Esame tikri, kad žinote, koks jaudinantis jausmas apima artėjant prie kelionės tikslo. Kelyje tokią funkciją atlieka ženklai, nurodantys, kokius miestus pravažiuojate ir koks atstumas jums dar liko. Palikdami po savęs nuoseklias lenteles, simbolizuojančias jūsų kelionės etapus, jaučiate didžiulį pasitenkinimą, ne kitaip yra ir darbe. Kas yra projekto etapai, kaip juos nustatyti ir kokių klaidų vengti?
Jūsų projekto orientyrai valdymas etapai
Projektas pagrindiniai etapai - tai konkretūs laiko momentai, kuriais matuojama pažanga siekiant galutinio projekto tikslo. Kiekvienas toks taškas žymi pagrindinį ir svarbų projekto etapą, todėl galite išlaikyti aiškią darbų struktūrą savo tvarkaraštyje. Tokiu būdu kiekvienas suinteresuotasis subjektas gali apžvelgti tikslų įgyvendinimo būklę.
Projekto etapų pavyzdžiai:
- Projekto inicijavimas ir užbaigimas.
- Projekto komandos sukūrimas.
- Atskirų etapų vykdymas.
- grafiko ir išlaidų sąmatų patvirtinimas.
- Pagrindinių siuntų siuntimas klientui.
- Vėlesnių projekto etapų priėmimas.
- Suinteresuotųjų šalių susitikimai.
- svarbiausių užduočių atlikimas.
- Svarbiausi sprendimai ir pristatymai.
Ką turėtų apimti projekto etapai?
Svarbiausias projekto etapų bruožas yra jų pavadinimai ir užbaigimo datos (tai gali būti laikotarpis arba konkretus terminas). Labai naudinga, kai laiko juostoje rašote atskirus punktus, kad iš karto matytumėte visą projekto pjūvį. Daugeliu atvejų, pavyzdžiui, taikant krioklio modelį, taip pat naudinga susieti juos su mokėjimais. ir biudžetą. Kiekviename etape taip pat verta pažymėti papildomus reikalavimus, pavyzdžiui, daugiau žmonių į komandą, susitikimą su klientu ir pan. Tačiau visa tai darydami nepamirškite, kad projekto etapai neturi būti pernelyg sudėtingi ir techniški. Jų paskirtis - suteikti galimybę kiekvienam projekte dalyvaujančiam asmeniui reguliariai sekti darbų eigą. Dėl šios priežasties kiekvienas suinteresuotasis subjektas turėtų vienodai suprasti, kas pasiekta.
Koks yra projekto valdymo etapų vaidmuo planuojant darbą
1. Planavimas
Etapai yra planavimo priemonė, leidžianti laiku suplanuoti svarbiausius projekto etapus ir įvertinti, kokiame etape yra tikslai. Bendrame projekto tvarkaraštyje jie mums parodo svarbiausius darbų etapus, todėl lengviau įsivaizduoti pažangą.
2. Nuolatinis atnaujinimas visoms suinteresuotosioms šalims
Programinės įrangos įmonėje svarbiausia yra veiklos efektyvumas ir optimizavimas.. Ar galite įsivaizduoti, kad kiekvieną kartą, kai norite patikrinti projekto būseną, turite peržiūrėti visas atliktas užduotis ir nuspręsti, kas padaryta, o kas ne? Arba kad turite konsultuotis su komanda dėl kiekvieno grafiko punkto, kad sužinotumėte, ar yra kokių nors vėlavimų? Tai užimtų labai daug laiko! Naudojant projekto orientyrus, kiekvienas projekto dalyvis gali pats pasitikrinti, ar komanda pasiekė nustatytus orientyrus, ar projektas atsilieka nuo grafiko. Projekto orientyrai naudingi visiems: kūrėjams, projektų vadovams, klientams ir rinkodarai.
3. Kontroliniai taškai nėra naujiena optimizuojant projekto etapus.
Visi žinome, kad prevencija yra geriau nei korekcija, tačiau kartais projektų vadovas negali skirti viso savo dėmesio visiems projektams vienu metu. Paprastai komanda turi gana daug savarankiškumo, o projekto vadovas įsitraukia, kai reikia priimti sprendimus ar reaguoti.. Dėl aiškių orientyrų PM gali iš karto pastebėti, kur projekte kyla problemų, ir imtis atitinkamų veiksmų, kad darbas vyktų sklandžiai.
4. Didesnis našumas
Kai kurie projektai užsitęsia amžinai. Kai jūsų komanda jau kelis mėnesius dirba prie to paties dalyko ir pabaigos nematyti - motyvacija mažėja. Projekto etapai nepadeda darbui judėti greičiau, tačiau leidžia jį suskirstyti į etapus. Tokiu būdu, užuot vykdžius projektą nuo taško A iki taško B, pakeliui turime mažesnių tikslų, o siekis juos įgyvendinti didina motyvaciją ir spartina pažangą.
5. Padidėjusi moralė
Nuo vaikystės esame įpratę, kad už pastangas mums atlyginama - taip veikia klasikinis sąlygojimas. Vienas po kito sekantys pasiekimai yra teigiamas pastiprinimas, kuris didina mūsų pasitenkinimą. Dėl jų norime dirbti toliau, kad patirtume daugiau malonių emocijų. Svarbių tikslų įgyvendinimas - tai tik tam tikras toks apdovanojimas, galimybė pasidžiaugti komandai, užbaigusiai svarbų darbo etapą. Dėl to galite pasigirti savo komandos pasiekimais kitų skyrių ar klientų akivaizdoje ir pasveikinti save su gerai atlikta užduotimi. Su pažanga ir tobulėjimu susijęs pasididžiavimo jausmas yra labai svarbus darbuotojų gerovei.
6. Informacija kitoms komandoms
Kuo didesnė programinės įrangos įmonė yra, tuo sunkiau visiems sekti viską, kas vyksta įmonėje. Projektų etapų dėka darbuotojai visada gali patikrinti, kokius projektus vykdo kiti skyriai. Darbuotojai gali daug lengviau sukurti priklausymo organizacijai ir komandos integracijos jausmą. Be to, kai darbuotojai žinos, prie ko dirba kitos komandos ir kokia yra jų specializacija, jie visada galės kreiptis pagalbos tam tikru klausimu į reikiamą asmenį.
Projekto etapų nustatymas - kaip tai padaryti teisingai?
Nėra universalios taisyklės, kaip nustatyti projekto etapus... Na, ši informacija nebuvo pati naudingiausia, ar ne? Tačiau visa tai kyla iš to, kad pagrindiniai etapai yra tokie pat skirtingi, kaip ir produktai, su kuriais jie susiję. Reikia individualaus požiūrio, pagrindinių tikslų suvokimo ir projekto grafiko.
Svarbiausia - skaičius ir dažnumas.
Svarbu, kad pagrindiniai etapai būtų rodomi gana reguliariai ir kad tarpai tarp jų nebūtų per ilgi. Pavyzdžiui, jei projektas truks apie vienerius metus, svarbiausi etapai gali būti rodomi daugiau ar mažiau kas mėnesį. Žinoma, šis dažnumas yra tik orientacinis, tačiau žinote, ką turime omenyje - jei visame ilgame projekte bus tik 4 etapai, kuriuos skiria ištisi ketvirčiai, jie neatliks savo sisteminio ir atnaujinamojo vaidmens vykstančiame procese. Kita vertus, etapus vertinkite kaip kažką ypatingo. Tai nėra įprastos užduotys kuriuos atliekame kasdien. Kad jie didintų darbuotojų motyvaciją ir būtų pasiekimas, jie negali būti atliekami kas dvi dienas, nes tai nebus atlygis.
Aišku visiems
Projekto etapai turi būti suprantami visiems, kurie turi su jais susidurti, t. y. skirtingų pareigybių, skyrių, o kartais net įmonių (pvz., klientų ir partnerių) darbuotojams. Jiems nereikia techninių specifikacijų. Etapai - tai rodyklės, rodančios darbo būklę, todėl jie turi būti kuo aiškesni ir nedviprasmiškesni.
Tvarkos klausimai
Geriausia, jei etapai žymėtų palyginti atskirus etapus, kad komandai užbaigus etapą jį būtų galima laikyti baigtu. Užbaigus etapą ir vėliau pakartotinai grįžus prie tos projekto dalies, atsiranda chaosas.
Taip pat svarbu chronologiškai išdėstyti etapus laiko juostoje. Taip jie padeda susisteminti ir sutvarkyti darbo eigą. Tai ypač svarbu taikant krioklio metodą.
Dažniausiai pasitaikančios klaidos nustatant projekto valdymo etapus.
Kiekvienoje pramonės šakoje pagrindinis įgūdis yra mokytis iš klaidų... pageidautina iš svetimų klaidų. Taigi apžvelkime, ko reikėtų vengti naudojant orientyrus.
- Nustatoma per daug etapų gali sukelti painiavą tarp suinteresuotųjų šalių ir sumažinti jų siekimo svarbą. Dėl to komanda negauna emocinio atlygio ir galimybių pasidžiaugti pasiektais orientyrais.
- Taip pat klaidinga nustatyti per didelius projekto etapų intervalus.. Dėl per didelio laiko tarpo tarp etapų jie atrodo neįgyvendinami ir komanda jaučiasi pervargusi, o ne motyvuota.
- Kita dažnai pasitaikanti klaidinga nuomonė yra tokia. pagrindinius etapus laikyti pasikartojančiais projekto įvykiais.. Etapai negali būti planuojami įvykiai tam tikrais laiko intervalais, tai greičiau konkretūs laiko taškai. Tai svarbus projekto pasiekimas.
- Per daug sudėtingi ir (arba) techniniai aprašymai. Projekto orientyrai nėra tik kūrimo komandos įrankis. Tai visų pirma būdas aiškiai pranešti apie projekto būklę, kuris naudingas visiems - tiek vadovams, tiek klientams, partneriams ir kitiems organizacijos skyriams bei komandoms. Etapai turėtų būti trumpi, aiškūs ir pateikti informaciją apie tai, kurioje projekto stadijoje esate ir kas padaryta.
kuo optimaliau valdyti projekto valdymo etapus.
Gerai, dabar, kai jau žinote, kas yra svarbiausi etapai, kaip juos nustatyti ir kokių klaidų vengti, pereikime prie jų valdymo. Paprasčiausias būdas tai padaryti - naudoti darbo organizavimo įrankį, pavyzdžiui, "Teamdeck", kuriame ką tik įdiegėme projekto etapams skirtą funkciją! Mūsų sistemoje galite lengvai tvarkyti etapus, priskirti atitinkamą prieigą ir sekti kiekvieno darbo etapo būklę pagal aiškų grafiką.
Kadangi "Teamdeck" yra išsami išteklių valdymo programinė įranga, taip pat galite lengvai patikrinti visą tvarkaraštį, projekte dalyvaujančius asmenis, jų gebėjimus, susitikimų galimybę, ir dar daugiau. Todėl visada galite įtraukti orientyrus į platesnį savo organizacijos kontekstą ir naudoti juos kuo patogiau. "Teamdeck" yra įrankis, kurį sukūrė programinės įrangos namai programinės įrangos namams, todėl užtikriname, kad jis būtų naudingas, funkcionalus, ir pritaikyta IT pramonei.
Jūsų įmonės projekto etapas
Tinkamai naudojami projekto etapai yra labai naudinga priemonė dirbant su programa ar programine įranga. Pirma, jie palengvina darbų eiliškumą ir planavimą, nustato tinkamą jų ritmą. Antra, jie užtikrina projekto aiškumą visiems dalyvaujantiems žmonėms. Trečia, jie atlieka labai svarbią funkciją - motyvuoja ir gerina komandos moralę, suteikia priežastį didžiuotis, pasiekimų ir tobulėjimo darbe jausmą. Jei savo organizacijoje dar neįdiegėte orientyrų - laukti nereikia!
Jei turite klausimų, prašome susisiekite su mumis - mielai padėsime jums pritaikyti mūsų įrankį taip, kad jis geriausiai atitiktų visus jūsų verslo poreikius.
Ieškote programinės įrangos, kuri padėtų organizuoti projekto valdymo etapus?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
