Versle galime išskirti keletą svarbiausių išteklių, kurie lemia jūsų verslo augimą. Vienas iš svarbiausių yra pajėgumas, t. y. kiek galite nuveikti per tam tikrą laiką. Tokio svarbaus veiksnio negalima nekontroliuoti, todėl sukurta daug pajėgumų valdymo priemonių. Tačiau kaip išsirinkti geriausią?
Šiame straipsnyje sužinosite:
Svarbios funkcijos renkantis pajėgumų planavimo įrankį
Keletas pasiūlymų dėl geriausios praktikos išteklių pajėgumų planavimas procesas
Kaip išteklių planavimo programinė įranga padidinti pajėgumų planavimo proceso veiksmingumą.
Pajėgumų valdymas nėra paprasta užduotis, visų pirma todėl, kad šį vieną veiksnį sudaro keletas tarpusavyje sąveikaujančių veiksnių. Darbuotojų skaičius, jų laikas, užimtumas ir kompetencija - kiekvienas iš šių duomenų turi įtakos jūsų įmonės pajėgumui. Štai kodėl pajėgumų planavimo priemonės yra svarbios.
Tai nelengva suprasti turint tik dešimt darbuotojų. O ką daryti, kai organizacijoje dirba 100 ar 200 žmonių? Kad išvengtumėte kliūčių, chaoso ir nusivylimo, jums reikia specialios programos palaikymo - ypač kiekvieno išteklių planavimo proceso dalyvio mūšio lauko.
Balansavimas tarp turimų išteklių (darbuotojų) ir projekto ar kliento poreikių - daugelio nuomone, yra pajėgumų planavimo (arba, jei norite, pajėgumų valdymo) esmė projektų valdyme. Pajėgumų planavimo svarbą lemia jo glaudus ryšys su kitomis projektų valdymo sritimis: laiko, komandos, darbo ir projekto išteklių valdymas. Tačiau pradėkime nuo bendro klausimo apie pajėgumus.
Pajėgumas apibrėžiamas kaip gebėjimas pasiekti, saugoti ar pagaminti. Organizacijoje pajėgumas būtų tam tikros sistemos gebėjimas pagaminti produkciją per tam tikrą laikotarpį.
"Galimybė pasiekti", atrodo, yra esminis pajėgumų planavimo klausimas, ypač jei palyginsime jį su toliau pateiktomis apibrėžtimis. Bandymas pateikti labai gerą, pagrįstą atsakymą į klausimą "ar turime gebėjimą pasiekti?" niekada neapleidžia ir nuolat įkvepia atlikti optimizavimą, analizę ir pan. Štai kodėl gali būti naudingos pajėgumų planavimo priemonės.
Įgūdžiais pagrįsta išteklių paieška [Šaltinis: "Teamdeck" - išteklių valdymo ir pajėgumų planavimo priemonė]
Kad visiškai žinotumėte, ar jūsų įmonė arba konkretus darbuotojas turi pakankamai kietųjų ir minkštųjų kompetencijų, kurios jūsų nenuvils - tai bus apibrėžta kaip "gebėjimas pasiekti" - turite būti gana arti jo (jos).
Laikas, praleistas atliekant tam tikras užduotis, pasirengimas ar brandumas ir numatoma patirtis tam tikroje srityje - tai tik keli kriterijai, į kuriuos atsižvelgiama atliekant išteklių pajėgumų planavimas procesas, kurio metu bandysite nustatyti, ar ištekliai yra priežastis manyti, kad nurodytas darbuotojas, jūsų komanda ar įmonė turi "gebėjimą pasiekti", ypač naudojant pajėgumų planavimo priemones.
Kad būtų dar sunkiau, viskas, ką žinome, yra tai, kad esame verslo aplinkoje. Taigi laikas nėra vienintelis rodiklis, lemiantis jūsų sprendimus. Ir pasak mūsų konkurento - pajėgumų planavimo įrankių pardavėjo - su kuriuo mes sutinkame:
Pajėgumų planavimas - tai valdymo procesas, užtikrinantis, kad jūsų organizacija turėtų reikiamų įgūdžių ir išteklių, kad projektus įgyvendintų laiku, neviršydama biudžeto ir atsižvelgdama į klientų lūkesčius.
Šiame apibrėžime pabrėžiama, kad tiksliai kvalifikuoti ištekliai (darbuotojai) turi įveikti 3 iššūkius: (ribotą) laiką, (ribotą) biudžetą ir kliento lūkesčius (kitaip tariant, projekto reikalavimus). Arba, kitaip tariant, šie įgūdžiai turi būti pakankamai geri, kad padėtų išspręsti minėtus iššūkius. O už pajėgumų planavimą atsakingo asmens vaidmuo - užtikrinti tikslų tiksliai kvalifikuotų darbuotojų skaičių. Be to, svarbios yra pajėgumų planavimo priemonės.
Dalis pajėgumų planavimo proceso - tai faktinis nustatymas, ką turime, kaip greitai ir iš kur galime gauti tikslių išteklių.
Pajėgumų planavimas - tai procesas, kurio metu nustatoma, ar turite pakankamai išteklių ir įgūdžių darbui atlikti, ar pasiūla atitinka paklausą.
Kaip matome, pajėgumų valdymas nėra paprastas uždavinys, visų pirma todėl, kad šį vieną veiksnį sudaro keletas kitų veiksnių, kurie sąveikauja tarpusavyje. Darbuotojų skaičius, jų darbo laikas, užimtumas, produktyvumas, panaudojimas, kietosios ir minkštosios kompetencijos - kiekvienas iš šių duomenų daro įtaką jūsų įmonės pajėgumui. Štai kodėl gali padėti geriausi pajėgumų planavimo įrankiai.
Tai sunku suvokti turint tik 5 darbuotojus. O ką daryti, kai organizacijoje dirba 15, 35 ar 50 žmonių?
Galbūt tai nebuvo paminėta anksčiau - šio straipsnio autoriai yra žmonės iš programinės įrangos gamybos įmonės. Kiekvieną toliau pateiktą išteklių pajėgumų planavimo įrankį tikrinome mes - generaliniai direktoriai, projektų vadovai, programuotojai, rinkodaros specialistai ir kt. Kai kurie iš jų, kai priklausėme dabartinei įmonei, o kai kurie - ankstesniuose mūsų karjeros etapuose.
Kaina: $ 3,99 / Visateisis narys / kas mėnesį
Komandos prieinamumas Komandos panaudojimo apžvalga Teamdeck.io - išteklių valdymo įrankis su išteklių pajėgumų planavimo funkcijomis.
Komandos laiko stebėjimo įrankis ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
Išteklių ir projektų planavimas
Darbo krūvio valdymas
Projekto planavimas
Individualizuotos organizacijos darbo laikas ir prieinamumas
Galimybė priskirti pasirinktinius laukus žmonėms ir projektams, t. y. pareigų pavadinimus, įgūdžius, technologijas ir kt.
Skaidrus įvairių skyrių ir pareigybių darbo grafiko ir užimtumo vaizdas naudojant kalendoriaus rodinį
Pasirinktinės žymos
Atostogų valdymo patvirtinimo procesas
Automatinės švenčių dienos keliose vietovėse
Galima mobilioji versija
Integracija su kitomis sistemomis, pavyzdžiui, "Google" kalendoriumi, "Slack", "Podio", "SageHR", "Zapier" ir REST API.
Nemokamas bandymas
Nėra galimybės patikrinti įdarbinimo procesus
Nėra darbo eigos planavimo funkcijų
Mobilioji programėlė, skirta valandoms sekti, neleidžia matyti tik aktyvių projektų.
Kainos: $12.5 už Išteklių planavimas ir laiko stebėjimas pagal asmenis
Lengva naudoti vilkimo ir nuleidimo skydelį
Daugelio projektų planavimas
Būsimų projektų planavimas
Galimybė priskirti vaidmenis, skyrius, kompetencijas ir statusą
Pasirinktinis prieinamumas
Prognozavimas ir ataskaitų teikimas
Galima mobilioji versija
Papildomos funkcijos: išteklių planavimas, atostogų valdymo sistema
Integracija su kitomis sistemomis, tokiomis kaip "Jira", "Teamwork", "Asana", "Trello".
Nemokamas bandymas
"Float" projektų valdymo įrankio trūkumai
Kaina - $6 - $10 asmeniui
Įdarbinimo procesų tikrinimo funkcijų trūkumas.
"Float" yra labai gerai atpažįstama projektų valdymo programinė įranga, kuri taip pat padeda planuoti išteklių pajėgumus.
Kainos: $40 vienam naudotojui per mėnesį
"ProjectCOR" - programėlė, skirta komandos pajėgumams valdyti arba ištekliams valdyti.
dirbtiniu intelektu pagrįstas
Realiuoju laiku matomas kiekvienos komandos ir nario užimtumas
Projekto planavimo priemonė funkcijos
Reikalingų kompetencijų ir laiko įvertinimas
Galimybė priskirti vaidmenis ir įgūdžius
Skaidrus projekto būklės ir pajėgumų vaizdas
Informacijos, ryšių ir failų centralizavimas vienoje vietoje
Kitos funkcijos, pvz., automatinis darbo laiko stebėjimas, verslo žvalgybos skydelis
Nemokamas bandymas
Pranešimų neteikiama
Nėra atostogų valdymo
Integracijos nėra
Dažnai būtent dėl UX projektų vadovai kai kuriuos iš jų atmeta vos išbandę.
Kiekvienas žmogus - ir privačiai, ir versle - naudoja daugybę programėlių. Versle, priklausomai nuo darbo pozicijos, naudojame daug sąsajų. Tai sukuria įpročius. Ir tai yra priežastis, kodėl išteklių pajėgumų planavimas įrankio funkcijos yra dirginimo šaltinis.
Taigi atsižvelkite į tai, ar pajėgumų planavimo priemonėje yra tik tikrai naudingos funkcijos, ar sąsaja suprantama kiekvienam įmonės darbuotojui, ar ji pasižymi aukštu automatizavimo lygiu ir ar yra pakankamai lanksti, kad atitiktų konkrečius jūsų įmonės poreikius. Ir - ne mažiau svarbu - pasidomėkite, ar įrankis vis dar bus naudingas, jei pasikeis jūsų įmonės struktūra arba verslo tikslai.
Šiandieniniame versle vis rečiau taikomas standartinis darbo modelis, kai biure dirbama nuo 9 iki 17 val. Žmonės dirba skirtingomis valandomis, ne visą darbo dieną, skirtingose laiko juostose.
Išteklių prieinamumo valdymas yra daug paprastesnis naudojant pritaikytus nustatymus. [Ekranas iš pajėgumų planavimo programinės įrangos]
Šie kintamieji ir nustatymai yra labai svarbūs norint tiksliai apskaičiuoti pajėgumus, todėl idealus įrankis turi turėti galimybę pritaikyti kiekvieno darbuotojo prieinamumą ir kada tik reikia. Taip pat svarbu, kad pajėgumų planavimo priemonių naudotojai galėtų redaguoti savo prieinamumą ir darbo valandas, kai jos pasikeičia.
Kai kurie pajėgumų planavimo programinės įrangos teikėjai siūlo daug ataskaitų, tačiau tik kai kurias iš jų galima pritaikyti.
Įmonės naudoja skirtingus rodiklius (pajėgumų planavimo priemones) verslo efektyvumui vertinti, priklausomai nuo pramonės šakos ar įmonės struktūros. Daugelis sistemos tiekėjų siūlo iš anksto parengtas ataskaitas, kurios, galima sakyti, yra neatsiejama pasiūlymo dalis... tokia neatsiejama, kad jos negalima keisti arba, dar blogiau, - negalima pritaikyti prie projektų komandų lūkesčių.
Taigi ieškokite pajėgumų planavimo įrankių pardavėjų, kurie siūlo ataskaitas, ne tik atitinkančias jūsų lūkesčius, bet ir neprieštaraujančias pokyčiams augant jūsų organizacijai. Ar ataskaitos yra pakankamai pritaikomos? Ar jomis galima dalytis ir jas eksportuoti? Lengviau plėtoti gerąją įmonės praktiką, rasti silpnąsias ir stipriąsias vietas, jei galite analizuoti duomenis. Ideali priemonė turėtų turėti gausias ataskaitų teikimo funkcijas.
Pajėgumų plano atveju labai svarbus veiksmingas pajėgumų planavimo ir (arba) pajėgumų planavimo strategijos skaidrumas.
Galimybė naudotis duomenimis naudojant pajėgumų planavimo priemones turėtų leisti sutelkti dėmesį į nedidelį laikotarpį, bet taip pat gauti platesnio laikotarpio perspektyvą. Komandų vadovai ir projektų vadovai planuoja savo komandos užimtumą, atsižvelgdami ne tik į reikalingus įgūdžius, bet ir į preliminarius ar nepatvirtintus projektus.
Taip pat svarbu, kad būtų matomi nauji darbuotojai, kada jie prisijungia prie įmonės ir kada gali dirbti. Skirtingų skyrių ir komandų darbas yra glaudžiai susijęs, todėl pasirinktas įrankis turėtų suteikti galimybę matyti visą svarbiausią informaciją. Ypač pardavimų skyriaus duomenis.
Apskaičiuojant pajėgumus svarbu ne tik darbuotojų laikas ir skaičius, bet ir jų kompetencija.
Žymos valdymas Teamdeck.io - pajėgumų valdymo programinę įrangą.
8 vyresniojo specialisto ir 8 stažuotojo valandos yra visiškai skirtingos pagal atlikto darbo vertę. Panašiai yra ir su konkrečių užduočių atlikimu - jei jums reikia grafinio dizaino, nepadės tai, kad jūsų žmogiškųjų išteklių specialistas tiesiog turi šiek tiek laiko.
Norint optimaliai planuoti pajėgumus ir paskirstyti tinkamus žmones projektams, reikia geriausių pajėgumų planavimo įrankių ir papildomos informacijos, pvz., įgūdžių, pareigų pavadinimų, skyrių ir kitų žymenų, kad būtų galima nustatyti kiekvieno žmogaus vaidmenį projekte. Taip pat svarbu turėti galimybę žymėti kiekvieną informaciją, t. y. atskirti apmokamus ir neapmokamus projektus arba sekti susitikimuose praleistą laiką, kad būtų galima geriau apskaičiuoti įkainius naudojant ataskaitų teikimo funkcijas.
Palikite valdymo funkciją naudodami geriausias pajėgumų planavimo priemones. Viena dažniausių klaidų, daromų vertinant pajėgumus, yra atostogų ir poilsio dienų neapskaičiavimas. Gerai valdomoje organizacijoje kiekvienas darbuotojas yra svarbus ir daro įtaką ne tik kasdieniam darbo procesui, bet ir apskritai projektų ir išteklių darbo procesams.
Planuoti savo komandos darbo krūvis ir projekto darbo eiga optimaliausia, jei reikia sistemos, kurioje būtų atsižvelgta į įvairių rūšių atostogas: atostogas, nedarbingumo atostogas, motinystės atostogas ir šventines dienas (kurios gali būti skirtingos kiekvienoje tarptautinės įstaigos lokalizacijoje).
nuolatiniai įdarbinimo procesai. Kiekviena įmonė susiduria su darbuotojų kaita.
Šiandieninėje realybėje tai visiškai normalu, tačiau negalite leisti, kad tai paralyžiuotų jūsų verslą. Pajėgumų planavimo priemonėse turėtų būti atsižvelgta į vykstančius įdarbinimo procesus ir įspėjimo laikotarpius. Taip iš karto matysite, kiek turite darbui pasirengusių žmonių, įskaitant tinkamą įdarbinimo procesą.
Integracijos. Atsižvelkite ne tik į logotipus, bet ir į API potencialą bei greitos integracijos galimybes.
Neapsigaukite dėl svetainėse šviečiančių logotipų skaičiaus. Naujų įrankių vis daugėja, todėl logotipų skaičius taip pat augs. Taigi, svarbu ne tai, kiek logotipų matote, o tai, kaip greitai pajėgumų planavimo programinės įrangos tiekėjas sugeba integruotis su nauju technologiniu sprendimu.
Taigi, jei ieškote integracijos ir įrankio, kuris turėtų būti atviras naujoms, tarkime, jungtims, atsižvelkite ne tik į logotipus, bet ir į API lankstumą.
Pajėgumų planavimo įrankiai reklamuojasi kaip tokie, kurie "optimizuoja jūsų darbo eigą", "perkelia jūsų organizaciją į visiškai naują lygmenį" ir "leidžia pasiekti tokių rezultatų, kokių dar niekada nebuvo". Tai gražiai skambantys šūkiai, bet pereikime prie darbo. Ką pajėgumų planavimo įrankiai iš tikrųjų jums duos?
Naudodami pajėgumų planavimo įrankius galėsite matyti, ką kiekvienas darbuotojas, komanda ir skyrius šiuo metu daro ir kiek dar turi padaryti. Tai padės jums nuspręsti, kam skirti daugiau užduočių, kad nesusidarytų situacija, kai vieni žmonės bus apkrauti darbu, o kiti turės per mažai pareigų.
Su pajėgumais susijusi padėtis yra labai dinamiška. Atostogos, užduočių vykdymas, nauji projektai, nauji darbuotojai. Tai labai svarbūs veiksniai, darantys įtaką jūsų darbo planavimo sprendimams, todėl jums būtų labai sunku tai daryti efektyviai, neturint pakankamai žinių.
Pajėgumų planavimo programinė įranga siunčia jums aktualius pranešimus apie pokyčius ar galimas kliūtis jūsų įmonėje. Žinoma, daugeliui pajėgumų planuotojų labai svarbu, kad išteklių valdymo priemonė leistų nuspręsti, kuriuos pranešimus įjungti ar išjungti.
Ši pajėgumų planavimo įrankių funkcija leidžia stebėti, kiek laiko darbuotojai skiria tam tikroms užduotims atlikti, ar jie turi šiek tiek vietos, ar, priešingai, dirba viršvalandžius. Šios žinios labai svarbios, kad galėtumėte įvertinti komandos pajėgumus ir nuspręsti, kuriems projektams ir skyriams reikia daugiau pagalbos ir kam galima skirti naujų užduočių.
Kiekvienoje įmonėje projektai turi skirtingus prioritetus ir terminus. Būdami projektų vadovai, ne kartą turite nuspręsti, kas šiuo metu yra svarbiausia ir kam reikia sutelkti visas jėgas, kad sutartis būtų įvykdyta. Pajėgumų planavimo įrankis leis jums stebėti projektų būklę ir paskirstyti išteklius pagal poreikius.
Negalite ko nors patobulinti ar išlaikyti gerų strategijų naudodami pajėgumų planavimo priemones, jei nežinote, ar jos veiksmingos. Ir ne viską galima nustatyti iš paprasto stebėjimo. Viena iš svarbiausių pajėgumų planavimo priemonės funkcijų - pateikti jums duomenis apie pagrindinius su darbo planavimu susijusius rodiklius. Tarp jų yra ir šie:
T. y. jūsų įmonės pajėgumų ir poreikių santykis.
T. y. kiek jūsų organizacijos potencialas yra išnaudojamas, ar trūksta kokių nors kompetencijų ar išteklių, ar jų nėra per daug.
T. y. prognozės, kaip jūsų pajėgumai atrodys ateityje, remiantis jūsų pateikta informacija (planuojami projektai, būsimi renginiai, nauji darbuotojai ir pan.).
Parodo, kokie asmenys yra priskirti konkrečiam projektui, jų užimtumą, pareigas ir kompetenciją.
Jau aptarėme, kaip pasirinkti geriausią pajėgumų planavimo įrankį ir kaip jie padeda mūsų verslui. Geras įrankis už jus atliks beveik visą juodą darbą, tačiau, norėdami iš jo gauti kuo daugiau naudos, pirmiausia turite suprasti pajėgumų planavimo procesą. Dabar jį aptarsime žingsnis po žingsnio.
Pradedant dirbti su pajėgumų planavimo įrankiais bet kuriame organizacijos procese, reikia žinoti, kaip jis šiuo metu atrodo. Tik tada galima įvertinti stipriąsias ir silpnąsias puses ir nuspręsti, ko jums reikia. Patikrinkite, koks yra jūsų įmonės pajėgumas: kiek turite darbuotojų, koks jų užimtumas ir kokie jų įgūdžiai.
Toliau reikia naudoti pajėgumų planavimo įrankius, kad įvertintumėte savo įmonės įvairių išteklių poreikį. Palyginę šį veiksnį su savo pajėgumais, lengvai pamatysite, kokių išteklių jums trūksta. Tai bus labai svarbu planuojant augimo strategiją.
Šiame etape patikrinkite, ar visi jūsų įmonės ištekliai suplanuoti efektyviausiai. Galbūt kai kurie darbuotojai turi kompetencijų, kurios neišnaudojamos, arba tam tikri procesai užima daugiau laiko, nei turėtų, pavyzdžiui, ilgi susirinkimai ar peržiūros sesijos.
Būdamas didelės įmonės vadovu, negalite visko žinoti ir pastebėti, ir tai visiškai normalu. Tačiau naudinga žinoti kuo daugiau, o niekas kitas negali papasakoti tiek daug apie įmonės procesus, kiek juose dalyvaujantys darbuotojai. Reguliariai rengkite 1:1 susitikimus ir gaukite savo komandos atsiliepimus apie tai, kas juos vargina, apsunkina darbą, gaišina jų laiką ar yra neefektyvu. Jų požiūris gali turėti didžiulę įtaką jūsų strategijai naudojant pajėgumų planavimo priemones.
Dabar, kai žinote, ką jūsų organizacija turi ir ko jai reikia, metas planuoti sprendimus. Paruoškite strategiją, kurioje išdėstysite, kas turi įvykti, kad verslas veiktų optimaliai. Gali prireikti įdarbinti daugiau žmonių, paskirti darbuotojus padėti kitiems projektams arba restruktūrizuoti tam tikrus procesus. Į planą taip pat įtraukite pagrindinius tikslus ir orientyrus. Taip bus lengviau stebėti savo pažangą.
Pajėgumų valdymo proceso optimizavimas yra iššūkis, su kuriuo susiduria beveik kiekviena įmonė. Vienoms seksis geriau, kitoms prasčiau, nes jos pasirinks skirtingus būdus tikslui pasiekti, ne visada atitinkančius individualius įmonės poreikius. Tačiau turime keletą universalių patarimų, kurie padės jums tapti pajėgumų planavimo meistru.
Naudokite gerą pajėgumų planavimo įrankį, kad nuolat tikrintumėte turimus išteklius ir paklausą bei vienoje vietoje kauptumėte visą svarbią informaciją apie įmonę.
Planuokite gerai apgalvotą strategiją, o ne darykite ad hoc pakeitimus.
Prognozuokite būsimus pajėgumus ir paklausą, kad optimizuotumėte panaudojimą
Surinkite darbuotojų atsiliepimus apie procesus, kuriuos galite patobulinti.
Venkite gaišti laiką neefektyvioms procedūroms ir sutrumpinkite darbo laiką.
Visapusiškai išnaudokite darbuotojų potencialą ir žinokite jų įgūdžius.
Planuoti įdarbinimo procesus atsižvelgiant į kiekvieno skyriaus pajėgumus.
Pajėgumų valdymas yra vienas svarbiausių procesų kiekvienoje organizacijoje. Tai leidžia padidinti efektyvumą, geriau išnaudoti biudžetą, padidinti darbuotojų pasitenkinimą ir produktyvumą, užkirsti kelią galimoms kliūtims ir iš vidaus pažinti savo įmonės darbo eigą. Tai daug darbo, tačiau jo poveikio negalima pervertinti. O rinkoje siūlomi puikiai sukurti įrankiai, kad šis procesas būtų patogus ir intuityvus.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...