Kokią naudą jūsų įmonei duos darbuotojų stebėjimo programėlės naudojimas?

Kur dingsta laikas? Ar jūsų komandos nariai efektyviai išnaudoja savo darbo valandas? Naudodamiesi darbuotojų stebėjimo programėle galite stebėti visą savo darbuotojų veiklą, gauti išsamias ataskaitas ir įvertinti bendrą savo komandos veiklą. Be to, sekimo programėlė užtikrina veiksmingą bendravimą.

Darbuotojų stebėjimo vaidmuo

Nors darbuotojų stebėjimas ir kontrolė nėra nauji terminai, jie tampa vis populiaresni. Statistika rodo, kad daugiau nei 78% įmonių taiko įvairias darbuotojų stebėjimo priemones ir metodus. Egzistuoja glaudus ryšys tarp darbo vietos stebėjimo ir verslo sėkmės. Stanfordo universitetas atliko 16 000 darbuotojų tyrimą ir nustatė, kad darbo našumas padidėjo 16%. Šie skaičiai daug pasako apie stebėjimo priemonių svarbą darbuotojų veiklai stebėti ir efektyviam darbo procesui užtikrinti.

Kai kurie tyrimai ir faktai apie darbuotojų stebėjimą 

• Remiantis Masačusetso technologijos instituto tyrimu ir "Gartner" pateiktais duomenimis, sparčiai daugėja darbuotojų, kurie jaučiasi patogiai stebėdami. Statistika rodo, kad 2015 m. jis buvo 10%, 2019 m. - 30%, o 2022 m. - 4 iš 5 (79%).

• Digital.com atliktas daugiau nei 1250 darbdavių tyrimas parodė, kad 60% nuotolinių darbuotojų turinčių įmonių naudoja stebėsenos programinę įrangą ir įrankius, o 17% apie tai svarsto.

• Verslo ataskaitose nurodoma, kad stebėsenos priemonės yra tiesiogiai susijusios su verslo augimu ir pelnu, be to, jos gali būti labai svarbios rengiant rinkodaros planus ir biudžetą.

Kodėl verslininkai naudoja darbuotojų stebėjimo programinę įrangą? 

Naudodami tokio tipo programinę įrangą galite sekti darbo laiką. investuoti į kiekvieną užduotį ir visą projektą. Dėl to darbo laiko stebėsena yra kuo skaidresnė, tikslesnė ir objektyvesnė.

Vienas dalykas, kuris būtinas darbuotojų stebėjimas tai daro nepažeisdama darbuotojų privatumo. Kai kuriems darbuotojams stebėsena kelia etinių problemų. Pažiūrėkime, kad nauji sprendimai daro NE pažeisti darbuotojų privatumą. Tyrimai rodo, kad darbuotojų stebėjimas yra raktas į produktyvumą. Be to, kad leidžia efektyviai išnaudoti savo laiką, jie išsprendžia daug sudėtingų klausimų darbo vietoje, pvz:

• Vėlyvas rytinis atvykimas
• Prastai valdomi darbuotojų tvarkaraščiai
• Prastas prioritetų nustatymas
• Dažni pertrūkiai
• Laiko švaistymas darbe

Įrodyta, kad net 20 minučių pertraukos gali sumažinti produktyvumą, sukelti stresą ir daugiau klaidų. Kitas tyrimas rodo, kad 89% darbuotojų kasdien darbe gaišta laiką. Jei imsime šiuos bendrus skaičius, jūsų įmonei tai daug kainuos.

Priežastys, dėl kurių įmonės naudoja stebėseną, lemia didelę jos įtaką verslui - laiko, pinigų, kokybiško darbo, efektyvaus projektų valdymasir t. t. Taip pat galite gauti informacijos apie savo veiklą, pavyzdžiui, kokios užduotys užima daugiausiai darbuotojų laiko, todėl galite atitinkamai planuoti projektų biudžetus.

Vadovauti darbuotojams nėra lengva. Kam tai dar labiau komplikuoti, jei galite tiesiog naudoti stebėjimo įrankį? Išbandykite darbuotojų stebėjimo programėlę, kuri padeda atskleisti prasto darbo priežastis. Surinkę vertingų įžvalgų naudodamiesi viena iš šių priemonių, galite kreiptis į kiekvieną komandos narį remdamiesi duomenimis, o ne spėjimais.

Gavę geresnių duomenų apie darbuotojų darbo įpročius, galite pagerinti verslo procesus ir nustatyti jiems realius tikslus. Stebėdamos ir valdydamos darbuotojus įmonės savo tikslus pasiekia dvigubai greičiau nei tos, kurios reguliariai neseka savo darbuotojų.

Aptarkite su darbuotojais jų įpročius ir pagerinkite bendrą jų veiklos lygį. Stebėdami visą darbuotojų veiklą darbo valandomis, galite padidinti jų produktyvumą. Turėdami tikslesnius duomenis, galite sumažinti išlaidas ir sumažinti darbuotojų perteklių. Galite pagerinti bendrą savo komandos darbo našumą ir neviršyti biudžeto.

Sekimo programėlės funkcijos

Kai kurios iš pagrindinių darbuotojų stebėjimo funkcijų yra šios:

• Galite automatiškai sinchronizuoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius su žiniatinklio sąsaja realiuoju laiku.
• Darbdaviai gali vykdyti daugybę veiksmų, kuriais siekiama didinti įmonės skaidrumą, įsitraukimą ir saugumą.
• Stebėkite ir didinkite bendrą darbuotojų našumą ir produktyvumą. Sužinokite, kaip darbuotojai naudoja savo laiką, ir turėkite naujausią informaciją apie jų kasdienę veiklą.
•  Veiklos lygio stebėjimas, prastovų aptikimas ir dar daugiau.

Kokią naudą jūsų verslui duos sekimo programėlių naudojimas?

Jei bandote tai atlikti rankiniu būdu, gali kilti problemų dėl sekimo. Laimei, naudodami stebėsenos programėlę, nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai gali registruoti savo valandas ir kartu pateikti darbo įrodymus.

Dauguma įmonių turi sekti savo komandos darbo laiką. Stebėsenos programinė įranga tai palengvina. Giliau panagrinėkime keletą kitų svarbių privalumų jūsų verslui:

• Automatinis valandinis valdymas: Daugiau nebereikia sekti rankiniu būdu.
• Supaprastinkite ataskaitų teikimą: Praėjo rankinio ataskaitų teikimo laikai, nes stebėjimo programinė įranga leidžia lengvai vykdyti
• Atskleiskite teigiamus darbuotojų gebėjimus: Darbuotojų stebėjimas ir sekimas padeda apie juos sužinoti daugiau. Galite turėti visą informaciją apie jų praeitį, nors vien patirties nepakanka. Nuolatinis stebėjimas padeda jums gauti informacijos apie jų asmenybę ir įgūdžius. Ar jie yra patikimi? Kaip gerai jie atlieka užduotis? Ar jie vertina bendravimą?

Reikia atskleisti svarbiausius žingsnius. Kiekvienas darbuotojas yra unikalus. Atskleisdami jų elgesį skirtinguose projektuose ir situacijose, susidarysite bendrą vaizdą, kuo galite pasikliauti. Kai kurie teigiami gebėjimai, kuriuos galite atskleisti, yra šie: patikimumas, problemų sprendimo įgūdžiai, komandinis darbas, orientacija į terminus, orientacija į detales, atsidavimas ir kt. Visa tai yra labai svarbus turtas įmonės sėkmei.

• Išsirinkite problemines sritis: Prasmingas stebėsenos įrankis suteiks jums svarbių įžvalgų ir suteiks daugiau verslo tikrumo. Šiandien gyvename nuolat besikeičiančioje verslo aplinkoje, kurioje aktualumas yra svarbiausias prioritetas. Technologijų naujovės ir atnaujinimai kiekvienai sričiai kelia skirtingas problemas, o darbuotojų stebėsena informuoja jus apie atnaujinimus ir pokyčius ir padeda priimti labiau pagrįstus sprendimus dėl sklandus veikimas. 

Peržiūrėkite savo verslo vykdymą ir pamatysite, kad viskas skiriasi nuo praeities. Ką galite padaryti, kad padarytumėte norimų patobulinimų? Išlaikyti informuotumą ir lanksčiai reaguoti į sparčius pokyčius ir augimą. Stebėsena padeda laiku spręsti problemas ir pateikti geriausius įmanomus sprendimus.

• Įsilaužimo aptikimas: Svetainė kibernetinis saugumas didėja rizika. Labai svarbu integruoti įvairius įsilaužimo aptikimo sprendimus, nes didelė dalis įmonės yra labai susirūpinusios. apie kibernetinio saugumo riziką. Nors darbuotojų stebėjimas padeda įvairiais verslo aspektais, jis taip pat yra veiksmingas sprendimas siekiant aptikti įsilaužėlių veiklą.

Darbuotojų stebėjimas leidžia stebėti naudotojų elgesį, tikrinti veiklą ir įsitikinti, kad darbuotojai nenaudoja įtartinų nuorodų ar veiksmų, dėl kurių gali kilti pavojus privatiems ar neskelbtiniems duomenims. Žinoma, nėra 100% patikimo būdo aptikti įsilaužėlių ataką, nors tai padidina tikimybę.

• Gaukite geresnę pagalbą Projektų valdymas: Stebėsena gali tapti galingu valdymo sprendimu, suderintu su projektų valdymo įrankiai ir padės pasiekti jūsų projektų valdymo tikslus. Daug projektų nepavyksta sėkmingai įgyvendinti, nes trūksta poreikių, stebėsenos ir vertinimo supratimo. 

Efektyvi stebėsena padės jums nuolat sekti naujienas, nuolat teikti grįžtamąjį ryšį apie užduočių įgyvendinimą, vertinti sėkmę ir darbuotojų elgesį bei padėti priimti tolesnius sprendimus. Šiuo atveju jūsų stebėsenos tikslai turėtų apimti veiklos rezultatų stebėjimą, peržiūrą, informavimą ir ataskaitų teikimą. Jei tai bus daroma strategiškai, galėsite pasiekti geresnių rezultatų ir laiku bei neviršydami biudžeto suvaldyti bet kokią užduotį.

• Sutaupykite laiko ir pinigų: Produktyvumo priemonės yra susijusios su bet kurios įmonės pajamomis ir pelnu. Nuo to, kaip darbuotojas dirba, tiesiogiai priklauso projekto sėkmė. Stebėsena padeda keliais būdais padidinti produktyvumo rodiklius. Statistika rodo, kad įmonės, pradėjusios taikyti patobulintas stebėsenos strategijas, pasiekė 13 proc. didesnį našumą. Jie daugiau laiko skiria projektui, o ne kitai veiklai.

Produktyvumo rodiklių stebėjimas gali turėti įtakos tolesnei darbuotojų sėkmei įmonėje. Taigi, perėmus darbuotojų kontrolę, jie jaučiasi produktyviau, kad laikytųsi projektų terminų ir geriau susikoncentruotų į darbo kokybę.

• Daugiau kontrolės nuotoliniams projektams:

Kovid-19 pandemija į verslą atnešė naują tendenciją. Nors nuotolinis darbas nėra naujiena, daugumai pramonės šakų tai buvo nauja patirtis. 57% darbuotojų, kurie dabar dirba 100% nuotoliniu būdu, teigia, kad anksčiau retai arba niekada nedirbo nuotoliniu būdu. 

Pandemija suteikė naujų priemonių ir metodų veiksmingai stebėsenai vykdyti. Naudodamos šias priemones įmonės sugeba užtikrinti darbuotojams geresnę darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą. Taigi, stebėsena padeda padidinti nuotolinių darbuotojų produktyvumą maždaug 27%, geriau susikaupti, laiku laikytis terminų ir kt. Tai visiškai nauja galimybė pagerinti asmeninį ir profesinį gyvenimą.

• Stipresnių santykių kūrimas: Stebėsenos priemonės ir metodai nėra skirti daugiausia darbuotojams stebėti. Tai pagrindiniai sprendimai, padedantys kurti gerus santykius su darbuotojais. Pavyzdžiui, jei naudojate pažangius programinės įrangos sprendimus, turite geresnę erdvę bendravimui ir diskusijoms, o tai padeda ugdyti geresnius įgūdžius.

Dalijimasis idėjomis apie projektus ir nuomonėmis padeda stiprinti santykius ir didinti įsitraukimą. Įrodyta, kad įsitraukę darbuotojai yra produktyvesni ir teikia didesnę naudą bet kuriai įmonei.

• Įmonės politikos laikymasis: Labai svarbu turėti aiškiai apibrėžtą įmonės politiką. Naudodami veiksmingas priemones ir strategijas, galėsite efektyviai valdyti politiką ir procedūras, o tai labai svarbu norint turėti sveiką įmonės kultūrą. Stebėdami darbuotojų elgesį galėsite atlikti atitinkamus elgesio politikos pakeitimus ir atlikti patobulinimus.

Nuo priekabiavimo politikos iki apsaugoti svarbius duomenisir išvengti kibernetinių atakų: tinkama stebėsena užtikrins atitiktį įstatymams, reglamentams ir kt. Tačiau ji skirta ne tik darbuotojų klaidoms mažinti, bet ir tvirtai darbo vietos problemų sprendimo strategijai sukurti.

•  Parinkite darbuotojams tinkamas užduotis: Darbuotojų fizinės ir intelektinės savybės gali labai skirtis. Tačiau gerą darbuotoją reikia vertinti. Stebėjimas leidžia geriau suprasti savo darbuotojus ir išsiaiškinti skirtumą tarp sėkmės ir nesėkmės.

Sėkmingo verslo dalis - suprasti savo darbuotojų stipriąsias ir silpnąsias puses. Tai labai svarbu skiriant užduotis. Sužinoję daugiau apie jų įgūdžius, galėsite darbą susieti su darbuotojų gebėjimais ir pasiekti geresnių rezultatų.

Geriausi būdai, kaip sekti savo verslo darbų apskaitą

Norėdami kuo geriau stebėti savo darbą, nepamirškite:

• Aptarkite darbo įpročius. Jūsų komanda gali turėti darbo įpročių, kurie neatitinka jūsų įmonės misijos. Aptarkite su jais šiuos įpročius, kad jie galėtų patobulėti, tačiau darykite tai su pagarba. Jie gali nesuvokti, kiek laiko eikvoja veltui.
• Naujų standartų nustatymas. Naudodamiesi naujais duomenimis galite nustatyti, kokie turėtų būti jūsų komandos standartai.
• Pakartotinė laiko analizė. Nustatykite, ar jūsų terminai yra pagrįsti dabar, kai žinote, kiek laiko jūsų darbuotojai praleidžia dirbdami su projektais.
• Išlikite produktyvūs. Laiko apskaitą atlikite tik tada, kai tai būtina. Laiko praleidimas žiūrint į tiesioginį prietaisų skydelį gali sumažinti našumą.

Kodėl darbdaviai kontroliuoja darbuotojus?

Rankinis valdymas beveik neįmanomas ir gaištamas laikas. Naudojant veiklos valdymo sistemą valdyti komandą gali būti lengviau, nei galite įsivaizduoti. Jos gali būti veiksmingai naudojamos siekiant palengvinti kasdienes užduotis kiekvienoje darbo srityje: nuo rinkodaros agentūros į IT palaikymo paslaugos. Taigi galite išbandyti stebėsenos programas ir gauti naudos:

• Padidėjęs produktyvumas - stebėjimo programinę įrangą naudojančių komandų produktyvumas padidėjo iki 80%.
• Geriausias bendravimas - atlaisvinkite bendravimo linijas, kad geriau suprastumėte savo komandos darbo dieną.
• Komandos efektyvumas - greitesnis projektų užbaigimas reiškia, kad sutaupysite pinigų. 

Kai visuose įmonės kompiuteriuose naudojate personalo stebėsenos sistemą, tai reiškia, kad siekiate sukurti vieningą organizaciją, kurioje visi vertinami objektyviai ir vienodai. Efektyvūs darbuotojai gaus premijas ir paaukštinimus, o nieko neveikiantiems bus pareikšti papeikimai. Taip sukuriama sąžiningumo ir skaidrumo atmosfera. Vadovams ir lyderiams bus daug lengviau sutelkti dėmesį į pagrindines užduotis ir atsikratyti rutinos.