Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia planuoti ir valdyti ir paskirstyti išteklius. veiksmingiau ir efektyviau, ypač jei jūsų įmonėje "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį.
Dažnai tai būna išteklių valdymo priemonė, išteklių kalendorius - tai vaizdas, kurį galite naudoti planuodami projektus, skirdami užsakymus ir valdydami komandas. Toliau pateikiame išteklių kalendoriaus skirstymą, kad galėtumėte susipažinti su esminėmis funkcijomis ir sužinoti, kodėl verta naudoti tokį kalendorių kasdieniame projektų vadovo darbe.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
Kaip projektų valdymo kalendoriai padeda spręsti iššūkius
Keletas žodžių apie išteklių kalendorių, komandos planavimas, komandos laiko stebėjimas, ir atostogų valdymas 1 įrankyje
Įtaka išteklių planavimo programinė įranga apie projektų valdymą
Išteklių kalendorių reikšmė ir vaidmuo
Projektų valdymo iššūkių sprendimas: Projektų valdymo kalendoriai padeda spręsti daugybę problemų, nes suteikia struktūrizuotą požiūrį į planavimą ir išteklių paskirstymą. Jie palengvina komandos pastangų sinchronizavimą, užtikrina, kad ištekliai būtų optimaliai naudojami, o projekto etapai įgyvendinami laiku.
Išsami išteklių apžvalga: Išteklių kalendoriuose galima matyti visą išteklių paskirstymo vaizdą, įskaitant darbuotojų užimtumą, pajėgumus, darbo krūvį ir panaudojimą. Šis skaidrumas padeda išvengti per didelio arba per mažo išteklių panaudojimo, taip išlaikant subalansuotą darbo krūvį komandoje.
Integracija su kitais įrankiais: Šiuolaikiniai išteklių kalendoriai sklandžiai integruojami su išteklių valdymo programine įranga ir kitomis projektų valdymo ir laiko stebėjimo priemonėmis, taip sukuriant vieningą visų projekto aspektų valdymo platformą. Ši integracija padidina efektyvumą, nes sumažina poreikį rankiniu būdu įvesti duomenis ir leidžia juos atnaujinti realiuoju laiku.
Išteklių kalendoriuje (čia ir ten dar vadinamame projekto valdymo kalendoriumi ir projekto planavimo kalendoriumi) stebima daugybė užduočių, įvykių ir datų, kurios vyksta arba vyks projekto gyvavimo ciklo metu. Išteklių kalendoriaus kūrimas yra labai svarbus veiksmingam projekto valdymui, nes padeda planuoti ir paskirstyti išteklius nuo pat projekto pradžios. Jame stebimas atskirų darbuotojų - bent jau - prieinamumas, pajėgumas, darbo krūvis ir panaudojimas (Teamdeck) Išteklių kalendorius - kaip rodo terminai - tai kalendorius, skirtas ištekliams, įskaitant darbuotojus ir įrangą, kontroliuoti, koordinuoti ir stebėti. Jis suteikia projektų vadovams visiškai skaidrų visos komandos ir visų projektų vaizdą, o tai yra puikus būdas padėti įmonėms savo verslo mastelio didinimas..
Griežčiau tariant, apžvelgti, kaip naudojami ištekliai (darbuotojai), kokie konkrečių įgūdžių turintys ištekliai yra prieinami, kiek laiko užtrunka atskiri projektai ir kiek kainuos konkretūs projektai. Projektų ir išteklių kalendoriai atlieka skirtingus vaidmenis valdant projektų terminus ir išteklių prieinamumą. Projekto kalendoriuje stebima pažanga ir terminai, o išteklių kalendoriuje daugiausia dėmesio skiriama išteklių paskirstymui ir prieinamumui. Jis taip pat padeda išvengti darbo krūvio valdymo problemų, pavyzdžiui, per didelio ar per mažo darbo krūvio panaudojimo. Išteklių kalendoriuje nurodomas žmogiškųjų ir nežmogiškųjų išteklių prieinamumas, įskaitant darbo valandas ir nedarbo dienas, kad būtų užtikrintas veiksmingas projekto planavimas.
Ko projekto vadovai ieško išteklių kalendoriuje?
Prieinamumo / atostogų valdymo funkcijos - laikas, kuriam galite rezervuoti darbuotoją.
Pritaikomos, lengvai suprantamos ataskaitos
Suplanuotas darbas - laikas, kuriam darbuotojas yra paskirtas projektui. Idealiu atveju bendras vieno asmens užsakymų skaičius neturėtų viršyti jo galimybių.
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir darbuotojų darbo laiko stebėjimas - laikas, kurį darbuotojas dirbo prie tam tikros užduoties/projekto. Idealiu atveju laiko įrašai neturėtų viršyti užsakymų
Darbuotojų panaudojimo analizės funkcijos
Darbo krūvio valdymas ir jo optimizavimas
Projekto biudžeto sudarymas
Projektų kontrolė ir planavimas
Integracijos gebėjimas
Išplėstinis pritaikymas
Komandos narių užsakymai, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, atostogų apžvalga
Darbuotojų atostogos, nedarbingumo lapeliai ir kitų tipų nebuvimas darbe turėtų būti įtraukti į darbuotojų kelis kalendorius, kad galėtumėte lengvai pastebėti, kada tam tikras komandos narys yra nepasiekiamas.
Valstybinės šventės - panašiai kaip ir atostogos, valstybinės šventės turėtų būti pažymėtos jūsų išteklių kalendoriuje kaip laikas, kai ištekliai yra nepasiekiami, todėl planuodami projektą negalite jų skaičiuoti.
[Ekranas iš "Teamdeck" - išteklių ir projektų valdymo kalendoriaus]
Išteklių kalendoriai atlieka svarbų vaidmenį valdant sudėtingus projektus, nes suteikia keletą privalumų:
Aukšto lygio išteklių apžvalga: Jie leidžia susidaryti trumpą vaizdą apie turimus žmogiškuosius išteklius ir padeda projektų vadovams efektyviai planuoti ir paskirstyti reikiamus išteklius.
Geresnis gamybos vamzdyno supratimas: Vizualizuodami projekto tvarkaraštį ir projekto išteklius, vadovai geriau supranta įmonės gamybos pajėgumus ir gali atitinkamai planuoti.
Optimizuotas darbo krūvio valdymas: Stebėdami užsakymus ir darbo laiko įrašus, vadovai gali greitai nustatyti ir spręsti per didelio ar per mažo užimtumo problemas, užtikrindami subalansuotą užduočių paskirstymą.
Projektų vadovams išteklių kalendorius gali būti naudingas įvairiais būdais, pvz:
turėti aukšto lygio išteklių prieinamumo apžvalgą,
geriau suprasti įmonės gamybos procesą,
gebėti geriau planuoti išteklius,
gebėti koreguoti komandos darbo krūvį, jei jis nepakankamai arba per daug išnaudojamas.
Vykdant kelis projektus labai svarbu veiksmingai valdyti išteklius, kad darbo krūvis būtų subalansuotas ir komandos nariai nebūtų perkrauti.
Naudodami išteklių kalendorių galite planuokite savo komandos darbą. efektyviau. Atsižvelgdami į darbuotojų užimtumą, jų planuojamas atostogas ir valstybines šventes, sumažinsite riziką, kad turėsite per mažai darbuotojų projektui užbaigti.
Panašiai galite naudoti išteklių kalendorių, kad pastebėtumėte, jog jums reikalingi darbuotojai šiuo metu yra užimti kitame projekte. Žinodami, kiek laiko jie negalės dirbti, galite koreguoti savo projekto tvarkaraštį arba derėtis su kitu PM dėl jums abiem reikalingų išteklių.
Kitas išteklių kalendoriaus privalumas - aiškus darbuotojų darbo krūvio vaizdas. Stebėdami užsakymus ar darbo laiko įrašus, galite greitai pastebėti, kad komandos nariai turi per daug arba per mažai darbo, ir atitinkamai pakoreguoti jų užsakymus. Tai padeda projekto komandai būti informuotai apie savo tvarkaraščius ir galimus iššūkius, galiausiai padeda geriau paskirstyti užduotis ir palaikyti komandos moralę.
Padarykime įžangą. "Teamdeck" yra SaaS išteklių valdymas programinės įrangos įmonės, kuri dirba su "NetFlix", "Uber" ar "Universal", sukurtas sprendimas. Anksčiau programinė įranga buvo skirta jų pačių reikmėms, bet po kelių mėnesių produktas tapo komercinis. Taip - paprastai tariant - šis išteklių kalendorius tapo milžiniškos projektų valdymo programinės įrangos rinkos dalimi.
"Teamdeck" leidžia naudotojams sukurti savo išteklių kalendorių, kad būtų galima geriau valdyti išteklius, padėti išvengti perteklinio rezervavimo ir pagerinti komandos darbo krūvio matomumą.
Ji padeda kiekvienam projekto vadovui ir komandos nariui viso projekto metu. išteklių planavimas, valdyti ir vertinti veiklos rezultatus.
"Teamdeck", turite prieigą prie savo darbuotojų darbo krūvio su paprastas išteklių planuotojas. "Teamdeck" pateikiama informacija apima užsakymus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, užimtumą ir atostogas.
Be to, įtraukėme dar dvi detales, kurios gali padėti stebėti darbo krūvį:
Užsakymų ir prieinamumo santykis
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir užimtumas
Stulpeliai rodo darbuotojų užsakymus arba darbo laiko apskaitos žiniaraščiai palyginti su jų prieinamumu. Tai greitas ir paprastas būdas pamatyti, ar komandos narys išnaudojamas nepakankamai, ar per daug, todėl jums bus lengviau imtis veiksmų.
Viena iš pagrindinių išteklių kalendoriaus funkcijų - galimybė stebėti darbuotojų užimtumą ir valdyti atostogas. Ši funkcija yra labai svarbi siekiant užtikrinti, kad projektų vadovai turėtų tikslią informaciją apie tai, kas bet kuriuo metu gali dirbti projekte.
Priešingai, projekto kalendorius naudojamas darbo dienoms, pamainoms ir užduočių atlikimo terminams nustatyti, todėl jame pateikiama statiškesnė projekto tvarkaraščio apžvalga.
Kalendoriuje turėtų būti:
Suplanuotos atostogos: Kad būtų išvengta planavimo konfliktų, reikia atsižvelgti į darbuotojų suplanuotą laisvą laiką.
Nedarbingumo lapai: Neplanuotas neatvykimas į darbą dėl ligos turi būti stebimas ir tvarkomas nedelsiant.
Nacionalinės šventės: Valstybinės šventės turėtų būti pažymėtos, kad į jas būtų atsižvelgta planuojant projekto terminus.
Turėdami išsamią šių veiksnių apžvalgą, projektų vadovai gali išvengti per didelio darbuotojų skaičiaus ir užtikrinti, kad projektuose dirbtų pakankamai darbuotojų.
Pritaikomos ataskaitos yra dar viena esminė išteklių kalendoriaus funkcija. Šiose ataskaitose pateikiama įžvalgų apie įvairius išteklių valdymo aspektus, pvz:
Išteklių paskirstymas: suprasti, kaip ištekliai paskirstomi skirtingiems projektams.
Projekto pažanga: stebėti vykdomų projektų būklę ir nustatyti galimus vėlavimus.
Komandos veiklos rezultatai: analizuoti atskirų komandos narių ir visos komandos veiklą.
Šias ataskaitas galima pritaikyti prie konkrečių projekto vadovo poreikių, nes jos yra lanksčios ir išsamios, padedančios priimti sprendimus.
Planuojant darbo grafikus užtikrinama, kad kiekvieno darbuotojo darbo krūvis būtų valdomas ir neviršytų jo galimybių. Ši funkcija padeda:
Subalansuotas darbo krūvio paskirstymas: Užkirsti kelią perdegimui užtikrinant, kad nė vienam darbuotojui nebūtų užkrauta pernelyg daug užduočių.
Efektyvus išteklių naudojimas: Užtikrinti, kad visi komandos nariai būtų tinkamai išnaudojami ir jokie ištekliai nebūtų nenaudojami.
Efektyvus planavimas yra labai svarbus siekiant išlaikyti aukštą produktyvumo lygį ir užtikrinti, kad projektai būtų užbaigti efektyviai.
Tikslus laiko stebėjimas yra labai svarbus norint suprasti, kiek laiko darbuotojai skiria įvairioms užduotims atlikti. Ši funkcija apima:
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai: Darbuotojai gali registruoti konkrečiuose projektuose dirbtas valandas, taip išsamiai fiksuodami sugaištą laiką.
Laiko stebėjimas: Darbo valandų stebėjimas realiuoju laiku, siekiant stebėti produktyvumą ir užtikrinti, kad darbo laiko įrašai būtų tikslūs.
Lygindami darbo laiko apskaitos žiniaraščius su planuotais užsakymais, projektų vadovai gali nustatyti neatitikimus ir atlikti reikiamus koregavimus, kad padidintų efektyvumą.
Darbuotojų panaudojimo analizė padeda projektų vadovams suprasti, kaip efektyviai išnaudojami jų komandos nariai. Tai apima:
Naudojimo rodikliai: Apskaičiuokite, kiek laiko darbuotojai skiria apmokamoms užduotims atlikti, palyginti su neapmokamomis veiklomis.
Pajėgumų planavimas: Optimalaus darbo krūvio kiekvienam komandos nariui nustatymas, kad būtų pasiektas maksimalus našumas ir nesukeltas perdegimas.
Ši analizė labai svarbi priimant pagrįstus sprendimus dėl išteklių paskirstymo ir projektų planavimo.
Veiksmingam projektų valdymui reikia kruopščiai sudaryti biudžetą ir kontroliuoti išlaidas. Išteklių kalendorius padeda:
Išlaidų vertinimas: pateikti tikslius projekto išlaidų apskaičiavimus, pagrįstus išteklių paskirstymu ir sugaištu laiku.
Biudžeto stebėjimas: faktinių išlaidų ir biudžeto stebėsena, siekiant užtikrinti, kad projektai finansiniu požiūriu vyktų pagal planą.
Finansinė atskaitomybė: rengti išsamias finansines ataskaitas, kad suinteresuotosios šalys galėtų susipažinti su projekto sąnaudomis ir pelningumu.
Šios funkcijos padeda projektų vadovams išlaikyti finansinę drausmę ir užtikrinti, kad projektai būtų pelningi.
Išplėstinės pritaikymo parinktys leidžia išteklių kalendorius pritaikyti prie įvairių organizacijos poreikių. Šios galimybės apima:
Pasirinktiniai vaizdai: Kuriant pritaikytus kalendoriaus rodinius, kuriuose išryškinamos konkrečios komandos, vaidmenys ar projektai.
Filtravimo parinktys: Filtravimas kalendoriuje, kad būtų rodoma atitinkama informacija, pvz., apie konkrečių įgūdžių rinkinių prieinamumą.
Personalizuoti nustatymai: Kalendoriaus nustatymų pritaikymas pagal individualius pageidavimus ir darbo eigos reikalavimus.
Pritaikymas padidina išteklių kalendoriaus naudojimo patogumą, todėl jis tampa universalia priemone įvairiems projektų valdymo scenarijams.
Išteklių kalendoriai atlieka strateginį vaidmenį projektų valdyme, nes yra centralizuota išteklių valdymo platforma. Ši strateginė svarba akivaizdi keliose pagrindinėse srityse:
Išteklių kalendoriuose pateikiama aukšto lygio išteklių prieinamumo ir paskirstymo apžvalga. Šis matomumas labai svarbus:
Aktyvus planavimas: Projektų vadovai gali iš anksto planuoti ir veiksmingai paskirstyti išteklius. Komandų vadovai atlieka svarbų vaidmenį tvarkant tikslius išteklių kalendorius ir užtikrinant veiksmingą išteklių paskirstymą.
Konfliktų sprendimas: Nustatyti ir išspręsti planavimo konfliktus prieš jiems paveikiant projekto terminus.
Išteklių optimizavimas: Užtikrinti, kad visi turimi ištekliai būtų naudojami efektyviai, siekiant kuo didesnio našumo.
Centralizuotas išteklių kalendorius skatina geresnį komandos narių ir skyrių bendradarbiavimą. Privalumai:
Koordinuotos pastangos: palengvinti užduočių ir veiklos koordinavimą skirtingose komandose.
Skaidrus bendravimas: Aiškiai matoma, kas su kuo dirba, pagerėja bendravimas ir sumažėja nesusipratimų.
Bendri tikslai: Užtikrinti, kad visi komandos nariai laikytųsi projekto tikslų ir terminų.
Išteklių kalendoriai padeda didinti organizacijų mastelio galimybes, nes suteikia įrankius, kuriais galima valdyti didėjantį sudėtingumą. Tai apima:
mastelio išteklių valdymas: prisitaikyti prie augančių organizacijos poreikių, nes ji plečiasi ir imasi daugiau projektų.
Efektyvus įdarbinimas: Supaprastinti naujų darbuotojų įdarbinimo procesą, suteikiant aiškų komandos tvarkaraščių ir užimtumo matomumą.
Prisitaikymas: prisitaikyti prie kintančių projekto reikalavimų ir išteklių prieinamumo realiuoju laiku.
Veiksmingas išteklių valdymas yra labai svarbi projektų valdymo rizikos valdymo sudedamoji dalis. Išteklių kalendoriai padeda:
Rizikos nustatymas: atkreipti dėmesį į galimą su ištekliais susijusią riziką, pvz., per didelį užsakymų skaičių ar įgūdžių trūkumą.
Rizikos mažinimas: įgyvendinti strategijas šiai rizikai mažinti, pavyzdžiui, perskirstyti išteklius arba koreguoti projekto terminus.
Nenumatytų atvejų planavimas: nenumatytų atvejų planų, skirtų nenumatytiems išteklių iššūkiams spręsti, rengimas.
"Teamdeck" projekto planavimo kalendoriuje esančios prieinamumo juostos
Kad "Teamdeck" būtų patogiau naudoti, galite pritaikyti rodinį pasirinkdami, kurias eilutes norite matyti.
Be to, galite filtruoti rodinį, kad būtų rodomas nurodytas darbuotojų sąrašas, pvz., tik priekinės dalies kūrėjai arba dizaineriai. Galite kurti savo rodinius, kad galėtumėte greitai apžvelgti įvairias komandas.
Norėdami maksimaliai išnaudoti išteklių kalendoriaus naudą, projektų vadovai turėtų vadovautis geriausia išteklių valdymo praktika. Tai apima:
Dažnos apžvalgos: Reguliariai peržiūrėti ir atnaujinti kalendorių, kad jame atsispindėtų projekto terminų, turimų išteklių ir komandų paskyrimų pokyčiai. Reguliarus išteklių kalendoriaus atnaujinimas yra būtinas projekto planavimo etape, kad būtų užtikrintas tikslus planavimas ir išteklių paskirstymas.
Tikralaikiai koregavimai: realiuoju laiku koreguoti kalendorių, kai gaunama naujos informacijos, užtikrinant, kad jis išliktų tiksli ir patikima planavimo priemonė.
Darbuotojų mokymas: išsamius darbuotojų mokymus, kaip veiksmingai naudotis išteklių kalendoriumi, užtikrinant, kad visi turėtų vienodą požiūrį.
Nuolatinė parama: nuolatinės pagalbos ir išteklių, padedančių darbuotojams naudotis priemone ir spręsti iškilusias problemas, teikimas.
Skaidri politika: aiškios politikos ir procedūrų, kaip turėtų būti naudojamas išteklių kalendorius, nustatymas, užtikrinant nuoseklumą ir atskaitomybę.
Atviras dialogas: Skatinti atvirą komandos narių dialogą, kad būtų galima spręsti bet kokias problemas ar teikti pasiūlymus dėl priemonės veiksmingumo gerinimo.
Įžvalgų naudojimas: išteklių kalendoriaus įžvalgų panaudojimas priimant duomenimis pagrįstus sprendimus dėl išteklių paskirstymo, projektų planavimo ir darbo krūvio valdymo.
Nuolatinis tobulinimas: Duomenų naudojimas siekiant nustatyti tobulintinas sritis ir įgyvendinti strategijas, skirtas bendriems projektų valdymo procesams tobulinti.
Apibendrinant galima teigti, kad išteklių kalendorius yra nepakeičiama šiuolaikinio projekto valdymo priemonė. Tai visapusiškas sprendimas, skirtas ištekliams valdyti, užduotims planuoti ir darbo krūviui optimizuoti. Suteikdamas aiškų išteklių prieinamumo ir panaudojimo matomumą, išteklių kalendorius didina efektyvumą, bendradarbiavimą ir sprendimų priėmimą. Tokios priemonės kaip "Teamdeck" yra pažangios išteklių planavimo programinės įrangos privalumų pavyzdys, nes siūlo patikimą platformą, padedančią sėkmingai vykdyti sudėtingus projektus. Laikydamiesi geriausios praktikos ir išnaudodami visas išteklių kalendorių galimybes, projektų vadovai gali gerokai pagerinti savo gebėjimą įgyvendinti projektus laiku ir neviršijant biudžeto, galiausiai prisidėdami prie savo organizacijų augimo ir sėkmės.
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...
Jei nenaudojate puikios išteklių planavimo programinės įrangos, geriau pasidomėkite planavimo būdais. Planavimo būdai padeda suderinti projekto tvarkaraštį, apimtį ir išteklius. Tvarkaraštis turi atitikti nustatytą terminą ir...