Valdyti vieną projektą gali būti sudėtinga. Valdyti kelis projektus yra daug sunkiau. Vienu metu vykdant kelis projektus reikia žongliruoti skirtingais verslo tikslais, uždaviniais, tvarkaraščiais ir terminais. Didėjant jūsų atsakomybei ir užduočių, kurias turite valdyti, skaičiui, lengva padaryti brangiai kainuojančių klaidų. Pateikiame keletą idėjų, kaip reaguoti į dažniausiai pasitaikančius iššūkius, su kuriais susiduria PM vadovai, valdydami kelis projektus vienu metu.
|
Ieškote įrankio, kuris padėtų valdyti kelių projektų išteklius? Naudodami "Teamdeck" galėsite geriau apžvelgti savo komandas ir projektus, kuriuose jos dirba. Išbandykite "Teamdeck" su 30 dienų NEMOKAMA bandomąja versija šiandien. |
Kelių projektų valdymas prasideda nuo vieno plano visiems projektams sukūrimo.
Neturėdami pagrindinio plano, apimančio visus projektus, rizikuojate pasiklysti arba viską supainioti.
Remiantis PMI dokumentu dėl pagrindiniai veiksniai, lemiantys kelių projektų valdymo efektyvumąapie savo projektus turite galvoti kaip apie portfelį, kurio sudedamosios dalys daro įtaką viena kitai:
"Valdykite visus projektus kaip visumą, koreguodami ir susiedami jų tvarkaraščius, kad jie atitiktų turimus išteklius, ir pašalindami nereikalingus kelių projektų vadovų darbo krūvio svyravimus."
Sukurkite savo tvarkaraštį, kurį sudaro kiekvienas jūsų vykdomas projektas. Taip galėsite matyti savo laiką ir projektus, kuriais turėtumėte rūpintis vienu metu.
Atnaujinkite savo planus
Pokyčių valdymas yra neišvengiamas projektų vadovų darbe. Vienas iš būdų sėkmingai eiti šias pareigas - išmokti, kaip į juos reaguoti, kai jie atsiranda.
Tvarkydami savo projektus, įsitikinkite, kad jūsų planai visada atnaujinami, kad nieko nepraleistumėte. Įvykus pakeitimams, nuspręskite, kokią įtaką jie turi projekto apimtis ir ar sugebėsite įgyvendinti projektą su turimais ištekliais.
Norėdami sužinoti apie dabartinę projekto būklę, stebėkite tvarkaraštį išteklių planavimo įrankis arba pasikalbėkite su savo komanda per kasdienius pasitarimus. Paklauskite, ar yra kokių nors apribojimų ar kliūčių, kad galėtumėte pašalinti kliūtis, kai tik jos atsiranda.
Venkite mikromanipuliavimo valdant kelis projektus
Gali kilti pagunda tvarkyti kuo daugiau dalykų. Kontroliuoti kiekvienos užduoties atlikimą, patvirtinti net menkiausias smulkmenas, bendrauti su vadovais ar klientais savo komandos vardu, net jei jie galėtų tai padaryti patys - visa tai yra mikrovaldymas.
Nors tai gali suteikti jums kontrolės jausmą, mikromanipuliavimas ilgainiui jus ne tik priblokš, bet ir pakenks jūsų komandos moralei. Nors puiku, kad esate pasirengę pasiraitoti rankoves ir atlikti papildomą darbą, kai vadovaujate keliems projektams, turite išmokti deleguoti.
Skirdami žmones projektams, aiškiai paskirstykite vaidmenis ir atsakomybę, kad kiekvienas tiksliai žinotų, už ką yra atsakingas. Naudokite įgūdžių matricą arba išteklių planavimo programinė įranga išsiaiškinti, kas geriausiai tinka tam tikroms užduotims, ir leisti jiems atlikti darbą.
Išmokite nustatyti užduočių prioritetus
Svarbus PM specialistų įgūdis - gebėjimas nustatyti užduočių prioritetus. Jei vienu metu vykdote kelis projektus, tampa dar svarbiau, kad šis įgūdis būtų dar geresnis. Prioritetų nustatymas padeda išvengti chaotiškų sprendimų spaudimo sąlygomis ir dirbti strategiškiau.
Kaip aiškina Antonio Nieto-Rodriguezas, pirmaujantis projektų valdymo ir strategijos įgyvendinimo ekspertas, savo HBR straipsnis apie prioritetų nustatymą:
Prioritetų nustatymas padidina strateginių projektų sėkmės rodiklius, padidina vyresniosios vadovybės komandų suderinamumą ir susitelkimą ties strateginiais tikslais, išsklaido visas abejones veiklos komandoms, kai joms tenka priimti sprendimus, ir, svarbiausia, formuoja vykdymo mąstyseną ir kultūrą.
Taigi kaip nustatyti projektų prioritetus, kad jie atitiktų klientų lūkesčius ir įmonės tikslus? Naudodami Kritinio kelio metodas (CPM) yra vienas iš būdų tai padaryti. Iš pradžių jį sukūrė "DuPont" kompanija XX a. šeštojo dešimtmečio pabaigoje, tačiau jis vis dar taikomas daugeliui verslo modelių, įskaitant programinės įrangos ar produktų kūrimą.
CPM naudoja planavimo algoritmą, pagrįstą projekto veiklų rinkiniu, pavyzdžiui, priklausomybėmis, laiku ir rezultatais. Tokiu būdu galite nustatyti, kurios veiklos yra svarbiausios, ir pirmiausia į jas sutelkti pastangas.
Kai nustatysite darbų prioritetus, aiškiai apie tai praneškite savo komandoms, kad visi žinotų, į ką sutelkti dėmesį.
Kelių projektų valdymą palengvinkite naudodami tinkamą programinę įrangą
"Teamdeck" tiki, kad su tinkamu projektų planavimo įrankiai ir metodų, galėsite įgyvendinti kiekvieną projektą, atlikti aukštos kokybės darbą ir sėkmingai vadovauti savo komandoms.
Nors iš pradžių kelių projektų valdymas gali jus išgąsdinti, galite tai įveikti. Sužinokite, kaip juos valdyti kaip vieną projektą, nuolat atnaujinkite planus ir deleguokite pareigas. Geriau įvaldę šiuos dalykus, pasieksite sėkmės.
Ieškote programinės įrangos keliems projektams valdyti?
Mūsų išteklių planavimo programinė įranga renkasi gerai žinomos reklamos ir IT bendrovės. Norite sužinoti kodėl?
