Pajėgumų valdymas tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra:
Nustatykite ir pašalinkite visas kliūtis, trukdančias gamybos procesui arba paslaugų teikimo procesui.
Padidinkite gamybos greitį išteklių optimizavimas po ranka, pašalinti neproduktyvų laiką ir kitus apribojimus, kurie gali neigiamai paveikti pajėgumus.
Pajėgumų valdymas padeda įmonėms įveikti iššūkius, kurie kyla, kai reikia patenkinti klientų poreikius - tiek trumpalaikius, tiek vidutinės trukmės. Jis taip pat padeda valdyti tiekimo grandinės operacijas ir kurti organizacinius planus ateičiai.
Organizacijos turi peržiūrėti, kiek išteklių turi, kad per tam tikrą laikotarpį pasiektų gamybos apimtis. Gamybos, mažmeninės prekybos, paslaugų ir informacinių technologijų sektoriuose intensyviai naudojamas pajėgumų valdymas.
Trumpai tariant, štai pagrindiniai tinkamo pajėgumų valdymo tikslai:
Pripažinti pajėgumų reikalavimus, kad būtų galima patenkinti prognozuojamą dabartinį ir būsimą darbo krūvį.
Sukurkite ir palaikykite patikimą pajėgumų valdymo planą.
Užtikrinkite, kad veiklos tikslai būtų tinkamai pasiekti per tinkamą laiką ir neviršijant biudžeto.
Nuolat stebėkite pajėgumus, kad padėtumėte valdyti paslaugų lygį.
Pagalba nustatant ir sprendžiant incidentus.
Išnagrinėkite svyravimų poveikį pajėgumams ir imkitės tinkamų priemonių, kad pagerintumėte veiklos rezultatus, jei tai ekonomiškai naudingiau.
Pajėgumų valdymas yra svarbi organizacijos dalis, bet kodėl? Pajėgumų valdymo apibrėžtis reiškia strategiją, kurią įmonės taiko siekdamos valdyti gamybos apimtį pagal rinkos paklausą, užtikrinti optimalų išteklių panaudojimą ir nustatyti bei pašalinti kliūtis, kad būtų gautas didžiausias pelnas. Toliau pateikiame keletą punktų, kuriais remiantis galima aptarti šį klausimą:
Išlaidų vertinimas: Pajėgumų valdymas padeda organizacijoms pagerinti gebėjimą įvertinti išlaidas, ypač augimo ar nuosmukio laikotarpiais. Jis padeda nustatyti staigius kainų pokyčius ir padeda veikti pagal situaciją.
Gamybos efektyvumas: Iš anksto planuokite gamybos ciklus ir optimizuokite gamybos efektyvumą.
Išlaidų mažinimas: apskritai sumažinti verslo vykdymo išlaidas.
Atsargų valdymas: Padeda geriau valdyti atsargas ir spręsti tiekimo grandinės problemas.
Išteklių paskirstymas: Geriau paskirstyti žmogiškuosius ir materialinius išteklius.
Mastelis: Svarbiausia, kad pajėgumų valdymas padeda plėsti verslą. Jis suteikia išsamią analizę, kaip veikti prieš plečiant verslą.
Štai kaip gali atrodyti tipinis pajėgumų valdymo procesas. Tinkamas pajėgumų valdymo procesas užtikrina tikslų duomenų įvedimą, veiksmingą pajėgumų valdymą ir bendrą organizacijos efektyvumą bei produktyvumą. Tačiau šie procesai įvairiose organizacijose skiriasi.
Prognozės ir galimybių planai padeda suprasti, kokia paklausa bus ateinančiais sezonais. Pavyzdžiui, reikia įdarbinti daugiau žmonių, reikia daugiau technikos arba ankstesnę reikia remontuoti ar prižiūrėti.
Rinkos tendencijos ir klientų poreikiai nuolat kinta. Tai padeda kurti galimybių srautą. Labai svarbu suprasti, ar paklausai įtakos turi kokie nors nenumatyti įvykiai arba sezoniniai veiksniai.
Prieš didindama gamybą pagal naujai parengtą planą, organizacija turi įvertinti, ar esami išteklių pajėgumai arba infrastruktūra gali užtikrinti tokią gamybą. Jei negali, gali tekti įsigyti ar išsinuomoti naujų mašinų, prietaisų ar įrangos.
Parengus tinkamą planą, laikas jį įgyvendinti ir vykdyti. Jei reikia įdiegti daugiau įrenginių ar mašinų gamybai didinti, tuomet planas turėtų būti toks: įsigyti naujas mašinas / įrenginius, juos įdiegti, pradėti darbą ir laiku įvykdyti papildomus reikalavimus.
Galiausiai, jei gamybos pajėgumų nuolat nestebėsite ir neperžiūrėsite, galite nepastebėti svarbių veiksnių. Be to, kaip ir bet kurį kitą procesą, visuomet galima tobulinti.
Dažnai pajėgumų valdymas painiojamas su pajėgumų planavimas. Nors tam tikrais aspektais jie yra panašūs, tačiau ir gana skirtingi. Pajėgumų valdymo sąvoka yra plati, o pajėgumų planavimas gali būti vadinamas pajėgumų valdymo poaibiu. Tačiau galutinis abiejų tikslas - užtikrinti, kad reikiamu metu būtų tinkamas pajėgumų kiekis, atitinkantis poreikius.
Kaip teigia Mike'as Wise'as, tinklaraščio "Microsoft DataDriven" autorius, "vienas didelis skirtumas, skiriantis pajėgumų planavimą nuo pajėgumų valdymo, yra tas, kad pajėgumų planavimas yra "išmetamas". Tai reiškia, kad pajėgumų planavimas yra kažkas, kas atliekama iš anksto. Tai poreikių suvedimas ir įvertinimas, o pajėgumų valdymas - tai visas stebėsenos, duomenų rinkimo, analizės, infrastruktūros optimizavimo ir vėl grįžimo prie stebėsenos gyvavimo ciklas."
Skaitmeninės organizacijos, planuojančios sukurti sėkmingą pajėgumų planavimo ir valdymo strategiją, turėtų galvoti apie šias sąvokas kaip apie atskirus vienetus.
Prieš pasineriant į pajėgumų valdymą, svarbu nustatyti jo prioritetus ir skirti jam visą dėmesį. Veiksmingą pajėgumų valdymą sudaro šie komponentai:
Prisiminkite ankstesnes problemas, kilusias valdant pajėgumus, ir ieškokite panašių dėsningumų. Galbūt buvo konkretus mėnuo ar sezonas, kai pajėgumų valdymas buvo sudėtingas?
Apsvarstykite, kiek žmonių išėjo iš darbo nuo paskutinio pajėgumų valdymo ciklo, ir įvertinkite, kaip tai paveiks darbo krūviu apkrautą laikotarpį. Taip pat turite sekti žmones, kuriuos trumpam laikui pasamdėte iš išorės.
Efektyvus žmogiškųjų išteklių valdymas yra labai svarbus siekiant paskirstyti užduotis pagal komandos narių stipriąsias puses, išvengti perdegimo, laikytis projektų terminų ir išlaikyti darbuotojus bei klientus.
Išnagrinėkite ir valdykite visus veiklos veiksnius, kurie gali turėti įtakos darbo pajėgumų valdymui. Pavyzdžiui, įdiegus debesų kontaktų centro programinę įrangą galima padidinti klientų aptarnavimo operacijų efektyvumą, nes ji suteikia tokias funkcijas kaip automatinis skambučių nukreipimas, realaus laiko analizė ir integracija su kitais ryšių kanalais.
Tai leidžia komandoms sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu, ir sutelkti dėmesį į projektus, kurių investicijų grąžos potencialas yra didesnis, įgyvendinant veiksmingą verslo pajėgumų valdymą.
Labai svarbu žinoti, kokie reikalavimai keliami komandoms. Nuo klientų, kurie perka paslaugas, iki vidinių projektų, kurie atveria kelią verslo augimui. Tvirtos žinios apie paklausą užtikrina, kad išteklių pasiūla išliktų tinkamo lygio.
Kalbant apie darbą, visada yra daug kintamųjų. Labai svarbu suprasti, kokie šie variantai yra - ir kaip jie gali paveikti pajėgumus. Taip elgiantis užtikrinama, kad tokių scenarijų sprendimas būtų efektyviausias.
Kaip žinome, pajėgumų planavimas dažniausiai grindžiamas vertinimais ir prognozėmis. Deja, prognozės ne visada būna tikslios. Todėl pajėgumų valdymo planavimą reikia nuolat koreguoti.
Pajėgumų valdymas yra plati sąvoka, kurią sudaro įvairūs terminai, kuriuos galite žinoti arba nežinoti. Apibrėšime komponentą, pajėgumą, pajėgumo ataskaitą, pajėgumų valdymo informacinę sistemą (CMIS), našumą, pajėgumų valdytojus ir pajėgumų planą.
Kaip teigia CIPS institutas, "komponentas yra pagrindinė tam tikros paslaugos struktūra, esminė paslaugos dalis". Pavyzdžiui, duomenų bazė yra serverio "komponentas". Komponentai yra esminiai, todėl juos reikia įsigyti, sukurti, prižiūrėti ir stebėti.
Pagal CIPS instituto pateiktą pajėgumų apibrėžtį, jie yra "turimi ištekliai, kuriuos galima panaudoti tam tikram paklausos lygiui patenkinti". Kaip pavyzdį galima pateikti restorano pajėgumus: restorano pajėgumai - tai turimų darbuotojų skaičius, turimų stalų ir kėdžių skaičius ir restorano darbo laikas.
Iš esmės, apibrėžti numatomų poreikių scenarijus. Pavyzdžiui, per tam tikrą laiką reikalingi ištekliai. Pajėgumų planai padeda įmonėms teikti tinkamas klientų aptarnavimo paslaugas.
Dokumentas, kuriame pateikiami duomenys, susiję su suteiktomis paslaugomis, panaudotais ištekliais ir bendru komandos darbu. Pajėgumų ataskaitos padeda vadovams priimti tinkamus sprendimus.
Virtuali saugykla, kurioje kaupiami ir saugomi su pajėgumais susiję duomenys.
Pajėgumų valdymo srityje našumo valdymas yra rodiklis, atspindintis, kaip greitai sistema gali reaguoti į užklausas.
Pajėgumų valdymas yra labai svarbi darbo vietos užduotis. Efektyvus pajėgumų valdymas yra labai svarbus siekiant patenkinti paklausą, optimizuoti išteklius ir projektų valdymą. Tačiau tai nėra lengva. Kaip teigia "Forbes", toliau pateikiami dažniausiai pasitaikantys iššūkiai, su kuriais susiduriama valdant pajėgumus. Išnagrinėkime juos išsamiai.
Kasdien pajėgumų planuotojai turi tvarkyti sunkvežimį informacijos, kurią reikia įtraukti į projekto skaičiuoklės, dažniausiai rankiniu būdu. Kad pajėgumų valdymo procesas būtų sklandus, pridedami duomenys turi būti tikslūs ir pateikti tinkamu formatu.
Sudėtingumo uždavinys yra gana panašus į duomenų uždavinį. Kadangi planuojant pajėgumus vadovams tenka atlikti daugybę skaičiavimų ir sudėtingų formulių, neišvengiamai pasitaiko klaidų. Pavyzdžiui, į skaičiuoklę įtraukiant netikslius duomenis. Deja, tokie atvejai gali sulaikyti visą procesą.
Bendravimas yra bet kurios sėkmingos įmonės pagrindas. Bendravimo trūkumas arba, dar blogiau, netinkamas bendravimas gali sukelti daugybę problemų. Norint išvengti tokių scenarijų, labai svarbu, kad visi darbuotojai, dalyvaujantys pajėgumų valdymo procese, reguliariai keistųsi informacija.
Vadovai visame pasaulyje sukūrė keletą pajėgumų valdymo strategijų, kad pasiektų geresnių rezultatų. Pažvelkite į šias plačiai naudojamas pajėgumų valdymo strategijas:
Taikant šią konservatyvią ir reaktyvią strategiją, vadovas pirmiausia supranta pajėgumus, o tada laukia, kol paklausa tinkamai ir stabiliai padidės. Po to vadovas didina gamybą tam tikru lygiu, kurio pakanka, kad būtų patenkinti to meto rinkos poreikiai.
Nors atsilikimo strategija yra subtilesnė ir susijusi su mažesne rizika, lyderystės strategija yra beveik priešinga. Šiuo atveju įmonė didina gamybos pajėgumus dar iki paklausos padidėjimo.
Dinaminė strategija grindžiama prognozėmis ir daugiausia remiasi dabartinėmis rinkos tendencijomis. Šiuo atveju vadovas atsižvelgia į pardavimo duomenis ir dabartines tendencijas, kartu juos analizuoja ir koreguoja gamybą.
Rungtynių strategija - tai pirmaujančios ir atsiliekančios strategijų derinys. Šiuo atveju įmonė didina savo pajėgumus ištyrusi esamus rinkos poreikius. Kai paaiškėja, kad paklausa didės, bendrovė palaipsniui didina gamybą.
Pajėgumų valdymą naudoja programinės įrangos bendrovės, finansų operacijų komandos, kūrybinės agentūros, ir produktų komandos, kad maksimaliai padidintų gamybos apimtis ir efektyviai patenkintų paklausą. Imkime televizorių gamintojo pavyzdį. Televizorių gamintojas turi du dalykus:
Jos turi užtikrinti, kad turimais ištekliais galėtų patenkinti vartotojų poreikius visus metus.
Neseniai bendrovė prognozavo, kad televizorių paklausa gali smarkiai išaugti, nes po 8 mėnesių prasidės Pasaulio futbolo čempionatas.
Kadangi paklausa smarkiai padidės, įmonės vadovai turi suprasti, kiek televizorių reikia parduoti, kad būtų patenkinta auganti paklausa. Tokia analizė gali parodyti, kad jiems reikės daugiau išteklių ir darbo jėgos didėjančiai paklausai patenkinti, tačiau taip pat prognozuojama, kad paklausa gali sumažėti, kai tik pasibaigs Pasaulio futbolo čempionatas.
Taigi šiuo atveju įmonė gali norėti nuomotis mašinas arba tam laikotarpiui dirbti su kitais rangovais, užuot pirkusi naujas mašinas ar samdžiusi naujus žmones. Kai tik bus išnuomota ir paruošta darbo jėga, bus galima pradėti gamybą. Tačiau bendrovė turės ją pradėti bent 2-3 mėnesius iki Pasaulio futbolo čempionato pradžios. Taip bus užtikrinta, kad televizoriai pasieks mažmeninės prekybos kanalus ir juos bus galima įsigyti būtent tada, kai padidės paklausa.
Kūrybinė agentūra per savaitę gali sukurti 700 dizainų.
Per dieną kepykla gali iškepti 80 pyragų.
Automobilių bendrovės linija gali surinkti 200 automobilių per mėnesį.
Pajėgumų valdymas yra daugiau nei tik strateginis procesas - tai gyvybiškai svarbi praktika, užtikrinanti, kad įmonės galėtų efektyviai ir tvariai patenkinti poreikius. Efektyviai valdydamos pajėgumus organizacijos gali optimizuoti savo išteklius., sumažinti išlaidas ir išlaikyti aukštą paslaugų lygį net ir svyruojančios paklausos laikotarpiais. Tai apima nuolatinį planavimo, stebėsenos ir prisitaikymo prie vidinių ir išorinių pokyčių ciklą. Įmonėms stengiantis plėstis ir reaguoti į rinkos dinamiką, patikima pajėgumų valdymo strategija bus labai svarbi siekiant veiklos meistriškumo ir palaikant augimą. Geriausios praktikos pritaikymas ir konkretiems poreikiams pritaikytų strategijų naudojimas suteiks organizacijoms galimybę įveikti iššūkius ir pasinaudoti galimybėmis, taip padidinant bendrą veiklos efektyvumą ir konkurencingumą.
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Jei nenaudojate puikios išteklių planavimo programinės įrangos, geriau pasidomėkite planavimo būdais. Planavimo būdai padeda suderinti projekto tvarkaraštį, apimtį ir išteklius. Tvarkaraštis turi atitikti nustatytą terminą ir...