Išteklių paskirstymas padeda pasirinkti geriausius turimus išteklius keliems projektams ir valdyti juos viso darbo metu, kad išvengtumėte nepakankamo arba per didelio darbuotojų panaudojimo. Deja, ne visi projektų vadovai tai išnaudoja savo naudai.
Ką gausite dėka šio straipsnio:
PMI apklausos ("Pulse of the Profession") duomenimis, tik 26% įmonių visada naudoja išteklių valdymą, kad įvertintų ir paskirstytų išteklius, o 36% įmonių tai daro dažnai. Tuo pat metu mažiau nei 60% projektų atitinka pradinį biudžetą, o vos 50% jų užbaigiama laiku, teigiama tame pačiame tyrime.
Daugelis projektų vadovų, norinčių pristatyti, kas yra projektų valdymas, naudoja Projektų valdymo instituto (PMI) apibrėžimą. Pagal pastarąjį, projektų valdymas - tai naudojimas visko, ko reikia, kad žmonėms būtų suteikta kažkas naudingo - kaip sakoma, "suteikti žmonėms vertę".
Tiksliau, APM mano, kad projektų valdymas yra susijęs su tam tikrų kompetencijų, gebėjimų, talentų, patirties, įrankių, mašinų, priemonių, instrumentų, programinės įrangos, metodų, technikų ir procesų panaudojimu, siekiant "suteikti vertę žmonėms".
Frazė "vertė žmonėms" skatina manyti, kad projektų valdymo rezultatas gali būti viskas. Namas, programa, parkas ar net kai kurie socialiniai judėjimai, įskaitant kryžiaus žygius, LGPT ar religiją. Viskas, kas naudinga tam tikram asmenų skaičiui.
Minėtos pastabos yra priežastis, dėl kurios mes, į verslą įsitraukę žmonės, naudojame Projektų valdymo asociacijos (APM) pasiūlytą apibrėžimą. Siūlomame projektų valdymo supratime yra kriterijų, padedančių atskirti tiesiog valdymą nuo projektų valdymo. Pažvelkime į juos:
Projektų valdymas - tai procesų, metodų, įgūdžių, žinių ir patirties taikymas, siekiant konkrečių projekto tikslų pagal projekto priėmimo kriterijus, laikantis sutartų parametrų. Projekto valdymas turi galutinius rezultatus, kurie yra apriboti ribotu laiku ir biudžetu.
Palyginę APM ir PMI apibrėžtis, matome tam tikrą panašumą. Abu jie susiję su darbų vykdymu ir žinių, patirties, metodų ir kt. panaudojimu. Tačiau tik paskutinis projektų valdymo apibūdinimas yra, norėtųsi sakyti, dalykiškas.
Laikas, biudžetas ir "projekto priėmimo kriterijai" yra, tarkime, tikrojo projekto valdymo aspektai (ir, žinoma, išteklių valdymo arba išteklių paskirstymo procesai). Viskas, ką žinome, yra tai, kad verslo santykių pasaulyje bet kuris projektas turi savo tikslą. Ir bet kuris turi būti atliktas tam tikru laiku, neviršijant tam tikro biudžeto ir turi būti patvirtintas užsakovo - kliento ar jūsų įmonės direktoriaus.
Čia ir yra pagrindinis skirtumas tarp vadybos ir projektų valdymo. Tiesiog valdymas yra nuolatinis, tęstinis procesas. Projektų valdymas turi galutinį rezultatą, numatytą per tam tikrą laiką ir biudžetą.
Dėl šio skirtumo projektų valdymas yra ne tik procesas, bet ir struktūrizuotas procesas. Jis vadinamas projektų valdymo gyvavimo ciklu ir paprastai susideda iš 5 etapų.
Kaip ir "Ganntic" bendrovė - mūsų konkurentė išteklių paskirstymo sistemų rinkoje - išteklių paskirstymo ir išteklių planavimas (alternatyvus išteklių valdymo terminas) yra projekto valdymo gyvavimo ciklo proceso aspektai. Jie atsakingi už planavimą, išteklių (darbuotojų) organizavimą ir jų produktyvumo vertinimą (taip, tai minėtas 4-asis projekto valdymo proceso etapas).
Dabar jau žinome, kur rasti išteklių valdymą projekto valdymo gyvavimo ciklo kontekste. Atėjo laikas suprasti išteklių valdymą. Kodėl? Nes išteklių paskirstymas yra išteklių valdymo dalis, o išteklių valdymas, kaip jau žinote, yra projektų valdymo procesų dalis.
APM žinių sąvado dėka žinome, kad ištekliai suprantami labai plačiai. Pinigai, įrankiai, mašinos, technologijos ir - svarbiausia - žmonės ir jų įgūdžiai. Ištekliai reiškia viską, ko reikia užduočiai ir projektui užbaigti.
Koks ryšys tarp išteklių paskirstymo ir išteklių valdymo (išteklių planavimo)? Pažvelkime į APM pateiktą apibrėžtį. Jų nuomone, išteklių valdymas yra:
(...) įsigyti, paskirstyti ir valdyti projektui reikalingus išteklius (...). Išteklių valdymas užtikrina, kad vidaus ir išorės ištekliai būtų naudojami veiksmingai, laiku ir pagal biudžetą.
Kaip matome, pagal projekto valdymo apibrėžimą, laikas ir biudžetas yra tie aspektai, kurie šiame procese yra labai svarbūs. Taip pat nereikėtų atmesti ir "priėmimo kriterijų".
Vis dėlto išteklių valdymas suprantamas kaip išteklių planavimo, atrankos, tvarkaraščio sudarymo ir paskirstymo procesas, siekiant atitikti priėmimo kriterijus ir užbaigti projektą.
Išteklių valdymo ir išteklių paskirstymo elementas - tai turimų ir pakankamų išteklių nustatymas ir jų suderinimas su tinkamomis užduotimis tinkamu laiku. O išteklių arba projekto vadovo funkcija - nustatyti atitinkamus įgūdžius ir patirtį turinčius darbuotojus (vadinamuosius išteklius) darbui atlikti (tai planavimo dalis) ir nuspręsti, kada konkrečių išteklių reikės (per išteklių paskirstymą arba išteklių planavimą).
Šis straipsnis gali priversti kai kuriuos mažiau patyrusius manyti, kad tai neturėtų būti sunku padaryti. Taigi, šio skyriaus pabaigoje naudosime metinę ataskaitą, kurią pateikia "Wellington" įmonė.
Prieš kalbėdami apie išteklių paskirstymo reikšmę projektų valdyme, pradėkime nuo vieno iš svarbiausių šio straipsnio terminų - išteklių - supratimo. Šios įvadinės pastraipos dėka geriau pajusite skirtumus tarp kai kurių toliau pateiktoje pastraipoje paminėtų išteklių paskirstymo apibrėžčių.
Kaip galite įsivaizduoti, ištekliai gali būti visiškai skirtingi - nuo materialių iki nematerialių. Ne kitaip yra ir išteklių paskirstymo kontekste, tačiau supratimas, ką reiškia "ištekliai", priklauso nuo pramonės šakos, kurioje jie naudojami.
Šiame skyriuje pamatysite daug prekių ženklų, įskaitant mūsų verslo konkurentus. Palyginome keletą apibrėžimų ir reikšmių, kurias pateikia "Brittanica Dictionary", taip pat gerai atpažįstamų konkurentų - "Wrike", "Resource Guru" ar "TeamGantt" bendrovės. Reikšmės nuo bendresnių iki tikslesnių ir susijusių su projektų valdymo veikla.
Kembridžo žodynas informuoja, kad išteklių paskirstymas yra
pinigų, įgūdžių ir kt. paskirstymo tarp organizacijos padalinių procesas.
Griežčiau - kitame labai atpažįstamame "Brittanica" žodyne, kuris rodo ekonominę mūsų termino kilmę. Išteklių paskirstymas suprantamas kaip:
gamybinio turto paskirstymas skirtingoms paskirtims. (Brittanica Dictionary)
Tačiau kaip, tarkime, projektų valdymo pramonės dalis, daugiausia dėmesio skirsime su šia sritimi susijusiai reikšmei. Taigi, Float - mūsų konkurentas ir gerai žinomas išteklių paskirstymo projektų valdymo programinės įrangos tiekėjas - viename iš savo tinklaraščio straipsnių informuoja, kad rišteklių paskirstymas - tai išteklių skyrimo ir tvarkymo procesas, padedantis vykdyti komandos užduotis, projektus ir strateginius tikslus.
Tačiau toliau skaitydamas ir būdamas tikslesnis "Float" pabrėžia du išteklių paskirstymo aspektus. Pirmasis yra derinimas. Paskirstymas reiškia, kad darbuotojų ar komandos narių kompetencijos, patirtis atitinka tinkamus projektus ar užduotis. O (atitinkamas) atitikimas yra vienas iš dviejų pagrindinių jos išteklių paskirstymo supratimo elementų.
Antra, užtikrinkite, kad kiekvienas komandos narys ir kiekvienas projekte dalyvaujantis darbuotojas galėtų įvykdyti kiekvieną užduotį ir bet kokią ruošiamą užduotį.
"Saviom" požiūriu, tai dar viena programinė įranga, skirta padėti projektų vadovams valdyti išteklius:
Išteklių paskirstymas, dar žinomas kaip išteklių planavimas, leidžia atpažinti ir priskirti išteklius tam tikram laikotarpiui įvairioms veikloms.
Ši veikla, kaip rašoma kitose vietose, gali būti susijusi su projektu arba nesusijusi. Administravimo, paramos, eksploatavimo ir kt. Čia Saviomas atkreipia dėmesį į pripažinimą kaip į pirmąjį svarbų išteklių paskirstymo proceso elementą. Antrasis - kaip ir daugelis kitų - priskyrimas. Trečiasis elementas yra "konkretus laikotarpis".
Svetainėje projectmanager.com rašoma, kad išteklių paskirstymo terminas reiškia tą patį, ką ir išteklių valdymas bei išteklių planavimas (daugiau apie tai kitoje pastraipoje). Ir iš tikrųjų, jų požiūriu, išteklių paskirstymas yra tik išteklių planavimas, kuriame atsižvelgiama į turimus išteklius, reikalingus užduočiai ar projektui užbaigti su laukiamais rezultatais.
Baigdami šį skyrių norėtume pasakyti paprastai:
Išteklių paskirstymas - tai tiesiog išteklių (dažniausiai žmonių, jų įgūdžių, įskaitant jų prieinamumą, dabartinę ar ankstesnę veiklą ir laiko valdymo įgūdžius) priskyrimas įvairioms projekto užduotims, siekiant kuo veiksmingiau ir ekonomiškiau siekti galutinių terminų.
Išteklių paskirstymas de facto apima išteklių prieinamumą, esamus ir numatomus įgūdžius (dalyvavimas procesuose, kurie užtikrins turimų išteklių panaudojimą, savarankiškai arba bendradarbiaujant su žmogiškaisiais ištekliais ar išorės įmone), patirtį (tiek projektų vadovų, tiek darbuotojų), įvertinimus, priklausomybę, prioritetus ir prašymus dėl pakeitimų, kurie atsiranda viso produkto kūrimo ar projekto valdymo proceso metu.
Šiuo požiūriu galima teigti, kad pastaroji reikšmė rodo, jog išteklių paskirstymas yra daugelio pasirinkimų rezultatas. Prieš priimant paskutinį sprendimą dėl tinkamų išteklių pasirinkimo priimami mikrosprendimai, kurie daro įtaką komandos veiklai ir lemia projekto sėkmę.
Ši dalis taip pat galėtų būti aukščiau esančioje dalyje, tačiau dėl jos svarbos nusprendėme aptarti šią temą atskiroje pastraipoje. Kodėl?
"Išteklių paskirstymo" traktavimas kaip "išteklių planavimo" (pvz., "Saviom") ir net "išteklių valdymo" (pvz., "Project Manager") sinonimas nėra visiškai naujas. Tačiau projektų vadovo aplinkoje ir universiteto atstovybėje nėra sutikimo vieną terminą tapatinti su kitu ar trečiu. Kai kuriems iš jų išteklių paskirstymas yra išteklių valdymo procesas.
Vikipedijoje matėme tokią informaciją, kuri nėra visai artima PMI pasiūlymams:
Projektų valdyme išteklių paskirstymas arba išteklių valdymas yra veiklos ir šiai veiklai reikalingų išteklių planavimas, atsižvelgiant į išteklių prieinamumą ir projekto laiką.
Projektų valdymo instituto požiūriu, tai ne visai tiesa. Keletas pirmiau pateiktų aspektų apibrėžimas yra teisingas: išteklių prieinamumas ir projekto laikas. Tačiau kaip dėl biudžeto? Dažniausiai biudžetas lemia laiką, kada galima ką nors padaryti. Nes, jei turite biudžetą, galite nuspręsti dėl išteklių - projekte dalyvaujančių žmonių ir bet kokių kitų išteklių (įrankių, įrangos ir pan.) - prieinamumo.
Skirstant išteklius taip pat atsižvelgiama į įmonės išteklių prieinamumą, pajėgumą ir panaudojimą, tačiau jų nereikėtų painioti su išteklių planavimu.
Iš visual-planning.com perspektyvos:
Išteklių planavimas - tai visuma veiksmų ir metodikų, kurias organizacijos naudoja siekdamos veiksmingai priskirti turimus išteklius darbams, užduotims ar projektams, kuriuos reikia užbaigti, ir suplanuoti kiekvienos užduoties ar projekto pradžios ir pabaigos datas, atsižvelgiant į išteklių prieinamumą.
Siūlo plaukti išteklių planavimas tai procesas, kurį komandos naudoja organizuodamos ir struktūrizuodamos savo darbuotojus, kad užduotys, kurias jie turi atlikti, būtų suplanuotos atsižvelgiant į jų užimtumą ir gebėjimus.
Tačiau Išteklių guru pabrėžia, kad reikia atpažinti arba nustatyti tikslią akimirką, kai reikia priskirti išteklius. Jie išteklių planavimą supranta kaip procesas, kurio metu tiksliai nustatoma, kokių išteklių reikia. ir planuoti, kada jų prireiks. Šiuo požiūriu tinkamai paskirstyti ištekliai yra labai gero darbuotojų, turinčių atitinkamų įgūdžių (arba tiesiog tinkamų įgūdžių tarp turimų darbuotojų), kurie užtikrina, kad projektas bus įvykdytas laikantis numatytų reikalavimų, nustatymo rezultatas. Žinoma, daroma prielaida, kad projektas ar išteklių valdytojas kuri gali puikiai arba bent jau labai gerai įvertinti darbuotojų potencialą ir jų naudingą vaidmenį konkrečiame projekte.
Vis dėlto, turint omenyje pirmiau minėtas aplinkybes ir aplinkybes apie išteklių paskirstymą projektų valdyme, sunku atsispirti jausmui, kad išteklių paskirstymo vaidmens supratimas ne kartą pasirodė kaip dalis projekto išteklių valdymas arba net išteklių planavimo procesą. Tačiau gydymas kaip sinonimas taip pat yra teisėtas.
Išteklių valdymui būdingi keli iššūkiai, kuriuos turite žinoti, kad galėtumėte tinkamai paskirstyti išteklius ir juos valdyti viso projekto metu.
1. Kliento pokyčiai
Būdami projektų vadovai, galbūt jau patyrėte, kaip apimties, tvarkaraščio ar biudžeto pakeitimai gali paveikti projekto įgyvendinimą. Su išteklių paskirstymu iš tikrųjų yra tas pats - turėdami atnaujintą išteklių kalendorių galėsite sklandžiai pritaikyti išteklius atsiradus pakeitimams.
2. Išteklių prieinamumas
Naujo projekto pradžia, idealiu atveju galite naudoti bet kokius jūsų įmonėje turimus išteklius. Tačiau ką daryti, jei jūsų agentūra yra kelių projektų vykdymas. ir dėl tų pačių išteklių turite derėtis su kitais premjerais? Arba ką daryti, jei tam tikras komandos narys yra išėjęs nedarbingumo atostogų? Pasiekiamumas keičiasi ir jūs turite jį nuolat stebėti, kad pastebėtumėte grėsmes projekto įgyvendinimui.
3. Projekto priklausomybės
Skirstydami išteklius turite įtraukti projekto priklausomybes, kurios yra tam tikros formos ryšys tarp projekto užduočių ar veiklų. Pavyzdžiui, IT projektuose yra užduočių, kurias galima atlikti tik atlikus kai kurias kitas, todėl nėra prasmės pradžioje užgrobti išteklių.
4. Projekto neapibrėžtumai
Net jei pradėdami projektą pažymėjote visus punktus ir susitarėte dėl laiko juosta, biudžetą ir apimtį, visada yra dalykų, kurių negali numatyti. Išteklių valdymas reikalauja, kad sugebėtumėte reaguoti į projeperkeliant išteklius iš kitų projektų arba juos perskirstant.
5. Bendrovės prioritetai
Jei jūsų įmonėje vienu metu vykdomi keli projektai, jums ir jūsų kolegoms gali tekti dalytis ribotais ištekliais, labai dažnai per panašų laiką. Tačiau net jei jums pavyks susitarti dėl abiem reikalingų išteklių, gali pasikeisti vieno iš projektų prioritetai.
Panagrinėkime, kaip veiksmingai naudoti turimus išteklius.
1. Susipažinkite su projektu ir komanda
Tik žinodami savo įmonės apimtį ir turimus išteklius, galite tinkamai paskirti komandos narius projektui.
Pradėkite kurti aukšto lygio projekto planas, kurį sudaro reikalavimai ir rezultatai. Tada, kai tiksliai žinosite, kam reikės projekto įgyvendinimo, naudodamiesi įgūdžių matrica galėsite išsiaiškinti, kuriuos savo įmonės darbuotojus pasitelkti.
Arba, jei esate "Teamdeck" naudotojas, galite paprasčiausiai filtruoti darbuotojus pagal jų įgūdžius, kad akimirksniu pastebėtumėte atitinkamus darbuotojus ir jų esamus užsakymus:
Atrinkdami asmenis, kuriuos norėtumėte užsakyti savo projektui, patikrinkite jų užimtumą ir sužinokite, ar jie iš tikrųjų gali prisijungti prie jūsų projekto. Labai padeda paprasta prieinamumo juosta:
Šiuo metu galioja taisyklė, kad reikia nepersistengti ir neskirti projektui pernelyg daug išteklių. Tiesą sakant, išteklių perteklius laikomas klaida, kurią projektų vadovai daro norėdami apsisaugoti nuo neapibrėžtumo. Tačiau dėl to projekto sąmatos ir ilgalaikiai planai tampa netikslūs, o tai daro įtaką įmonės veiklos rezultatams.
Skirstydami išteklius visada galvokite apie bendrą vaizdą. Patikrinkite kitų PM jau atliktus užsakymus, kad pastebėtumėte išteklius, kurių gali prireikti jums abiem, jei reikėtų pagal tai pakoreguoti savo tvarkaraštį.
Padeda ir tai, kad žinote, kada jūsų komandos nariai turi laisvas dienas. Matote toliau pateiktus geltonus įrašus? Juos reikia įtraukti į sąmatą, nes būtent tada šie darbuotojai negalės dirbti. Panašiai galite pastebėti projekto metu vykstančias valstybines šventes.
2. Anksti atskleisti riziką
Šiek tiek apie tai kalbėjome išteklių valdymo iššūkiai skyrius. Būdami projektų vadovai, gerai žinote apie riziką, pvz., klientų vertinimus, vėlavimus, asmenines avarines situacijas, konkuruojančius projektus ir pan. Jos taip pat trukdo paskirstyti išteklius.
Atsiradus vienai iš pirmiau minėtų problemų, reikia koreguoti užsakymus. Turėdami aukšto lygio organizacijos išteklių apžvalgą, galėsite greičiau rasti kitų išteklių, perskirstyti išteklius, pratęsti ar sumažinti esamus užsakymus, o prireikus - net kai kuriuos išbraukti.
3. Stebėkite projekto eigą
Prisimenate, kaip išteklių paskirstymas yra susijęs su jūsų komandos naudingumo efektyvumo didinimu? Dabar pats metas patikrinti, kaip sekasi jūsų komandai. Tai galite padaryti išteklių naudojimo matavimas.
Pradėkite nuo laiko ir darbo krūvio stebėjimo. "Teamdeck" galite lengvai pastebėti darbuotojus, kurie turi per daug arba per mažai (tai taip pat gali būti problema) darbo. Prisimenate prieinamumo juostą? Viršvalandžiai žymimi raudona spalva, o nepanaudotas laikas - balta.
Išteklių panaudojimui matuoti taip pat galite naudoti paprastą formulę:
Išteklių panaudojimas = užimtas laikas / turimas laikas
Taip greitai sužinosite, ar jūsų komanda išnaudoja visą savo potencialą, ar ne.
Projekto metu taip pat rekomenduojama kartkartėmis palyginti sąmatas su faktiniais duomenimis ir, jei reikia, perskirstyti išteklius. Tikėtina, kad dėl tam tikrų pokyčių jums reikės pakoreguoti užsakymus, kad išvengtumėte nepakankamo arba per didelio išteklių panaudojimo ir atitiktumėte projekto reikalavimus.
Reguliarios patikros su komanda padės jums pastebėti šias grėsmes.
Būdamas projektų vadovu, taip pat galite būti atsakingas už projekto biudžeto stebėjimas.. Tai galite atlikti pagal savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščius, padauginę valandų, kurias jie praleido prie projekto, skaičių iš įkainio, kurį taikote klientui už valandą. Vėlgi, lygindami sąmatas su faktiniais duomenimis, galite pamatyti, ar neviršijate biudžeto, ar ne.
4. Projekto analizė
Naudodamiesi ankstesniuose projektuose surinktais duomenimis turėsite didelį pranašumą. Remdamiesi šiais duomenimis galėsite geriau planuoti ir valdyti būsimus projektus. Turėdami išteklių valdymo programinė įranga su pasirinktinėmis ataskaitomis labai padeda, nes tada galite tvarkyti šiuos duomenis ir apskaičiuoti įvairius rodiklius, pvz. darbuotojų darbo užmokesčio žiniaraštis arba pardavimo KPI.
Kaip matote, laikydamiesi tinkamų procesų ir naudodamiesi išsamia išteklių valdymo priemone, galite lengviau paskirstyti išteklius ir gauti daug naudos:
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...