Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra:

  • Nustatykite ir pašalinkite visas kliūtis, trukdančias gamybos procesui arba paslaugų teikimo procesui. 
  • Padidinkite gamybos greitį optimizuojant turimus išteklius, pašalinant neproduktyvų laiką ir kitus apribojimus, kurie gali neigiamai paveikti pajėgumus.

Pajėgumų valdymas padeda įmonėms įveikti iššūkius, kurie kyla, kai reikia patenkinti klientų poreikius - tiek trumpalaikius, tiek vidutinės trukmės. Jis taip pat padeda valdyti tiekimo grandinės operacijas ir kurti organizacinius planus ateičiai. 

Organizacijos turi peržiūrėti, kiek išteklių turi, kad užtikrintų, jog jie pasiektų tam tikro laikotarpio gamybos apimtis. Gamybos, mažmeninės prekybos, paslaugų ir informacinių technologijų sektoriuose intensyviai naudojamas pajėgumų valdymas.

Trumpai tariant, štai pagrindiniai pajėgumų valdymo tikslai: 

  • Pripažinti pajėgumų reikalavimus, kad būtų galima įvykdyti prognozuojamą darbo krūviai, tiek esamų, tiek būsimų. 
  • Sukurti ir palaikyti patikimą pajėgumų valdymo planą
  • Užtikrinkite, kad veiklos tikslai būtų tinkamai pasiekti per tinkamą laiką ir neviršijant biudžeto.
  • Nuolat tikrinkite pajėgumus, kad padėtumėte valdyti paslaugų lygį.
  • Pagalba nustatant ir sprendžiant incidentus
  • Išnagrinėti svyravimų poveikį pajėgumams ir imtis tinkamų priemonių, kad geresnis veikimas kai tai ekonomiškai naudingiau.

Kodėl svarbus pajėgumų valdymas?

Pajėgumų valdymas yra svarbi organizacijos dalis, bet kodėl? Štai keletas punktų, kuriais galima aptarti šį klausimą;

  1. Pajėgumų valdymas padeda organizacijoms pagerinti gebėjimą įvertinti išlaidas, ypač augimo laikotarpiais arba recesijos. Ji padeda nustatyti staigius kainų pokyčius ir veikti pagal situaciją. 

  1. Iš anksto suplanuokite gamybos ciklus ir optimizuokite gamybos efektyvumą.

  1. apskritai sumažinti verslo vykdymo išlaidas. 

  1. Padeda atsargų valdymas geriau spręsti tiekimo grandinės problemas.

  1. Geriau paskirstykite žmogiškuosius ir materialinius išteklius.

  1. O svarbiausia - pajėgumų valdymas padeda plėsti verslą. Jis leidžia nuodugniai išanalizuoti, kaip veikti prieš plečiant verslą. 

Pajėgumų valdymo procesas

Štai kaip gali atrodyti tipinis pajėgumų valdymo procesas. Tačiau kiekvienoje organizacijoje šie procesai skiriasi. 

  1. Nustatykite ir suskirstykite ateities planus. Prognozės ir galimybių planai padeda suprasti, kokia paklausa bus ateinančiais sezonais. Pavyzdžiui, reikia įdarbinti daugiau žmonių, reikia daugiau technikos arba ankstesnę reikia remontuoti ar prižiūrėti.
  2. Supraskite klientų poreikius ir analizuokite galimybes. Rinkos tendencijos ir klientų poreikiai nuolat kinta. Tai padeda kurti galimybių srautą. Labai svarbu suprasti, ar paklausai įtakos turi kokie nors nenumatyti įvykiai arba sezoniniai veiksniai. 
  3. Nuodugnus esamų išteklių rezultatų įvertinimas. Prieš didindama gamybą pagal naujai parengtą planą, organizacija turi įvertinti, ar esami ištekliai arba infrastruktūra gali suvaldyti šią gamybą. Jei negali, gali tekti įsigyti arba išsinuomoti naujų mašinų, prietaisų ar įrangos. Antra, norint valdyti šias mašinas ar dirbti su prietaisais, reikės ir daugiau darbo jėgos. Kartu negalima pamiršti kokybės kontrolės. Galiausiai produkcija turėtų būti geriausios kokybės. 

  1. Atlikti išteklių ir pajėgumų planavimas kaip numatyta sprendime. Parengus tinkamą planą, laikas jį įgyvendinti ir vykdyti. Jei reikia įdiegti daugiau įrenginių ar mašinų gamybai didinti, tuomet planas turėtų būti toks: įsigyti naujas mašinas / įrenginius, juos įdiegti, pradėti darbą ir laiku įvykdyti papildomus reikalavimus.

  1. Nuolat tikrinkite gamybos pajėgumus. Galiausiai, jei gamybos pajėgumų nuolat nestebėsite ir neperžiūrėsite, galite nepastebėti svarbių veiksnių. Be to, kaip ir bet kuris kitas procesas, visada yra kur tobulėti. 

Pajėgumų valdymas ir pajėgumų planavimas

Dažnai painiojama pajėgumų valdymas ir pajėgumų planavimas. Nors tam tikrais aspektais jie yra panašūs, tačiau ir gana skirtingi. Pirma, pajėgumų valdymo sąvoka yra plati, o pajėgumų planavimas gali būti vadinamas pajėgumų valdymo poaiškiu. Tačiau galutinis abiejų tikslas - užtikrinti, kad reikiamu metu būtų tinkamas pajėgumų kiekis, kad būtų patenkinti poreikiai.

Kaip teigia Mike'as Wise'as, knygos "Microsoft DataDriven" tinklaraštis"vienas didelis skirtumas, skiriantis pajėgumų planavimą nuo pajėgumų valdymo, yra tas, kad pajėgumų planavimas yra "išmetamas". Tai reiškia, kad pajėgumų planavimas yra kažkas, kas atliekama iš anksto. Tai poreikių suvedimas ir įvertinimas, o pajėgumų valdymas - tai visas stebėsenos, duomenų rinkimo, analizės, infrastruktūros optimizavimo ir vėl nusileidimo prie stebėsenos gyvavimo ciklas."

Skaitmeninės organizacijos, planuojančios parengti sėkmingą pajėgumų planavimo ir valdymo strategiją, turėtų galvoti, kad šios sąvokos yra atskiri dalykai. 

Apibendrinant galima teigti, kad pajėgumų valdymas - tai nenutrūkstamas ciklas, kuriuo siekiama padidinti našumą.. Priešingai, pajėgumų planavimas yra iš pradžių atliekama veikla.  

Geriausia praktika pajėgumų valdymui gerinti

Prieš pasineriant į pajėgumų valdymą, svarbu nustatyti jo prioritetus ir skirti jam dėmesio. Veiksmingą pajėgumų valdymą sudaro šie komponentai:

  • Istoriniai duomenys. Prisiminkite ankstesnes problemas, kilusias valdant pajėgumus, ir ieškokite panašių dėsningumų. Galbūt buvo konkretus mėnuo ar sezonas, kai pajėgumų valdymas buvo sudėtingas?

  • Išteklių veiksniai. Apsvarstykite, kiek žmonių išėjo iš darbo nuo paskutinio pajėgumų valdymo ciklo, ir įvertinkite, kaip tai paveiktų darbo krūviu apkrautą laikotarpį. Taip pat turite sekti žmones, kuriuos trumpam laikui pasamdėte iš išorės. Taip galėsite fiksuoti darbo valandas, susijusias išlaidas ir jų užimtumą. 

  • Veiklos veiksniai. Išnagrinėkite ir valdykite visus veiklos veiksnius, kurie gali turėti įtakos darbo pajėgumų valdymui. Pavyzdžiui, įgyvendinant debesų kontaktų centro programinė įranga gali padidinti klientų aptarnavimo operacijų veiksmingumą, suteikdamos tokias funkcijas kaip automatinis skambučių nukreipimas, realaus laiko analizė ir integracija su kitais ryšių kanalais.

Pateikiame keletą geriausios praktikos pavyzdžių, kaip kuo geriau išnaudoti pajėgumų valdymą

  • Priskirti pajėgumus pagal verslo prioritetus. Tai leidžia komandoms sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu, ir sutelkti dėmesį į projektus, kurių investicijų grąžos potencialas yra didesnis.

  • Stebėkite faktinę verslo paklausą. Labai svarbu žinoti, kokie reikalavimai keliami komandoms. Nuo klientų, kurie perka paslaugas, iki vidinių projektų, kurie užtikrina verslo augimą. Gerai žinant paklausą užtikrinama, kad išteklių pasiūla išliktų tinkamo lygio. Jei bendrovėms reikia išplėsti personalą, kad galėtų susidoroti su papildomais darbo krūviais, gali būti tikslinga kreiptis į virtualaus asistento paslauga padėti nešti naštą.  

  • Strategijos skirtingoms situacijoms. Kai kalbama apie darbą, visada yra daug kintamųjų. Labai svarbu suprasti, kokie šie variantai yra - ir kaip jie gali paveikti pajėgumą. Taip elgiantis užtikrinama, kad tokių scenarijų sprendimas būtų efektyviausias. Pavyzdžiui, suprasti su ištekliais susijusią riziką ir planuoti situacijas, kai trūksta išteklių. 

  • Stebėkite, ar neblaško jūsų dėmesys. IT srityje išsiblaškymas yra dažnas reiškinys. Tai gali atimti išteklius, reikalingus prioritetiniam darbui. Pavyzdžiui, darbuotojas tiesiogiai kreipiasi į programuotoją ir prašo jo imtis kodavimo darbo, kurį turi atlikti tik šis darbuotojas. Tokie nedideli, tačiau reikšmingi scenarijai gali atimti laiką, reikalingą susitelkti į svarbesnį darbą. 

  • Nukrypimų planas. Kaip žinome, pajėgumų planavimas dažniausiai grindžiamas vertinimais ir prognozėmis. Deja, prognozės ne visada būna tikslios. Todėl pajėgumų valdymo planavimą reikėtų nuolat koreguoti. Kita vertus, organizacijoje taip pat gali įvykti pokyčių. Pvz. skubiam projektui reikia nustatyti prioritetus. staiga, o kiti projektai atsiduria antrame plane. 

Pajėgumų valdymas visada yra nuolatinis procesas. Sudarius planą, jį reikia reguliariai atnaujinti. Labai svarbu pajėgumų valdymo planavimą atlikti kasmet, kad neatsiliktumėte nuo visų svarbių vidinių ir išorinių veiksnių, darančių įtaką pajėgumams.

Pagrindiniai terminai, susiję su pajėgumų valdymu

Pajėgumų valdymas yra plati sąvoka, kurią sudaro įvairūs terminai, kuriuos galite žinoti arba nežinoti. Apibrėšime komponentą, pajėgumą, pajėgumo ataskaitą, pajėgumų valdymo informacinę sistemą (CMIS), našumą, pajėgumų valdytojus ir pajėgumų planą.

Komponentas. Pagal CIPS institutas "Komponentas yra pagrindinė tam tikros paslaugos struktūra, esminė paslaugos dalis." Pavyzdžiui, duomenų bazė yra serverio "komponentas". Komponentai yra esminiai, todėl juos reikia įsigyti, sukurti, prižiūrėti ir stebėti.

Talpa. Pajėgumų apibrėžtis pagal CIPS institutas yra tai, kad ji "rodo turimus išteklius, kuriuos galima panaudoti tam tikram paklausos lygiui patenkinti". Pavyzdys: restorano pajėgumai yra tokie:

  • Turimų darbuotojų skaičius
  • Stalų ir kėdžių skaičius
  • Restorano darbo laikas 

Pajėgumų planas. Iš esmės, apibrėžti numatomų poreikių scenarijus. Pavyzdžiui, ištekliai, reikalingi per tam tikrą laiką. Pajėgumų planai padeda įmonėms teikti tinkamas klientų aptarnavimo paslaugas.  

Pajėgumų ataskaita. Dokumentas, kuriame pateikiami duomenys, susiję su teikiama paslauga, panaudotais ištekliais ir bendru komandos veiklos rezultatai. Pajėgumų ataskaitos padeda keršytojams priimti teisingus sprendimus. 

Pajėgumų valdymo informacinė sistema (CMIS). Virtuali saugykla, kurioje kaupiami ir saugomi su pajėgumais susiję duomenys.

Veikimas. Pajėgumų valdymas - tai rodiklis, atspindintis, kaip greitai sistema gali reaguoti į užklausas.

Iššūkiai, su kuriais susiduriama valdant pajėgumus 

Pajėgumų valdymas yra labai svarbi darbo vietos užduotis. Tačiau ji nėra lengva. Kaip pagal ForbesToliau pateikiami dažniausiai pasitaikantys iššūkiai, su kuriais susiduriama valdant pajėgumus. Išnagrinėkime juos išsamiai.

Duomenų iššūkis. Kasdien pajėgumų planuotojai turi tvarkyti sunkvežimį informacijos, kurią reikia įtraukti į projekto skaičiuoklės, dažniausiai rankiniu būdu. Kad pajėgumų valdymo procesas būtų sklandus, pridedami duomenys turi būti tikslūs ir pateikti tinkamu formatu. Pavyzdžiui, tie patys matavimo vienetai. Pridėjus duomenis, į juos reikia įtraukti išsamią informaciją apie paklausą ir pasiūlą. Po to jie naudojasi formulėmis, kad nustatytų informaciją apie turimus pajėgumus. 

Sudėtingumo iššūkis. Sudėtingumo uždavinys yra gana panašus į duomenų uždavinį. Kadangi planuodami pajėgumus vadovai atlieka daugybę skaičiavimų ir sudėtingų formulių, neišvengiamai pasitaiko klaidų. Pavyzdžiui, į skaičiuoklę įtraukiami netikslūs duomenys. Deja, tokie atvejai gali sutrikdyti visą procesą. Be to, situacija gali pablogėti, nes pajėgumų valdymas paprastai apima įvairius lygius arba sluoksnius. Visiems jiems įgyvendinti reikia laiko, išteklių ir duomenų. Trumpai tariant, per daug darbuotojų, dalyvaujančių planavimo procese, padidina klaidų tikimybę. Todėl turi būti įdiegti tinkami procesai, kad to būtų išvengta. 

Bendravimo iššūkiai:  Bendravimas yra bet kurios sėkmingos įmonės pagrindas. Bendravimo trūkumas arba, dar blogiau, netinkamas bendravimas gali sukelti daugybę problemų. Norint išvengti tokių scenarijų, labai svarbu, kad visi darbuotojai, dalyvaujantys pajėgumų valdymo procese, reguliariai keistųsi informacija. Aiškus ir skaidrus bendravimas užtikrina, kad jūsų pajėgumų valdymo procesas vyks sklandžiai. . verslo komunikacijos priemonės procesas bus greitesnis ir paprastesnis.

Dabar, kai jau aptarėme pasikartojančius pajėgumų valdymo proceso iššūkius, metas sužinoti veiksmingiausias strategijas, kaip įveikti problemas.

Pajėgumų valdymo strategijos 

Vadovai visame pasaulyje sukūrė keletą pajėgumų valdymo strategijų, kad pasiektų geresnių rezultatų ir padidintų verslo gamybos pajėgumus. Pažvelkite į šias plačiai naudojamas pajėgumų valdymo strategijas:

  1. Atsilikimo strategija: Pagal šią konservatyvią ir reaktyvią strategiją vadovas pirmiausia supranta pajėgumus, o tada laukia, kol tinkamai ir stabiliai padidės paklausa. Po to vadovas didina gamybą tam tikru lygiu, kurio pakanka, kad būtų patenkinti to meto rinkos poreikiai. Tačiau ši strategija turi ir trūkumų. Įmonė gali prarasti galimybę parduoti daugiau, jei paklausa netikėtai išaugtų, nes gamybos didinimas taip pat užtrunka. Antra, dėl atsargų trūkumo gali sumažėti klientų. Atkreipkite dėmesį, kad šią strategiją vadovai taiko tada, kai reikia papildomų pajėgumų po to, kai įmonė jau veikia visu pajėgumu ar daugiau. 

  1. Pagrindinė strategija: Nors atsilikimo strategija yra subtilesnė ir susijusi su mažesne rizika, lyderystės strategija yra beveik priešinga. Tai reiškia, kad ji yra rizikingesnė ir agresyvesnio pobūdžio. Šiuo atveju įmonė didina gamybos pajėgumus dar prieš paklausos padidėjimą. Tokia strategija įgyvendinama darant paprastą prielaidą, kad jei ateityje paklausa padidės, papildomos gamybos pakaks. Akivaizdu, kad mažoms įmonėms ši strategija nėra tinkama. Be to, šis metodas turi ir keletą trūkumų: padidėja atsargų saugojimo išlaidos ir atsargų švaistymas.

  1. Dinaminė strategija: Dinaminė strategija grindžiama prognozėmis ir daugiausia dėmesio skiria arba remiasi dabartinėmis rinkos tendencijomis. Šiuo atveju vadovas ima pardavimų duomenis ir dabartines tendencijas, juos analizuoja ir kartu koreguoja gamybą. Dinaminė strategija tikriausiai yra saugiausia iš visų strategijų, nes vadovai naudojasi pakankamai tiksliais duomenimis, kurie padeda nustatyti pajėgumų tikslus. Be to, ji sumažina atsargų trūkumo ar praradimo riziką.

  1. Rungtynių strategija: Rungtynių strategija - tai pirmaujančios ir atsiliekančios strategijų derinys. Šiuo atveju įmonė didina savo pajėgumus ištyrusi esamus rinkos poreikius. Tačiau pajėgumai didinami nedaug. Kai paaiškėja, kad paklausa didės, bendrovė sparčiai didina gamybos apimtis. Tačiau padidėjimas vėlgi nėra didelis, jis vis dar nedidelis. Taigi, kai paklausa padidėja, bendrovė gali dirbti plečiant pardavimus. 

Pajėgumų valdymo pavyzdžiai

Pajėgumų valdymu naudojasi programinės įrangos bendrovės, finansų operacijų komandos, kūrybinės agentūros ir produktų komandos. Šiuo atveju imame televizorių gamintojo pavyzdį. Televizorių gamintojas turi du dalykus:

  • Jos turi užtikrinti, kad turimais ištekliais galėtų patenkinti vartotojų poreikius visus metus. 
  • Neseniai bendrovė prognozavo, kad televizorių paklausa gali smarkiai išaugti, nes po 8 mėnesių prasidės pasaulio futbolo čempionatas. Be to, jie taip pat suprato, kad HD televizoriai bus paklausiausi.

Kadangi paklausa smarkiai padidės, įmonės vadovai turi suprasti, kiek televizorių reikia parduoti, kad būtų patenkinta auganti paklausa. Taigi, automatiškai kitas žingsnis yra ištirti, ar šiuo metu esami pajėgumai yra pakankami papildomiems poreikiams patenkinti. Tokia analizė gali parodyti, kad jiems reikės daugiau išteklių ir darbo jėgos, kad galėtų patenkinti didėjančią paklausą, tačiau taip pat prognozuojama kad paklausa gali sumažėti, kai tik pasibaigs pasaulio futbolo čempionatas. Taigi šiuo atveju bendrovė gali norėti verčiau nuomotis mašinas ] arba tuo laikotarpiu dirbti su kitais rangovais, užuot pirkusi naujas mašinas ar samdžiusi naujus žmones. 

Kai tik bus sudaryta nuomos sutartis ir paruošta darbo jėga, bus galima pradėti gamybą. Tačiau bendrovė turės ją pradėti bent 2-3 mėnesius iki pasaulio futbolo čempionato pradžios. Taip bus užtikrinta, kad televizoriai pasieks mažmeninės prekybos kanalus ir juos bus galima įsigyti būtent tada, kai padidės paklausa. 

Dar keli pavyzdžiai,

  • Kūrybinė agentūra per savaitę gali sukurti 700 dizainų.
  • Kepykla gali iškepti 80 pyragų per dieną
  • Automobilių bendrovės linija gali surinkti 200 automobilių per mėnesį.

Susiję pranešimai