Atostogų valdymas yra vienas iš svarbiausių jūsų organizacijos elementų. Jis leidžia optimizuoti darbo eigą, išvengti kliūčių ir padidinti komandos produktyvumą. Patikrinkite, ar jūsų organizacijai reikia atostogų valdymo sistemos ir kokį įrankį pasirinkti!
Ką sužinosite iš šio straipsnio:
Pripažinkime, kad daugumoje įmonių atostogų valdymas yra netvarkingas. Į išteklių arba el. paštu siunčiamus prašymus dažnai neatsakoma kelias dienas arba jie lengvai pamirštami. Darbuotojai, nežinantys, kas konkrečiu metu atostogaus, negali kartu su kitais komandos nariais planuoti savo užduočių. Sunkumai dėl nepakankamų pajėgumų per įtemptus laikotarpius, pavyzdžiui, atostogų ar metų pabaigos metu. Valstybinės šventės skirtingose šalyse būna skirtingomis dienomis, o tai labai svarbu, kai vadovaujate tarptautinei komandai.
Prastas atostogų valdymo procesas daro labai neigiamą poveikį visos įmonės darbo eigai, sukelia vėlavimą ir chaosą. Todėl patartina įdiegti veiksmingą, neperšaunamą internetinę atostogų valdymo programinę įrangą.
Jau žinote atostogų valdymo sistemos privalumus. Dabar paklauskite savęs, ar tokia sistema reikalinga jūsų įmonei? Kas žino, gal jau turite puikią tam skirtą priemonę. Kita vertus, kadangi skaitote šį straipsnį, tikriausiai ieškote informacijos apie tai, kaip galite pagerinti savo atostogų valdymo kokybę. Taigi atsakykite į keletą klausimų ir diagnozuokite, ar jūsų verslui reikia naujo sprendimo.
Jums bus sunku kiekvieną kartą patikrinti, kiek laisvų dienų darbuotojas turi, prieš priimant jį į darbą. atostogų prašymas. Be to, rankiniu būdu įvesti panaudotas dienas po kiekvienų pasibaigusių atostogų - tai dar viena daug laiko reikalaujanti veikla, kurios gali neprireikti, jei sistema tai atliks už jus. Gera atostogų valdymo sistema automatiškai užblokuos galimybę pasinaudoti atostogomis, viršijančiomis turimų laisvų dienų skaičių.
Kartais lengva nepastebėti atostogų prašymo, todėl sistema turėtų jus apie tai informuoti dažniausiai naudojamu kanalu. Įsitikinkite, kad jūsų atostogų valdymo įrankis siunčiamas el. laiškas su pranešimu, kad užklausa gauta, ir primenama, kad ją priimtumėte.
Niekas taip neprailgina patvirtinimo proceso, kaip perbėgimas nuo vieno asmens prie kito. Darbuotojas nusiunčia atostogų prašymą savo komandos vadovui, šis - skyriaus vadovui, kuris turi jį perduoti kitam asmeniui, ir taip toliau. Užtikrinkite, kad prašymai būtų siunčiami tiesiai asmeniui, kuris gali juos patvirtinti. Gerai suprojektuota atostogų valdymo sistema suteiks galimybę automatiškai nukreipti prašymus reikiamiems žmonėms. Taip išvengsite painiavos, o visas procesas bus greitas ir aiškus.
Kaip jau minėjome, valdyti tarptautinę komandą yra sudėtinga, be kita ko, dėl vietos švenčių. Tai nėra problema, kai darbuotojai dirba vienoje šalyje - visi švenčiate tas pačias nacionalines šventes ir jų net nereikia įvesti į sistemą.
Kas kita, jei jūsų komanda dirba 10 skirtingų šalių ir kiekvienoje iš jų yra skirtingos vietos švenčių dienos. Jei jums sunku sekti tarptautinių švenčių dienas, susiraskite sistemą, kuri automatiškai blokuoja konkrečioje šalyje dirbančių žmonių švenčių dienas.
Šventės nėra vienodos. Be klasikinių atostogų, taip pat yra motinystės, ligos, atostogos pagal pareikalavimą arba vaiko priežiūros atostogos. Už kiekvieną iš jų, priklausomai nuo sutarties ir aplinkybių, atsiskaitoma šiek tiek kitaip. Todėl svarbu, kad jūsų darbuotojai galėtų nustatyti individualias atostogų priežastis ir laiką. Taip išvengsite papildomos painiavos dėl laisvų dienų apskaitos.
Atostogos turi įtakos kitiems organizacijos aspektams, pvz. projekto išteklių valdymas. Būtų labai daug laiko reikalaujantis darbas, jei kiekvieną kartą turėtumėte apskaičiuoti, kaip nedarbo dienos veikia jūsų įmonės pajėgumus.
Todėl gera atostogų valdymo sistema turėtų būti lengvai integruojama su kitomis darbo valdymo priemonėmis... Idealiu atveju atostogas, išteklius, užduotis ir laiką turėtų būti galima valdyti iš vieno išsamaus įrankio.
Tai nėra tokia paprasta užduotis, nes visi bando įtikinti, kad jų sprendimas yra geriausias, todėl toliau apibendrinome keletą geriausių rinkoje esančių įrankių.
"Teamdeck" - Debesų išteklių valdymo programinė įranga - yra universalus, paprastas ir skaidrus įrankis įvairiems darbo aspektams valdyti. Ją sukūrė patyręs programinės įrangos gamintojas, kad patenkintų kitų programinės įrangos gamintojų ir technologijų pramonės poreikius. Tačiau greitai paaiškėjo, kad programinės įrangos namų išskirtinį veiksmingą darbo valdymo būdą perėmė ir kitų pramonės šakų atstovai, pavyzdžiui, kūrybinės agentūros, finansinės organizacijos, augančios startuoliai ir didelės modernios korporacijos. "Teamdeck.io" apima atostogų valdymo programinės įrangos funkciją, apimančią laisvo laiko ir neatvykimo į darbą valdymo funkcijas.
Sistema palengvina atostogų valdymo procesus - darbuotojų prašymus dėl atostogų, nurodant atostogų priežastis ir trukmę, galima siųsti ir adresuoti atitinkamiems asmenims. Ji palengvina tarptautinės komandos valdymą, nes atsižvelgia į vietos švenčių dienos ir laiko juostos. atitinkamos šalies.
Dabartinės visų komandos narių atostogos iš karto įkeliamos į jų užimtumo ir tvarkaraščio skydelį, todėl visada galite greitai sužinoti, kokius išteklius turite. "Teamdeck" atostogų valdymo sistema prieinama visiems jūsų pasirinktiems darbuotojams, įskaitant laisvai samdomus darbuotojus, kurie gali lengvai pažymėti savo nebuvimo darbe laiką, pavyzdžiui, visą savaitę arba tik kelias valandas per dieną.
Svetainė pasirinktinių priežasčių funkcija suteikia galimybę naudoti atskirą atostogų tipą, pažymėti jas kaip mokamas arba nemokamas ir priskirti atitinkamus darbuotojus bei skyrius prie atskiros atostogų politikos. Tokiu būdu, be klasikinių atostogų tipų, tokių kaip kasmetinės atostogos ar nedarbingumas, taip pat galite stebėti ir lengvai valdyti kitas laisvų dienų priežastis.
Visą procesą galite atlikti programėlėje, tačiau "Teamdeck" atsiųs papildomą el. pašto pranešimą, kai bus gautas atostogų prašymas. Jei norite patikrinti savo organizacijos nedarbo dienų statistiką, "Teamdeck" jums sukurs aiškią ir išsamią ataskaitą.
Tai paprastas ir lengvai naudojamas žmogiškųjų išteklių valdymo įrankis, skirtas atostogoms valdyti. Sistema pagrįsta bendru kalendoriumi, todėl bet kuris į sistemą įtrauktas asmuo gali iš karto matyti savo kolegų užimtumą. Joje galite lengvai siųsti užklausas ir iš karto jas priimti, taip pat galite kurti ataskaitas. Jei tai, ko jums reikia, nėra numatytuosiuose atostogų tipuose, galite lengvai sukurti pasirinktines parinktis.
Ši HR programinė įranga suteikia kiekvienam darbuotojui prieigą prie savo asmeninės paskyros, kad jis galėtų matyti, kiek jam liko laisvų dienų ir kokia yra jo prašymų priėmimo būsena. Programą galima įsigyti interneto ir mobiliosios programėlės versijomis. "Sage HR" yra integruota su "Slack", todėl galite priimti darbuotojas prašymai dėl laisvo laiko tiesiogiai iš tos priemonės.
"Podio" yra įrankis, sukurtas tiems, kurių netenkina gatavi sprendimai. Sistema suteikia daugybę pritaikymo galimybių ir gali būti pritaikyta individualiems įmonės poreikiams. Pirma, "Podio" priekinė dalis sukurta remiantis API, todėl kūrėjai gali lanksčiai kurti sistemą pagal visos įmonės poreikius.
Antra, sistema turi plačias integracijos su kitomis priemonėmis galimybes. Įkėlę pasirinktus plėtinius, "Podio" sistemoje galite naudoti kitas programas. Sistema nėra tipinė atostogų valdymo sistema, tačiau ją galite integruoti, pavyzdžiui, su "Google" kalendoriumi arba "Teamdeck". Taip galėsite įdiegti savo verslui pritaikytas funkcijas. ir gaukite funkcijas, kurių reikia darbuotojų laisvadieniams stebėti ir priimti. Ir dar daugiau.
"bamboo HR" sistemoje darbuotojai gali greitai ir lengvai pateikti atostogų prašymus, o vadovai - taip pat greitai ir lengvai juos priimti. Sistema rodo galimus tvarkaraščių konfliktai su susitikimais ar kitų darbuotojų atostogomis, kad būtų pateikti visi duomenys, reikalingi prašymui priimti. Abi šalys prie pateikto prašymo gali pridėti pastabą, pagrindžiančią prašymą ir sprendimą.
Atostogų valdymo sistema konvertuoja pasirinktas dienas į valandas, kad būtų lengviau planuoti įmonės pajėgumus. Vienas PTO politika gali netikti kiekvienai įmonei, todėl "Bamboo HR" galima sukurti pasirinktinius nustatymus. Vos keliais programos spustelėjimais galima sukurti kelių tipų atostogų ataskaitas. Tai leidžia vadovams lengvai patikrinti atostogų tendencijas, net ir tas, kurios iš pirmo žvilgsnio nėra akivaizdžios. Taip jiems lengviau planuoti strateginį organizacijos darbo procesą.
"Hi Bob" yra paprasta atostogų valdymo sistema. Ji leidžia darbuotojams pasirinkti bet kokio tipo atostogas, pvz., atostogas, nedarbingumo dienas, PTO stebėjimas, atostogų dienas arba vaiko priežiūros atostogas. Jie gali nurodyti savo atostogų trukmę ir siųsti prašymus tiesiogiai savo vadovams.
Svarbus programėlės privalumas - integracija su "Slack" ir "MS Teams", todėl vadovai gali greitai patvirtinti atostogas naudodamiesi savo kasdienėmis bendravimo priemonėmis. Žinoma, visa tai taip pat galima naudoti kaip interneto ir mobiliąją programėlę.
Programa taip pat leidžia kurti ir priskirti pasirinktą politiką pasirinktoms darbuotojų grupėms ir pareigybėms, todėl ši priemonė yra labai lanksti, nepriklausomai nuo įdarbinimo formos. Sistema automatiškai pateikia ataskaitas apie esamus, ankstesnius ir nebaigtus nagrinėti darbuotojų atostogų prašymus, todėl galite lengvai patikrinti atskirų darbuotojų ir skyrių įvairių tipų prašymų statistiką ir būsenas.
Atostogų valdymas yra kiekvienos organizacijos, nepriklausomai nuo jos dydžio, pramonės šakos ar darbo modelio, problema. Neleiskite, kad tinkamų procedūrų ir priemonių trūkumas sumažintų jūsų efektyvumą ir darbuotojų pasitenkinimą. Išanalizuokite savo įmonės poreikius, patikrinkite silpnąsias dabartinio sprendimo vietas ir leiskite profesionaliai atostogų valdymo sistemai atskleisti naujas jūsų komandos galimybes.
CIPD tyrimo duomenimis, darbuotojai dėl įvairių priežasčių per metus vidutiniškai pasiima 6 laisvas dienas. Galbūt tai neatrodo daug, bet jei nėra tinkamos tvarkos šiam laisvam laikui organizuoti, tai gali sugriauti darbo organizavimą ir sukelti sniego gniūžtės efektą.
Atostogų arba laisvo laiko valdymas - tai darbuotojų laisvų dienų ir atostogų priėmimo, optimizavimo ir stebėjimo procesas organizacijoje. Jis turi didžiulę įtaką jūsų verslo sveikatai, todėl turėtumėte jam teikti pirmenybę. Kokią naudą jis gali atnešti jūsų verslui? Kaip įvertinti, ar jūsų organizacijai reikalinga atostogų valdymo priemonė?
Net ir pats įdomiausias ir labiausiai įkvepiantis darbas gali būti varginantis, todėl darbuotojai turi teisę pailsėti ir pasikrauti jėgų naujam iššūkiui. Labai apmaudu, kai jūsų komanda jaučiasi negalinti išeiti į užtarnautas atostogas, nes jie reikalingi įmonei, o jų nėra kuo pakeisti. Pasak "Alertness Solutions" tyrėjo Marko Rosekindo, "atostogų atokvėpio efektas gali padidinti darbingumą 80%. Grįžusių atostogauti žmonių reakcijos laikas padidėjo 40%".
Asmuo, žinantis, kad organizacija rūpinasi jo gerove ir darbo bei asmeninio gyvenimo pusiausvyra, paprasčiausiai bus produktyvesnis, nes jo poreikiai bus patenkinti. Vadovybė privalo daryti viską, kas būtina, kad visi galėtų pasinaudoti laisvomis dienomis ir kad darbas vyktų sklandžiai. Tai yra gero atostogų valdymo požymis.
Kiekviena įmonė turi savo prioritetus ir svarbiausius projektus. Tačiau natūralu, kad kartais atsiranda skubių užduočių ir prašymų, kurie iš anksto nebuvo numatyti tvarkaraštyje. Tame nėra nieko blogo, jei tik tai nėra daroma pagrindinių pareigų sąskaita.
Atostogų valdymas leidžia geriau įvertinti, ar darbuotojas prieš išvykdamas turi erdvės pasirūpinti papildomomis užduotimis, ar jam geriau sutelkti dėmesį į prioritetus, kurie negali laukti dviejų savaičių, kol jis grįš.
Nuotoliniu būdu iš skirtingų šalių dirbančiai komandai valdyti reikia galingos atostogų valdymo sistemos, kurioje būtų atsižvelgta į skirtingas laiko juostas ir daugelio šalių valstybines šventes.
Tinkamo išteklių valdymo pagrindas - žinoti savo įmonės pajėgumus. Naudodamiesi atostogų valdymu galėsite matyti, kurie darbuotojai atostogauja, ir efektyviai paskirstyti pakaitinius darbuotojus, paskirstyti užduotis pagal atitinkamų skyrių pajėgumus ir skirti paramą ten, kur jos reikia.
Sunkumai - tai krizinis momentas kiekvienai įmonei. Jos atsiranda tada, kai tam tikrai užduočiai atlikti nepakanka išteklių (pinigų, darbuotojų, technologijų, laiko). Darbuotojų atostogos dažnai sukelia siauras vietas, nes nekomplektinė komanda turi mažiau pajėgumų nei įprastai. Efektyvus atostogų valdymas leis iš anksto pasirengti tokioms situacijoms ir iki minimumo sumažins sunkumus išlaikyti įprastą darbo tempą.
Darbuotojų atostogos nėra tik vadovui svarbi informacija. Įmonė yra sąveikaujančių elementų sistema, todėl kiekvienas darbuotojas turėtų žinoti apie kitų organizacijos darbuotojų užimtumą. Ir kalbama ne tik apie tos pačios komandos narius. Planuodami savo darbą žmonės turi žinoti, ar asmuo, galintis jiems padėti atlikti tam tikrą užduotį, tuo metu bus laisvas. Tai taikoma kiekvienam skyriui ir pareigybei. Todėl atostogų valdymas užtikrina aiškią darbo eigos struktūrą ir lemia didesnį efektyvumą.
Prieš gaudami iš mūsų žinių apie atostogų valdymą, taip pat turėtumėte žinoti, kur atostogų valdymas yra rinkoje, kad susidarytumėte platesnį vaizdą ir priimtumėte tikslesnius sprendimus dėl atostogų valdymo sistemos programinės įrangos pirkimo.
Atostogų valdymas yra darbo laiko ir lankomumo valdymo dalis. Taigi apžvelkime šiuos du dalykus. Bet kad per daug nesigilintume į klausimus, kurie nėra šio skyriaus užuomazga, reikia pasakyti, kad laiko valdymas - tai laiko, skirto konkrečiai veiklai, planavimo ir kontrolės vykdymo procesas. Ypač toms, kurios susijusios su efektyvumo, našumo ir produktyvumo didinimu. Paprasčiau tariant, kalbama apie tai, kaip paskirstyti laiką skirtingoms veikloms ir išlikti produktyviam atliekant kiekvieną iš jų.
Darbuotojų lankomumo valdymas - tai būdas, kuriuo registruojamos darbuotojų darbo valandos. Tai sistema, skirta dokumentuoti darbuotojų darbo laiką ir laisvą laiką. Pagrindinis jos tikslas - užkirsti kelią darbuotojų laiko nuostoliams, stebint darbuotojų darbo valandas, prisijungimo laiką, išvykimus, pertraukas ir laisvą laiką.
Taigi atėjo laikas pagrindiniam mūsų pokalbio terminui - atostogų valdymas. Niekam nereikia ilgai galvoti, ką reiškia atostogų valdymas. Atostogų valdymas (arba tiesiog laisvo laiko valdymas, arba PTO valdymas) reiškia darbuotojų prašymų dėl atostogų valdymą. Kalbant konkrečiau, kalbama apie vaiko priežiūros, laikotarpio, nedarbingumo, vaiko priežiūros atostogas, laikotarpio atostogas, atostogas ir kitus, kartais neplanuotus sprendimus dėl atostogų.
Pagrindinis šio veiksmų komplekso, vadinamo "atostogų valdymu", tikslas - užtikrinti, kad darbuotojai galėtų be rūpesčių naudotis jiems priklausančiomis išmokomis ir kad tai neturėtų įtakos verslo veiklai.
Atostogų valdymas - tai darbuotojų atostogų administravimas pagal įmonės atostogų politiką, siekiant ne tik laikytis teisės aktų reikalavimų, bet ir didinti darbuotojų įsitraukimą, produktyvumą ir darbdavio įvaizdį. (GreytHR.com)
Kaip toliau galima perskaityti GreyHR svetainėje, yra trys bendros atostogų valdymo sritys: atostogų politikos kūrimas, atostogų politikos įgyvendinimas ir vykdymas bei nuolatinis atostogų administravimas. Vis dėlto GreyHR nieko neužsimena apie tai, kad atostogų valdymas yra labai glaudžiai susijęs su verslo vykdymu arba - dar aktualiau - su darbuotojo atostogomis ir projektų pažanga.
Atostogų valdymo tikslas - sąžiningai ir tiksliai tvarkyti darbuotojų prašymus dėl laisvo laiko, kad verslas vyktų sklandžiai, o darbuotojai gautų jiems priklausančias išmokas. (Lucidchart.com)
GreyHR akcentuoja įsitraukimą ir produktyvumą (ir darbdavio prekės ženklo kūrimą) kaip neabejotiną darbuotojų laisvo laiko planavimo rūpestį, tuo tarpu Lucidhart atkreipia dėmesį į neabejotiną verslo našumą kaip į kriterijų, lemiantį sprendimus dėl laisvo laiko patvirtinimo.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...