Būdami projektų vadovai gerai žinote, kad sudaryti optimalų projekto tvarkaraštį yra sudėtinga, tačiau turite daugybę projektų ir išteklių valdymo programinė įranga ir metodų, kuriais galite naudotis. Vis dėlto gali būti, kad susidursite su tam tikromis planavimo problemomis. Viskas tampa dar sudėtingiau, kai dirbate įmonėje, atsakingoje už kelių projektų įgyvendinimą vienu metu. Tuomet grafikų persidengimo ir dvigubo darbuotojų užimtumo tikimybė yra dar didesnė.
Laimei, daugumos su tvarkaraščiu susijusių konfliktų galite išvengti laikydamiesi geriausios praktikos išteklių ir projektų valdymas.. Toliau pateikiame keletą patarimų - vadovaukitės jais, kad sėkmingiau valdytumėte projektus.
Nemalonūs projektų planavimo konfliktai
Abu terminai yra visiškai žinomi. Tiek verslo, tiek asmeniniame gyvenime tokios situacijos, kaip dviejų svarbių datų sutapimas ar dviejų svarbių įvykių sutapimas, nėra naujiena bet kurio žmogaus gyvenime. Tačiau dažniausiai dėl tokios situacijos niekada nebūna nei geriau, nei lengviau.
Apskritai projektų valdymo aplinkoje planavimo konfliktai kyla tada, kai komandos nariui ar darbuotojui vienu metu priskiriamos daugiau nei dvi užduotys arba dvigubos pamainos. Tokia situacija yra dviejų dalykų šaltinis ir kiekvienas iš jų turi savų iššūkių, su kuriais susiduriama.
Daugelis tyrimų, kuriuose nagrinėjami išėjimo iš darbo klausimai, rodo, kad tarp penkių svarbiausių priežasčių visuomet yra grafiko arba, kitaip tariant, lankstumo klausimas. Jei perskaitytumėte santrauką, pateiktą PEW tyrimų centras arba tas iš "Gallup" tyrimas, išvados yra tos pačios. Darbuotojo darbo grafikas lemia jo apsisprendimą dėl įsitraukimo ir lojalumo.
Ar abu gali daryti įtaką verslui ir projektų įgyvendinimui? Tikrai taip. Puikus planavimo konfliktų sprendimas yra dar vienas projektų vadovų, siekiančių aukštesnių tikslų, įgūdžių rinkinys.
Kodėl kyla projektų planavimo konfliktų?
Trumpai aptarsime keletą dažniausiai pasitaikančių projektų planavimo problemų priežasčių. Kai jas suprasite, bus lengviau nustatyti tobulintinas projekto valdymo proceso sritis.
- Netikslus įverčiai. Kai užduotis turėtų užtrukti kelias valandas, o užtrunka savaitę, jūsų tvarkaraštis gali nukentėti.
- Nepakankamas išteklių prognozavimas. Dar vienas veiksnys, kuris gali lemti arba sužlugdyti jūsų projektą pačioje jo pradžioje. Jei iš anksto neapskaičiuosite visų projektui įgyvendinti reikalingų išteklių, gali būti, kad dėl to vėluos jūsų tvarkaraštis arba kils konfliktų su kitais tuo pačiu metu vykdomais projektais.
- Nenumatytos projekto priklausomybės. Projekto tvarkaraštis popieriuje gali atrodyti gerai, tačiau dėl priklausomybių, kurių nesuplanavote, gali tekti koreguoti tvarkaraštį.
- nepakankamai įvertinama projekto apimtis. Nesurinkus reikalavimų iš visų suinteresuotųjų šalių ir projekto apimties valdymas, didelė tikimybė, kad nepakankamai įvertinsite tai, ką reikia padaryti, kad būtų pasiekti verslo tikslai.
- Nepakankamas tvarkaraščio matomumas tarp skirtingų projektų vadovų. Tai dažna problema įmonėms, vykdančioms daug projektų: agentūroms, programinės įrangos gamintojams, konsultacinėms įmonėms. Deja, dėl nepakankamo skirtingų projektų vadovų ir komandų vadovų matomumo ir bendravimo beveik visada kyla tam tikrų tvarkaraščių konfliktų.
Ką galite padaryti, kad išvengtumėte tvarkaraščių konfliktų?
Žinoma, kai kurių aplinkybių negalite kontroliuoti. Pavyzdžiui, dabartinė situacija. Kai skelbiame šį tinklaraščio įrašą (2020 m. birželis), dėl koronaviruso pandemijos buvo sustabdyti arba visiškai panaikinti tūkstančiai ar daugiau projektų planų. Negalite kontroliuoti visko, kas gali nutikti jūsų projektui. Tai nereiškia, kad neturėtumėte įdiegti tam tikrų prevencinių projektų valdymo priemonių, kad išvengtumėte tvarkaraščių konfliktų.
Padidinkite savo projekto ir jo tvarkaraščio matomumą.
Lengviausias būdas padidinti projekto veiklos ir prie jos dirbančių komandos narių matomumą - įvesti išteklių, pvz. internetinis kalendoriaus planuoklis. Tai erdvė, kurioje visi arba paskirti darbuotojai gali matyti, kokiam projektui žmonės buvo užsakyti, kas turi laisvo laiko (ir gali prisijungti prie kitos komandos, kuri stengiasi neatsilikti), kas apskritai yra nepasiekiamas ir t. t. Teamdeck - tai įrankis, kurį sukūrėme siekdami padėti įmonėms geriau valdyti savo komandas ir projektus:
Centralizuotą išteklių kalendorių ypač įvertins įmonės, vienu metu dirbančios su keliais projektais. Kai turite kelis tvarkaraščius, terminus, projektų komandas, daug sunkiau išvengti susidūrimų ar sutapimų. Tarkime, kad į projekto komandą norite įtraukti naują žmogų. Kai nematote kitų projektų tvarkaraščio, galite tik numanyti, kad jis susidoros su papildomu darbo krūviu. Turėdamas vieną "tvarkaraščių tiesos" šaltinį, kiekvienas PM gali aktyviai vengti tvarkaraščių konfliktų planuodamas naują projektą arba koreguodamas esamą.
Daugiau dėmesio skirkite išteklių paskirstymui.
Kad pavyktų išteklių paskirstymas, turite nustatyti, kokių žmonių reikia jūsų komandai. Kokie yra jų pageidaujami įgūdžiai? Ar profesinė patirtis vaidins svarbų vaidmenį? Galbūt tam tikros geografinės vietos bus geresnės, nes darbuotojams reikės asmeniškai susitikti su klientu? Gali būti, kad savo "svajonių komandai" turite keletą reikalavimų, todėl svarbu juos aiškiai išdėstyti. Užsakant pirmą pasitaikiusią žmonių grupę ir neatkreipiant dėmesio į pirmiau išvardytus veiksnius kyla rizika, kad vėliau reikės perskirstyti išteklius ir gali kilti planavimo problemų.
Be abejo, taip pat norite patikrinti, ar jūsų komandos asmeniniai tvarkaraščiai atitinka projekto tvarkaraštį. Tai galite lengvai padaryti, jei jūsų projektas planavimo priemonė taip pat saugo laisvo laiko duomenis (Teamdeck taip pat saugo). Žinoma, ne visada galite planuoti savo tvarkaraštį pagal žmonių atostogas: svarbiausia yra žinoti apie šias neatvykimo dienas, nes priešingu atveju susidursite su tvarkaraščio sudarymo problemomis.
Efektyviai bendraukite su savo komandos nariais.
Atviras bendravimas ir jausmas projekto skaidrumas padės jūsų komandos nariams jau projekto sąmatos sudarymo etape. Nors neturėtumėte tikėtis, kad jūsų komandos nariai sugalvos 100% tikslių įverčiai, jų pateiktos prielaidos turi būti bent jau įmanomos. Kaip galite padėti? Vienas iš dalykų, kuriuos projektų vadovai gali padaryti, kad padėtų įvertinti projektą, - įsitikinti, kad komanda visiškai supranta projektą: verslo tikslus, galutinio vartotojo poreikius ir visus funkcinius ir nefunkcinius reikalavimus. Tai turėtų padėti jūsų darbuotojams sudaryti realistiškesnius įverčius.
Nustatykite užduočių ir vaidmenų priklausomybę komandoje.
Vienas dalykas - nepamiršti priklausomybių tarp skirtingų užduočių, tačiau taip pat reikia nepamiršti priklausomybių tarp skirtingų projekto vaidmenų. Jūsų priekinės dalies kūrėjas galės visapusiškai dirbti su projektu tik tada, kai dizaineris pateiks savo dalį. Jei vienas asmuo vėluoja atlikti savo užduotis, kiti asmenys gali pasekti jo pavyzdžiu vien dėl jų vaidmenų priklausomybės.
Įsitikinkite, kad jūsų komanda žino apie šias priklausomybes. Toks supratimas padės jiems priimti geresnius sprendimus sąmatos sudarymo etape ir vėliau nustatyti užduočių prioritetus.
Bendradarbiaukite su kitais projektų vadovais ir praneškite apie savo ketinimus.
Jau minėjome, kad jums reikia matyti kitų įmonės projektų tvarkaraščius, ypač jei naudojate tą patį išteklių fondą. Tačiau kaip galite matyti kitų žmonių ketinimus? Įsivaizduokime, kad ruošiatės naujam projektui ir ketinate surinkti komandą. Peržiūrite darbuotojų sąrašą ir pastebite žmogų, kuris puikiai tiktų. Nusprendžiate paskirti jį į projektą, kai tik gausite oficialų pradžios patvirtinimą iš kliento. Kai ta diena ateina, jūsų laukia nemaloni staigmena: kitas PM jau paskyrė tą darbuotoją savo projektui. Jei tik galėjote "išsikviesti" tam tikros sudėties komandą...
Naudodamiesi "Teamdeck" galite pranešti apie savo ketinimus ir preliminariai rezervuoti darbuotojus - tereikia prie užsakymo pridėti specialią žymą. Taip pat galite kurti pasirinktines žymas, pavyzdžiui, išreikšti skirtingą skubos ar pasitikėjimo tam tikru užsakymu lygį. Viskas tam, kad išvengtumėte konfliktų su kito projekto tvarkaraščiu.
Stebėkite projekto pažangą.
Projekto pažangos stebėjimas ir ataskaitų teikimas yra labai svarbi projekto valdymo dalis: tai leidžia ne tik informuoti suinteresuotąsias šalis, bet ir patiems geriau suprasti projekto būklę. Ištekliai ir projektų planavimo programinė įranga, įskaitant "Teamdeck", dažnai leidžia kurti projekto veiklos, užregistruoto laiko, išteklių panaudojimo ir kt. ataskaitas. Naudokitės jomis, kad nereikėtų koreguoti tvarkaraščio.
Pavyzdžiui, reikia reguliariai tikrinti faktinį darbuotojų sugaištą laiką ir lyginti jį su pradiniais apskaičiavimais. Ar viskas vyksta daugiau ar mažiau pagal planą? Puikiai! Kita vertus, neatitikimas tarp sąmatų ir faktinių duomenų gali būti būsimų planavimo problemų rodiklis.
