Technologijų pramonė yra neįtikėtinai dinamiška: keičiasi projektai, nuolat atsiranda naujų sprendimų, kuriuos reikia įgyvendinti, o komandos susiduria su darbuotojų kaita. Norint suvaldyti šį pokyčių tornadą, reikia, kad jūsų išteklių valdymas būtų tvirtas kaip uola. Šiame straipsnyje sužinosite, kaip tai padaryti.

Mūsų skaitytojai susipažįsta su:

Žinojimas, kaip tobulėti projekto išteklių valdymas yra būtinas bet kuriai programinės įrangos įmonei. Tai faktas. Jie parduoda savo darbuotojų laiką už klientų pinigus. Juk nekalbame apie pasikartojantį darbą, kai kasdien daugelį metų tie patys darbuotojai ateina į biurą ir 8 valandas atlieka tas pačias užduotis. 

Ką veikia išteklių valdymas?

Prieš nuspręsdami imtis priemonių išteklių valdymui savo programinės įrangos įmonėje pagerinti, turite žinoti, kodėl apskritai verta stengtis. Jūs:

  • optimizuoti savo darbą maksimaliai išnaudojant komandos pajėgumus ir potencialą.
  • išvengti laiko ir pinigų švaistymo dėl neefektyvaus valdymo.
  • padidinti darbuotojų pasitenkinimą. Per daug užduočių ir spaudimas gali varginti taip pat, kaip ir nuobodulys bei nereikalingumo jausmas.
  • gebėti stebėti projekto eigą ir projekto pelningumas lengviau.

Kaip pagerinti išteklių valdymą [programinės įrangos įmonės pavyzdys]?

1. Nustatykite problemą

Ateina laikas, kai po smegenų šturmo su vadovų komanda nusprendžiate, kad kažką tikrai reikia keisti ir jūsų įmonei reikia naujų sprendimų. Jums reikia modernaus požiūrio ir reformų, kad galėtumėte šturmuoti rinką ir palikti konkurentus toli už nugaros. Norite visko. Ir norite to dabar. 

Deja, būtent dėl šios priežasties ambicingi planai dažnai žlunga. Net ir geriausiai valdant išteklius, neįmanoma įgyvendinti visų pokyčių iš karto. Ypač kai susiduriate su vidutinės arba didelės programinės įrangos gamybos įmonė, kai procesai turi veikti kartu. Todėl pirmas žingsnis siekiant optimizuoti savo darbą yra nustatyti problemą (arba problemų). Galbūt silpnoji vieta yra darbuotojų trūkumas, atleidimų ir atostogų nesekimas, dokumentų, reikalingų naujiems darbuotojams įdarbinti ir projektams perduoti, trūkumas, nepakankamai įvertinti arba pervertinti projektai, sudėtingas sprendimų priėmimas. Geriausias būdas nustatyti problemas, nuo kurių galima pradėti bet kokius pokyčius organizacijoje, - analizuoti duomenis. Ataskaitos remiantis įvairiais jūsų verslo procesais ir rezultatais, bus neįkainojama.

Žinojimas, ką reikia keisti, yra pagrindas pokyčiams atlikti. Kitas žingsnis - nustatyti šių klausimų prioritetus. Apsvarstykite, kurios iš jų lemia didžiausius nuostolius arba blokuoja kitus procesus - pirmiausia spręskite jas, o tada vieną po kitos įgyvendinkite tolesnius patobulinimus. Didelius projektus verta suskirstyti į atskirus etapus ir užduotis, kad būtų galima sistemingai siekti tikslų.

2. Peržiūrėti ir supaprastinti sprendimų priėmimą

Dažnai užduoties, net ir paprastos, įgyvendinimas primena kamuolio šokinėjimą. 

  1. Pirma, Asmuo A atlieka užduotį ir turi būti patvirtintas.
  2. Jis siunčia prašymą peržiūrėti asmuo B - vyresnysis komandos draugas.
  3. Asmuo B sako, kad tai nėra jo kompetencijos sritis, ir nukreipia Asmuo A į C asmuo - kitos komandos, dirbančios su projektu, vyresnysis narys.
  4. Tada asmuo C sako, kad jis neturi šios sprendimų priėmimo galios ir kad geriausia kreiptis į asmuo A į asmuo D - jo tiesioginis vadovas.
  5. Kitas, asmuo D teigia, kad šis projektas turėtų būti perduotas asmuo E - su projektu dirbančio kito skyriaus vadovu.
  6. Galiausiai, E asmuopaklaustas sako, kad pirmą kartą girdi apie tokią užduotį ir kas ją užsakė.

Žinoma, pirmiau aprašyta situacija yra gana karikatūriška... bet ne tiek jau daug? Sudėtingo atskirų etapų priėmimo proceso problema ir abejonės, kas turi teisę priimti sprendimus įvairiais klausimais, kamuoja daugelį įmonių. Ir ne tik didelėms - net ir 20 žmonių organizacija gali susidurti su priėmimo kliūtimi. Pirmasis krizinis momentas - kai vadovybė nebegali visko spręsti asmeniškai. Tai momentas, kai ji turi deleguoti daugiau savarankiškumo viduriniosios grandies darbuotojams. Kuo daugiau žmonių įmonėje, tuo labiau gilės problema, todėl reikia kuo greičiau sukurti veiksmingą struktūrą. Juolab kad startuolių plėtros tempas neatleidžia lėtumo. Darbo ciklo blokavimas - geriausias būdas prarasti laiko ir pinigų. 

Taigi pradėkite nuo visos patvirtinimo laiptų pakopos peržiūros.

Išsiaiškinkite, kas turi įgaliojimus priimti sprendimus. Kitas žingsnis - supaprastinti visą procesą, o tai geriausia padaryti suteikiant tam tikrą savarankiškumą atskiriems skyriams ir specialistams. Nustačius bendrąsias dabartinių pareigų taisykles, kasdienės užduotys gerokai paspartės. Šiuolaikinėje įmonėje verta statyti ant geros darbo eigos, net ir atsisakant visiškos kontrolės.

3. Sukurti išteklių bazę

Kad galėtumėte gerai valdyti išteklius, turite žinoti, ką turite. Tai kaip žaidime - žinodami tik pusę savo kortų, gerai nežaisite. Jums svarbi pagrindinė informacija:

  • kiek žmonių galite turėti,
  • darbuotojų kompetencijas,
  • jų atsakomybę,
  • kokie yra jų gebėjimai.

Jūsų išteklių bazė yra raktas į veiksmingą projektų valdymą ir žmonių delegavimą ten, kur jų reikia. Tai leidžia sustiprinti komandas, ant kurių pečių gula per daug darbo. Tai taip pat leis jums paskirti naujų užduočių tiems darbuotojams, kurie tiesiog neturi ką veikti ir nuobodžiauja. Žinoma, laikyti ir naudoti tokius duomenis savo galvoje ar "Excel" lentelėse būtų neefektyvu. Todėl pravartu pasinaudoti išteklių valdymo įrankiai kuris aiškiai parodys, kurie komandos nariai dabar gali atlikti kokias užduotis ir kokiuose projektuose jiems seksis geriausiai.

4. Rinkti ir sisteminti žinias

Labai dažna kliūtis sklandžiam darbui yra reikiamų žinių ir medžiagų trūkumas. Kiek kartų teko klausti kelių ar daugiau įmonės darbuotojų, kur yra tam tikros bylos ar dokumentai? Šis procesas vargina ir atima daug laiko net tada, kai kalbama apie esamus įmonės darbuotojus. Įsivaizduokite, kas nutinka, kai kas nors išeina... o kartu su juo ir slaptos žinios, kur rasti medžiagos, susijusios su projektu, prie kurio šiuo metu dirbate. 

Žinios taip pat yra jūsų šaltinis ir labai svarbus šaltinis. Sukurkite gerą, tvarkingą duomenų bazę, kurioje būtų sukaupta visa medžiaga, kuri gali būti naudinga įdarbinimo procese, perimant atsakomybę ar tiesiog kasdienėje įmonės veikloje. Žinoma, tai nebus vienkartinis procesas - tokios bazės turi prasmę tik tada, jei jos nuolat atnaujinamos. Programinės įrangos namai generuoja tiek daug informacijos, kad tai turi tapti įpročiu. Tačiau galite būti tikri, kad tai bus naudinga visiems.

5. Kurti ryšius tarp skyrių

Įvairūs įmonės skyriai kartais veikia kaip atskiri organizmai. Juk tokia yra jų funkcija. Kiekvienas skyrius turi rūpintis skirtingais aspektais, kad įmonė veiktų kaip laikrodis. Kita vertus, kaip organizacija galite pasiekti daug daugiau, jei skirtingi skyriai vienas kitą palaiko. 

Naujos įmonės gali suteikti rinkodarai gerų įžvalgų turinio kūrimo srityje, o rinkodaros skyriaus skatinimas yra naudingas pardavimams. Be to, rinkodara gali daug nuveikti rengiant įtikinamą pasiūlymą. Kūrėjai gali padėti žmogiškųjų išteklių skyriui sukurti geriausius darbo skelbimus, pasakodami, į ką atkreipti dėmesį ir kaip įtikinti kandidatus. Tada personalo skyrius gali atvesti naujus darbuotojus, turinčius labiausiai pageidaujamų kompetencijų rinkinį, kurie puikiai tiks jūsų vykdomam projektui. 

Gerindami ryšių tarp skyrių palaikymą ir užtikrindami, kad jie žinotų, ką vienas kitas dirba ir ko jiems reikia, galėsite teikti tinkamą paramą ir pasiekti dar daugiau dėl sinergijos. Integruota komanda yra labai svarbi jūsų darbo kokybei ir žmonių gerovei. 

6. Rinkos poreikių tyrimas

Vienintelis pastovus dalykas rinkoje yra jos nepastovumas. Žinių apie dabartinius pramonės poreikius atnaujinimas yra nesibaigianti istorija. Išteklių valdymo tobulinimo dalis - nuolat stebėti, į ką verta investuoti ir ką verta plėtoti. Kaip veiksmingas išteklių valdytojas arba projektų vadovas turėtumėte reguliariai peržiūrėti:

  • kokie įgūdžiai šiuo metu yra paklausiausi,
  • dabartines tendencijas,
  • kokių naujų technologijų ieško klientai,
  • ar jūsų įmonė investuoja į darbuotojų mokymus, kad jie galėtų tobulinti savo kompetencijas ir gilinti žinias.

Šiame procese svarbus laikas ir reguliarumas. Žinodami rinkos poreikius, galite kuo greičiau nukreipti išteklius perspektyviausiems sprendimams, kad visada galėtumėte klientams pasiūlyti naujovių anksčiau nei konkurentai. 

7. Planuokite savo darbą

Ši tema gali atrodyti banali ir akivaizdi - juk darbo planavimas yra bet kokio projekto išteklių valdymo pagrindas.. Tačiau kuo labiau į tai gilinamės, tuo daugiau galimybių, bet kartu ir rizikos atrandame. 

Kas yra darbo planavimas? Darbų sąrašų sudarymas užrašų knygelėje, be abejo, yra darbo planavimas. Tačiau darbo planavimas taip pat yra projekto rašymas trejiems metams į priekį naudojant didelius duomenis, tikimybę ir specializuotą programinę įrangą. Įdomu tai, kad abu šie būdai bus veiksmingi. Tik ne visiems. Svarbiausia šiuo atveju yra suderinti sistemą su jūsų verslo ypatumais ir jūsų komandos darbo stiliumi. 

Naujausiose tendencijose dažnai akcentuojamas judrumas ir lankstumas, todėl darbas organizuojamas sprintais, pavyzdžiui, kas savaitę, į kuriuos įtraukiamas tam tikras skaičius užduočių, kurias įmanoma atlikti per tą laiką. Taip pat gera idėja atskiras užduotis suskaidyti į mažesnius komponentus. Tokia strategija padeda išvengti didžiulio užduočių skaičiaus, kuris pakimba virš mūsų mėnesiams į priekį. Kita vertus, kai kuriems ilgalaikiams projektams reikia iš anksto suplanuoto grafiko. Gerai apgalvotas planas padeda išvengti vėlavimų ir turi platesnę perspektyvą gerinant išteklių valdymą.

8. Nelaukite, kol įdarbinsite

Jei jūsų darbuotojai jaučia, kad jums trūksta darbuotojų, greičiausiai taip ir yra. Tokios situacijos yra labai nepalankios. Komandoje atsiranda nusivylimas ir nuovargis, o projektai pradeda vėluoti. Žinoma, jūs esate ekspertas ir geriausiai žinote savo įmonės ritmą. Kartais gali būti labiau įtemptų laikotarpių ir jums gali tekti pasitelkti subrangovus. Vėliau viskas grįžta į įprastas vėžes, tačiau būkite budrūs, kad nepastebėtumėte ženklų, jog jūsų komanda yra pervargusi ir jaučiasi prislėgta. Neverta ilgai laukti, kol įdarbinsite naują žmogų, juolab kad tobulas kandidatas nesislepia už kiekvieno kampo. Įdarbinimo procesas kartais gali užtrukti tikrai ilgai.

9. Naudoti šiuolaikines priemones išteklių valdymui gerinti

Skaitydami šį straipsnį tikriausiai galvojate: "Gerai, bet kur man tvarkyti visą šią informaciją, kad ji būtų veiksminga? Juk negaliu visko laikyti "Slack" pokalbiuose, el. pašto dėžutėje ir tūkstančiuose lentelių". Čia į pagalbą ateina šiuolaikinės darbo valdymo priemonės, kurios atlieka visą juodą darbą už jus. Pailiustruokime tai pvz. "Teamdeck" - išteklių valdymo programinė įranga. Mūsų sistema leis jums valdyti savo darbą ir projekto tvarkaraštis, patikrinti, kurie darbuotojai yra užimti ir kuriam laikui yra suplanuoti projektai, automatiškai rasti tinkamus žmones projektui, sukurti ištisas komandas, turinčias reikiamą kompetencijų rinkinį, ir išspręsti tvarkaraščių konfliktai. 

Be to, galėsite stebėti ir tvarkyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius realiuoju laiku, kad pamatytumėte, kuriai komandai reikia daugiau paramos ir kurie projektai atima daugiausiai laiko. Kiekviename etape taip pat galite sukurti ataskaitą, kad galėtumėte išanalizuoti duomenis ir ištaisyti aspektus, kurie neveikia taip, kaip turėtų. Teamdeck yra įrankis, kurį iš reikalo sukūrė programinės įrangos įmonė. Buvome ten, matėme tai, todėl mūsų sistema yra paprasta, joje yra tik tos funkcijos, kurių jums tikrai reikia.

10. Atminkite, kad išteklių valdymo tobulinimas yra nuolatinis procesas

Darbas programinės įrangos įmonėje yra dinamiškas, todėl jums reikia lankstumo, kad galėtumėte jį kuo geriau valdyti. Jei norite pagerinti išteklių valdymą, turite būti pasirengę, kad tai bus nuolatinis, besitęsiantis procesas, reikalaujantis dėmesio ir atsidavimo. Neužtenka vieną kartą išspręsti problemas ir pamiršti apie darbo eigos optimizavimą. Laimei, gera praktika ir veiksmingi sprendimai duos vaisių, o įgyvendinus didelius pokyčius, bus lengviau atlikti tolesnius nedidelius patobulinimus.

Pagerinkite išteklių valdymą ir sukurkite puikią galimybę geriau išnaudoti savo verslo potencialą. Kiekvienas vėlesnis pokytis turės pastebimą poveikį, todėl verta pasikliauti gera strategija ir būti sistemingiems. Tinklalapyje Teamdeckvisada atsižvelgiame į klientų lūkesčius ir ieškome geriausiai jų poreikius atitinkančio sprendimo. Visus duomenis galite lengvai importuoti į mūsų įrankį. Mes norime, kad jūsų Teamdeck turi būti pritaikyta prie kiekvienos įmonės, su kuria dirbame, poreikių, todėl palikome daugybę galimybių pritaikyti, kad būtų galima sukurti individualią programinės įrangos versiją. Susisiekite su mumis ir pereikite į naują darbo valdymo lygį!

Pagerinkite išteklių valdymą naudodami "Teamdeck

Susiję pranešimai