Projektų vadovai paprastai mąsto iš daug užduočių atliekančių asmenų perspektyvos. Visą dieną vykstantys susitikimai, nuolatiniai pranešimai slack'e ir tūkstantis užduočių per minutę yra jų kasdienė duona. Tačiau daugelis darbų taip neatrodo. Analitiniams, kūrybiniams ir produktų kūrimo darbuotojams reikia laiko susikaupti, kad galėtų patekti į "srautą" arba "fazę", kai jie yra produktyviausi. Kaip padėti savo komandai susikaupti?
Gyvename daugiafunkciškumo amžiuje. Dirbame ir klausomės muzikos, važiuojame autobusu ir naršome savo išmaniuosiuose telefonuose, gaminame vakarienę ir atsakinėjame į el. laiškus. Vienu metu retai darome vieną dalyką, galiausiai - mums vis sunkiau susikaupti ir išlaikyti dėmesį ilgą laiką.
Nacionalinio biotechnologijų informacijos centro duomenimis, 2000 m. mūsų vidutinė dėmesio trukmė buvo 12 sekundžių. 2015 m. - tik 8,25 sekundės.! Mums vis sunkiau susikaupti, nes esame įpratę nuolat gauti naujų stimulų. Visur esantys trikdžiai turi įtakos mūsų darbo našumui ir kokybei. Tai didžiulis iššūkis organizacijoms, kuriose labai svarbu efektyviai išnaudoti laiką. Deja, daugelis jų nori kuo daugiau nuveikti per kuo trumpesnį laiką, tačiau galiausiai sumažina savo darbuotojų pajėgumą.
Įmonės daro daug klaidų, kurios neigiamai veikia komandos efektyvumą.
Pirma, komandinio darbo grafiko nėra, o darbo ritmą lemia ad hoc užduotys.
Antra, planuojant darbą neatsižvelgiama į individualius skirtumus.
Trečia, darbo grafikas sudaromas iš projekto vadovo, o ne iš vadovo perspektyvos.
Ketvirta, įmonės nevertina savo darbuotojų laiko ir neskirsto užduočių prioritetų, pavyzdžiui, per daug susitikimų, kuriuose dalyvauja visi, net jei jie nereikalingi.
Penkta, įmonės neanalizuoja savo veiklos duomenų, pavyzdžiui, darbo laiko ataskaitų ar komandos atsiliepimų.
Ar tai reiškia, kad nėra jokios vilties ir visi esame pasmerkti dirbti neefektyviai? Tikrai ne! Yra daugybė būdų, kaip pagerinti našumą, pradedant nuo geros darbuotojų valdymo įrankis, lankstus požiūris ir supratimas apie dėmesio sutelkimo procesą. Šiame straipsnyje aptarsime patarimus, kaip geru planavimu pagerinti savo darbo kokybę ir patogumą.
Kiekvienas žmogus yra skirtingas. Taip, žinome, kad tai skamba kaip klišė, bet ieškodami tobulo darbo modelio turite atsižvelgti į individualius savo žmonių pageidavimus. Vieni geriau dirba ryte, kiti - vakare. Vieni greitai nuobodžiauja ir mėgsta įvairovę, o kiti nori susitelkti ties viena didele užduotimi ir tik tada pereiti prie kitos. Naudokite išteklių planavimo programinė įranga priskirti tinkamas užduotis tinkamiems žmonėms. Taip pat bus labai naudinga vaidmenų priskyrimo funkcija, kad visi iš karto matytų, kas už ką atsakingas.
Per darbo krūvio valdymas, svarbu išsikelti ambicingus tikslus ir suteikti savo komandai pasiekimų ir augimo jausmą. Tačiau lengva pakliūti į spąstus ir perkrauti darbuotojus. Jei jie efektyviai dirbo vieną mėnesį ir pasiekė projekto etapas, kitą mėnesį - dar daugiau ir t. t. Ši strategija yra labai trumpalaikė - ilgainiui visi taps pervargę, nusivylę, mažiau produktyvūs ir demotyvuoti, nes jiems atrodys, kad darbas niekada nesibaigia. Kad to išvengtumėte, kontroliuokite savo komandos darbo krūvį. Galite bandyti dirbti su pertraukomis, kai viena savaitė bus intensyvesnė, o kita - šiek tiek mažiau, arba stengtis išlaikyti pusiausvyrą tarp kasdienio darbo krūvio. Naudokite išteklių valdymo programinė įranga įsitikinti, kad jūsų darbuotojai nepatiria per didelio spaudimo. Įtraukiant virtualus duomenų kambarys taip pat gali padidinti projektų valdymo saugumą ir veiksmingumą.
Kalifornijos Irvino universiteto tyrimo duomenimis, po išsiblaškymo žmogui prireikia 23 minučių ir 15 sekundžių, kad vėl susikauptų ir galėtų atlikti užduotį. Tai gali atrodyti nedaug, bet jei kasdien darbuotojas turi 3 susitikimus ir 10 pranešimų "Slack" - tai reiškia, kad prarandamas didžiulis efektyvumas. Kaip to išvengti? Pasiūlykite savo darbuotojams užsisakyti sau susikaupimo laiką. Naudodamiesi kalendoriumi, jie gali nustatyti sau susitikimą - pavyzdžiui, 2 valandas per dieną. Galite būti tikri, kad kai jūsų komanda gaus laiko, per kurį galės susitelkti tik į užduotį - produktyvumas padidės.
Daugelyje organizacijų yra tendencija kiekvieną užduotį įvardyti kaip labai skubią ir labai svarbią. Taip manoma, kad, nustatydamas kiekvienos užduoties prioritetus, darbuotojas į kiekvieną užduotį žiūrės vienodai rimtai. Dėl to žmones užvaldo per didelis spaudimas ir jie nesugeba susikoncentruoti į vieną dalyką, nes nuolat galvoja apie kitas penkias jų laukiančias skubias užduotis. Todėl planuodami darbą naudokite prioritetų nustatymo parinktį - pažymėkite užduotis pagal terminus ir skubumą, kad darbuotojai galėtų sudaryti savo asmenines darbo strategijas.
Įmonės susirinkimai yra būtini ir svarbūs. Tačiau ne visi. Dažna organizacinė klaida - rengti susirinkimus kiekvieną kartą, kai reikia ką nors "aptarti". Tai ypač būdinga darbą koordinuojantiems žmonėms, pavyzdžiui, projektų vadovams - jų darbas yra patikrinti, ar viskas veikia taip, kaip turi veikti, perduoti ir surinkti informaciją bei nuspręsti dėl tolesnių veiksmų. Jų atveju susirinkimas dažnai yra pagrindinė darbo priemonė. Darbą atliekantiems žmonėms kiekvienas susirinkimas yra srauto pertrauka ir išsiblaškymas, po kurio reikia laiko grįžti į prieš tai buvusią susikaupimo būseną.
Rengdami savo dienos ar savaitės darbo grafiką, stenkitės apriboti susitikimų skaičių iki būtinų. Patikrinkite internetinis kalendoriaus planuoklis reguliariai, kad jūsų darbuotojams nereikėtų kas valandą skambinti ir jie turėtų laiko ramiai kurti. Puiki idėja bus užduočių planas - prie kiekvienos užduoties turėtų būti išsamiai aprašyti reikalavimai ir žingsniai, kad kiekvienas galėtų lengvai patikrinti išvadas, negaišdamas laiko nereikalingam susirinkimui.
Žmonėms reikia pertraukų. Statistikos duomenimis, turėtumėte imtis 15 minučių pertrauka kas 1,5 valandos atgaivinti smegenis ir padidinti produktyvumą. Deja, intensyviame darbo grafike dažnai nėra vietos pertraukai. Todėl žmonės dirba daugiau, bet iš tikrųjų nuveikia mažiau, nes jų produktyvumas sumažėja. Išbandykite pertraukų planavimo modelį, skatinkite savo darbuotojus kalendoriuose užsirašyti trumpas pertraukėles, kuriam laikui atsitraukti nuo kompiuterio, išeiti į terasą pakvėpuoti grynu oru su puodeliu kavos arba atlikti keletą paprastų fizinių pratimų smegenims prisotinti deguonimi. Būsite nustebinti teigiamo poveikio.
Atrodo, kad daugelis didelių projektų užsitęsia amžinai. Labai demotyvuoja, kai kelis mėnesius dirbate prie to paties dalyko, o pabaiga vis dar toli. Dėl to lengva sustingti ir prarasti motyvaciją bei produktyvumą. Stenkitės paįvairinti užduotis, kurias gauna jūsų komanda. Jei kas nors jau savaitę dirba prie to paties dalyko - įtraukite juos į ką nors naujo, kad jie įgytų perspektyvų ir grįžtų su naujomis idėjomis. Žinoma, čia taip pat svarbus individualus požiūris ir pokalbis su darbuotojais - vieni nori įvairinti savo darbą ir šokinėti tarp užduočių, kiti mieliau susitelkia ties vienu projektu nuo pradžios iki pabaigos. Lankstumas yra svarbiausia.
Šis punktas susijęs su ankstesniuoju. Jei dirbate su dideliu projektu, kurį reikia užbaigti, ir neturite galimybės paįvairinti darbo - suskirstykite jį į etapus. Darbo etapo užbaigimas yra sėkmė. Sėkmė yra motyvacija. Jei dirbate su šešių mėnesių trukmės projektu - suskirstykite jį į projekto etapai ir kartu su komanda pasidžiaukite kiekvieno etapo pasiekimais.
Įgyvendindami produktyvumo didinimo strategiją, turite stebėti visus komandoje vykstančius procesus. Naudokite įrankį, kuriame visą informaciją galite turėti vienoje vietoje.
Puikus pavyzdys yra "Teamdeck" - tai sistema, kurioje galite sudaryti gerai apgalvotą darbo grafiką, planuoti susitikimus kalendoriuje, paskirstyti užduotis, tikrinti darbuotojų darbo krūvį, stebėti darbo laiką naudodami darbo laiko apskaitos žiniaraščius, priskirti vaidmenis, pridėti užduočių aprašymus ir dar daugiau! Gerai suplanuotas darbas, kai kiekvienas turi erdvės susikaupti ir atsipalaiduoti ir tiksliai žino, ką reikia padaryti, yra didesnio produktyvumo paslaptis.
Kiekviena organizacija nori vieno dalyko: didelio produktyvumo ir gerų rezultatų. Norint pasiekti šį tikslą, svarbiausias veiksnys, į kurį reikia atsižvelgti, yra jūsų komandos darbo sąlygos, pritaikytos jų pareigoms ir pozicijoms. Kruopščiai suplanuotas darbo grafikas pakels darbo našumą iki tokio lygio, apie kurį anksčiau net nesvajojote!
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...