Išsamaus projekto plano kūrimas apima ne tik užduočių išvardijimą. Reikia veiksmingai planuoti išteklius, kad būtų nustatyti būtini ištekliai ir jų prieinamumas. Išteklių planavimo procesas yra labai svarbus projektų vadovams, kad jie galėtų tiksliai įvertinti projekto terminus ir biudžetą. Pradiniame etape nustatę projekto apimtį, rezultatus ir priklausomybes, vadovai gali geriau valdyti išteklių pajėgumus. Toks požiūris ne tik užtikrina, kad ištekliai būtų paskirstyti efektyviai, bet ir leidžia optimizuoti išteklių pajėgumus dabartiniams ir būsimiems projektams.
Ką sužinosite šiame straipsnyje:
3 veiksmingo išteklių valdymo proceso sudedamosios dalys
Vaidmuo internetinis kalendoriaus planuoklis ir išteklių planavimo programinė įranga
Kaip išvengti išteklių paskirstymo iššūkių
Išteklių planavimo reikšmė projektų valdyme
Ne kitaip yra ir su išteklių planavimu, kuris padeda projektų vadovams suderinti projektų rezultatus su turimais ištekliais. Be jo neįmanoma kontroliuoti projekto įgyvendinimo, jo terminų ir biudžeto. Šiame įraše supažindinsiu jus su išteklių planavimo procesu, kad galėtumėte rasti ir priskirti tik tinkamus ir turimus išteklius savo projektui.
Kas yra išteklių planavimas projektų valdyme?
Projektų valdymo išteklių planavimas ir visas procesas? Kuo skiriasi vadyba nuo projektų valdymo?
Perfrazuojant Projektų valdymo instituto (PMI) projektų valdymo apibūdinimą, reikia pasakyti, kad tai yra kompetencijų, įgūdžių, žinių, prietaisų, priemonių, programinės įrangos, metodų, procesų ir bet ko, ko reikia, kad būtų sukurta "vertė žmonėms", naudojimas. (The PMP sertifikavimo kursas, kurį siūlo PMI, taip pat galėsite gerai suprasti, kas yra išteklių planavimas projektų valdymo srityje).
Frazės "vertė žmonėms" dviprasmiškumas skatina manyti, kad projektų valdymo rezultatas gali būti bet koks. Viskas, kas naudinga tam tikriems žmonėms. Tęsiant šią mintį, galima pagrįstai teigti, kad PMI projektų valdymas yra susijęs su išteklių (tiek intelektinių, tiek materialinių) naudojimu siekiant sukurti ir įgyvendinti kažką naudingo (kažkam). Paprasčiau tariant, naudoti viską, ką turime, kad sukurtume tai, ko mums reikia.
Išteklių planavimas projektų valdyme - tai tinkamos kvalifikacijos išteklių (darbuotojų) parinkimas ir jų suderinimas su užduotimis, siekiant užtikrinti projekto sėkmę. [Šaltinis: viršuje pateiktas vaizdas iš išteklių planavimo įrankio "Teamdeck".]
Kaip sužinosite tolesnėse pastraipose, pirmiau pateiktame apibrėžime nieko nepasakyta apie absoliučiai esminius projektų valdymo (taip pat ir išteklių planavimo) aspektus. Ir nieko apie pagrindinius dalykus, kuriais skiriasi projektų valdymas ir vadyba.
Projektų valdymo asociacija (APM) pristatė projektų valdymo supratimą, kuris atskleidžia esminius projektų valdymo aspektus.
Projektų valdymas - tai procesų, metodų, įgūdžių, žinių ir patirties taikymas, siekiant konkrečių projekto tikslų pagal projekto priėmimo kriterijus, laikantis sutartų parametrų. Projekto valdymas turi galutinius rezultatus, kurie yra apriboti ribotu laiku ir biudžetu.
PMI ir AMP pasiūlymams būdinga tai, kad juose kalbama apie procesų taikymą, įgūdžių ir metodų naudojimą projektui kurti ar įgyvendinti. Tačiau visiškai verti dėmesio trys aspektai, kurių nėra PMI pasiūlyme. Tai "projekto priėmimo kriterijai", laikas ir trečiasis - biudžetas.
Kaip žinome, projektai vykdomi pagal vidines arba išorines užduotis, kurias skiria jūsų įmonės darbuotojas arba klientas. Verslo poreikis numato su projektu susijusius (kliento) lūkesčius. Verslo užduotyje taip pat nurodomas laikas, per kurį projektas turi būti įvykdytas (verslas nelauks), ir biudžetas, į kurį turite tilpti. Projekto metu plėtra arba šio proceso pabaigoje, kai projektas perduodamas klientui, priėmimo kriterijai turi atitikti kliento lūkesčius.
Ir čia prasideda pagrindinis skirtumas tarp projektų valdymo ir tiesiog valdymo. APM teigimu, skirtumas tarp šių dviejų terminų susiveda į laiką. Laikas, kai projektas yra paruoštas vykdyti arba jau įvykdytas. Valdymas yra nuolatinis veiksmas, o projekto valdymo galutinis rezultatas pateikiamas per ribotą laiko tarpą.
Kaip tai susiję su išteklių planavimu?
Projekto išteklių planavimo vaidmuo
Kaip minėta, projektų valdymas yra procesas, susidedantis iš tokių dalių kaip užduotys, procedūros, metodai ir pan. Šis procesas vadinamas projekto valdymo gyvavimo ciklu ir kartais apima 3, 4, 5, 6 ar net 7 etapus. Šie etapai parodo žingsnis po žingsnio pagrįstos praktikos, naudojamos projektui valdyti nuo jo pradžios iki pabaigos, sistemą. Vadovams pateikiamas struktūrizuotas projekto kūrimo, vykdymo ir užbaigimo būdas.
Projekto valdymo gyvavimo ciklo dalies etapai. Išteklių planavimas projekto pradžios ir vykdymo etape.
Iš paveikslėlio matyti, kad išteklių planavimas yra projekto valdymo proceso elementas. Jo vaidmuo - šiek tiek anksčiau nei APM pateiktame išteklių planavimo apibrėžime - yra organizuoti, planuoti, planuoti ir vertinti žmonių darbą.
APM žinių sąvado dėka žinome, kad ištekliai suprantami plačiai. Kaip žmonės (ir jų įgūdžiai), taip pat kaip pinigai, mašinos, medžiagos, technologijos ir visa kita, ko reikia laukiamam rezultatui pasiekti. Taip pat galima sakyti, kad ištekliai yra viskas, ko reikia užduočiai ar projektui atlikti. Žinoma, daugelio įmonių, ypač paslaugas teikiančių įmonių, požiūriu, išteklių valdymas ir planavimas yra susijęs su žmonėmis. Žmonės ir jų įgūdžiai.
APM - tai projekto išteklių planavimas arba, kaip jie mėgsta, išteklių valdymas:
(...) užtikrina, kad vidaus ir išorės ištekliai būtų naudojami veiksmingai, laiku ir pagal biudžetą.
Išteklių planavimas yra projekto valdymo dalis, todėl tokie aspektai kaip laikas ir biudžetas taip pat yra neišvengiami. Geras išteklių planavimas (išteklių valdymas), todėl tinkami ištekliai tinkamu laiku yra prieinami tinkamam darbui atlikti.
Ir vaidmuo išteklių valdytojas planuojant projektą reikia nustatyti, kokių išteklių (atitinkamų įgūdžių ir patirties turinčių darbuotojų) reikia darbui atlikti, ir nustatyti, kada išteklių reikės, sudarant tvarkaraštį.
Panašiai kaip ir "Planview" bendrovė - mūsų konkurentė projektų išteklių planavimo sistemų rinkoje - mano, kad išteklių planavimas (arba, jei norite, išteklių valdymas) yra metodas, kuriuo siekiama užtikrinti, kad ištekliai būtų naudojami efektyviausiai. Nepriklausomai nuo to, ar kalbame apie vieną projektą, ar projektų portfelis, tinkamai įgyvendinamos, įmonės pasiekia maksimalų išteklių naudojimo efektyvumą, neišnaudodamos nei vieno iš jų (darbuotojo) per mažai arba per daug.
Šio užduočių paskirstymo komandos nariams proceso metu užduočių planavimas ir derinimas su konkrečiomis užduotimis grindžiamas jų gebėjimais ir užimtumu, ir - kas akivaizdu - jų įgūdžių rinkiniais, kurie geriausiai atitinka projekto ar užduoties reikalavimus.
Daugumoje kūrybinių ir paslaugų įmonių ištekliai yra žmonės, todėl išteklių planavimas - tai procesas, kurį galite naudoti norėdami nustatyti, kokius komandos narius reikia skirti projektui ir kada jų reikės.
Svarbu tai, kad išteklių planai gali keistis ir turėtų būti reguliariai koreguojami atsižvelgiant į apimties, darbuotojų užimtumo ir kt. pokyčius, kad jūsų tvarkaraščio projektas visada būtų aktualus.
Tinkamas išteklių planavimas
Norėdami geriau paaiškinti, kaip valdyti išteklius savo organizacijoje, pakalbėkime apie išankstinės sąlygos reikia iš anksto pasiruošti, metodai planuoti projekto išteklius ir projektų planavimo įrankiai tai palengvins darbą.
Išteklių planavimo sąlygos
Prieš kurdami patikimą išteklių planą, turite gauti tam tikrus duomenis. Pirmoji iš šių išankstinių sąlygų yra darbų suskirstymo struktūra (WBS), kuri yra į rezultatus orientuota jūsų projekto apimties struktūra. Ji padeda iliustruoti projektą valdomais skyriais, todėl jums jau lengviau suprasti, kokių komandų jums reikės.
Projektui užbaigti reikalingų išteklių ir (arba) komandos narių priskyrimas ir planavimas, atsižvelgiant į išteklių prieinamumą.
Pavyzdžiui, kuriant programinę įrangą, jums greičiausiai reikės UI / UX dizainerių, kad jie pirmiausia sukurtų maketus, o tada suprojektuotų produktą. Tada, priklausomai nuo projekto specifikacijos, gali prireikti programuotojų ir kokybės užtikrinimo specialistų.
Dabar jums reikės numatoma trukmė projekto ir užduočių, kad galėtumėte suplanuoti projekto išteklius. Vienas iš išteklių planavimo metodai naudoti kritinio kelio metodą (CPM), kuris parodo projekto struktūrą, bet taip pat apima projekto užduočių priklausomybę, etapus ir trukmę. Naudodami CPM galite apskaičiuoti bendrą numatomą projekto trukmę.
Galiausiai, kadangi žinote taikymo sritį, atėjo laikas rasti darbuotojų, turinčių įgūdžių. atitinkančias užduotis, kurioms jos bus priskirtos. Svarbu įsitikinti, kad šie darbuotojai bus laisvi numatytu laikotarpiu kiekvienai užduočiai atlikti.
Kad jūsų planai būtų patikimesni, naudoti istorinius duomenis iš ankstesnių projektų. Tai gali būti grafikų, sąmatų ar komandos narių veiklos rezultatai (pvz., pagal jų darbo rezultatus). darbo laiko apskaitos žiniaraščiai). Duomenys iš jau įgyvendintų projektų suteikia jums atskaitos tašką nustatant naują projektą ir sumažina "spėjimų" skaičių.
Vidinio valandinio įkainio ataskaitoje pateikiami projekto ištekliai - komandos nariai ir projektai, kuriems jie priskirti. Ji padeda palyginti užsakymus su darbo laiko apskaitos žiniaraščiais ir, žinoma, projekto išlaidas.
Metodai - neginčytinas projektų ir išteklių planavimo elementas projektų vadovams
Kadangi dabar turite visus reikiamus išteklių planavimo įvesties duomenis, štai kaip pradėti darbą. Ekspertinis vertinimas iš savo profesinės patirties ir vertingų įžvalgų, kurias gali suteikti jūsų vyresnieji kolegos ar organizacijos samdomi konsultantai. Nors tai gali skambėti kaip savaime suprantamas dalykas, tai iš tiesų svarbu jūsų projekto sėkmei.
Toliau reikia nustatyti alternatyvą. Kadangi projektai jų gyvavimo laikotarpiu gali keistis, reikia atsižvelgti į įvairius scenarijus. Taip galėsite pasiūlyti sprendimus, kuriuos galėsite naudoti įvykus pokyčiams. Galite naudoti du metodus:
Mąstymas pagal modelius - šis metodas apima modelių atpažinimą, kuris yra naudingas tobulinant ar gerinant, remiantis ankstesne patirtimi.
Šoninis mąstymas - šis metodas reikalauja kūrybiško mąstymo ir problemų sprendimo idėjos kurie iš pradžių gali būti neakivaizdūs.
Vertinimas iš apačios į viršų, kuris yra kitas metodas, kurį galite naudoti planuodami išteklius, yra paprasta koncepcija, pagrįsta žmonių, kurie dirbs prie projekto, įtraukimu į jo vertinimą. Taikant šį metodą jūsų komanda įvertina užduotis remdamasi savo žiniomis ir patirtimi, todėl sudaromas išsamesnis projekto tvarkaraštis, tačiau jis taip pat reikalauja daugiau laiko.
Išteklių planavimui skirtos priemonės
Specialūs projektų valdymo įrankiai, išteklių planavimas arba laiko valdymo programinė įranga išteklių planavimui gali būti nereikalinga, nes vis tiek galite naudoti skaičiuoklę ir atlikti puikų darbą. (Net IT išteklių planavimui).
Tačiau daug patogiau naudoti išteklių planavimo programinę įrangą, ypač todėl, kad ji suteikia galimybę akimirksniu susipažinti su visais iki šiol surinktais duomenimis, įskaitant darbuotojų sąrašą, jų užimtumą, esamus užsakymus ir anksčiau užpildytus darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Pastaba: Ši straipsnio dalis begėdiškai paremta išteklių planuoklio funkcijomis, nes tikime, kad jos padeda projekto vadovui efektyviau planuoti darbą.
Kaip pavyzdį paimkime darbuotojų užimtumą. Turėdami išteklių valdymo kalendorių, galite tiesiog filtruoti visus darbuotojus ir komandos narius pagal jų pareigų pavadinimus ir matyti, kada jie yra laisvi ir kokiems projektams šiuo metu yra priskirti.
Dėka išteklių panaudojimo ataskaitų projektų vadovai vizualizuoja būsimus veiksmus, pvz., komandos darbo krūvio planavimą.
Turėdami išteklių valdymo programinė įranga padėti naudoti ankstesnių projektų duomenis. Pavyzdžiui, panaudojimo ataskaitos suteikia prieigą prie informacijos apie tai, kaip tam tikras komandos narys dirbo praeityje, arba jo poveikis visai projekto komandai gali būti atskaitos taškas prielaidoms, kurias darote naujam projektui.
Projektų tvarkaraščių ir išteklių planavimo konfliktų sprendimas.
Planavimo konfliktų gali kilti, kai vienas darbuotojas vienu metu dalyvauja keliuose projektuose. Tokios situacijos galima išvengti, tačiau tam reikia turėti geresnę informaciją apie darbuotojų užimtumą ir įmonės projektų planą.
Išteklių planavimas reiškia, kad reikia patikrinti darbuotojų užimtumą, kad būtų išvengta tvarkaraščių konfliktų. Prieinamumo valdymas kaip funkcija nepateikiamas jokiose projektų valdymo priemonėse
Kilus nesutarimams, pasitarkite dėl savo planų su Ministru Pirmininku, kuris taip pat planavo tuos pačius išteklius, ir pabandykite derėtis. Pavyzdžiui, abu galite rasti būdą, kaip planuoti tą patį darbuotoją, palyginę savo projektų kritinius kelius. Taip galite išsiaiškinti, ar kai kurios užduotys gali būti plaukiojančios, todėl bus galima perkelti kai kuriuos darbus. Tada pritaikykite savo projekto planą prie šių pokyčių.
Kad išvengtumėte planavimo konfliktų, nepamirškite:
Dukart patikrinkite, ar planuojami ištekliai yra prieinami.
Pasikonsultuokite su kitais savo organizacijos PM, jei jiems nereikia tų pačių išteklių projekto įgyvendinimo laikotarpiu.
Komandos darbo krūvio valdymas ir įmonės vamzdyną projekto metu, kad įsitikintumėte, jog jūsų planas atitinka dabartinius užsakymus ir projekto plėtrą.
Išteklių planavimas ir išlaidų valdymas
Žinodami, kaip tinkamai planuoti išteklius, galėsite ne tik lengviau rasti ir paskirti geriausius išteklius projektui. Tai taip pat padės valdyti išlaidas.
Kaip teigiama PMBOK®, išteklių planavimas, greta išlaidų įvertinimo, biudžeto sudarymo ir kontrolės, yra projekto išlaidų valdymo dalis. Kaip? Prisiminkite, kad projekto pelningumas grindžiamas paprasta lygtimi:
projekto pelningumas = projekto biudžetas - (projektui skirtos valandos * valandiniai įkainiai)
jūsų darbuotojų)
Todėl stebėdami savo išteklius ir naudodami juos pagal projekto planą ne tik pagerinsite projekto įgyvendinimą, bet ir užtikrinsite savo įmonei maržą.
Išvada
Apibendrinant strateginio išteklių planavimo projektų valdyme tyrimą, galima išskirti keletą pagrindinių dalykų, kurie yra labai svarbūs sėkmingam projekto vykdymui. Išteklių planavimas yra šio proceso esmė, reikalaujanti strateginio požiūrio į išteklių nustatymą, paskirstymą ir valdymą, kad jie atitiktų projekto rezultatus ir terminus. Tai apima:
Strateginis išteklių planavimas nustatant ir paskirstant išteklius: Veiksmingo projekto valdymo pagrindas yra strateginis išteklių planavimas, apimantis būtinų išteklių nustatymą ir optimalaus jų paskirstymo bei prieinamumo užtikrinimą per visą projekto gyvavimo ciklą.
Išteklių planavimo programinės įrangos panaudojimas: Išteklių planavimo programinės įrangos naudojimas du kartus projekto gyvavimo ciklo metu supaprastina procesą, todėl projektų vadovai gali išvengti dažniausiai pasitaikančių išteklių paskirstymo problemų ir pagerinti išteklių planavimą.
Išteklių planavimo vaidmens supratimas: Pripažinti, kad išteklių planavimas, kuris šioje diskusijoje minimas keturis kartus, yra labai svarbus siekiant kontroliuoti projekto įgyvendinimą, terminus ir biudžetą. Jis palengvina projekto rezultatų suderinimą su turimais ištekliais, pabrėždamas savo lemiamą vaidmenį.
Išteklių planavimo principų taikymas: Taikyti kompetencijas, įgūdžius, žinias ir priemones (įskaitant išteklių planavimo programinę įrangą), kad būtų sukurta vertė veiksmingai valdant išteklius, kaip nurodyta pirmaujančiose projektų valdymo institucijose.
Strateginio išteklių planavimo dinamikos išskyrimas: Projektų valdymo ir bendrojo valdymo atskyrimas, daugiausia dėmesio skiriant laiko, apimties ir biudžeto apribojimams, parodo, kaip strateginis išteklių planavimas įsilieja į šį platesnį kontekstą.
Išteklių planavimo metodų įgyvendinimas: Taikant tokius metodus, kaip darbų suskirstymo struktūra (WBS) ir kritinio kelio metodas (CPM), užtikrinama, kad ištekliai būtų planuojami, suplanuoti ir naudojami veiksmingai, o tai rodo išteklių planavimo svarbą.
Nuolatinis išteklių planavimo koregavimas: Reguliariai koreguojant išteklių planus, atsižvelgiant į projekto apimties, darbuotojų užimtumo ir kitų veiksnių pokyčius, užtikrinama, kad projektas būtų vykdomas pagal planą, o tai rodo, kad išteklių planavimas yra adaptyvus.
Įgyvendinant išteklių planavimo ir strateginio išteklių planavimo praktiką, įskaitant veiksmingą išteklių planavimo programinės įrangos naudojimą, projektai gali pasiekti savo tikslus per nustatytą laiką ir laikantis biudžeto apribojimų. Taip ne tik užtikrinamas efektyvus išteklių naudojimas, bet ir, pasitelkus kruopštų išteklių planavimą, remiami bendri strateginiai organizacijos tikslai.
Žodynėlis
Projekto apimtis Išsamus projekto tikslų, rezultatų, savybių, funkcijų, užduočių, terminų ir išlaidų planas, skirtas projektų vadovams.
Rezultatai Bet koks unikalus ir patikrinamas produktas, rezultatas ar gebėjimas atlikti paslaugą, kuris turi būti pagamintas, kad būtų užbaigtas procesas, etapas ar projektas.
Priklausomybės: Ryšiai tarp užduočių, lemiantys veiklos atlikimo tvarką.
Išteklių planavimas: Projekto įgyvendinimui reikalingų išteklių (žmonių, įrangos, medžiagų) nustatymo procesas.
Projektų valdymo institutas (PMI): Projektų valdymo profesinė organizacija, kurios specializacija - standartų kūrimas, moksliniai tyrimai, švietimas, leidyba ir profesinio sertifikavimo programos.
PMP sertifikavimas: Visame pasaulyje pripažįstamas PMI teikiamas profesinis sertifikatas, patvirtinantis projektų vadovų patirtį ir išsilavinimą projektų valdymo srityje.
Projektų valdymo asociacija (APM): Projektų valdymo srities profesinė organizacija, teikianti narystę, kvalifikaciją, renginius ir leidinius projektų specialistams.
Projekto priėmimo kriterijai: Sąlygų, kurios turi būti įvykdytos prieš priimant projekto rezultatus, rinkinys.
Darbų suskirstymo struktūra (WBS): Viso darbo, kurį turi atlikti projekto komanda, kad pasiektų projekto tikslus ir sukurtų reikiamus rezultatus, hierarchinė dekompozicija.
Kritinio kelio metodas (CPM): Projekto modeliavimo metodas, naudojamas projekto trukmei įvertinti, nustatant ilgiausią priklausomų užduočių seką ir matuojant laiką, reikalingą joms atlikti.
Išteklių valdymo programinė įranga: Projektų vadovų naudojamos priemonės, skirtos padėti veiksmingai planuoti, paskirstyti ir valdyti išteklius, įskaitant planavimą, biudžeto sudarymą ir darbo krūvio valdymą.
Išteklių naudojimo ataskaitos: Dokumentai, kuriuose pateikiama informacija apie tai, kaip efektyviai naudojami projekto ištekliai, padeda planuoti ir valdyti būsimų projektų sąnaudas.
Išlaidų valdymas: Projekto ar verslo biudžeto planavimo ir kontrolės procesas. Jis apima tokias veiklas kaip išlaidų įvertinimas, paskirstymas ir kontrolė.
Projekto gyvavimo ciklas: Projekto etapų seka nuo jo inicijavimo iki užbaigimo.
Išteklių paskirstymas: Turto priskyrimo ir valdymo procesas, padedantis siekti organizacijos strateginių tikslų.
Tvarkaraščių sudarymas: Planavimas, kada ir kaip naudoti išteklius per visą projekto trukmę, užtikrinant, kad ištekliai būtų optimaliai panaudoti.
Biudžeto sudarymas: Projektui reikalingų finansinių išteklių prognozavimo procesas, įskaitant lėšų apskaičiavimą ir paskirstymą.
Užduoties priklausomybės: Ryšys tarp užduočių, kuris lemia, kokia seka jos turi būti atliekamos.
Svarbus etapas: Svarbus projekto taškas arba įvykis, naudojamas stebėti pažangą siekiant tikslo.
Rizikos valdymas: Grėsmių organizacijos kapitalui ir pajamoms nustatymo, vertinimo ir kontrolės procesas.
Suinteresuotųjų šalių dalyvavimas: Asmenų, grupių ar organizacijų, kuriems projektas gali turėti įtakos arba kurie yra suinteresuoti jo rezultatais, įtraukimo procesas.
Veiklos rodikliai: Matavimo standartai, pagal kuriuos galima įvertinti projekto, proceso ar produkto efektyvumą, našumą, pažangą ar kokybę.
Pokyčių valdymas: Požiūris, kaip perkelti asmenis, komandas ir organizacijas į pageidaujamą būsimą būseną, kad būtų pasiekti ir įgyvendinti projekto rezultatai ir nauda.
