Sunku įsivaizduoti agentūrą, programinės įrangos įmonę ar net į produktą orientuotą startuolį be projektų vadovo. Jie rūpinasi, kad projektai, kad ir kaip jie būtų apibrėžti konkrečioje įmonėje, būtų sėkmingai įgyvendinti: laiku ir neviršijant biudžeto. Projektų vadovai yra pagrindiniai projekto vadovai, kurie vadovauja projektui nuo jo pradžios iki pabaigos, užtikrindami, kad visi komandos nariai siektų tikslų ir kad ištekliai būtų naudojami efektyviai. Šiame straipsnyje plačiau nušviesime išteklių vadovo vaidmenį ir pareigas ir galbūt net įtikinsime jus, kad turėti asmenį, atsakingą tik už projekto išteklių valdymą ir planavimą, yra vertinga investicija jūsų organizacijai.
Išteklių valdytojas projekto valdymo proceso metu - išteklių priskyrimas [Ekranas iš "Teamdeck" - išteklių valdymo programinės įrangos]
Kita vertus, išteklių vadybininko vaidmuo projektų valdymo komandose nėra toks dažnas. Taip yra ne todėl, kad jų darbas ne toks svarbus: priešingai. Tačiau dažniausiai projekto išteklių valdymo pastangos yra padalytos į kelis vaidmenis. Šiame straipsnyje plačiau nušviesime išteklių vadybininko vaidmenį ir galbūt net įtikinsime jus, kad išteklių vadybininko pareigybės aprašyme numatytas asmuo, atsakingas tik už projekto išteklių valdymą ir planavimą, yra vertinga investicija jūsų organizacijai.
Prieš suprasdami išteklių vadybininko svarbą, įgūdžius, žinias ir pareigas, turite žinoti, kokią vietą jie užima projekto ir projektų valdymo kontekste.
Kaip daugelis žino, per projektą - ypač projektų valdymo visuomenėje - suprantame daugybę dalykų, kurie apima daugybę skirtingų išteklių. Pradedant medžiagomis, įranga ir baigiant svarbiausiais - žmonėmis ir jų įgūdžiais. Projekto atveju turėtumėte įsivaizduoti: interneto svetainės kūrimą, butelių dizaino keitimą, pavyzdžiui, alaus pramonėje; pardavimų plėtrą į naują rinką, užtvankos statybą ant kokios nors upės ir pan. Kaip galite įsivaizduoti, kiekvienas jų reiškia daugybę asmenų, amatų, subrangovų, prietaisų, įrankių, konfigūracijų, priklausomybių, mažų žingsnelių ir užduočių, kurios apima projektą. Tačiau joks projektas neegzistuoja be svarbiausio elemento - žmonių. Žmonės - tie, kurie jį užsako, ir tie, kurie jį vykdo. Kaip siūlo Projektų valdymo institutas: Projektų valdymas - tai specifinių žinių, įgūdžių, priemonių ir metodų naudojimas, siekiant žmonėms suteikti kažką vertingo. Nuo vadovų iki darbuotojų ir subrangovų. Nuo žmonių, kurie planuoja, iki žmonių, kurie atrenkami dalyvauti tam tikrame projekto etape. Žinoma, projektai nėra panašūs ir jiems reikia daug skirtingų kompetencijų. Tačiau, nors tarp jų yra daug skirtumų, jie turi kai ką bendro.
Nesvarbu, ar esate rinkodaros projektų valdymo specialistas, ar lyderis, ar atstovaujate kūrybinių agentūrų projektų valdymui, kiekvienas projektas yra organizuotas ir organizuotas procesas. Kad tai lengviau įsivaizduotumėte, pasinaudokime paprastu apibrėžimu, kurį pateikia projectmanager.com: Projektų valdymas - tai projektų planavimo, vykdymo ir užbaigimo disciplina. Kiekvienas šio apibrėžimo terminas galėtų pretenduoti į atskirą temą, tačiau mes norėtume pabrėžti ne tai. Tai, į ką turėtumėte atkreipti dėmesį, yra procesas.
Pirmiau pateiktame apibrėžime projektų valdymas laikomas procesu, kurį sudaro trys etapai. Tačiau šį procesą galima suskirstyti į keturis, penkis ir šešis etapus. Nepaisant to, kiekvienas jų apima dar kelias elementų grupes, mažesnius procesus, užduotis ir - žinoma - iššūkius. Procesas turi savo terminą. Tai projektų valdymo gyvavimo ciklas. O labiausiai paplitusi yra versija su penkiais etapais. Ją sukūrė Projektų valdymo institutas ir ji apima koncepciją ir inicijavimą, planavimą, vykdymą, vykdymą / stebėseną ir projekto užbaigimą.
Kadangi pagrindinė šio straipsnio tema yra apie dviejų vaidmenų - projekto vadovo ir išteklių vadovo - susidūrimą, verta trumpam stabtelėti ir atidžiau pažvelgti į aukščiau pateiktą paveikslėlį. Kodėl? Todėl, kad išteklių valdytojas dalyvauja daugelyje pirmiau pavaizduotų etapų ir kiekviename iš jų vykstančių procesų.
[Šaltinis: metinė ataskaita "Projektų valdymo būklė", Wellington 2020].
Norėdami įsivaizduoti išteklių valdymo (arba išteklių vadybininko, jei kalbėsime tiesiai) svarbą, pasinaudokime bendrovės "Wellington" kasmetinio tyrimo "Projektų valdymo būklė" santrauka. APM žinių sąvado (APM Body of Knowledge) dėka išteklių naudojimo valdymas apibrėžiamas kaip:
"(...) įgyti, paskirstyti ir valdyti išteklius, pavyzdžiui, asmenis ir jų įgūdžius, finansus, technologijas, medžiagas, mašinas ir gamtinius išteklius, reikalingus projektui įgyvendinti. Išteklių valdymas užtikrina, kad vidaus ir išorės ištekliai būtų naudojami veiksmingai, laiku ir pagal biudžetą."
Tai nėra pats paprasčiausias apibrėžimas dėl dviprasmiškų sąvokų, todėl jis galėtų būti tinkamas akademinei disertacijai. Tačiau per daug nesigilinant, bendra išteklių vadybininko pareigybės aprašymo funkcija yra planuoti, planuoti ir paskirstyti naudingiausius, tinkamiausius išteklius (dažniausiai tinkamos kvalifikacijos darbuotojus arba subrangovus), kad projektas būtų įgyvendintas laikantis reikiamų lūkesčių ir iš anksto nustatyto laiko bei biudžeto.
Kai palyginsime projektų valdymo ir išteklių valdymo apibrėžimus, iš pirmo žvilgsnio pamatysime daug panašumų tarp šių dviejų sričių darbo aprašymų. Taigi kaip projektų vadovas siejasi su išteklių vadovu?
Turbūt lengviausia suvokti, kuo skiriasi žmogiškųjų išteklių vadovai nuo projektų vadovų, analizuojant jų veiklos lygmenį:
Dar vienas aspektas, skiriantis PM nuo RM, yra tai, kad projekto vadovas paprastai dirba su tam tikrais, laiko atžvilgiu apibrėžtais procesais. Jų projektai turi fiksuotus terminus arba, pvz., sprinto kalendorius, kurių jie laikosi. Kita vertus, išteklių valdytojas dirba nuolat, nes paprastai dalyvauja visuose konkrečioje įmonėje vykdomuose projektuose.
Išteklių valdytojas paprastai yra atsakingas už išteklių valdymą!
Išteklių vadybininkai atlieka svarbų vaidmenį prižiūrėdami išteklių paskirstymą, vykdydami išteklių prašymus ir užtikrindami projekto sėkmę, taip reikšmingai prisidėdami prie organizacijos produktyvumo ir strateginių tikslų įgyvendinimo.
Išteklių vadybininkai bendradarbiauja su įvairiomis organizacijos žmogiškųjų išteklių komandomis:
Priklausomai nuo įmonės išteklių, dydžio ir struktūros, išteklių vadovai gali tikėtis dirbti ir su kitais skyriais. Kaip sakė Neilas Whittenas: Išteklių vadybininkas turi beveik neįmanomą darbą - jo reikalavimai ateina iš visų įmanomų pusių, tačiau šis darbas gali turėti didžiulę įtaką organizacijos sėkmei.
Veiksmingas išteklių valdymas yra labai svarbus sėkmingo projekto valdymo veiksnys. Projektą daug lengviau koordinuoti, kai komanda yra pajėgi patenkinti savo išteklių poreikius (tiek įgūdžių, tiek galimybių požiūriu). Įmonės paprastai pradeda pastebėti neigiamas prasto išteklių valdymo pasekmes, kai jos auga. Nedidelėje organizacijoje PM visiškai įmanoma paskirti savo komandas arba gauti vadovybės patarimą, kai kyla išteklių konfliktas. Kai atsiranda daugiau projektų, daugiau darbuotojų ir daugiau PM, pats laikas į komandą įtraukti išteklių valdytoją.
Nepamirškite, kad specialus išteklių valdytojas yra didžiulė pagalba, tačiau tai nėra vienintelis būdas priimti geresnius išteklių planavimo sprendimus. Dar prieš pasamdydami pirmąjį išteklių vadybininką, galite padėti savo projektų vadovams suteikdami jiems prieigą prie specialios SaaS išteklių valdymo programinės įrangos.
Išteklių planavimo ekspertai ir sėkmingų projektų vadovai "Teamdeck" įvardija kaip mėgstamiausią išteklių valdymo įrankį. Mūsų programa padeda planuoti išteklius, stebėti jų darbo krūvį ir vertinti jų našumą. "Teamdeck" išteklių kalendoriuje rodoma, kas yra laisvas, kas užimtas ir kas atostogauja: taip priskirti žmones projektams daug lengviau. Norite pamatyti, kaip veikia mūsų įrankis? Suplanuokite pokalbį su Aniela.
Tokia išteklių valdymo programinė įranga kaip "Teamdeck" padeda supaprastinti išteklių paskirstymo procesą, todėl lengviau veiksmingai valdyti išteklius. Ji sumažina per didelio išteklių panaudojimo tikimybę ir užtikrina, kad ištekliai būtų paskirstyti optimaliai.
Išteklių valdymo priemonių naudojimas gali gerokai padidinti projektų valdymo efektyvumą. Šios priemonės suteikia aiškų vaizdą apie išteklių prieinamumą, įgūdžius ir paskirstymą, o tai padeda geriau planuoti ir vykdyti projektus.
Technologijos atlieka labai svarbų vaidmenį išteklių valdyme. Pažangūs programinės įrangos sprendimai siūlo tokias funkcijas kaip stebėjimas realiuoju laiku, automatinis planavimas ir išsamios ataskaitos, kurios padeda priimti pagrįstus sprendimus dėl išteklių paskirstymo.
Išteklių valdymas neapsieina be iššūkių. Tokios problemos kaip išteklių trūkumas, perteklinis ir nepakankamas naudojimas gali kelti didelių kliūčių. Norint veiksmingai valdyti išteklius, reikia kruopščiai planuoti, nuolat stebėti ir laiku įsikišti.
Norėdamos įveikti išteklių valdymo iššūkius, įmonės gali taikyti kelias strategijas. Tarp jų - reguliarus pajėgumų planavimas, nuolatinis išteklių mokymas ir tobulinimas bei pažangių išteklių valdymo priemonių naudojimas.
Išteklių valdymo sritis nuolat vystosi. Tikimasi, kad naujos tendencijos, pavyzdžiui, dirbtinio intelekto, mašininio mokymosi ir duomenų analizės naudojimas, ateityje iš esmės pakeis išteklių valdymo būdus.
Apibendrinant galima teigti, kad tiek projektų vadovų, tiek išteklių vadovų vaidmenys yra labai svarbūs siekiant sėkmingai įgyvendinti projektus bet kurioje organizacijoje. Nors kai kuriose srityse jų pareigos gali sutapti, kiekvienas vaidmuo pasižymi unikaliais įgūdžiais ir požiūriais, kurie yra labai svarbūs siekiant projekto tikslų. Suprasti šiuos vaidmenis ir tai, kaip jie papildo vienas kitą, yra gyvybiškai svarbu bet kuriai įmonei, siekiančiai pagerinti savo projektų valdymo gebėjimus.
Projektų vadovai: Šie specialistai yra atsakingi už bendrą projekto vykdymą ir užbaigimą. Jie koordinuoja projekto komandos pastangas, tvarko projekto tvarkaraštį, prižiūri biudžetą ir užtikrina, kad projekto rezultatai atitiktų reikiamus standartus. Projektų vadovai yra pagrindiniai projekto komunikacijos specialistai, palaikantys ryšius su suinteresuotosiomis šalimis, komandos nariais ir išorės partneriais, kad užtikrintų, jog visi būtų suderinti ir siektų tų pačių tikslų. Jie taip pat nustato riziką ir galimybes, priima strateginius sprendimus, kad projektas vyktų teisingai.
Išteklių valdytojai: Kita vertus, išteklių valdytojai veikia platesniu lygmeniu. Jie prižiūri išteklių paskirstymą ir valdymą daugelyje organizacijos projektų. Jų pagrindinis tikslas - užtikrinti, kad tinkamu laiku būtų prieinami tinkami ištekliai, turintys reikiamų įgūdžių projekto poreikiams patenkinti. Išteklių vadovai glaudžiai bendradarbiauja su projektų vadovais, kad išspręstų konfliktus, prireikus perskirstytų išteklius ir padėtų bendram išteklių planavimo procesui. Jie taip pat atlieka svarbų vaidmenį planuojant pajėgumus, plėtojant darbo jėgą, o kartais net atliekant su žmogiškaisiais ištekliais susijusias užduotis, pavyzdžiui, įdarbinimą ir mokymą.
Projektų ir išteklių vadovų sinergija: Projektų vadovų ir išteklių vadovų bendradarbiavimas yra labai svarbus siekiant optimalių projekto rezultatų. Projektų vadovai daugiausia dėmesio skiria atskirų projektų specifikai, o išteklių vadovai užtikrina, kad organizacijos ištekliai būtų efektyviai naudojami visuose projektuose. Ši sąveika padeda subalansuoti darbo krūvį, išvengti išteklių trūkumo ir padidinti projekto komandos produktyvumą. Be to, tai leidžia strategiškai planuoti ir geriau prognozuoti, nes išteklių valdytojai gali pateikti platesnį išteklių prieinamumo ir apribojimų vaizdą.
Išteklių valdymo programinės įrangos svarba: Naudojant specialią išteklių valdymo programinę įrangą, pavyzdžiui, "Teamdeck", galima gerokai padidinti tiek projektų vadovų, tiek išteklių valdytojų efektyvumą ir veiksmingumą. Šios priemonės suteikia centralizuotą platformą išteklių prieinamumui, įgūdžiams ir užduotims stebėti. Jos suteikia realaus laiko įžvalgas, automatinį planavimą ir išsamias ataskaitas, kurios yra neįkainojamos priimant pagrįstus sprendimus. Naudodamosi tokia programine įranga organizacijos gali patobulinti išteklių planavimo procesus, sumažinti perteklinio arba nepakankamo išteklių panaudojimo riziką ir užtikrinti, kad projektai būtų tinkamai aprūpinti darbuotojais.
Iššūkių sprendimas ir ateities tendencijos: Veiksmingas išteklių valdymas neapsieina be iššūkių. Organizacijos turi spręsti tokias problemas, kaip išteklių trūkumas, kintantys projektų reikalavimai ir pusiausvyros tarp kelių projektų išlaikymas. Tačiau, pasitelkus tinkamas strategijas ir priemones, šiuos iššūkius galima veiksmingai valdyti. Reguliarus pajėgumų planavimas, nuolatinis mokymas ir tobulinimas bei pažangių technologijų, tokių kaip dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis, naudojimas - tai tik keletas strategijų, kurios gali padėti organizacijoms išlikti priekyje.
Žvelgiant į ateitį, išteklių valdymo sritis toliau vystysis integruojant naujas technologijas. Pavyzdžiui, dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis gali užtikrinti prognozuojamąją analizę, padėti vadovams prognozuoti išteklių poreikį ir nustatyti galimas problemas dar prieš joms atsirandant. Toks aktyvus požiūris į išteklių valdymą gali padėti efektyviau vykdyti projektus ir pasiekti geresnių rezultatų.
Galutinės mintys: Galiausiai tiek projektų vadovai, tiek išteklių vadovai yra būtini organizacijos projektų valdymo sistemoje. Suprasdamos jų skirtingus vaidmenis ir išnaudodamos jų unikalias stipriąsias puses, įmonės gali pasiekti darnesnį ir veiksmingesnį požiūrį į projektų valdymą. Investicijos į išteklių valdymo priemones ir strategijas ne tik padeda atlikti šiuos vaidmenis, bet ir didina bendrą organizacijos efektyvumą ir sėkmę. Efektyviai bendradarbiaudami ir strategiškai planuodami, projektų vadovai ir išteklių valdytojai gali sėkmingai užbaigti projektus, užtikrindami, kad ištekliai būtų naudojami optimaliai, o tikslai būtų pasiekti per pageidaujamą laiką ir neviršijant numatytų biudžetų. Toks holistinis požiūris į projektų ir išteklių valdymą yra esminis veiksnys, skatinantis produktyvią ir tvarią projektų aplinką bet kurioje organizacijoje.
Išsamus žmogiškųjų išteklių valdymas sprendimas biure ir nuotoliniu būdu dirbančioms komandoms
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...