Išteklių valdymas yra svarbus kiekvienai įmonei, nes didina efektyvumą, darbuotojų pasitenkinimą, taupo laiką ir pinigus. Šiame straipsnyje supažindinsime su projekto išteklių valdymas ir kaip jį įdiegti savo organizacijoje.
Kas yra išteklių valdymas?
Cituoju Projektų vadovų asociacija:
Išteklių valdymas - tai projektui reikalingų išteklių, pavyzdžiui, asmenų ir jų įgūdžių, finansų, technologijų, medžiagų, mašinų ir gamtinių išteklių, įsigijimas, paskirstymas ir valdymas. Išteklių valdymas užtikrina, kad vidaus ir išorės ištekliai būtų naudojami veiksmingai, laiku ir neviršijant biudžeto. Ištekliai gali būti gaunami priimančiosios organizacijos viduje arba įsigyjami iš išorės šaltinių.
Tinkamas jų valdymas yra nepaprastai svarbus bet kurio verslo efektyvumui.
9 gero išteklių valdymo nauda
1. Chaoso prevencija
Chaosas yra didžiausias darbo optimizavimo priešas. Taip gali nutikti, kai turite per daug užduočių ir per mažai darbuotojų, taip pat kai turite per daug darbuotojų, neturinčių ką veikti. Kai projektai prastai suplanuoti arba komandai trūksta reikiamų įgūdžių. Arba kai turite per daug poreikių ir informacijos, kurią reikia apdoroti ir kuri nėra tinkamai susisteminta ir valdoma. Kuo didesnė jūsų įmonė, kuo daugiau procesų ir projektų vykdote, tuo lengviau pasiklysti pareigų, terminų ir darbuotojų įgūdžių labirinte. Ir būtent chaoso prevencija yra viena iš pagrindinių išteklių valdymo užduočių.
Joje galėsite:
- Stebėti projektų būklę
- Skirkite užduotis ir patikrinkite, ar jos atliktos.
- Laikykitės terminų
- Skirkite reikiamą žmonių skaičių projektui įgyvendinti...
- ...ir įsitikinkite, kad jie turi tinkamų įgūdžių.
- Užsakykite susitikimus taip, kad jie nesikirstų tarpusavyje.
- Valdykite atostogas
2. Tai daug pliusų, bet kaip tai padaryti?
Pirmiausia jums reikia sistemos (pvz. išteklių valdymo programinė įranga), kur galite matyti, kokių išteklių turite ir kur jų reikia. Tai, kokią sistemą naudosite, priklauso nuo jūsų verslo pobūdžio: tai gali būti jūsų asmeninė užrašų knygutė, lenta konferencijų salėje, "Excel" failas arba speciali darbo valdymo įrankis. Bet koks būdas yra geras, jei jis veikia ir jei informacija yra naujausia.
3. Skaidresnis procesas
Sunku užtikrinti, kad darbas vyktų sklandžiai, kai dalyvaujantys žmonės nežino, kokiame etape yra projektas, kas atsakingas už konkrečias užduotis ir kaip atrodo tvarkaraštis. Programinės įrangos namų darbe dalyvauja daug skyrių ir subjektų: kūrėjai, projektų vadovai, rinkodaros skyrius, klientai. Tokiu atveju procesų skaidrumas tampa labai svarbus.
Projekto skaidrumas taip pat leidžia greitai reaguoti į galimas problemas ir vėlavimus, nes padeda iš karto pastebėti, jei kur nors atsiranda kliūčių. Kad procesai būtų skaidrūs, naudojamos tokios priemonės kaip internetinis tvarkaraščio planuotojass, projekto etapai, o darbo laiko apskaitos žiniaraščiai bus naudingi. Taip pat gali būti naudinga parodyti projektą grafiškai, pavyzdžiui, diagramoje, lentelėje ar laiko juostoje.
4. Geriau išteklių naudojimas procesas
Jūsų komandos pajėgumas yra pagrindinis jūsų išteklius - be jo niekas negalėtų judėti į priekį. Išteklių valdymas arba išteklių planavimas leidžia efektyviausiai valdyti darbuotojų laiką ir darbą. Kaip tai padaryti? Svarbiausia - pusiausvyra: svarbu, kad jūsų komanda nebūtų užversta užduotimis, nes tai mažina motyvaciją, atsidavimą ir pasitenkinimą darbu. Darbuotojų išnaudojimas neturi nieko bendra su produktyvumu.
Kita vertus, turėti mažai pareigų arba dirbti žemiau savo kompetencijos taip pat yra blogai, nes darbuotojai gali jaustis nuobodžiaujantys ir nusivylę. Naudodamiesi turimais duomenimis raskite aukso vidurį: patikrinkite darbo laiko apskaitos žiniaraščių ataskaitas, kad sužinotumėte, ar komanda dirba per daug viršvalandžių, ar, atvirkščiai, per mažai. Individualūs susitikimai taip pat yra gera proga tiesiogiai iš darbuotojų sužinoti, ar jiems patinka jų darbo būdas.
5. Sklandus projekto darbo eigos valdymas
Net ir pats naudingiausias procesas tampa kliūtimi, jei jį naudojate perteklinį arba netinkamame kontekste. Komandos bendravimas yra svarbus. Svarbu rengti susirinkimus apie padėtį. Darbo planavimas yra svarbus. Svarbu klientų atsiliepimai... BET jei darbuotojai kasdien turi praleisti dvi valandas kalbėdamiesi tarpusavyje apie einamuosius darbus, dar dvi valandas - komandos planavimo ir būklės susirinkimuose, dar valandą - klausydamiesi klientų atsiliepimų, staiga darbui lieka kur kas mažiau laiko, nei turėtų likti. Pateiktas pavyzdys gali atrodyti absurdiškas, bet patikėkite, yra daugybė įmonių, kurios kasdien praleidžia ilgas valandas kalbėdamos apie einamąsias užduotis, nes joks procesas nėra automatizuotas ar aiškus.
Todėl geras išteklių valdymas yra raktas į sklandžią darbo eigą. Užtikrinkite, kad statuso susirinkimai vyktų dažnai (pvz., kiekvieną rytą), bet trumpai (15-20 min.). Darbus planuokite reguliariai, bet ne per dažnai (darbus galite suskirstyti į savaitinius sprintus). Tegul klientų atsiliepimų klausosi du paskirti žmonės, o ne visa komanda. Taip pat gerai leisti darbuotojams ilgą laiką be pertraukų susitelkti ties viena įtraukiančia užduotimi. Kai reikia, leiskite darbuotojams naudotis "netrukdyti" režimu "Skype" arba "Slack". Tinkamas, veiksmingas išteklių valdymas užtikrins, kad darbuotojai žinotų, ko tikėtis, kokia yra kasdienė biuro rutina ir kokia yra jų atsakomybė. Požiūris yra galinga psichologinė jėga, padedanti užtikrinti sklandesnį ir efektyvesnį darbo procesą, o išteklių valdymas leidžia tai padaryti.
6. Didesnė projekto kontrolė
Sunku gerai valdyti projektą, kai jus nuolat stebina netikėtos situacijos. Žinoma, lankstumas yra labai svarbus. Verslas yra dinamiškas, todėl turite gebėti prisitaikyti prie netikėtų posūkių. Tačiau darbas labai skiriasi, kai tokių situacijų pasitaiko, ir kai jų pasitaiko nuolat. Todėl esate suinteresuoti įgyti kontrolę ir nuspėjamumą tais aspektais, kur tai įmanoma. Tokiu būdu netikėtos problemos nesutrikdys viso programinės įrangos namų darbo. Be to, jums bus daug lengviau rasti tinkamą sprendimą.
Išteklių valdymas yra vienas iš jūsų verslo pagrindų, nes galite gana tiksliai numatyti, ką turite.. Kiek darbuotojų turite, kiek projektų jie vykdo, kiek laiko turi, kokio dydžio yra biudžetas ir kokias technologijas naudoja jūsų organizacija.kokias technologijas naudoja jūsų organizacija. Šios žinios ir sumaniai valdomi ištekliai suteikia jums daugiau galimybių kontroliuoti visą projektą, net kai reikalai klostosi ne taip, kaip jums norėtųsi.
Išteklių valdymas suteikia daugiau galimybių kontroliuoti, kai to reikia:
- Derybos su klientu - galite lengviau įvertinti, ar galite išplėsti apimtį, ar reikia iš naujo derėtis dėl galutinio termino, ar turite pakankamai laiko ir biudžeto svarbiems pakeitimams atlikti.
- Laikykitės terminų - žinodami savo išteklius ir gerai juos valdydami galite išvengti vėlavimų.
- Suplanuokite projektą - galite daryti tikslias ir realias prielaidas apie tai, kokias funkcijas galite įdiegti ir koks turėtų būti darbo grafikas.
- Gaisrų gesinimas - ekstremalios situacijos kels mažesnę grėsmę jūsų organizacijos veiklai, jei gerai žinosite, kokius išteklius turite, o jūsų darbuotojai padarys tai, kas būtina krizės metu.
7. Efektyvus laiko ir pinigų naudojimas
Laiko ir pinigų trūkumas yra vieni iš dažniausiai pasitaikančių kliūčių įmonės veikloje. Be to, abu šie veiksniai skatina vienas kitą, sudarydami užburtą ratą. Laiko trūkumas reiškia, kad negalite uždirbti pinigų. Pinigų trūkumas reiškia, kad negalite samdyti daugiau žmonių ir jums trūksta laiko naujiems projektams.
Ar žinojote, kad tik 43% įmonių teigia, kad įgyvendindamos projektus paprastai arba visada neviršija biudžeto. (Projektų valdymo būklė 2020, "Wellingtone 2020")? Ši statistika aiškiai parodo problemos mastą. Išteklių valdymo užduotis - valdyti įmonės pajėgumus taip, kad darbas vyktų sklandžiai. Ne mažiau svarbu sukurti finansinę oro pagalvę, kad krizės metu nesutrikdytumėte įmonės veiklos.
8. Darbuotojų pasitenkinimas
Darbas prastai valdomoje įmonėje vargina. Jausmas, kad darbuotojų laikas švaistomas veltui, kad organizacija neinvestuoja į jų tobulėjimą, kad darbdavys rūpinasi tik savo pelnu, kad darbas perkrautas, kad užduočių per daug, kad įmonėje tvyro chaosas, - tai veiksniai, dėl kurių daugelis žmonių pradeda klausti savęs: Ar vieta, kurioje dirbu, yra geriausias pasirinkimas man? Jei atsakymas yra "ne", tai bus pirmas žingsnis, kurį jie žengs norėdami įteikti įspėjimą. Mes nebegyvename įmonių negailestingo pelno siekimo eroje. Darbuotojai turi teisę tikėtis, kad įmonė rūpinsis jų darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra ir pasitenkinimu. Be gero išteklių valdymo tai neįmanoma.
Mano patirtis rodo, kad darbuotojai labai nerimauja, kai nežino, prie kurio projekto dirbs toliau; kartais, jei neturi aiškaus tvarkaraščio, jie pradeda galvoti, kad kažką padarė ne taip! Todėl išteklių valdymas yra labai svarbus procesas programinės įrangos įmonėje, nes jis ne tik parodys, kaip gerai organizuota jos veikla, bet ir sumažins daug darbuotojų patiriamo streso.
Patryk Ziemkowski, "Apptension" plėtros vadovas
9. Didesnė sėkmės tikimybė dėl išteklių valdymo
Visi minėti veiksniai prisideda prie to, kas svarbiausia, t. y. prie didesnės sėkmės galimybės. Nereikia daug sakyti: įmonės, kurios geriau valdo savo išteklius, pasiekia geresnių rezultatų rinkoje, nes efektyviau naudoja savo laiką, pajėgumus ir pinigus, turi laimingesnius, taigi ir labiau atsidavusius bei produktyvesnius darbuotojus, dirba laiku, daro mažiau klaidų ir sugeba įgyvendinti daugiau projektų nei organizacijos, kuriose vyrauja chaosas. Išteklių valdymas svarbus ne tik todėl, kad juo smagu girtis prezentacijoje. Dar svarbiau - tai suteikia jūsų programinės įrangos įmonei tikrą konkurencinį pranašumą.
Kaip pagerinti išteklių valdymą įmonėje?
Pirmąjį žingsnį jau žengėte. Yperskaitėte šį mokomąjį straipsnį ir dabar žinote šiek tiek daugiau apie išteklių valdymą ir pradėjote...
- Moksliniai tyrimai - nuo čia turėtumėte pradėti bet kokius pokyčius savo įmonėje. Išnagrinėkite problemą, išsiaiškinkite, kas tai yra, kokią naudą ji jums gali duoti ir kokios bus jos įgyvendinimo išlaidos. Internetas lūžta nuo informacijos apie išteklių valdymą. Jos galite rasti įmonių, kurios specializuojasi darbo optimizavimo srityje, straipsniuose, youtube, forumuose, verslo knygose ir straipsniuose profesinėje spaudoje. Labai vertingi bus ir kitų tos pačios pramonės šakos įmonių tinklaraščiai, nes jie gali pasidalyti įžvalgomis, panašiomis į tas, su kuriomis susiduriate savo įmonėje.
- Vidinė diagnostika - kai turėsite pagrindinį supratimą apie šią problemą, bus lengviau nustatyti, kokios yra jūsų verslo problemos ir kurias išteklių valdymo sritis reikia tobulinti.
- Įrankiai - Išteklių valdymas apima daug informacijos. Įrankiai, kuriais galima pateikti darbo laiko apskaitos žiniaraščius, atostogas, užduotis, tvarkaraščius, susitikimus ir projekto būklę. Puikus pavyzdys yra "Teamdeck", kurį galima integruoti su kitais įrankiais ir pritaikyti pagal individualius poreikius.
- Mokymas - svarbu nuolat tobulinti darbuotojų kompetencijas.. Ypač jei šios kompetencijos padeda geriau dirbti visai organizacijai. Vertingi mokymai projektų vadovams neabejotinai yra vertinga investicija.
