Kai užsiimate verslu, anksčiau ar vėliau viskas susiveda į vieną dalyką. Ištekliai. Jei jaučiate, kad jums visada trūksta laiko, pajėgumų, žmonių, technologijų ar pinigų, tikriausiai darote tam tikrų išteklių planavimo klaidų. Kaip su tuo susidoroti?
Straipsnį sudaro:
11,4% visų išteklių iššvaistoma dėl prastesnių projektų valdymo procesų.
Monday.com
Kaina (standartinis paketas): $3,60 / komandos nariui / kas mėnesį
Privalumai:
Trūkumai
Kaina (standartinis paketas): $4.16 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai:
Trūkumai:
Kaina (standartinis paketas): $ 10 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai:
Trūkumai:
Kaina (standartinis paketas): $24,80 / komandos nariui / per mėnesį
Privalumai:
Trūkumai:
Kaina (standartinis paketas): $ 7 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai
Trūkumai
Kaina (standartinis paketas): $ 8 / komandos narys / kas mėnesį
Privalumai
Trūkumai
Internete rasite dešimtis straipsnių apie tai, kaip pagerinti išteklių planavimą. Tai puikiai tinka pradžioje, kai dar tik diegiate projektų valdymą. Tuo atveju, kai jūsų įmonė jau turi išteklių paskirstymo strategiją, kuri dėl kažkokių priežasčių neveikia, reikia pažvelgti iš kiek kitokios perspektyvos - išanalizuoti savo klaidas ir tik tada įsiklausyti į gerus patarimus.
Šiame straipsnyje pateikiame abu šiuos dalykus. Toliau pateikiame dažniausiai pasitaikančių ir ne tokių akivaizdžių išteklių planavimo klaidų sąrašą ir jų sprendimo būdus.
Netvarkingas darbo grafikas
"Jei nežinai, kur eini, atsidursi kur nors kitur", - sakė Yogi Berra, ir jis buvo teisus. Daugelis verslininkų nesuvokia, kad jų projektas vėluoja net neprasidėjęs. Kodėl? Dėl netikslaus, chaotiško grafiko. Pagalvokite apie tai kaip apie patiekalo receptą. "Paimkite keletą pomidorų, dar šiek tiek baklažanų, pusę pakelio makaronų ir alyvuogių. Pridėkite prieskonių, kokių tik turite namuose, ir viską sumeskite į puodą.
Ak, pamiršome parašyti, kad makaronai turi būti išvirti, o daržovės pakepintos su česnakais ir šalavijais." Jei proporcijos nurodytos apytiksliai, atskiri veiksmai sukeisti vietomis vietomis ir aprašyti labai trumpai, prieš jus ne receptas, o kulinarinis eksperimentas. Ir su tvarkaraščiu yra tas pats. Jūsų projekto planas turėtų būti išsamus, struktūrizuotas sėkmės receptas.
Sprendimas: Aiškus, lankstus ir prieinamas projekto tvarkaraštis, parengtas naudojant tinkamą priemonę. Projekto tvarkaraštis turi būti suprantamas visiems, kurie prie jo dirba. Jei turite aiškinti, kas yra kiekvienas punktas, kokie yra reikalavimai ir kas atsakingas už užduotį, jūsų grafikas nėra geras. Įsitikinkite, kad jūsų projektas suskirstytas į didesnius etapus, o kiekvienas etapas suskirstytas į mažesnes užduotis ir subužduotis. Joms priskirkite tinkamos kompetencijos žmones. Pasirūpinkite, kad planas būtų aiškus ir lengvai redaguojamas. Neužtenka baltos lentos konferencijų kambaryje ir "Excel" lentelės - bet koks vidutinis IT projektas yra tiesiog per sudėtingas tokioms priemonėms. Jums reikia geros programinės įrangos, kurioje galėtumėte sukurti individualų planą, atitinkantį jūsų darbo eigą.
Darbuotojams skiriamos užduotys, kurios neatitinka jų kompetencijos.
Vienas dažniausių užduočių paskirstymo komandoje metodų - vadovautis darbuotojų užimtumu. Tai tik iš dalies gera strategija - be užimtumo, svarbiausias aspektas yra kompetencija. Du panašias pareigas užimantys darbuotojai gali turėti visiškai skirtingus įgūdžius ir pageidavimus, susijusius su jų atliekamomis užduotimis. Tai pačiai užduočiai atlikti vienam žmogui gali prireikti savaitės, o kitam - trijų savaičių, todėl pasirūpinkite, kad komandos nariams būtų pateikiami tokie prašymai, su kuriais jie gali susidoroti efektyviausiai.
Sprendimas: Sprendimas: Išsamus kiekvieno komandos nario kompetencijų aprašymas ir tinkamų žmonių priskyrimas tinkamoms užduotims. Kaip išsiaiškinti darbuotojų įgūdžius? Pradėkite nuo klausimyno - paklauskite komandos narių apie jų kompetencijas, kokias užduotis jie atlieka geriausiai ir kokius įgūdžius nori tobulinti. Taip galėsite sudaryti įgūdžių matricą, sužinoti žmonių stipriąsias puses ir lūkesčius bei ne tik optimizuoti darbą, bet ir padidinti komandos pasitenkinimą. Geras Saas išteklių valdymo programinė įranga arba projektų planavimo programinė įranga galėsite kiekvienam komandos nariui priskirti konkrečias kompetencijas, kad kiekvienas gautų tokią užduotį, kuriai geriausiai tinka. Be to, prireikus galėsite sukurti pasirinktinius laukus su kitomis kategorijomis.
Komandos perkrova ir nepakankama apkrova
Kai kurie darbuotojai visada yra dėmesio centre. Jie yra aktyvūs, ambicingi, daro įtaką įmonei ir visada ieško naujų iššūkių. Kiekvienas projektų vadovas svajoja apie tokius žmones savo komandoje, todėl skiria jiems užduotis. Daug užduočių. Dažnai per daug užduočių. Kita vertus, kai kuriuos žmones reikia šiek tiek suaktyvinti, nes jų potencialas iššvaistomas. Abi situacijos yra blogos, nes dėl jų vieni darbuotojai yra pervargę, o kiti tiesiog nuobodžiauja ir yra nusivylę.
Sprendimas: Stebėkite, ką darbuotojai dirba ir kiek laiko tai užtrunka. Naudokite darbo laiko apskaitos žiniaraščius, į kuriuos kiekvienas komandos narys įrašys savo einamąsias užduotis. Taip galėsite stebėti, kaip komandos darbo krūvis ir įsitikinkite, kad niekam nėra nei per daug, nei per mažai pareigų. Atminkite, kad komandos perkrovimas turi neigiamą poveikį produktyvumui, o geras darbuotojų laiko sekimo valdymas padės išlaikyti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą.
Komanda nežino, ko iš jos reikalaujama
"McKinsey" ataskaitos duomenimis, darbuotojai kasdien praleidžia 1,8 valandos ieškodami ir rinkdami informaciją". Tai viena iš dažniausiai pasitaikančių projektų ir išteklių valdymo klaidų. Jūsų darbuotojai neskaito jūsų minčių. Gerai suderintoje komandoje dažnai nebūtina viską taip tiksliai aiškinti, tačiau taisyklė yra viena - visi turi suprasti, kas vyksta ir ko reikia.
Daugelis projektų vadovų mano, kad jei greitai aprašys užduotį, sutaupys laiko. Iš tikrųjų yra priešingai, nes darbuotojams tenka klausti detalių arba aiškintis abejones tarpusavyje. Tikslaus užduoties aprašymo trūkumas taip pat reiškia didesnę klaidų riziką. Klaidos reiškia taisymus. Pataisymai reiškia daugiau laiko ir pinigų. Tai nėra naudinga niekam.
Sprendimas: Tiksliai apibūdinkite kiekvieną projektą. Garantuojame, kad laikas, kurį sugaišite įrašydami visą informaciją į darbo aprašymą, bus daug trumpesnis nei galimi pataisymai dėl nesusipratimų. Pravartu įtraukti tokią informaciją, kaip kliento reikalavimai, atlikimo būdas, dokumentacija, kontaktinis asmuo, su kuriuo galima susisiekti iškilus klausimams, ir, žinoma, paskirti tinkamą asmenį užduočiai atlikti.
Komandinio darbo trūkumas
Daugelis projektų vadovų nesupranta skirtumo tarp viršininko ir vadovo. Pirmasis tikisi, kaltina ir įsakinėja. Vadovas palaiko, įkvepia ir saugo. Negalite tikėtis, kad darbuotojai stengsis dirbti kuo geriau, jei jie jaučiasi neįvertinti, jiems grasinama arba jie nuolat jaučiasi netinkami. Kritika, neturinti nieko bendra su konstruktyviu grįžtamuoju ryšiu, nepadarys jūsų komandos produktyvesnės. Priešingai, baime pagrįsta laikina motyvacija paskatins greitesnį perdegimą.
Sprendimas: priklausykite komandai. Būdamas komandos vadovas arba projektų vadovas, esate atsakingas už tai, kad darbas būtų užbaigtas iki galo. Tam reikia kitų. Sukurkite komandinę atmosferą. Parodykite, kad visi esate atsakingi už kokybę ir terminų laikymąsi. Būkite skaidrūs, parodykite, ką dirbate, ir paaiškinkite, kokie bus kiti projekto žingsniai ir kodėl jie svarbūs.
Parodykite darbuotojams, kad jie yra svarbūs, reikalingi ir kad jų nuomonė yra svarbi. Reguliariai teikite grįžtamąjį ryšį savo komandai ir suteikite jiems galimybę pasidalyti savo nuomone. Renkite reguliarius 1:1 susitikimus, kuriuose galėsite atvirai pasikalbėti apie poreikius ir rūpesčius. Taip pat užtikrinkite, kad galėtumėte susitikti su visa komanda, net ir per trumpus kasdienius susitikimus internetu. Labai svarbu išlaikyti buvimo komandos dalimi jausmą, ypač dirbant nuotoliniu būdu.
Nerealus laiko poreikių įvertinimas
Laikas yra vienas svarbiausių jūsų išteklių. Daugelis projektų vadovų nepakankamai įvertina laiką, reikalingą konkrečiam darbui atlikti. Jie suplanuoja projektą trims mėnesiams, nors reikia bent penkių. Kas nutinka tada? Viskas pasislenka, komanda dirba viršvalandžius, o galiausiai tenka rinktis: terminas ar kokybė.
Kita vertus, pernelyg atsargus laiko planavimas taip pat yra klaida - jei projekto kainą nustatysite metams, o kita konkuruojanti programinės įrangos įmonė pasiūlys šešis mėnesius, spėkite, ką pasirinks potencialus klientas.
Sprendimas: Laiko sekimo programinė įranga yra labai svarbi norint stebėti, kiek laiko užtrunka atskiros užduotys ir projektai. Dėl to galite nuolat tikrinti darbų eigą ir įsitikinti, kad nė vienas etapas nevėluoja. Taip pat labai svarbu generuoti laiko ataskaitas - neįkainojamą informacijos šaltinį, kuris leis geriau įvertinti būsimų projektų trukmę ir gerokai pagerinti išteklių planavimą. Svarbiausia - analizuoti ir daryti išvadas.
pasenusi projekto būsenos informacija.
Neįmanoma tinkamai paskirstyti išteklių neturint naujausios informacijos apie projektą. Deja, daugelyje įmonių duomenys atnaujinami kartkartėmis. Trūksta bylų, neišsamių dokumentų, nėra informacijos apie projekto būklę, darbuotojų atostogas ar atsakingo asmens pasikeitimus. Aktuali informacija yra būtina sąlyga, kad būtų galima priimti tinkamus sprendimus.
Sprendimas: Svarbiausia - įprotis. Reguliarus informacijos apie projektą ir komandą pildymas yra tik gera praktika, kurią reikia įgyvendinti. Tegul darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymas, projekto būsenos keitimas ir informacijos apie užimtumą atnaujinimas kiekvieną dieną tampa jūsų kasdienybe.
Žinoma, jei kiekvieną kartą visą informaciją turėtumėte atnaujinti patys, tai užimtų labai daug laiko, ypač atsižvelgiant į tai, kad daugelis sprendimų ir procesų yra susiję. Šiuo atveju puikiai tiks programinė įranga, kuri automatiškai atnaujins svarbiausius parametrus. Pavyzdžiui, jei vadovas priima atostogas, kalendoriuje automatiškai bus parodyta, kad darbuotojas atostogauja, ir jo užimtumas sumažės. Arba jei kas nors suplanuos susitikimą, kuris kirs su kitu susitikimu - sistema pati išsiųs pranešimą apie tokią situaciją.
Aiškiai apibrėžtų tikslų trūkumas
Negalėsite išmintingai planuoti savo išteklių, jei nežinosite, koks tikslas yra kelio pabaigoje. Ir tikslas šiame kontekste nereiškia to paties, kas galutinis produktas. Paaiškinkime tai pavyzdžiu. Įsivaizduokite, kad užsibrėžėte tikslą "susirasti darbą". Galbūt tokio tikslo pakanka, jei jums 18 metų ir ieškote darbo atostogoms, tačiau tikriausiai šiandien šis tikslas nieko konkretaus nepasakytų apie tai, ką iš tikrųjų turite padaryti.
Visai kas kita, jei užsibrėžėte tikslą "Noriu susirasti projektų vadovo darbą". Tuomet žinote, kad jums reikia turėti vadybos diplomą arba baigti vadybos kursus, turėti kelerių metų patirtį toje pramonės šakoje, kurioje norite dirbti, puikiai mokėti anglų kalbą, išmanyti bent kelias projektų valdymo programas, turėti bendravimo įgūdžių, gebėti dirbti veikiant spaudimui ir valdyti savo laiką. Įgyvendinus šiuos tikslus - jums atsiveria projektų vadovo darbas.
Sprendimas: Taip pat yra ir su projektais - nepakanka "sukurti mobiliąją programą". Reikia atsakyti į klausimus, kaip tokia programėlė turėtų veikti, kas ja turėtų naudotis, kokiomis funkcijomis ji turėtų pasižymėti ir kokius klientų reikalavimus ji turėtų atitikti. Nustatykite projekto orientyrus kuris parodys jums kelią nuo projekto pradžios iki pabaigos.
Per dideli projekto etapai
Kiekvienas projekto vadovas bent kartą gyvenime yra padaręs šią klaidą - suskirstė projektą į kelis didelius etapus ir nežinojo, nuo ko pradėti. Taip pat ir komanda. Ar žinote, kokia yra per didelių projekto etapų problema? Jie atrodo neįmanomi įgyvendinti. Jei jums reikia interneto svetainės ir tekstų autoriui duodate užduotį "parašyti svetainės turinį", tikriausiai niekada jo nepamatysite.
Sprendimas: Konfucijus sakė: "Kai akivaizdu, kad tikslų neįmanoma pasiekti, nekoreguokite tikslų, koreguokite veiksmus." Kaip matote, prieš du su puse tūkstančio metų žmonėms taip pat buvo sunku nusistatyti sau realius tikslus, o 2022 m. technologijų įmonės toliau bando spręsti šią problemą. Ką gi, gal ir nesame protingesni už Konfucijų, bet pabandykime.
Dėl to kalta filosofija siekti vis daugiau ir daugiau. Nepasiekiami tikslai vadinami motyvacija. Neįmanomi dalykai - ambicijos. Žinoma, siekis augti ir tobulėti yra esminis dalykas, ir tai nereiškia, kad pakeliui į viršūnę reikia pasiduoti. Reikia žinoti žingsnius, kurie į ją veda. Tarkime, norite sukurti populiariausią pasaulyje bendravimo programėlę. Tokia yra jūsų misija.
Kita vertus, planas - tai visi šimtai ar tūkstančiai elementų, kurie padės pasiekti šį tikslą. Atlikite tyrimą ir susipažinkite su didžiausių prekės ženklų, tokių kaip "Facebook", "Twitter" ar "WhatsApp", strategijomis. Parenkite strategiją, suraskite tinkamus žmones, nustatykite orientyrus, suskirstykite juos į užduotis, o užduotis - į mažesnius uždavinius, įvertinkite riziką ir nustatykite, kiek laiko ir išteklių jums reikia. Ir veikite.
Nėra avarinių procedūrų
Gali atrodyti, kad turint pajėgią komandą, tobulą projekto tvarkaraštį, protingai suplanuotą biudžetą, daug laiko ir puikią idėją nieko negali nutikti blogai. Būtent tai ir yra klaida. VISADA kažkas gali nutikti ne taip. Atminkite, kad projektų valdyme veikia Merfio dėsnis, ir tai nereiškia, kad reikia atmesti krizės galimybę. Svarbu žinoti, kaip jai pasiruošti.
Sprendimas: Skubios procedūros yra išteklių planavimo pagrindas. Pačiame projekto plane daroma prielaida, kad... viskas vyks pagal planą. Tuo tarpu svarbiausia yra parengti rizikos valdymo strategiją ir būti pasirengusiems, kai kas nors nutiks ne taip. Pagrindinis darbuotojas staiga turėjo pasiimti mėnesio atostogas? Ne bėda - turite dokumentus ir procesą, kaip paskirti žmogų, kuris jį pakeistų. Įvyko klaida ir projektas vėluoja? Taip pat ne problema - juk jau planavimo etape sutaupėte dvi savaites vien dėl šios situacijos. Išteklių valdyme ir projektų valdyme, visada turite turėti planą B - niekada nežinai, kada jis taps planu A.
Negalvojimas apie ateitį
Gyvenimas šia akimirka. Tai graži mintis... kai atostogaujate ir neturite jokio projekto, kurį reikėtų užbaigti! Jei viskas gerai čia ir dabar, jums pakanka išteklių pajėgumas, o projektai vykdomi laiku, tai nereiškia, kad taip bus visą laiką. Ką daryti, jei staiga pusė komandos dviem savaitėms išeina atostogų? Arba laimėsite didelį konkursą ir paaiškės, kad jums trūksta 10 naujų žmonių? Žinoma, technologijų pasaulyje turite būti lankstūs. Tačiau taip pat turite galvoti apie ateitį.
Sprendimas: Iš anksto suplanuokite išteklių paskirstymą. Jei žinote, kad po kelių mėnesių prasidės didelis projektas ir jums reikės daugiau žmonių, pradėkite įdarbinimo procesą dabar, nes idealaus kandidato paieška ir įdarbinimo procesas užtrunka. Jei norite nuo naujų metų įgyvendinti naują augimo strategiją, pradėkite ją planuoti birželio mėnesį - atostogos visada būna ramesnis metas, o metų pabaigoje paprastai būna daug darbo. Jei po dviejų mėnesių pradėsite dirbti su nauju klientu, pradėkite rengti pirminį projekto planą ir komandos sudėtį jau dabar.
Nežinojimas apie savo komandos užimtumą
Daugelis projektų vadovų planuoja savo darbą taip, tarsi visada turėtų visą etatinių darbuotojų komandą. Tačiau taip būna ne visada. Tarptautinių nuotolinių įmonių pasaulyje vieni žmonės dirba 4 valandas per dieną nuo 12 iki 16 valandos, kiti - 8 valandas per dieną nuo 10 iki 18 valandos, o treti - tik 4 dienas per savaitę. Pridėkite prie to skirtingas laiko juostas, atostogas ir atleidimus iš darbo, ir turėsite įspūdingą chaosą. Nebent tam pasiruoštumėte.
Sprendimas: Atostogų ir neatvykimo į darbą valdymas yra būtinas kiekvienai programinės įrangos įmonei. Kalendorius su darbuotojų užimtumu užtikrins, kad planuodami projektą galėtumėte tiksliai įvertinti, kokius išteklius turite ir kiek laiko jūsų darbuotojai gali skirti užduotims atlikti.
Nėra darbo kokybės kontrolės
Galvodami apie išteklius, tikriausiai minite laiką, pajėgumus, biudžetą, prieinamumą ir technologijas. Tačiau į šią grupę retai kada įtraukiamas vienas svarbiausių išteklių, kuriuos turi gera programinės įrangos įmonė. Kokybė. Kokybė - tai vertė, dėl kurios išliekate rinkoje, dėl kurios jūsų klientai ir darbuotojai nori su jumis dirbti. Kiekviename projekto plane ir išteklių planavime visada turi būti numatyta išlaikyti aukščiausią kūrimo kokybę. Jei to nepadarysite, pralaimėsite.
Sprendimas: Rezultatų valdymas - tai procesas, leidžiantis stebėti ir vertinti atlikto darbo kokybę. Tai padės jums nuspręsti, kaip paskirstyti išteklius, pavyzdžiui, skirti papildomą paramą, pratęsti terminą arba padidinti apimtį.
Vadovai nėra tvirtai sutarę, kaip griežtai suprasti terminus, priklausančius, tarkime, projektų valdymo ar išteklių valdymo šeimai. Galvojant apie išteklių planavimą arba išteklių valdymą - terminus, apibūdinančius projektų valdymo procesų aspektus - situacija nėra geresnė. Šiuo požiūriu tam tikri žingsniai, nušviečiantys įdomiausio straipsniui termino reikšmę ir vaidmenį, yra visiškai pateisinami.
Internete ieškodami informacijos apie išteklių valdymą, kartais aptinkame keistų sąvokų sąsajų. Į akis krinta tai, kad išteklių planavimas yra tas pats, kas išteklių valdymas - o tai ne visai tiesa. Be to, galima rasti citatų, kuriose terminas išteklių planavimas vartojamas pakaitomis su išteklių paskirstymu. Netgi išteklių planavimas - dažnai vartojamas kaip alternatyvus žodis išteklių valdymui - gali būti aptinkamas kaip vienas iš daugelio pastarojo elementų. Kitiems išteklių valdymas reiškia tą patį, ką ir išteklių planavimas, ir yra didelis procesas, apimantis ir išteklių planavimą bei išteklių paskirstymą.
Kaip žinome, išteklių planavimas yra išteklių valdymo proceso dalis. O išteklių valdymas (arba išteklių planavimas) yra projekto valdymo proceso dalis. Taigi, prieš susipažindami su pirmuoju terminu, turime pasistengti paaiškinti skaitytojui, kas yra išteklių planavimo dalis - išteklių valdymas.
Projektų valdymo asociacijos interneto svetainėje rašoma:
Išteklių valdymas - tai projektui reikalingų išteklių, pavyzdžiui, asmenų ir jų įgūdžių, finansų, technologijų, medžiagų, mašinų ir gamtinių išteklių, įsigijimas, paskirstymas ir valdymas. Išteklių valdymas užtikrina, kad vidaus ir išorės ištekliai būtų naudojami veiksmingai, laiku ir pagal biudžetą. (APM žinių sąvadas, 7-asis leidimas)
Ši perspektyva yra gana didelė ir gali būti mažiau naudinga nei nurodyta toliau, tačiau joje yra visi aspektai, su kuriais kovoja už projekto užbaigimą atsakingi asmenys. Pirma, APM apibrėžtyje nurodoma, kas arba kas priklauso išteklių šeimai. Priklausomai nuo pramonės šakos - ištekliai gali būti žmonės ir jų įgūdžiai (darbuotojai arba rangovai), įrankiai, mašinos, įrenginiai (ypač gamybos ir statybos versle), patalpos, parkai ir pan.
Antrasis šio apibrėžimo aspektas, į kurį atsižvelgiama, yra projekto vadovo vaidmuo - "įgyti, paskirstyti". Trečiasis, užtikrinti - tai praktiškai reiškia atkreipti dėmesį, analizuoti ir optimizuoti). Efektyvus naudojimas - o tai praktiškai reiškia darbuotojų privalumų ir trūkumų žinojimą, įskaitant jų panaudojimą, darbo krūvį, našumą, grafiką, įgūdžius ir pan. - yra ketvirtasis. Laikas ir biudžetas - yra paskutiniai, kurių nereikia aiškinti.
Tačiau išteklių valdymą galima sklandžiau apibrėžti atkreipiant dėmesį į projektą arba projekto pabaigą - kai projektas nustato, kas ir kada bus prie jo priderintas. Pasak projectmanager.com:
Išteklių valdymas - tai išteklių planavimo, tvarkaraščio sudarymo ir paskirstymo procesas, skirtas projektui užbaigti.
Žinoma, galvojant apie projektą negalima pamiršti ir su juo susijusių lūkesčių. Jūsų klientas moka, jūsų klientas reikalauja. Taigi geriau žiūrėkite, ar vadovaujamas projektas baigtas reikalavimais (dar vienas iššūkis, kuriam reikia sprendimo, bet ne su straipsniu)
Nepaisant to, atėjo laikas esminiam šio skyriaus terminui - išteklių planavimui. Be jokių įžangų pažvelkime į prasmę, kurią perteikia kompetentingas referentas. Kaip Projectmanager.com informuoja, rišteklių planavimas yra identifikavimas išteklių ir, žinoma, koordinavimas.
Jei palygintume tai su mūsų konkurento išteklių planavimo programinės įrangos rinkoje (bendrovės "Saviom") pateiktu pasiūlymu, pastebėtume kai ką įspūdingo. Perfrazuojant jų supratimą, rišteklių paskirstymas prilyginamas išteklių planavimui, o jo vaidmuo yra atpažinti ir konkrečiai projekto veiklai konkrečiam laikotarpiui paskirti pakankamai išteklių (darbuotojų ar subrangovų).
Abiejuose išryškėja tai, ko iki šiol pateiktuose apibrėžimuose nebuvo. Išteklių planavimui arba darbuotojų planavimui (šiek tiek užbėgant už akių kitame skyriuje) reikia įgūdžių ir brandos, kurie padeda tiksliai nustatyti ir atpažinti darbuotojo kompetencijas (įskaitant minkštuosius įgūdžius). kurie paskatina juos priimti sprendimą paskirti konkrečiam darbuotojui konkrečią užduotį.
Išteklių planavimas - tai terminas, atsiradęs 9-ajame dešimtmetyje. Šio termino esmė ta, kad projektai turi ribotus pajėgumus ir išteklius (ir laiką, ir biudžetą). Taigi, planuojant projekto įgyvendinimą, į šiuos veiksnius reikia atsižvelgti.
Kaip išteklių planavimas susijęs su darbuotojų planavimu?
Darbuotojų planavimo reikšmė yra visiškai artima personalo arba darbo jėgos planavimui. Žinome, kad šie terminai kartais vartojami tam tikrose pramonės šakose arba atvirkščiai - tam tikrose pramonės šakose dažniau vartojamas darbo jėgos planavimas vietoj darbuotojų planavimo. Šiaip ar taip, kiekvienas iš jų pasako apie darbuotoją arba darbininką ir su meistriškumu, kurio tikimasi iš įmonės, projekto ar užduoties.
Darbo jėgos planavimas apibrėžiamas kaip valandinių darbuotojų grafikų sudarymo procesas, siekiant patenkinti esamus ir būsimus darbo vietos poreikius.
Šiame "Toolbox" interneto svetainėje pateiktame apibrėžime, kuris siejamas su eksperto įžvalgomis, paklausa, kaip terminas, nėra visiškai aiški ir verčia mus įsivaizduoti, ką autorius galvojo. Tačiau pagrįstai galime atsižvelgti į tai, kad projekto ar darbo atlikimo laikas yra jo dalis, taip pat projekto reikalavimai arba biudžetas.
Personalo parinkimas ir planavimas - tai žmogiškųjų išteklių paskirstymas, kuriuo darbuotojai parenkami ir priskiriami užduotims organizacijoje ir nurodoma, kada ir kiek laiko tos užduotys turi būti atliekamos. (Workplacetesting.com)
Palyginus šią apibrėžtį su pirmiau minėtomis išteklių planavimo reikšmėmis, sunku nuslėpti panašumus. Pasirinkimas, su kuo, kada ir kiek laiko bus derinama; priskyrimas, apibrėžimas ir veiklos analizė siekiant pagrindinio tikslo - užbaigti projektą. Kiekvienas iš jų yra aiškus arba numanomas.
Jei pridėsime tai, kas akivaizdu, bet ką reikia pasakyti, kad darbuotojų įgūdžiai, prieinamumas ir produktyvumas taip pat lemia planavimo procesą, ryšys tarp darbuotojų planavimo ir išteklių planavimo nebebus abejotinas.
Jei pasiekėte šią straipsnio dalį, tikrai žinote, kad išteklių planavimo įvaldymas nėra toks paprastas dalykas. Norint pasiekti norimų rezultatų, reikia geros praktikos, vengti klaidų ir turėti patikimą darbų valdymo programą. Tačiau niekas nerašytų visų šių straipsnių ir vadovų apie projekto išteklių valdymas jei kompetencija šioje srityje nebūtų to verta. O naudos yra daug.
Kaip jau sužinojote iš šio straipsnio, pagrindinis išteklių planavimo programinės įrangos vaidmuo yra... padėti paskirstyti, planuoti ir koordinuoti išteklius (darbuotojų darbą), kad būtų pasiekti projekto reikalavimai. Nėra svarbu, ar mes kalbame apie rinkodaros išteklių valdymas, IT išteklių valdymasarba IT projektų planavimas - vaidmuo toks pat.
Antroji pastaba - prieš parodant papildomas funkcijas, kurias verta apsvarstyti - susijusi su sąlygomis. Pagal išteklių planavimo programinę įrangą, projektų planavimo programinė įranga, išteklių valdymo arba išteklių planavimo programinė įranga, pajėgumų planavimo programinė įranga, planavimo įrankiai, išteklių valdymo įrankiaiir t. t. - mes suprantame tą patį. Visi jie susiję su organizacijos žmogiškojo kapitalo ir tvarkaraščio valdymu ir iššūkių sprendimu.
Žvelgdami iš šios perspektyvos, galime įsivaizduoti, kas juos sieja. Dabar metas aptarti, į ką verta atsižvelgti ieškant tinkamos išteklių planavimo programinės įrangos. Kaip žinome, išteklių valdymas (ir išteklių planavimas kaip išteklių valdymo dalis) yra didelė projekto valdymo proceso (dar vadinamo projekto valdymo gyvavimo ciklu) dalis.
Ar jūsų ideali išteklių planavimo programinė įranga taip pat gali palaikyti:
Tikriausiai ne. Tačiau kai įdiegsite neperšaunamą išteklių planavimo programinę įrangą, dauguma jų taps įveikiamos. Tačiau, jei reikia daugiau laiko arba tiesiog palyginti projekto išteklių valdymo įrankiai arba projektų planavimo įrankiai - žinote, ką daryti.
Nėra plačiai žinoma, kad "Teamdeck", kaip išteklių planavimo programinė įranga, buvo "Apptension" iniciatyva. "Apptension" yra SaaS programinės įrangos kūrimo bendrovė (jie taip pat sukūrė Django SaaS boilerplate, a Saas kūrimo įrankis), kuriems iš pradžių reikėjo įrankio, padedančio planuoti projektus, valdyti išteklius, paskirstyti užduotis ar vertinti veiklos rezultatus. Todėl jie savo vidiniais tikslais sukūrė išteklių planavimo programinę įrangą.
Taigi ši išteklių planavimo programinė įranga iš pradžių buvo skirta "Teamdeck" vidaus procesų valdymui. Tačiau po kurio laiko "Teamdeck" buvo komercializuota (2015 m.). Visi, norintys išbandyti darbuotojų priskyrimo ir planavimo programinę įrangą, galėjo ją išbandyti nemokamai.
Kadangi kasdien naudojame šią programinę įrangą, nes klientų skaičius nemažėja, dėl šios priežasties mūsų produktas yra viršuje.
Išbandykite "Teamdeck
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...