Išteklių valdymo programinės įrangos įtaka projekto užbaigimui laiku.
Kaip pradėti projektą mažiau prarandant.
Projekto pradžia - tai momentas, kai darote prielaidas ir priimate sprendimus, kurie galiausiai gali lemti arba sužlugdyti projektą.
Šiame etape reikia pasirengti, surinkti kuo daugiau informacijos naudojant dokumentų valdymo sistemą, įvertinti darbo krūvį ir apgalvotai paskirstyti išteklius. O kartais gali būti puiki idėja pasinaudoti asmenine projektų valdymo programine įranga.
Kita vertus, tai taip pat laikas, kai galite pradėti užduoti toną visam projektui ir sukurti veiksmingą ir teigiamą komandos kultūrą.
Išteklių valdymo programinę įrangą sukūrusioje bendrovėje "Teamdeck" siekiame padėti kolegoms projektų vadovams geriau įvertinti, planuoti, vykdyti ir stebėti projektus. Todėl parengėme nemokamą elektroninę knygą apie geriausią išteklių valdymo praktiką.
Šis straipsnis yra ištrauka iš mūsų elektroninės knygos, kurioje aptariami svarbiausi tolesni žingsniai, būtini norint užtikrinti, kad jūsų projektas būtų sėkmingas. Struktūrizuota projekto pradžios susirinkimo darbotvarkė yra labai svarbi, kad susirinkimas vyktų sklandžiai ir efektyviai, aktyviai įtraukiant komandą ir suinteresuotąsias šalis bei atliekant pakeitimus, skirtus judriam projekto pradžiai.
Visapusiškas projekto supratimas reiškia, kad žinote suinteresuotųjų šalių lūkesčius dėl galutinio produkto ir savo komandos darbo apimties. Turėtų būti aiškiai apibrėžti sėkmės kriterijai. Keletas galimų ir išmatuojamų kriterijų yra šie: įvykdyti darbus laiku, neviršyti pradinio biudžeto ir pasiekti pardavimų tikslus. Šie kriterijai ne tik suteikia aiškią kryptį, bet ir tarnauja kaip projekto pažangos ir sėkmės vertinimo kriterijai.
Išsami informacija apie projektą, pavyzdžiui, tikslai ir uždaviniai, tvarkaraštis, biudžetas ir projekto rezultatai jau turėjo būti įtraukti į projekto santrauką. Atidžiai ją perskaitykite ir apibendrinkite, kokią informaciją iš jos galite gauti, o kokios trūksta. Labai svarbu užtikrinti, kad projekto santrauka būtų išsami ir joje būtų aptarti visi svarbiausi projekto aspektai. Gerai parengta projekto santrauka sukuria pagrindą efektyviam projekto planavimui ir vykdymui.
Jei kas nors neaišku, nelaukite, kol paskambinsite klientui. Svarbu surinkti kuo daugiau informacijos apie projektą dar prieš pradedant planuoti darbus. Toks aktyvus požiūris padeda anksti nustatyti galimas problemas ir leidžia jas laiku išspręsti, taip išvengiant nesusipratimų ar vėlavimų vėliau įgyvendinant projektą.
Kai manote, kad turite pakankamai informacijos, pakvieskite klientą į projekto pradžios susitikimą. Galite tai daryti asmeniškai, per "Skype" arba net surengti profesionalesnę skambučių konferenciją. Esmė - tai susitikimo kambarys, kuriame galite pasikalbėti apie projekto apimtį, kliento lūkesčius, ką ir kaip galite įvykdyti. Šis susitikimas užduoda toną projektui ir užtikrina, kad visi sutaria dėl projekto tikslų ir rezultatų.
Kai visiškai suprantate bendrus projekto tikslus, laikas nustatyti, kas bus reikalingas jiems įgyvendinti ir kas už ką atsakingas. Aiškus projekto komandos narių vaidmenų ir pareigų apibrėžimas padeda išvengti painiavos ir užtikrina atskaitomybę. Kiekvienas komandos narys turėtų žinoti, ko iš jo tikimasi ir kaip jo darbas padeda siekti bendrų projekto tikslų.
Tai reiškia, kad turite nustatyti projekto dalyvių vaidmenis - ką konkrečiai reikia įtraukti? Arba: kokie yra vaidmenys, be kurių projektas negali būti įgyvendintas? Tam reikia nustatyti pagrindinius projektui reikalingus įgūdžius ir kompetenciją ir priskirti juos komandos nariams. Taip pat labai svarbu atsižvelgti į komandos narių užimtumą ir darbo krūvį, kad jie galėtų skirti projektui reikiamą laiką ir pastangas.
Priklausomai nuo projekto ir kliento reikalavimų, gali prireikti priekinės ir (arba) galinės dalies kūrėjų, grafikos dizainerių, judesio dizainerių arba rinkodaros specialistų ir tekstų autorių. Kiekvienas vaidmuo turėtų būti aiškiai apibrėžtas, kiekvienam komandos nariui turėtų būti paskirtos konkrečios užduotys ir atsakomybė. Tai padeda užtikrinti, kad būtų atsižvelgta į visus projekto aspektus ir niekas nebūtų praleista pro akis.
Kai tiksliai žinosite, ką reikia įtraukti į projektą, suraskite geriausius darbuotojus šiam darbui. Tai galite padaryti įvertinę jų įgūdžius - tam naudokite įgūdžių matricą. Įgūdžių matrica - tai paprasta lentelė, į kurią įtraukti darbuotojų įgūdžiai ir kuri padeda juos įvertinti ir surinkti balus, kad pamatytumėte, ar jie gali susidoroti su užduotimis, ar ne. Ši priemonė yra neįkainojama nustatant tinkamus žmones tinkamoms užduotims atlikti, taip užtikrinant, kad jūsų projekto komanda būtų gerai pasirengusi susidoroti su projekto iššūkiais.
Nustatę vaidmenis ir žmones, kurie gali juos atlikti, patikrinkite darbuotojų užimtumą ir priskirkite juos kitam projektui. Tam reikia planuoti tvarkaraščius ir išteklius, kad jūsų komandos nariai nebūtų per daug apkrauti ir galėtų pasiekti geriausių rezultatų. Veiksmingas išteklių valdymas yra svarbiausias veiksnys siekiant užtikrinti, kad projektas būtų įgyvendintas laiku ir neviršytų biudžeto.
Naudingas patarimas: Jei nenaudojate įgūdžių matricos, galite naudoti darbuotojų sąrašą, aprašydami jų įgūdžius ir patirtį. Tai padeda išvengti nepakankamo darbuotojų išnaudojimo ir per didelio užimtumo, nes matant turimus išteklius galima užtikrinti geresnį darbo jėgos paskirstymą.
Yra pagrindo manyti, kad planavimo etapas gali nulemti arba sužlugdyti jūsų projektą. Dėl netikslių sąmatų, blogų asmeninių sprendimų ir galimos rizikos nepastebėjimo dažnai vėluojama ir keičiasi biudžetas. Efektyvus planavimas apima ne tik užduočių ir veiksmų, reikalingų projektui įgyvendinti, išdėstymą, bet ir galimų sunkumų numatymą bei strategijų jiems sumažinti kūrimą. Planuojant išorės projektą labai svarbu nustatyti toną ir viziją, nustatyti bendrus tikslus, užduotis ir terminus bei parengti projekto komandą oficialiam įžanginiam susitikimui su klientu.
2016 m. duomenimis, tik 49% projektų baigti laiku. Be to, 53% visų projektų neviršija biudžeto apimties. - PMI. Šie statistiniai duomenys rodo, kad užtikrinant projekto sėkmę svarbu efektyviai planuoti projektus ir valdyti išteklius.
Projekto išteklių valdymas yra vienas iš pagrindinių veiksmingo planavimo ir projekto inicijavimo etapo elementų. Jau nustatėte, kokių vaidmenų reikia projekto sėkmei užtikrinti, ir tinkamus žmones, galinčius atlikti užduotis. Dabar atėjo laikas efektyviai paskirstyti išteklius ir užtikrinti, kad jie būtų optimaliai naudojami viso projekto metu.
Siekiant geriau valdyti darbuotojus ir projektus, projekto pradžią padės pradėti apytikslis laiko tarpas, per kurį reikės tam tikrų žmonių, dalyvaujančių kuriame iš toliau išvardytų darbų.. Atnaujintas išteklių kalendorius yra labai svarbus ir palengvins jūsų darbą. Į šį kalendorių reikėtų įtraukti ne tik jūsų komandos narių užimtumą, bet ir visus kitus jų įsipareigojimus, pavyzdžiui, kitus projektus ar asmeninį laisvą laiką.
Žinodami, kas ir kiek laiko bus reikalingas jūsų projekte, nustatykite projekto kalendorių. Jame turėtų būti nurodyti tokie dalykai kaip turimi ištekliai, kiti projektai, kuriuose jie gali dalyvauti, arba jų įsipareigojimai, laisvos dienos ir valstybinės šventės. Dirbdami su nuotolinės komandos nariais atsižvelkite į laiko juostas. Toks detalus planavimas padeda užtikrinti, kad projekto tvarkaraštis būtų realus ir įgyvendinamas.
Taip išvengsite per didelio užsakymų skaičiaus ar nepakankamo darbuotojų užimtumo ir nuo pat pradžių nustatysite tinkamą projekto eigą. "Teamdeck" yra išteklių valdymo ir laiko stebėjimo priemonė su darbuotojų darbo laiko stebėjimo ir atostogų valdymo sistemos funkcijomis, kurias galite naudoti darbuotojams ir ištekliams paskirstyti bei stebėti. Šios priemonės leidžia realiuoju laiku matyti išteklių prieinamumą ir panaudojimą, todėl padeda priimti pagrįstus sprendimus ir prireikus juos koreguoti.
Norėdami sudaryti išsamų projekto veiksmų planą, turite įvertinti, kiek laiko darbuotojams reikia veiklai atlikti. Apskaičiavimai gali būti keblūs, nes blogai atlikti jie gali padaryti daugiau žalos nei naudos jūsų projektui. Norint atlikti tikslų vertinimą, reikia gerai suprasti užduotis, reikalingus įgūdžius ir komandos pajėgumus. Tai apima konkrečius vidaus projektų išteklių ir užduočių įvertinimo aspektus, pavyzdžiui, projekto komandos parengimą oficialiam pradžios susitikimui ir vidaus projekto pradžios susitikimo organizavimą.
Straipsnyje "Kodėl mes vertiname?" Johnas Cutleris pabrėžė konteksto svarbą atliekant vertinimą. Vertinimai turėtų būti grindžiami istoriniais duomenimis ir konkrečiomis dabartinio projekto aplinkybėmis. Tai padeda užtikrinti, kad įverčiai būtų realistiški ir įgyvendinami.
Kita vertus, užduočių įvertinimas valandomis daugeliui prilygsta skaitymui iš arbatos lapelio. Štai kodėl, remiantis mūsų pačių patirtimi, saugiau vartotojo istorijas vertinti istorijos taškais. Istorijos taškai - tai matavimo vienetai, leidžiantys įvertinti skirtingų naudotojo istorijų dydį. Jie yra santykiniai, t. y. 4 taškų istorija yra du kartus didesnė už 2 taškų istoriją. Šis santykinis vertinimo metodas padeda užtikrinti, kad įverčiai būtų nuoseklūs ir palyginami skirtingose užduotyse.
Kai nustatysite istorijos taškus (skalė gali būti nuo 1 iki 10), turite juos pritaikyti prie komandos greičio. Jei komanda per ankstesnę iteraciją sugebėjo sugaišti pakankamai laiko, kad atliktų 14 taškų vertės istorijas, tikėtina, kad ji ir vėl atliks tiek pat darbo. Tai padeda nustatyti realius ir pasiekiamus projekto tikslus.
Kai turėsite visų norimų projekto elementų istorijos taškų įverčius, galėsite šį skaičių padalyti iš komandos greičio ir apskaičiuoti, kiek iteracijų reikia projektui užbaigti. Tai padeda užtikrinti, kad projekto tvarkaraštis būtų realus ir įgyvendinamas.
Skirdami laiką konkretiems žmonėms valdyti, atsižvelkite į jų išteklių pajėgumą, t. y. kiek darbo jie gali atlikti pagal savo patirtį ir kiek valandų per dieną jie gali dirbti. Tai padeda užtikrinti, kad jūsų komandos nariai nebūtų per daug apkrauti ir galėtų pasiekti geriausių rezultatų.
Įsitikinkite, kad suprantate skirtumą tarp idealaus laiko ir praėjusio laiko. Pirmasis yra laikas, faktiškai praleistas atliekant užduotį, o vėlesnis apima laukimą, trikdžius, konteksto perjungimą ir pasiruošimą. Šis skirtumas labai svarbus siekiant užtikrinti, kad jūsų įverčiai būtų realistiški ir kad būtų atsižvelgta į įvairius veiksnius, kurie gali turėti įtakos faktiniam užduočiai atlikti reikalingam laikui.
Atkreipkite dėmesį, kad kai kūrėjų paklausite, kiek laiko užtruks tam tikra užduotis, jie pateiks jums sąmatą "idealiu laiku", t. y. nepertraukiamo darbo laikotarpiu. Tai padeda nustatyti realius lūkesčius ir užtikrinti, kad projekto tvarkaraštis būtų įgyvendinamas.
Vykdymas - tai vieta, kur planas paverčiamas veiksmais. Šiame etape projekto vadovas koordinuoja žmones ir išteklius, taip pat integruoja ir vykdo projekto veiklą pagal projekto valdymo planą. Vykdymo metu labai svarbu nuolat stebėti projekto pažangą, kad būtų užtikrinta, jog jis eina teisinga kryptimi. Labai naudingi gali būti reguliarūs būklės susitikimai. Šiuose susirinkimuose turėtų būti aptariama, kas padaryta, kas vykdoma ir ką dar reikia padaryti.
Šiame etape labai svarbu bendrauti. Naudokite projektų valdymo programinę įrangą, kad visi būtų informuojami apie projekto eigą. Tokios priemonės kaip "Teamdeck" gali padėti planuoti, valdyti užduotis ir sekti laiką. Šios priemonės leidžia realiuoju laiku matyti projekto pažangą ir padeda anksti nustatyti bet kokias problemas, todėl jas galima laiku išspręsti.
Stebėsenos ir kontrolės procesai yra būtini siekiant stebėti, peržiūrėti ir reguliuoti projekto eigą ir rezultatus bei nustatyti sritis, kuriose reikia keisti planą. Šiame etape matuojant ir stebint projekto rezultatus užtikrinama, kad būtų pasiekti projekto tikslai.
Šiame etape galite naudoti tokias priemones ir metodus kaip veiklos rezultatų peržiūra, uždirbtos vertės valdymas ir projektų valdymo programinė įranga. Reguliarios ataskaitos ir peržiūros sesijos padeda išlaikyti projekto eigą. Šios sesijos suteikia galimybę apžvelgti projekto pažangą, nustatyti visas problemas ir atlikti reikiamus pakeitimus, kad būtų užtikrinta, jog projektas būtų vykdomas pagal planą.
Projekto užbaigimas - tai visų projekto valdymo procesų grupių veiklos užbaigimas, siekiant oficialiai užbaigti projektą ar etapą. Tai apima kliento pritarimo gavimą, projekto dokumentų perdavimą, projekto išteklių atlaisvinimą ir peržiūros po projekto atlikimą.
Peržiūra po projekto padeda suprasti, kas pavyko gerai ir ką būtų galima patobulinti vykdant būsimus projektus. Tai svarbus žingsnis siekiant nuolat tobulinti projektų valdymą. Šių peržiūrų metu gautos įžvalgos gali būti neįkainojamos tobulinant projektų valdymo procesus ir užtikrinant būsimų projektų sėkmę.
Naujo projekto kūrimo pradžia nebūtinai turi būti tokia įtempta ir bauginanti, kaip kai kurie sako. Jei nuo pat pradžių nustatėte tinkamą procesą ir žingsnis po žingsnio jo laikėtės, pirmasis susitikimas darbe gali būti ne tik lengvesnis, bet ir išvengsite kai kurių dažniausiai daromų klaidų.
Supraskite, apie ką kalbama.
Prieš ką nors planuodami pasikalbėkite su klientu, surenkite įžanginį projekto susitikimą.
Supraskite, kokius vaidmenis atliekate projekte.
Suraskite geriausius darbuotojus šiam darbui ir patikrinkite jų užimtumą.
Nustatykite projekto planą.
Įvertinkite išteklius ir užduotis.
Taip įsitikinsite, kad iki projekto pradžios žinote viską apie projekto reikalavimus, savo išteklių prieinamumą, nustatytus lūkesčius ir terminus.
Leiskite savo komandai dirbti kuo geriau naudodami veiksmingą išteklių planavimo programinę įrangą
Gaukite 30 dienų NEMOKAMĄ bandomąją versiją
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...