Vadovaudami projektui, sieksite sėkmingai jį įgyvendinti: laiku, neviršijant biudžeto, išlaikant aukštą klientų ir komandos pasitenkinimo lygį. Kas nutinka, kai jūsų įmonė vienu metu gali dirbti su keliais projektais? Vieno projekto lygmeniu tikslas išlieka tas pats, tačiau aukštesniu lygmeniu norite būti tikri, kad jūsų komanda dirba su tinkamais projektais tinkamu laiku ir tinkamose projektų komandose. Atrodo, kad tai sudėtinga, tačiau, laimei, projektų portfelio valdymas (PPM) yra čia, kad padėtų.
Dėl šio straipsnio mūsų skaitytojas gauna:
Projektų portfelio valdymą galima apibūdinti kaip centralizuotą įmonės projektų portfelio valdymą ir verslo strategiją. Projektų portfelis - tai sugrupuotų projektų, kurie nebūtinai turi būti susiję vienas su kitu, rinkinys. Svarbu, projektų portfelis skirtas strateginiam verslo tikslui pasiekti. ir suteikti įmonei tam tikrą vertę.
Žinoma, minėta verslo vertė būtų viena iš pagrindinių projektų portfelio valdymo privalumų. Be to, ši strategija taip pat yra puiki priemonė valdyti riziką, susijusią su kelių projektų įgyvendinimu. Jei vadovausitės toliau nurodytais veiksmais, turėsite galimybę atidžiai išnagrinėti potencialius savo įmonės projektus dar prieš įsipareigodami juos įgyvendinti. Dėl to tikėtina, kad jūsų sąmatos bus tikslesnės, o į galimus sunkumus bus atsižvelgta iš anksto.
Įdiegus PPM metodą, įmonės vadovai taip pat gali susidaryti aiškesnį bendrą vaizdą apie projektus ir jų vykdymą. Be to, ši strategija skatina skirtingų projektų komandų bendradarbiavimą, o ne konkurenciją.
Tai etapai, į kuriuos turite atsižvelgti, kai norite savo įmonėje įdiegti projektų portfelio valdymą.
PPM procesas prasideda nuo verslo strategijos arba strateginių tikslų eksponavimo. Strateginiai tikslai yra jūsų gairės, kuriomis vadovausitės atrinkdami projektus į savo įmonės portfelį. Labai svarbu, kad žinotumėte, kokie jie yra. Jūsų verslo tikslai gali būti susiję su pajamų didinimu, pelningumo išlaikymu arba pajamų srautų įvairinimu. Tačiau, kita vertus, gali būti visai kitoks tikslas, kurio siekia jūsų įmonė. Nemanykite, kad turite sugalvoti vienintelį viską apibendrinantį tikslą - visiškai gerai išvardyti keletą jų.
Prieš pradėdami siaurinti projektų, kurie galėtų patekti į jūsų įmonės portfelį, sąrašą, turite žinoti, kokio dydžio yra jūsų projektų fondas. Surinkite visus projektų prašymus, išsiaiškinkite, kokios yra pardavimo galimybės, ir išvardykite visus galimus projektus. Dabar atidžiau pažvelkite į kiekvieną iš jų. Turite žinoti, kokių išteklių (žmogiškųjų ar kitų) jiems reikia, koks jų įgyvendinimo grafikas, kokia rizika ir galimi iššūkiai ir t. t.) Įvertinkite galimą pelną iš šių projektų.
Kai gerai suprasite galimus projektus, kurie galėtų būti įtraukti į jūsų komandos portfelį, turite atlikti suderinamumo analizę: patikrinti, ar šie projektai atitinka jūsų bendrąją strategiją.
Pabandykite įvertinti sąraše esančius projektus, atsižvelgdami į savo įmonės verslo tikslus: ar jie padeda siekti šių tikslų, o gal kelia jiems pavojų? Kokia tikimybė, kad jūsų komanda sugebės užbaigti konkretų projektą ir sukurti norimą verslo vertę? Portfelio valdytojai turi atrinkti projektus, kurie gerai dera tarpusavyje ne tik siekiant verslo tikslų, bet ir komandos darbo krūvis ir išteklių paskirstymas. Žinote, kurie projektai atitinka jūsų kriterijus? Metas atlikti daugiau planavimo darbų prieš juos pradedant įgyvendinti!
Šiuo metu turėtumėte turėti projektų, kurie gali tapti viso jūsų įmonės portfelio dalimi, sąrašą. Tai geras momentas nustatyti jų prioritetus ir, jei reikia, atlikti tam tikrus pakeitimus. Gera žinia ta, kad radote tinkamus projektus savo įmonei. Iššūkis tas, kad jums gali tekti pakoreguoti jų terminus arba biudžetus, kad galėtumėte kartu pradėti šiuos projektus.
Pagalvokite apie išteklių valdymas taip pat: nuspręskite, kurie komandos nariai turėtų dalyvauti kiekviename projekte ir kiek laiko. Šiame etape jums, kaip projektų portfelio vadovui, greičiausiai reikės bendradarbiauti su išteklių arba projektų vadovais. Skirkite šiek tiek laiko naujų projektų tvarkaraščiams išanalizuoti - galbūt reikės kai ką perkelti, kad išvengtumėte tvarkaraščių konfliktų.
Dabar, kai jau žinote, kurie projektai bus įtraukti į jūsų portfelį ir kaip jie bus įgyvendinami laiko ar išteklių požiūriu, galite planuoti jų pradžią. Kas vyksta projektų komandoms pradėjus dirbti su atitinkamais projektais?
Projektų portfelio projektų pradžia nėra projektų portfelio valdymo proceso pabaiga. Žinoma, dabar daugiausia dėmesio skiriama projektų valdymui, tačiau projektų vadovams padarius tam tikrą pažangą įgyvendinant projektus, naudinga pažvelgti į projektų portfelį iš aukštesnio lygmens - eikite į kitą skyrių ir sužinokite, kaip galite stebėti savo projektus.
Tai taip pat gera proga pakartoti, kad visi konfliktai (dėl išteklių ar kitų priežasčių) ir prašymai atlikti pakeitimus turėtų būti sprendžiami atsižvelgiant į portfelį ir jo strateginius tikslus.
Projektų vadovai turėtų reguliariai stebėti savo projekto KPI ir sekti savo komandos narių darbo krūvį ir (arba) darbo laiko apskaitos žiniaraščius, tai savaime suprantama. Tačiau projektų ataskaitos taip pat yra esminė projektų portfelio valdymo dalis vien dėl to, kad jos leidžia nustatyti, ar konkretus projektas vyksta pagal planą ir ar bus pasiekta planuota vertė.
Ką turėtumėte vertinti, kai kalbama apie jūsų projektų portfelį?
Tikriausiai susidursite su keliomis programomis, kurios didžiuojasi savo projektų portfelio valdymo funkcijomis. Šios funkcijos paprastai apima:
Nors visos šios galimybės yra labai patogios efektyviam projektų portfelio valdymui, tikriausiai matote, kad panašias parinktis galima rasti projektų valdymo programėlėse, kurias tikriausiai jau naudojate. Projektų portfelį galima valdyti ir įrankiais, kurie patys savaime nėra skirti PPM. Įsitikinkite, kad galite:
Tikimės, kad šis projektų portfelio valdymo vadovas padėjo jums geriau suprasti šią strategiją ir palengvino jos diegimą jūsų organizacijoje. Jei turite klausimų apie veiksmingą projektų ir išteklių valdymą, parašykite mums per pokalbį: mielai pateiksime jums keletą patarimų ir supažindinsime su mūsų produktu.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...