Visi esame girdėję ir galbūt net patyrę, kokį žlugdantį poveikį organizacijai daro kliūtys. Sąvoka "kliūtis" reiškia bet kokią situaciją, susidariusią dėl personalo ar techninių problemų, dėl kurių vėluojama įgyvendinti projektą. Tokias situacijas gali išprovokuoti skyriaus perpildymas darbais, techninis gedimas ar net stresas, dėl kurio sumažėja visos komandos produktyvumas.
Apskritai sistemos pajėgumas vertinamas pagal siaurojo taško pajėgumą. Tokia būsena gali būti žalinga tiek vidiniam komandos darbui, kai didėja nusivylimas ir kyla įkarštis, tiek išoriniam įmonės įvaizdžiui. Juk niekas nenori atrodyti nekompetentingas! Prie to prisideda ir finansinė našta, kurią sukelia tokie trikdžiai, nes gali labai sumažėti pelningumas. Šiame straipsnyje apžvelgsime kliūčių nustatymo veiksmus, jų sprendimo būdus ir kaip "Teamdeck" padeda išspręsti šią galvosūkį.
Greičiausias būdas nustatyti kliūtį - pažvelgti į savo įmonės darbo eigą ir nustatyti, ar darbai atliekami sklandžiai, ar jie atliekami dalimis (Daugiau apie darbo eigos valdymo sistema). Pastaroji situacija rodo problemą. Reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kad siauros vietos neturėtų jums kelti baimės, nes jie yra įprasti bet kurioje įmonėje.. Nors jie kelia nusivylimą, susierzinimas tik trukdo veiksmingai ir laiku išspręsti problemą. Įdomu tai, kad daugiausia trikdžių atsiranda programinės įrangos testavimo ir kokybės peržiūros procesų metu.
Pirmasis žingsnis susigrąžinant kontrolę, kai susidaro kliūčių, yra atidžiai stebėti situaciją ir nustatyti opiausias problemas. Neteisingas būdas spręsti šias problemas yra kiekybinis požiūris į jas. Jei aklai kišime pinigus ir žmogiškuosius išteklius į problemą, vargu ar pavyks išspręsti problemas. Tai bus tik laiko ir pastangų švaistymas. Pirmiausia reikia tinkamai nustatyti diagnozę. Tik tada turėtumėte imtis veiksmų problemai spręsti. Sprendimai turėtų būti kokybinio pobūdžio. Kai nustatysime elementus, kurie labiausiai prisideda prie kliūčių atsiradimo, galėsime priimti tinkamus sprendimus. Nurodykime keletą įprastų sprendimų, kaip kovoti su kliūtimis:
Darbuotojai, esantys metaforinės audros epicentre, turėtų būti paskirti spręsti svarbiausias problemas. Šiuo metu sprendžiant smulkmenas bus gerokai vėluojama ir patiriama daugiau išlaidų.
Tai labai nepopuliari nuomonė, dėl kurios gali kilti darbuotojų nepasitenkinimas, tačiau trumpalaikis sprendimas gali padėti išspręsti problemą. Jį galite naudoti taupiai kaip greitą sprendimą, tačiau pervargę darbuotojai gali patirti nusivylimą ir perdegti. Reikėtų sutelkti dėmesį į idėjas, kurios užtikrintų visos sistemos efektyvumą, nepiktnaudžiaujant darbuotojais.
Tai apima ir žmogiškuosius, ir materialinius išteklius. Įrašai apie tai, kas vyksta, leis jums nustatyti, kur ištekliai švaistomi vertės nekuriančiai veiklai.
Parengus geriausios praktikos protokolus, su kuriais susipažins kiekvienas darbuotojas, bus galima geriau valdyti laiką (kūrybiškai agentūrų darbo laiko stebėjimo programinė įranga), mažiau prastovų, o esant didelei darbuotojų kaitai nauji darbuotojai galės greitai įsilieti į labiau patyrusių darbuotojų gretas.
Sekite naujausius technologinius pasiekimus ir įrankius. Efektyvesnės technologijos leis jūsų darbuotojams sutelkti dėmesį į kitus gamybos proceso aspektus ir nukreipti pastangas į problemiškesnius kliūties elementus.
Papildomo personalo paskyrimas problemiškai gamybos grandinės grandžiai gali padėti sumažinti kliūtis. Tai, žinoma, turi būti atliekama pakankamai gerai suplanavus, kad būtų užtikrinta, jog į vietą atvyks asmuo, turintis reikiamų žinių ir galintis pasiūlyti sprendimus. Pavyzdžiui, jei rinkodaros skyriuje dirba tik vienas užimtas grafikos dizaineris, antrojo grafikos dizainerio samdymas padės išspręsti problemą ir išjudinti rinkodaros skyrių iš vietos.
Atostogų sezonai yra sinonimas, kai darbuotojų neatvykimo į darbą atvejų daugėja. Tai kenkia organizacijos darbo eigai. Iš anksto suderinkite atostogų laiką su darbuotojais, kad išvengtumėte didelių neatvykimų į darbą.
Dažniausios kliūčių priežastys yra netinkami vadovų sprendimai ir nepakankamas vadovų lygmens organizavimas. Pavyzdžiui, organizacijoje, kurioje vienas asmuo yra atsakingas už žongliravimą keliais skyriais, jis gali būti ta vieta, kurioje susidaro kliūtis. Perdavę sprendimų priėmimo procesus kitam darbuotojui, sumažinsite "siaurų vietų" skaičių, nes sprendimus priimsite greičiau. Tam, žinoma, reikia, kad asmuo, dėl kurio susidaro vėlavimai, atsisakytų savo mikrovaldymo polinkių!
"Teamdeck" idealiai tinka siaurų vietų valdymui koordinuoti dėl to, kad skatina veiksmingą darbo eigos praktiką. Tai puiki priemonė išteklių paskirstymo valdymas, darbuotojų pamainas ir neatvykimą į darbą. Pirmiau minėtas problemas, pavyzdžiui, parinkti tinkamus žmones, galite išspręsti tiesiog naudodamiesi "Teamdeck" funkcija, kuri leidžia paskirstyti žmogiškuosius išteklius pagal jų patirtį, kompetenciją ir užimtumą. Tai leidžia vykdyti ilgalaikį planavimą, nes galite analizuoti savo organizacijos struktūrą ilguoju laikotarpiu. Be to, galite iš anksto gerai žinoti, kur gali kilti potencialių problemų dėl darbuotojų trūkumo.
Didinant darbuotojų efektyvumą taip pat naudinga programos funkcija, leidžianti reguliariai stebėti darbuotojų darbo krūvį. Komandų vadovai visada gali žinoti apie esamą savo komandos darbo krūvį. Tai leidžia deleguoti daugiau laisvo laiko turinčius darbuotojus padėti tiems, kuriems tenka per daug užduočių. Kita vertinga funkcija - "Teamdeck" galimybė reguliariai stebėti išlaidas. Tai labai svarbu kovojant su kliūtimis, darančiomis neigiamą poveikį projekto biudžetui.
Sunkumai neišvengiami net ir pačiose efektyviausiose įmonėse. Visur pasitaiko techninių gedimų, darbuotojų nebuvimo darbe ir daugybės kitų galimų problemų. Žinoma, technologinių ar organizacinių sprendimų paieška yra labai svarbi... Tačiau svarbu nepamiršti ir apie psichinės sveikatos problemas, su kuriomis gali susidurti darbuotojai ir komandų vadovai, susidūrę su sunkumais. Vienas iš svarbiausių "ne" dalykų sprendžiant siauras vietas - leisti agresijai dominuoti problemos sprendimo procese.
Per daug lengva leisti pykčiui nulemti diskusiją. Nesveikas vidinis įmonės dialogas gali smarkiai paveikti įmonės veiklą ir sukelti rimtų problemų, kurios tęsis kur kas ilgiau, nei užsitęs siauras kelias. Dėl nesubrendusios emocinės reakcijos į gamybos vėlavimus darbuotojai gali patirti didesnį stresą, dėl to gali perdegti ir susirgti depresija. Nelaimingi darbuotojai bus nepajėgūs spręsti problemų. Ji rodo mažiau entuziazmo, o blogiausiu atveju kolektyvas gali ieškoti darbo kitur - taip atsiras dar daugiau problemų, kurias reikės spręsti. Atsižvelgdama į kliūčių paplitimą ir paplitimą, vadovybė turėtų susidurti su problema su empatija ir supratimu. Tai pasiekti bus svarbiausias žingsnis sprendžiant bet kurios organizacijos problemas.
Nepaisant to, kad tai yra užburtas ratas, kuris kartas nuo karto iškelia savo bjaurią galvą, kliūtys yra esminė bet kurios įmonės augimo dalis. Kadangi jie neišvengiami, galėtume juos priimti ir vertinti kaip galimybę apmąstyti įvairius savo organizacijos aspektus. Jie yra pažangos variklis, leidžiantis mums ieškoti naujų technologinių sprendimų ar valdymo stilių.
Tai padės mums atgauti produktyvumą ir laikinai išlyginti labiausiai erzinančias raukšles. Gyvename aukso amžiuje, kai galime spręsti šias problemas, nes per pastaruosius 30 metų įvykusi technologinė revoliucija pakeitė mūsų darbo ir problemų sprendimo būdus.
Be kita ko, siūlome tokias naujoviškas programas kaip "Teamdeck" - išteklių planavimo programinė įranga, skirta spręsti organizacinius klausimus darbo vietoje. Tuo pat metu vis labiau vyrauja didėjantis įmonių atsakomybės ir etikos jausmas. Šiandien vis daugiau vadovų supranta, kokią esminę galią turi orus elgesys su darbuotojais. Šie du įmonių pasaulio pasiekimai lėmė, kad pirmiau minėtos priemonės ir patarimai, kaip spręsti pajėgumų valdymas kliūtys. Žmogui būdinga ieškoti problemų sprendimų, o krizių, kurias reikia spręsti, niekada nepritrūks, todėl galėtume jas spręsti kuo žmogiškiau.
Tiems, kurie ieško ar nori būti arčiau projektų planavimo programinė įranga arba pajėgumų planavimo priemonės rinka - tęskime savo straipsnius.
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...