Kokie yra skirtingi būdai, kaip įvesti naują komandos narį į projektą: 4 žingsniai, kaip įdarbinti naujoką projekte

Nesvarbu, ar pradedate naują projektą, ar naujiems komandos nariams skiriate esamus, jūsų, kaip projektų vadovo, užduotis - užtikrinti, kad projekto pradžia būtų sklandi. Tam reikia įtraukti veiksmingą įvadinę programą, kad nauji darbuotojai suprastų projekto reikalavimus ir savo vaidmenis jame. Kartais vien geriausios projekto planavimo priemonės nepakanka. Neužtenka, kad patys turėtumėte visą informaciją apie projektą. Raktas į sėkmingo projekto sukūrimą - tai visų darbuotojų vieninga nuomonė.

Dėl prasto projekto įtraukimo į projektą kyla ši rizika: jūsų komandos nariai nesupranta reikalavimų, todėl negali visapusiškai prisidėti prie projekto. Žmonės neturi prieigos prie įrankių, kuriais turėtų naudotis. Praleidžiate per daug laiko aiškindami dalykus po to, kai projektas pradedamas įgyvendinti. Projektas vėluoja. Sąrašas galėtų būti dar ilgesnis, bet jūs supratote, kas tai yra. Išteklių įtraukimas į bet kurį projektą yra labai svarbus, kad jis būtų užbaigtas laiku (ir neviršijant biudžeto).

Kas yra projekto įtraukimas į projektą?

Kaip žinome, tarp 8 svarbiausių projektų valdymo iššūkių yra nepakankami ištekliai ir neaiškūs lūkesčiai. Projekto įtraukimas - tai išteklių įtraukimo į projektą procesas, iš esmės darbuotojų įvadinis procesas. Pritaikyta įvadinė programa gali padėti naujiems darbuotojams geriau jaustis naujame darbe ir suprasti verslo ir vaidmens lūkesčius. Tikslas - įsitikinti, kad visi projekte dalyvaujantys asmenys, ypač naujai pradedantys dirbti, supranta jo verslo tikslus ir reikalavimus, žino savo vaidmenį ir tikėtiną paties projekto rezultatą. Toks struktūrizuotas požiūris per darbuotojų įvadinę programą užtikrina, kad nauji komandos nariai galės visapusiškai prisidėti prie projekto, mažiau laiko praleisdami bandydami jį suprasti, o daugiau iš tikrųjų atlikdami savo užduotis.

Veiksmingos įvadinės programos svarba

Veiksminga projekto įvadinė apmokymų programa neapsiriboja tik paprastu supažindinimu su projektu. Tai išsamus procesas, kurio metu nauji darbuotojai supažindinami su projekto vizija, tikslais ir metodikomis. Šis suderinimas yra labai svarbus, nes turi tiesioginę įtaką tam, kaip efektyviai ir veiksmingai komanda dirbs per visą projekto gyvavimo ciklą. Dėl netinkamo suderinimo gali kilti nesusipratimų, nesusikalbėjimo ir terminų praleidimo, o visa tai gali sužlugdyti projektą.

Poveikis komandos veiklai

Tinkamas įdarbinimas turi didelę įtaką komandos veiklos rezultatams. Kai komandos nariai supranta projekto tikslus ir savo vaidmenis jame, tikėtina, kad jie bus produktyvesni ir labiau motyvuoti. Be to, gerai įdarbinta komanda yra geriau pasirengusi įveikti iššūkius ir prisitaikyti prie pokyčių, todėl projekto aplinka tampa atsparesnė. Jie tampa lankstūs, geba keisti strategijas ir spręsti netikėtas kliūtis, nepamiršdami projekto tikslų.

Ilgalaikės sėkmės kūrimas

Įdarbinimas nėra tik tiesioginė projekto pradžia. Ji padeda pagrindus ilgalaikei sėkmei. Investuodami į kruopštų įdarbinimą, projektų vadovai gali užtikrinti, kad jų komandos bus pasirengusios ir būsimiems projektams, taip sukurdami tvarią ir veiksmingą projektų valdymo kultūrą. Toks numatymas ne tik naudingas dabartiniam projektui, bet ir sukuria precedentą sklandesniam perėjimui ir efektyvesniam bendradarbiavimui vėlesniuose projektuose.

Sėkmingo projekto įdarbinimo žingsniai

Dabar, kai jau žinote, kodėl pradedant projektą būtina tinkamai įdarbinti išteklius, supažindinsime jus su šiuo procesu.

1. Išsamios informacijos rinkimas

Pirmiausia įsitikinkite, kad turite visą reikiamą informaciją apie projektą, kad galėtumėte ją perduoti savo komandai. Medžiaga, kurios gali prireikti, gali skirtis priklausomai nuo projekto pobūdžio - ar tai naujas, ar tęstinis projektas? Į sąrašą gali būti įtraukta:

• Rezultatų sąrašas (pvz., Verslo reikalavimų dokumentas)
• Projekto tvarkaraštis
• Dabartinis darbų aprašas (SOW)
• Savaitės būklės ataskaita
• Sveikatos ir saugos informacija, įskaitant informaciją apie patalpų išdėstymą, priešgaisrinius išėjimus, pirmosios pagalbos priemones ir DSS politikos apžvalgą.

Taip pat gali būti naudinga turėti aukšto lygio projekto planą, kuris apima projekto tikslus, priklausomybes, turimus išteklius, tvarkaraštį ir biudžetą. Kontaktinių duomenų surinkimas skubios pagalbos atveju yra labai svarbus žingsnis siekiant užtikrinti naujų darbuotojų saugumą ir gerovę.

Dokumentacijos svarba

Tinkama dokumentacija yra projekto įdarbinimo pagrindas. Ji yra atskaitos taškas, į kurį komandos nariai gali kreiptis, kai jiems reikia aiškumo dėl projekto detalių. Tai sumažina priklausomybę nuo nuolatinio bendravimo pirmyn ir atgal ir suteikia komandos nariams daugiau savarankiškumo ir informuotumo. Išsamūs dokumentai užtikrina, kad visi galėtų susipažinti su ta pačia informacija, skatina nuoseklumą ir mažina klaidų tikimybę.

2. Naujų komandos narių komandos formavimas

Jei dar neradote projektui reikalingų išteklių, nustatykite kiekvieno darbuotojo poreikius ir vaidmenis, reikalingus projektui įgyvendinti. Tada ieškokite išteklių, turinčių tinkamų įgūdžių, atitinkančių šiuos reikalavimus. Programoje "Teamdeck" naudodami pasirinktinius laukus galite greitai surasti reikiamų įgūdžių turinčius komandos narius. Suradę komandos narius projektui, įsitikinkite, kad jie yra laisvi. Tai galite lengvai padaryti, jei stebėsite darbuotojų užimtumą. Išteklių valdymo programinė įranga "Teamdeck" siūlo darbo krūvio juostos vaizdą, kuriame nurodoma, ar asmuo yra laisvas, ar jis jau paskirtas į projektą.

Dabar įsitikinkite, kad kiekvienas pasirinktas komandos narys yra oficialiai užsakytas projektui. Jei turite internetinį kalendorių planuoklį, priskirkite komandos narius, kad vėliau galėtumėte stebėti jų laiką ir darbo krūvį.

Darnaus vieneto kūrimas

Formuojant komandą svarbu ne tik paskirstyti vaidmenis, bet ir sukurti darnų vienetą, kurio kiekvienas narys supranta savo indėlį į projekto sėkmę. Šis žingsnis labai svarbus ugdant komandos narių atsakomybės ir atskaitomybės jausmą. Kai visi žino savo vaidmenis ir jų atitiktį projekto tikslams, skatinama vienybė ir bendras tikslas, o tai gerina bendrą komandos veiklą ir moralę.

3. Įrankių nustatymas

Paskyrę žmones projektui, nustatykite įrankius, kuriuos jie naudos projektui įgyvendinti. Kai kurie įrankiai, prie kurių galbūt norėsite, kad komandos nariai turėtų prieigą, yra šie:

• Bendradarbiavimo įrankiai: "Teamdeck" naudojame tokius įrankius kaip "Confluence" ir "Bitbucket", todėl norime užtikrinti, kad jie turėtų prieigą prie jiems priskirtų darbo vietų ir projektų.
• Ryšių kanalai: Kasdieniam bendravimui naudojame "Slack", todėl reikia, kad komandos nariai prisijungtų prie tinkamų kanalų. "Slack" valdymas keliose darbo erdvėse gali būti labai svarbus didesnėms komandoms arba projektams, kurie apima skirtingus skyrius, todėl labai svarbu šį klausimą spręsti jau įdarbinimo proceso metu.
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir laiko stebėjimas: Norime stebėti savo darbuotojų darbo krūvį ir darbo valandas. Kadangi jie patys pildo darbo laiko apskaitos žiniaraščius, jie turi turėti "Teamdeck" paskyrą su priskirtu tinkamu vaidmeniu.
• Projektų planavimo programinė įranga arba pajėgumų planavimo priemonės
• Darbuotojų laiko valdymo programėlės
• Atostogų valdymo programinė įranga
• Darbuotojų valdymo programinė įranga

Taip kiekvienas gali visapusiškai prisidėti prie projekto. Turėdami prieigą prie reikiamų įrankių ir kanalų, komandos nariai gauna naujausią informaciją apie projektą ir gali lengviau dirbti kartu.

Produktyvios aplinkos kūrimas

Įrankių nustatymas - tai aplinkos, kurioje produktyvumas gali augti, sukūrimas. Tinkami įrankiai leidžia komandos nariams veiksmingai bendrauti, efektyviai valdyti užduotis ir nuolat sekti projekto eigą bei reikalavimus. Tokia struktūrizuota aplinka ne tik palengvina sklandų kasdienį darbą, bet ir padidina komandos gebėjimą laikytis terminų ir išlaikyti aukštos kokybės produkciją.

4. Surenkite įdarbinimo sesijas

Kai turėsite visą informaciją apie projektą, pasirinktą komandą ir įrankių rinkinį, galėsite įdarbinti komandos narius. Jei pradedate naują projektą, galite surengti seminarą su klientu. Per tokį įžanginį seminarą (arba nulinį sprintą) siekiama: atskleisti projekto riziką ir priklausomybes

Patikrinkite, ar visi vienodai supranta projekto apimtį.

Užtikrinkite, kad kliento lūkesčiai būtų realūs.

Nustatykite visas konfliktų ar neatitikimų sritis, kurias reikia išspręsti prieš pradedant projektą Jei įžanginiame susitikime dalyvaus klientas, tai padės aprėpti visas projekto sritis. Be to, iš anksto aiškiai išdėstę lūkesčius ir suteikę komandai galimybę išsakyti savo nuomonę, vėliau pagerinsite bendradarbiavimą.

Jei prie jau vykdomo projekto prijungiate naujus išteklius arba reikia keisti jo apimtį, daugiausia dėmesio skirkite žinių perdavimui. Trumpai supažindinkite komandą su projektu: jo tikslais, verslo uždaviniais, reikalavimais ir laukiamais rezultatais. Informuokite kiekvieną komandos narį apie jo vaidmenį. Šis susitikimas užtikrina, kad visi suprastų projektą.

Po įsidarbinimo sesijų įtraukite komandos formavimo veiklas, kad padėtumėte puoselėti organizacijos darbuotojų tarpusavio santykius.

Komandos bendradarbiavimo gerinimas

Įvadinės sesijos yra ne tik informatyvios, bet ir interaktyvios platformos, skirtos komandos sutelktumui stiprinti ir bendram projekto misijos ir tikslų supratimui formuoti. Šios sesijos padeda pagrindą bendradarbiavimui ir produktyviai projekto aplinkai. Palengvinant atvirą bendravimą ir abipusį supratimą, įvadinės sesijos skatina komandinio darbo ir bendros atsakomybės jausmą.

5. Nuolatinis bendravimas ir grįžtamasis ryšys

Net ir po pirminio įdarbinimo labai svarbu palaikyti atvirą bendravimą ir reguliariai teikti grįžtamąjį ryšį. Taip užtikrinama, kad komandos nariai gali išsakyti problemas, užduoti klausimus ir būti informuoti apie bet kokius projekto pokyčius. Šis nuolatinis dialogas labai svarbus siekiant prisitaikyti prie naujų iššūkių ir užtikrinti, kad visi siektų projekto tikslų. Reguliarus atnaujinimas ir grįžtamojo ryšio ciklai padeda anksti nustatyti galimas problemas ir atitinkamai koreguoti strategijas.

Apibendrinimas - ką dar galima pasakyti apie projekto įtraukimą į darbą?

Įgyvendindami projektą, projektų vadovai turėtų sutelkti dėmesį į projekto žinių perdavimą savo komandai. Tai laikas, kai priimami galutiniai sprendimai dėl komandos, pasirenkama geriausia išteklių valdymo priemonė ir įdarbinami ištekliai. Šiame projekto etape galite sumažinti klausimų, kuriuos komandos nariai užduotų vėliau, skaičių ir pagerinti jų tarpusavio bendradarbiavimą, nes kiekvienas tiksliai žino, kas jam paskirta.

Nuolatinis ir tobulėjantis procesas

Veiksmingas projekto įtraukimas į darbą - tai ne vienkartinis įvykis, o nuolatinis procesas, kuris vystosi kartu su projektu. Nuolatinis bendravimas, grįžtamojo ryšio ciklai ir reguliarios kontrolinės patikros yra būtini siekiant užtikrinti, kad įvadinio mokymo procesas išliktų aktualus ir veiksmingas projektui vykstant. Prisitaikymas prie įvadinio proceso leidžia komandoms dinamiškai reaguoti į pokyčius ir naują informaciją, išlaikant suderinamumą ir sutelktumą per visą projekto gyvavimo ciklą.

Be to, įdarbinimas projekte - tai galimybė nustatyti projekto kultūrą ir darbo etiką. Tai puikus metas įdiegti tokias vertybes kaip atskaitomybė, skaidrumas ir komandinis darbas, kurios yra labai svarbios ilgalaikei projekto sėkmei. Investuodami laiką ir pastangas į kruopštų įvadinio įdarbinimo procesą, sukursite tvirtą pagrindą savo projektui ir paruošite dirvą sklandesniam, veiksmingesniam ir sėkmingesniam projekto vykdymui.

Projekto vertybių diegimas

Užtikrinant, kad kiekvienas komandos narys ne tik žinotų savo užduotis, bet ir suprastų, kaip jo darbas įsilieja į bendrą vaizdą, sukuriamas atsakomybės ir pasididžiavimo projektu jausmas. Tai savo ruožtu gali lemti didesnę motyvaciją, geresnę darbo kokybę ir, galiausiai, sėkmingą projekto įgyvendinimą laikantis laiko ir biudžeto apribojimų. Kai komandos nariai mato, kaip jų indėlis daro įtaką bendrai projekto sėkmei, tai skatina didesnį įsipareigojimą ir entuziazmą dirbti.

Technologijų panaudojimas įsidarbinant

Technologijų panaudojimas gali gerokai patobulinti įdarbinimo procesą. Projektų valdymo, bendravimo ir bendradarbiavimo priemonės padeda supaprastinti procesą, todėl naujiems komandos nariams lengviau įsitraukti į projektą ir pradėti veiksmingai prisidėti nuo pat pirmos dienos. Tokios technologijos, kaip automatizuotos darbo eigos, skaitmeninės žinių bazės ir realiuoju laiku veikiančios bendravimo platformos, supaprastina įdarbinimo logistiką ir visiems komandos nariams suteikia nuoseklią, prieinamą informaciją.

Galutinės mintys

Projekto įtraukimas į projektą yra daugiau nei tik administracinė užduotis - tai strateginis žingsnis, sudarantis prielaidas projekto sėkmei. Sutelkdami dėmesį į aiškų bendravimą, tinkamą dokumentaciją ir nuolatinę paramą, projektų vadovai gali užtikrinti, kad jų komandos būtų gerai pasirengusios įveikti iššūkius ir efektyviai pasiekti savo tikslus.

Įdarbinimo procesas yra investicija į projekto ateitį. Jo metu sukuriamas pasitikėjimo, aiškumo ir pasirengimo pagrindas, kuris padeda komandai įveikti sunkumus ir pasiekti rezultatų. Skirdami laiko ir išteklių veiksmingam įvadiniam darbui, projektų vadovai gali sustiprinti komandos sutelktumą, pagerinti veiklos rezultatus ir sukurti precedentą sėkmingam projekto vykdymui tiek trumpuoju, tiek ilguoju laikotarpiu.

Galiausiai, projekto įvadinis mokymas - tai patikimos sistemos, kuri padeda įgyvendinti kiekvieną projekto aspektą, sukūrimas. Tai yra kultūros, kurioje kiekvienas komandos narys supranta savo vaidmenį, jaučiasi vertinamas ir yra motyvuotas prisidėti prie projekto sėkmės, puoselėjimas. Didėjant projektų sudėtingumui ir apimčiai, gerai organizuoto įvadinio proceso svarba tampa dar svarbesnė. Kruopščiai ir apgalvotai pradėję dirbti, projektų vadovai gali paversti galimus iššūkius augimo ir naujovių diegimo galimybėmis.