Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad tai pavyksta ne taip jau dažnai: pagal naujausią Apklausa "Profesijos pulsas, mažiau nei 60% projektų užbaigiama laiku arba neviršijant pradinio biudžeto.
Ką gausite iš šio straipsnio:
- Vaidmuo išteklių valdymo programinė įranga išteklių pajėgumų planavimo procesuose.
- Išteklių pajėgumų planavimo tikslas
- Žinios apie skirtumą tarp išteklių planavimas ir pajėgumų planavimas
- Ką daryti, kad pajėgumų planavimas būtų veiksmingesnis
Efektyvus išteklių pajėgumų valdymas gali padėti įmonėms padidinti šį skaičių. Šiame straipsnyje sužinosite daugiau apie išteklių pajėgumų planavimą projektų valdyme, taip pat aptarsime įmonės lygmens pajėgumų valdymo privalumus. Pradėkime nuo keleto būtinų apibrėžčių.
Kas yra išteklių pajėgumų planavimas?
Be reikalo nesureikšminant, pajėgumas reiškia gebėjimą pasiekti, atlikti ar pagaminti. Jei remtumėmės įmonės požiūriu, tai reiškia gebėjimą pasiekti arba pagaminti per tam tikrą laiko tarpą. Tačiau jei gilinsimės ir naudosime veiklos požiūrį, sužinosime, kad pajėgumas suprantamas kaip turimų išteklių kiekis per tam tikrą laikotarpį pagaminti santykinę produkciją - galime skaityti toliau managementstudyguide.com.
Tačiau tai ne vienintelė reikšmė, susijusi su šio skyriaus tema. Palyginkime keletą kitų pajėgumų planavimo sampratų.
Projectmanager.com skaitome apie pajėgumų planavimą yra procesas, kuris stabilizuoja turimus išteklius, kad būtų patenkinti prašymai arba užduoties pajėgumų poreikiai. Tai gali būti suprantama kaip tam tikras santykis tarp asmens, kuris turi galimybę naudotis pakankamais ištekliais, ir projektų reikalavimų bei su ištekliais susijusių lūkesčių.
Panašu, kad "Saviom" - mūsų konkurentai išteklių pajėgumų planavimo programinės įrangos rinkoje - taip pat laikosi tos pačios nuomonės:
Išteklių pajėgumų planavimas yra atotrūkio prognozavimas tarp pajėgumų ir išteklių paklausos.
"Mavenlink" požiūriu, išteklių pajėgumų planavimas apima 3 šio proceso aspektus. Pirma, apibrėžiant kiek darbo išteklių gali daryti. Antra, identifikavimas ir nurodymas koks darbas gali šie ištekliai. Trečiasis - atitinkantis iš šios grupės tuos išteklius su šiuo metu naudojamais ištekliais, kad būtų patenkinti projekto lūkesčiai ir poreikiai.
Kaip galima perskaityti "Wrike" tinklaraštyje:
Pajėgumų planavimas - tai procesas, kurio metu numatomi būsimi organizacijos ar kliento verslo reikalavimai. Pajėgumų planavimu taip pat siekiama užtikrinti, kad būtų galima naudotis reikiamų įgūdžių turinčiais ištekliais, kurie atitiktų kintančius klientų ir verslo poreikius.
Šiuo požiūriu, kuris atitinka ir mūsų požiūrį, ištekliai nereiškia įrangos, programinės įrangos, nešiojamųjų kompiuterių, statybinių medžiagų, patalpų, biudžeto ir pan. Planuodami pajėgumus projektų valdyme matome asmenį, komandos narį ir darbuotoją. Jūs matote tam tikrus įgūdžius turintys asmenys. Žmogus, turintis atitinkamų įgūdžių, reikalingų projekto reikalavimams įvykdyti.
Projekto lygmeniu planuojant pajėgumus reikia nustatyti, ar turite pakankamai išteklių konkrečiam projektui užbaigti. Jo vaidmuo - užtikrinti, kad įmonė (arba asociacija) turėtų numatytą laiką projektui ar užduočiai atlikti reikalingų išteklių, kurie galėtų užbaigti projektą pagal numatytus reikalavimus numatytu laiku.
Dar daugiau, išteklių pajėgumų planuotojas turi gebėti aiškiai apžvelgti, kiek išteklių reikia nurodytam tikslui (dalinei užduočiai, užduočiai, projektui) pasiekti.
Kitaip tariant, išteklių pajėgumų planavimas yra susijęs su išteklių pajėgumų ir paklausos intervalo numatymu. Taigi tie, kurie kontroliuoja pajėgumų planavimą, ketina atsižvelgti į tokius veiksnius kaip darbo valandos, meistriškumas, įgūdžiai ir vidutinė darbo trukmė. Norint apskaičiuoti savo komandos pajėgumus, reikia žinoti jų prieinamumą ir dabartinį darbo krūvį.
Kuo skiriasi pajėgumų planavimas nuo išteklių planavimo?
Tiesiai šviesiai tariant: jei lyginant pajėgumų planavimas išteklių planavimui (arba išteklių valdymui), pirmąjį galima sutrumpinti iki "numatyti būsimus verslo reikalavimus ir įsitikinti, kad turime reikiamų išteklių projektui pradėti.". Nors išteklių planavimas - tai "pasirinkimas ir priskyrimas konkrečius išteklius, skirtus projektui ar užduočiai ir jų vykdymo metu".
Taip pat galima sakyti, kad pajėgumų planavimas - tai patikrinimas, ar komandos nariai, vaidmenys ir meistriškumas, kurių reikia, yra neabejotinai prieinami atlikti ateinančius darbus, prieš faktiškai planuojant darbus. Tuo tarpu išteklių planavimas - tai pasirinkimas, priskyrimas ir planavimas iš šio pasirinkimo langelio.
Išteklių planavimas labiau susijęs su darbo jėgos koordinavimu realiuoju laiku: skirstote žmones projektams ir stebite išteklių panaudojimą. Kaip matome, išteklių planavimas reiškia išteklių, reikalingų užduočiai ar projektui atlikti, valdymą, vadovavimą ir koordinavimą.
Trys sėkmingo išteklių pajėgumų planavimo etapai
Ką paprastai darote, kai jums paskiriama vadovauti naujam projektui? Kaip suburiate komandą ir užtikrinate, kad komandos narių užimtumas būtų pakankamas visoms užduotims atlikti? Projektų vadovai, bandantys užtikrinti, kad turi pakankamai išteklių, turėtų atlikti šiuos veiksmus:
- Surinkite projekto reikalavimus ir sąmatas. Turite suprasti, ką reikia padaryti, kad projektas būtų sėkmingai įgyvendintas. Kokia yra techninė apimtis? Kokių vaidmenų reikia projekto komandai? Kokios yra šio projekto laiko sąmatos?
- Nustatykite turimus išteklius. Išanalizuokite turimus išteklius ir nustatykite, kurie projekto kriterijus atitinkantys žmonės gali prisijungti prie jūsų projekto komandos.
- Suderinkite pajėgumus su projekto poreikiais. Nuspręskite, kas bus paskirtas į projektą ir kiek valandų jam turėtų būti skirta. Idealiu atveju šiuos išteklius turėtumėte rezervuoti, net jei projektas dar neprasidėjo.
Pastaba: kai kuriose įmonėse už didžiąją dalį pajėgumų planavimo proceso atsako išteklių vadovas. Projekto vadovo prašoma paprašyti konkrečių vaidmenų ar įgūdžių, o išteklių valdytojas analizuoja išteklių pajėgumus.
Išteklių pajėgumų planuotojo naudojimas pajėgumų reikalavimams nustatyti
Projektų vadovai turėtų galėti įvertinti savo projektų reikalavimus, tačiau analizuoti išteklių prieinamumą gali būti sunkiau, jei neturėsite informacijos apie darbuotojų fondą. Laimei, organizacijos dažnai turi išteklių pajėgumų planuoklį, kuris gali supaprastinti visą projekto išteklių valdymas procesą, efektyviai dirbti su keliais projektais ir rengti ilgalaikes pajėgumų planavimo strategijas.
Išteklių pajėgumų planuotojai, pvz., "Teamdeck", suteikia jums vieną išteklių fondą su informacija apie kiekvieno asmens užimtumą ir darbo krūvį (skaitykite apie darbo krūvio valdymas). Kaip projekto vadovas galite atrinkti vaidmenis, reikalingus projekto poreikiams patenkinti, ir patikrinti, kada šie žmonės yra laisvi.
[/vc_column_text]
Kad išvengtumėte išteklių konfliktų, pasirinktus komandos narius galite rezervuoti iš anksto. Jei jūsų projektas dar nepatvirtintas, galite pridėti preliminarius užsakymus. Kiti projektų vadovai matys, kad šie žmonės greičiausiai bus priskirti jūsų projektui, jei jis galiausiai bus įgyvendintas. Gavę žalią šviesą, turėsite grupę žmonių, pasirengusių pradėti dirbti su projektu, ir tvarkaraštį, matomą kitiems vadovams jūsų įmonės išteklių valdymo programoje.
Išteklių valdymo programinė įranga lengviau įvertinti išteklių pajėgumą. Galite ne tik matyti, ar žmonės jau priskirti kitiems projektams, bet ir savo paskyroje pasiimti jų atostogas ar šventines dienas. Galėsite apskaičiuoti savo komandos faktinius pajėgumus ir nuspręsti, ar esate pasirengę įgyvendinti projektą per pasiūlytą laiką.
Taip pat turėsite galimybę atsižvelgti į finansus. Kai kuriose išteklių valdymo programėlėse (įskaitant "Teamdeck") galima saugoti informaciją apie komandos įkainius. Naudodamiesi "Teamdeck" ataskaitomis apskaičiuokite, kiek pinigų reikia skirti biudžete, kad galėtumėte užsitikrinti darbuotojus, kuriuos norite užsakyti savo projektui. Prieš įsipareigodami šiai komandai, įsitikinkite, kad galite sau ją leisti pagal dabartinį projekto biudžetą. Kryžminis išteklių pajėgumų ir numatomų išlaidų sutikrinimas yra dar vienas būdas užtikrinti projekto sėkmę.
Pajėgumų planavimas turėtų padėti išvengti komandos pervargimo ir nepakankamo išnaudojimo. Tačiau vis tiek naudinga reguliariai stebėti išteklių panaudojimą, kai projektas pradedamas įgyvendinti. Peržiūrėkite mūsų vadovas komandos panaudojimo vertinimas. Arba, jei jums įdomūs projektų valdymo aspektai, skaitykite pajėgumų planavimo priemonės ir technikos straipsnis.
Išteklių pajėgumų planavimas įmonės lygmeniu
Projektų poreikio ir komandos pajėgumų derinimas yra esminė projektų valdymo dalis, tačiau pajėgumų planavimo strategija naudinga visai organizacijai, ne tik gamybos komandoms. Valdydami platų projektų portfelį, neturėtumėte pamiršti apie pajėgumų valdymą. Jis leis jums ne tik priimti geresnius išteklių paskirstymo sprendimus, bet ir padės kitoms įmonės dalims:
- Žmogiškųjų išteklių komandos turi aiškią informaciją apie įdarbinimo poreikius ir pakankamai laiko įdarbinti ar apmokyti naujus darbuotojus. Pajėgumų planavimas padeda išvengti išteklių trūkumo ateityje.
- Pardavimų komandos geriau mato gamybos procesą, todėl žino, ar tam tikru laikotarpiu galima įgyvendinti daugiau projektų.
- Finansų specialistai gali apskaičiuoti pelno prognozes, remdamiesi planuojamais pajėgumais ir faktiniais darbuotojams priskirtais projektais.
Pagalvokite: Ar jūsų įmonėje yra nustatyta tvarka, kaip elgtis, kai komandos pajėgumų yra per daug arba per mažai? Jei ne, iškelkite šį klausimą kitame projekto valdymo komandos susirinkime. Galbūt galite rasti sprendimus, pavyzdžiui, mokslinių tyrimų ir plėtros iniciatyvas tiems atvejams, kai turite laisvų darbuotojų ir neturite projektų, prie kurių galėtumėte dirbti? Galų gale, nepakankamas panaudojimas tai nėra labai naudinga darbuotojų moralei.
Apsaugokite savo darbuotojus planuodami pajėgumus
Pajėgumų planavimą vertina ir darbuotojai. Toks strateginis požiūris į išteklių valdymą reiškia, kad iš komandos narių nesitikima, jog jie dirbs viršydami savo pajėgumus. Be to, darbuotojai žino, kad jų užimtumas yra matomas ir kad vadovai jį gerbia. Mažai tikėtina, kad jiems bus paskirtas skubus projektas vidury vasaros atostogų.
Galiausiai, jei jūsų įmonė naudoja išteklių valdymo programėlę, jūsų darbuotojai žino, kas bus jų grafike: prie kokio kito projekto jie dirbs, kiek laiko jis užtruks ir t. t.
Lengvai planuokite savo komandos pajėgumus!
Tikimės, kad šis straipsnis jus įtikino, jog pajėgumų planavimas yra įmanomas ir būtinas. Jei pamiršite patikrinti savo komandos pajėgumus, jūsų projektui gresia pavojus: neturėdami pakankamai kvalifikuotų žmonių, vargu ar jį įgyvendinsite laiku. Kartu galite viršyti savo biudžetą, jei galiausiai užsakysite papildomą darbo jėgą. Laimei, abiejų scenarijų galima išvengti, jei pajėgumus palyginsite su paklausa. Nepamirškite apie projektų išteklių valdymo programinės įrangos naudojimą, kad visas procesas būtų patikimesnis.
Norite pamatyti, kaip paprasta planuoti pajėgumus naudojant "Teamdeck"? Suplanuokite pokalbį su Anielavienas iš mūsų klientų sėkmės ekspertų. Ji jums parodys, kaip galite priimti geresnius strateginius sprendimus dėl efektyvaus projektų išteklių valdymo.
