Lankstus planavimas: 5 patarimai projektų vadovams

Ar kada nors jautėtės taip, lyg pradėdami naują projektą būtumėte viską išsprendę? Turiu omenyje tikslus, uždavinius, rezultatus, komandą ir tvarkaraštį. Bet tada netikėtas pokytis sugriauna jūsų kruopščiai parengtą planą.

Jei taip yra jūsų atveju, nepanikuokite. Su šiais lankstaus planavimo patarimai, galite koreguoti savo planus ir būti pasirengę pokyčiams. 

Prieš pradėdamas nagrinėti šį klausimą, norėčiau papasakoti, kodėl įvedant lankstus projektų valdymo metodas yra toks svarbus.

Kaip galite pasinaudoti lanksčiu planavimu?

Lankstus planavimas leidžia vadovams planuoti komandos darbo krūvis ir išteklius tiksliau vykdyti kelis projektus. Dažnai būna daug kintamųjų, kurių neįmanoma numatyti, ypač kai programinės įrangos kūrimas arba agentūra aplinka. Tai gali turėti įtakos jūsų projekto biudžetas, grafikas ir, galiausiai, bet ne mažiau svarbu - galutinis terminas. Lankstus projektų ir išteklių planavimas. neleidžia vadovams laikytis senų planų ir leidžia jiems veikti atsižvelgiant į visus nenumatytus pokyčius.

Ieškote daugiau ekspertų patarimų apie projektų valdymą? Peržiūrėkite mūsų NEMOKAMAS sprinto planavimo kontrolinis sąrašas dabar!

Lankstaus planavimo patarimai

1. Atsižvelgti į išorės įvykius

Įvertinę išorines priklausomybes, galite atskleisti dalykus, kurių negalite kontroliuoti.

Du išorinės įtakos pavyzdžiai yra laikas ir pinigai, į kuriuos paprastai atsižvelgiama, kai projekto sąmatos sudarymas-bet ir tokie įvykiai kaip valstybinės šventės ar darbuotojų nedarbingumo lapeliai.

Susidūrę su priklausomybėmis, kurių negalite kontroliuoti, stenkitės jas kontroliuoti, kad rezultatai būtų geriausi. Pavyzdžiui, tokius įvykius kaip valstybinės šventės galite lengvai patikrinti iš anksto, kaip siūlo PMI kaip nurodyta PMI sąraše:

• Raskite įvykius, pavyzdžiui, valstybines šventes ar darbuotojų laisvadienius, vykstančius projekto gyvavimo ciklo metu.
• apibrėžkite darbuotojų, kurie dėl įvykio negali dirbti, grupes (pvz., jei dirbate su nuotolinėmis komandomis).
• Apskaičiuokite įvykio poveikį projekto eigai.
• Apskaičiuokite viršvalandžius dėl prarastos pažangos ir įtraukite juos į savo planus.

2. Atskleisti riziką ir iššūkius

Neseniai įtraukėme į sąrašą bendras išteklių valdymo iššūkiai. Štai keletas iš jų:

• Atpažinti projektui tinkamus įgūdžius.
• Komandos galimybių ir pajėgumų suderinimas su projekto tvarkaraščiu ir darbo krūvio valdymas.

Turėtumėte galėti išvardyti visus turimus darbuotojus ir išsirinkti tuos, kurie geriausiai tinka jūsų projektui. Bet ką daryti, jei kai kurie iš jų susirgs arba nuspręs išeiti iš darbo? Ar yra žmonių, galinčių juos pakeisti? Jei ne, ar yra galimybė pasamdyti ką nors kitą, pavyzdžiui, laisvai samdomą darbuotoją?

Žinodami savo apribojimus, galite sugalvoti įvairių scenarijų ir iš anksto rasti jų sprendimus: :

• Sukurti RACI diagrama aiškiai apibrėžti visos komandos atsakomybę.
• Turėkite visų savo darbuotojų apžvalgą, pageidautina, kad joje būtų nurodyti įgūdžiai arba pareigos.
• Sudarykite darbuotojų, galinčių dalyvauti projekte, jei vienas iš komandos narių taptų nepasiekiamas, sąrašą.
• Apskaičiuokite skirtingų rezultatų poveikį projektui, komandai ir darbo krūviui.

Taip pat galite sukurti darbų suskirstymo struktūrą (WBS), kurioje būtų išvardytos visos projekto veiklos ir kiekvienai iš jų priskirta galima rizika.

Kitas būdas nustatyti galimą riziką - peržiūrėti istorinius duomenis. Tiesiog peržiūrėkite savo ankstesnius projektus ir išnagrinėkite iššūkius, su kuriais susidūrėte. Tada įvertinkite, ar yra tikimybė, kad jie gali kilti ir šiame projekte, ir parenkite atsakymus.

3. Dažnai tikrinti klientų prioritetus

Ruošdamiesi projektui tikriausiai parengėte aukšto lygio planą, į kurį įtraukti projekto tikslai ir priklausomybės.

Taip pat turėtumėte dažnai atnaujinti informaciją apie kliento prioritetus, kad galėtumėte patikrinti, ar nėra galimų tvarkaraščio pakeitimų.

Taip įsitikinsite, kad su klientu sutariate dėl to paties dalyko, ir užtikrinsite, kad planas atitiktų jo lūkesčius.

4. Alternatyvių scenarijų projektai

Peržiūrėję alternatyvius scenarijus, galėsite patikimiau valdyti projektą.

Pirmiausia išnagrinėkite savo projekto kritinį kelią, kuris yra visų užduočių ir priklausomybių tarp jų suskirstymas. Raskite priežastines priklausomybes ir užduotis, kurios yra labai svarbios projekto įgyvendinimui. Tada suraskite užduotis, kurios gali būti plaukiojančios, t. y. jų atlikimo pokyčiai neturės įtakos bendrai projekto sėkmei ir nepablogins jo terminų. Daugelyje projektų valdymo įrankių galima žymėti užduotis, todėl lengviau sekti kritinį kelią.

Nubrėžę išmatuojamus veiksmus ir orientyrus, o tada pridėję kintamas užduotis, galite pamatyti, kaip galima keisti užduočių eiliškumą arba prireikus žongliruoti ištekliais.

5. Į savo planą įtraukite susitikimus su komanda ir klientu

Dažnai rengdami susitikimus su komanda ir klientu galėsite būti nuolat informuoti ir atskleisti kylančius pavojus bei iššūkius. Prieš pradėdami projektą įtraukite šiuos susitikimus į savo planą ir praneškite savo komandai bei klientui, kada ir kaip jie vyks.

Kokius susitikimus turėtumėte įtraukti?

"Scrum" susitikimai kaip kasdien, sprinto planavimas, sprinto retrospektyva ir sprinto peržiūra, skirtos informuoti jus apie projekto pažangą. Šie susitikimai taip pat padeda sužinoti apie kliūtis, su kuriomis susidūrė jūsų komanda, kad galėtumėte imtis veiksmų ir rasti problemų sprendimus.

Susitikimų su klientu metu galite ne tik informuoti jį apie darbo eigą, bet ir gauti jo atsiliepimus, kuriuos galite iš karto įtraukti, o ne vėliau iš naujo atlikti darbą.

Stebėkite savo projektą ir prireikus koreguokite planus.

Išankstinis projekto plano sudarymas nereiškia, kad vėliau jo nereikės koreguoti.

Lankstus planavimas reiškia, kad galite turėti aukšto lygio projekto planas bet taip pat žinokite, kaip ją koreguoti, stebėti, ar nekyla pavojų ir sunkumų, ir prireikus tobulinti.