai turite komandą, galinčią įvykdyti jo reikalavimus (tiek įgūdžių, tiek galimybių). Įmonės paprastai pradeda pastebėti neigiamas prasto išteklių valdymo pasekmes, kai jos plečiasi. Nedidelėje organizacijoje PM visiškai įmanoma paskirti savo komandas arba gauti vadovybės patarimą, kai kyla išteklių konfliktas. Kai atsiranda daugiau projektų, daugiau darbuotojų ir daugiau PM, pats laikas į komandą įtraukti išteklių valdytoją.

Nepamirškite, kad specialus išteklių valdytojas yra didžiulė pagalba, tačiau tai nėra vienintelis būdas priimti geresnius išteklių planavimo sprendimus. Dar prieš pasamdydami pirmąjį išteklių vadybininką, galite padėti savo projektų vadovams suteikdami jiems prieigą prie specialios SaaS išteklių valdymo programinė įranga. 

Pristatykite išteklių vadybininką savo įmonėje su "Teamdeck

Išteklių planavimo ekspertai ir sėkmingų projektų vadovai "Teamdeck" įvardija kaip mėgstamiausią išteklių valdymo įrankį. Mūsų programa padeda planuoti išteklius, stebėti jų darbo krūvį ir vertinti jų našumą. "Teamdeck" išteklių kalendoriuje rodoma, kas yra laisvas, kas užimtas ir kas atostogauja: taip priskirti žmones projektams daug lengviau. Norite pamatyti, kaip veikia mūsų įrankis? Suplanuokite pokalbį su Aniela.