Šiame tinklaraščio įraše pateikėme keletą būdų, kaip strategiškai pasirinkti svarbiausias užduotis. Pirmiausia pakalbėkime apie projektų prioritetų nustatymą apskritai.
Ką sužino mūsų skaitytojai:
- Norint nustatyti užduočių prioritetus, reikia išmanyti keletą strategijų.
- Naudingas vaidmuo išteklių valdymo programinė įranga
Kaip Projektų vadovas, jūsų pagrindinis tikslas - sėkmingai įgyvendinti projektą. Paprastai tai reiškia, kad jis turi būti užbaigtas laiku, neviršijant biudžeto ir su visomis reikalingomis savybėmis bei funkcijomis. Tačiau, kad pasiektumėte šį tikslą, turite sudarykite pagrįstą komandos tvarkaraštį. ir atlikti įvairias užduotis eilės tvarka. Kurią iš jų jūsų komanda turėtų atlikti pirmiausia? Kurios iš jų yra svarbiausios? Užduočių eiliškumo nustatymas yra neišvengiamas, tačiau galite arba sėkmingai tai atlikti, arba rizikuoti sukelti vėlavimus ar konfliktus dėl išteklių.
Ką reiškia užduočių prioritetų nustatymas?
Ar jums pažįstama frazė "visų pirma - tai, kas svarbiausia"? Norite tikėkite, norite ne, bet tai puikiai paaiškina prioritetų nustatymo procesą.
Reikia nustatyti "pirmuosius" dalykus: svarbiausias užduotis, neatidėliotinus darbus ir t. t., o tada juos atlikti kaip pirmąją užduotį.
Iš esmės tereikia nustatyti, kuri užduotis yra svarbiausia. Gali atrodyti, kad tai lengviau pasakyti, nei padaryti. Vis dėlto iš tikrųjų galite pasinaudoti toliau aprašytais metodais ir drąsiai priimti šį sprendimą.
Prieš pradėdami užduotims priskirti prioritetus...
... įsitikinkite, kad turite galimybę matyti, ką iš tikrųjų reikia padaryti, kad būtų įgyvendintas konkretus projektas. Būtina apibrėžti ir kontroliuoti projekto apimtį, todėl net skyrėme visą tinklaraščio įrašą projekto apimties valdymas.
Kai surinksite projekto reikalavimus ir su įvairiomis suinteresuotosiomis šalimis patvirtinsite apimtį, galite surašyti visas užduotis, kurias reikia atlikti. Surinkite jas dokumente arba savo projekto planavimo priemonė. Šiuo metu galite jas suskirstyti į skirtingas kategorijas (pvz., projekto etapus), o vėliau šiose grupėse nustatyti užduočių prioritetus.
Nepamirškite informuoti komandos narių:
- jie turi visapusiškai suprasti jūsų projekto tikslus ir tai, ką skirtingos suinteresuotosios šalys nori pasiekti verslo požiūriu,
- jie turėtų žinoti projekto apimtį ir užduočių sąrašą dar prieš pradėdami vykdyti projektą. Tai naudinga bent dėl dviejų priežasčių. Pirma, tai padeda puoselėti projekto skaidrumas nuo pat pradžių. Antra, jūsų komandos nariai, turintys patirties savo darbo srityje, gali padėti jums nustatyti darbų prioritetus arba pateikti vertingų įžvalgų.
Be projekto tikslų ir jo apimties, komandos nariai taip pat turėtų žinoti apie užduočių priklausomybę ir galimus apribojimus. Ši informacija pravers, kai pradėsite rengti projekto tvarkaraštį ir užduočių eiliškumą.
Kaip nustatyti užduočių prioritetus? Populiariausios prioritetų nustatymo strategijos
Atskirti labai svarbią užduotį nuo beveik nesvarbios gali būti paprasta. Tačiau panašaus prioriteto užduočių eiliškumas gali būti daug sudėtingesnis. Vis dėlto, jei norite, kad projekto užduotys būtų atliktos, turite pasiūlyti tam tikrą tvarką.
Laimei, keletas metodų leidžia jums, kaip projektų vadovui, sėkmingai nustatyti darbų prioritetus. Panagrinėkime kai kuriuos iš jų vieną po kito.
Eizenhauerio matrica
Tai viena populiariausių strategijų, kaip pasirinkti svarbiausias veiklas, į kurias reikia sutelkti dėmesį. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai suskirstyti visas užduotis į keturias grupes, atsižvelgiant į jų svarbą ir skubumą:
- Skubus ir svarbus
- Neskubus ir nesvarbus
- Skubus ir nesvarbus
- Neskubus ir nesvarbus.
Tiesiog žvilgtelėję į Eizenhauerio matricą pamatysite, kurias užduotis reikia atlikti pirmiausia (skubias ir svarbias), o kurioms dėmesį skirti vėliau (neskubios ir nesvarbios).
O kaip dėl kitų dviejų grupių? Paprastai 3 grupę galima deleguoti, o 4 grupę sudaro užduotys, kurias galite lengvai pašalinti iš savo darbų sąrašo.
Projekto nustatymuose tai atrodo šiek tiek kitaip, nes čia nebūtinai turite galimybę deleguoti arba pašalinti darbo elementus. Tačiau net ir žinojimas, kad tam tikra užduotis nėra itin svarbi, gali padėti rasti jai vietos projekto komandos tvarkaraštyje.
MoSCoW metodas
Taikant šį metodą vėlgi reikia sugrupuoti galimas užduotis. Naudosite kategorijas, susijusias su konkrečios užduoties būtinumu projekte:
- Būtina turėti
- Turėtų būti
- Galėjo būti
- Neturėsiu
Nors tai naudingas užduočių prioritetų nustatymo metodas, jis gali būti dar naudingesnis kaip apimties valdymo proceso dalis. Galite paprašyti suinteresuotųjų šalių pažymėti projekto reikalavimus pagal šias keturias grupes. Pamatysite, kur yra jų prioritetai.
Įvertinti galimą vertę
Visi, kurie kada nors dirbo projektų valdymo srityje, tikriausiai žino apie Pareto principą. Pagal jį 80% pasekmių kyla iš 20% priežasčių. Kitaip tariant, 20% užduočių gali atnešti 80% projekto naudos.
Jūsų tikslas? Nustatykite tą 20% užduočių. Norėdami tai padaryti, galite pabandyti įsivaizduoti, kokią vertę galima sukurti atlikus kiekvieną užduotį. Taip turėtumėte sugebėti atskirti pagrindinį darbą nuo varpelių ir švilpukų.
Ką daryti, jei jie nebus atlikti?
Siekdami įvertinti gaunamą vertę, galite išbandyti ir priešingą metodą: pagalvokite, kas nutiks, jei jūsų komanda neįvykdys tam tikros užduoties. Dažniausiai galėsite pastebėti dalykus, kuriuos tiesiog būtina atlikti, nes kitaip projektas nebus sėkmingas. Tai jūsų prioritetinės užduotys.
Apmąstykite, kaip jaučiatės atlikdami šias užduotis
Nustatydami projekto užduočių prioritetus, stenkitės atsižvelgti į tai, kaip jūs asmeniškai jas vertinate. Gali kilti pagunda kažką priskirti žemo prioriteto užduotims, nes paprasčiausiai nekantraujate prie jų dirbti. Jūsų komanda taip pat gali atidėlioti užduočių, kurios yra svarbios, bet ne itin įdomios, vykdymą. Kaip projekto vadovas turite atsižvelgti į jų jausmus ir lūkesčius, bet taip pat objektyviai įvertinti užduotis.
Nepamirškite apie priklausomybes ir apribojimus
Kad ir kurį iš šių būdų pasirinktumėte, atkreipkite dėmesį į užduotis, kurios turi kitų priklausomybių. Gali būti, kad turite užduočių, kurias užbaigus nuo jų priklauso kiti elementai. Atitinkamai nustatykite jų prioritetus.
Tas pats pasakytina ir apie projekto apribojimus (pvz., išteklių trūkumą). Jei tikitės, kad kuriam nors jūsų uždaviniui šie apribojimai turės įtakos kažkur projekto tvarkaraščio gale, galbūt norėsite suplanuoti jį tada, kai labiau tikėtina, kad jis bus atliktas (pvz., dabar).
Nustatykite prioritetus kaip grupė
Jūsų komanda gali būti labai naudinga nustatant prioritetus įvairioms projekto užduotims. Bendrovė "Atlassian" paskelbė grupinio prioritetų nustatymo pratimo receptą, kuris yra jų Komandos žaidimo vadovas. Galite tai patikrinti čia.
Projekto užduočių prioritetų nustatymas: priimkite pokyčius
Projektų valdyme pokyčiai yra neišvengiami. Tai pasakytina ir apie prioritetus - jie taip pat gali keistis. Gera idėja - reguliariai peržiūrėti savo prioritetinių darbų sąrašą ir įvertinti, ar šis eiliškumas vis dar tinkamas. Nepamirškite pranešti savo komandai, kai kas nors pasikeičia: jie turi žinoti, kad pasikeitė prioritetai.
Dar vienas dalykas: nors turėtumėte būti pasirengę pokyčiams, tai nereiškia, kad turėtumėte juos priimti be jokių klausimų. Jūsų darbas - ištirti bet kokių svarbių projekto pakeitimų priežastis. Kodėl? Pirma, visada turite žinoti dabartinius verslo tikslus. Antra, besikeičiantys prioritetai gali būti įspėjamasis ženklas apie apimties šliaužimą (netikėtą ir (arba) nekontroliuojamą projekto apimties didėjimą).
Štai jums ir sąrašas metodų, kuriuos galite naudoti nustatydami projekto užduočių prioritetus. Ką daryti, kai baigsite nustatyti prioritetus? Šiuos sprendimus turėtumėte užfiksuoti: paprastai jūsų projektų valdymo priemonėje yra laukas "užduočių prioritetai".
Prioritetų nustatymo rezultatus taip pat galite stebėti savo komandos išteklių kalendorius. Kai kurie išteklių valdymo įrankiai (įskaitant Teamdeck) galite žymėti stebimą laiką (ir užsakymus) žymomis "aukštas prioritetas" arba "žemas prioritetas". Jei jūsų komanda naudoja darbo laiko apskaitos žymes, galite sukurti ataskaitą ir analizuoti, kiek laiko jie skiria svarbiausioms užduotims atlikti. Ar daug laiko jie praleidžia ne svarbiausiems darbams? Tai jūsų ženklas ką nors daryti.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
