Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai retai sulaukia gerų atsiliepimų tarp darbuotojų. Tiesa, dažnai jie pateisina savo blogą reputaciją: niekas nemėgsta pasirašinėti tonas popierių, kad įrodytų, jog išdirbo tam tikrą darbo laiką. Tačiau, kita vertus, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai gali būti tikrai naudingi tiek vadovams, tiek jų komandos nariams.
Ką sužinosite iš šio straipsnio:
- Efektyvaus darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymo naudojimo atvejai
- Kurią pasirinko viena bendrovė išteklių valdymo programinė įranga kaip darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymo sistemą.
- Ar darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas ir stebėjimas yra blogis?
Pradėkime nuo klausimo:
Kas yra darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas?
Paprastai tariant: darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas - tai darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščių ir darbo laiko (užfiksuotų darbo valandų) stebėjimo ir analizės praktika.. Taip pat gali būti atliekami įvairūs veiksmai, pvz., apskaičiuojamas darbuotojų darbo užmokestis arba pagal šiuos darbo laiko apskaitos žiniaraščius klientui išrašoma sąskaita faktūra.
Anksčiau darbo laikas būdavo apibendrinamas popieriaus lape, todėl ir buvo pavadintas darbo laiko apskaitos žiniaraščiu. Dabar daug populiaresni internetiniai darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, nors ir čia yra keletas variantų: nuo paprastų skaičiuoklių iki dirbtinio intelekto valdomų programinės įrangos priemonių.
Kaip minėjau šio straipsnio pradžioje, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai garsėja tuo, kad yra gana nepopuliarūs tarp darbuotojų. Pasinerkime į šią temą ir pabandykime atsakyti į dažnai keliamą klausimą:
Ar darbo laiko apskaitos žiniaraščiai yra blogis?
Nebūtinai, bet tikrai yra atvejų, kai darbo laiko apskaitos žiniaraščiai yra visiškas laiko švaistymas, kuris gali labai prisidėti prie žmonių nepasitenkinimo darbo vieta..
Istoriškai darbo laiko apskaitos žiniaraščiai buvo būdas įrodyti, kad žmonės iš tikrųjų atliko savo darbą. Štai kur kyla problemų. Pirmiausia, tai gali lengvai sukurti kultūrą, kurioje žmonės mano, kad jų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai yra svarbesni už jų darbo rezultatus. Nėra malonu jaustis, kai reikia įrodyti, kad dirbai arba kad tave taip akylai stebi (ir matuoja laiką) tavo vadovai.
Be to, tai neskatina žmonių efektyviau dirbti. Kam ieškoti geresnio sprendimo, jei galima tiesiog įrašyti daugiau laiko į darbo laiko apskaitos žiniaraštį (ir galbūt gauti didesnį atlyginimą)?
Tai nereiškia, kad mokėjimas už valandą būtinai yra blogas, net ir projekto atveju. Nors šiame tekste išsamiai nenagrinėjame darbo laiko apskaitos žiniaraščių naudojimo mėnesio pajamoms nustatyti, suprantame, kad tai svarbus naudojimo atvejis įmonėms, kurios, pvz., dirba su laisvai samdomais darbuotojais. Todėl sukūrėme atskirą darbuotojų darbo užmokesčio apskaičiavimo vadovas.
Galiausiai, žmonės labai blogai prisimena, kiek laiko jie iš tikrųjų praleido dirbdami prie ko nors. Štai kodėl darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymas savaitės ar, dar blogiau, mėnesio pabaigoje yra panašesnis į fantastikos kūrinių rašymą, o ne į patikimų duomenų rinkimą.
Apskritai galime teigti, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščiai nedaro didelio poveikio, nebent:
- Jūs ir jūsų komanda suprantate jų paskirtį ir matote vertę,
- Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai pildomi reguliariai ir teisingai,
- Kiekybiniai darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenys yra papildomi reguliariu bendravimu, siekiant surinkti daugiau aprašomojo pobūdžio įžvalgų (daugiau apie tai toliau).
- Naudojama tinkama darbo laiko apskaitos žiniaraščio forma.
Pastarąjį aspektą verta pabrėžti, nes daugelis komandų vis dar pasikliauja paprastomis skaičiuoklėmis (dauguma įmonių, laimei, atsisakė tikrų popieriaus lapų). Tai žingsnis teisinga linkme, nes internetinį dokumentą prireikus gali lengvai atnaujinti ir pasiekti keli komandos nariai, tačiau tai vis dar yra lapas, kurį reikia užpildyti, o tai nėra pats patogiausias dalykas.
Patikrinkite tai nemokamas pdf į Excel konverteris jei vis dar naudojate skaičiuokles.
Šiuolaikinės darbuotojų darbo laiko stebėjimo priemonės dažnai turi paleidimo ir sustabdymo sekimo priemones, kurias galima įjungti ir išjungti vienu spustelėjimu. Kitos siūlo švyturėlius, kurie automatiškai fiksuoja darbo laiko pradžią ir pabaigą.
Vadybiniu požiūriu dar vienas svarbus aspektas yra tai, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščio projekto programinė įranga yra suporuota su atostogų valdymo įrankis. Žmonės turi turėti galimybę fiksuoti savo darbo ir poilsio laiką, nes priešingu atveju gali tekti nerimauti dėl tuščių darbo laiko apskaitos žiniaraščių, kuriuose įrašytas tik atostogų išėjęs asmuo.
Naudodami programinę įrangą, kuri taip pat tarnauja kaip jūsų komandos tvarkaraštis, galite palyginti planuotas darbo valandas su užfiksuotomis. Duomenimis besivadovaujantys projektų vadovai gali pasinaudoti šia įžvalga, kad įvertintų savo projekto būklę ir nuspręstų, ar reikėtų ką nors koreguoti.
Tai tik vienas iš pavyzdžių. kaip darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas gali padėti vadovams. vykdant užduotis, tačiau jų yra ir daugiau. Kitą skyrių skirsiu idėjoms, kaip komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščius panaudoti komandos ir projekto labui.
Efektyvus darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas: naudojimo atvejai
Apskaičiuokite savo projektų sąnaudas
Privaloma turėti įmonėms, kurios dirba pagal laiko ir medžiagų sutartis. Kadangi sąskaitas klientams išrašote už jūsų komandos įdėtą darbą, galite tiesiog naudoti jų darbo laiko apskaitos žiniaraščius kaip pagrindą savo sąskaitai faktūrai išrašyti. Daugelis išteklių valdymo įrankių leidžia jums eksportuoti darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenis arba bendrinti juos išorėje.
Ieškokite galimybių tobulėti ir taupyti
Analizuodami savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščius, turite puikią galimybę gilintis į duomenis ir nustatyti tobulinimo galimybes. Daugelyje darbo laiko stebėjimo programų siūloma galimybė užregistruotus darbo laiko įrašus žymėti iš anksto nustatytomis kategorijomis arba pridėti prie jų komentarus. Taip galite analizuoti, kiek laiko jūsų komanda skiria neapmokamai veiklai. Žinoma, didelė dalis jo tikriausiai yra pagrįsta, tačiau galite pastebėti ir nerimą keliančių dėsningumų. Kokie jie galėtų būti? Susitikimų gausa gali būti raudona vėliava. Dar viena priežastis - žmonės, daug laiko skiriantys administracinėms užduotims atlikti. Gali paaiškėti, kad investicijos į bendradarbiavimo ar dalijimosi žiniomis priemones ilgainiui gali padėti sutaupyti pinigų. Patikimesnis procesas taip pat bus naudingas ir jūsų komandos moralei.
Prognozuojami ištekliai
Istoriniai duomenys, pavyzdžiui, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, taip pat gali būti naudojami įdarbinimo poreikiams prognozuoti. Žvelgdamos į ankstesnių metų ar mėnesių skaičius, įmonės gali pastebėti tendencijas, kurios gali pasikartoti. Vienas iš "Teamdeck" klientų pastebėjo kad tam tikrų įgūdžių turintys darbuotojai tam tikrais mėnesiais yra paklausesni. Skaitykite, kaip sukurti savo darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitą žmogiškųjų išteklių prognozavimas čia.
Nustatykite problemas, kol jos dar neišsiplėtė
Kartais projekto sunkumus gana paprasta pastebėti vien pažvelgus į darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Pavyzdžiui, žmonės gali pradėti registruoti daug viršvalandžių, kad įgyvendintų kitus projekto etapus.
Tačiau gera praktika yra reguliariai lyginti komandos užregistruotus laiko įrašus su numatytu grafiku. Taip galėsite pastebėti bet kokius neatitikimus, kol dėl jų nebuvo praleisti terminai.
Kitas svarbus dalykas, kurį reikia turėti omenyje, kai kalbama apie darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymą, yra tai, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščiai negali pakeisti reguliaraus bendravimo su komanda..
Skaičiai suteiks jums informacijos, kad kažkas vyksta. Tačiau norėdami suprasti, kodėl, turite aptarti šiuos klausimus su projekto komanda. Taip ne tik galėsite išsiaiškinti problemos esmę, bet tai ir puikus būdas kurti tokią darbo vietos kultūrą, kurioje darbuotojai iš tikrųjų yra išklausomi ir gerbiami. Todėl mažiau tikėtina, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščius jie laikys būtinu blogiu, kabančiu virš jų galvų.
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai vien tik jie nepasakys visko, ką reikia žinoti apie komandos efektyvumą ar darbo kokybę, tačiau jie gali būti svarbūs signalai, į kuriuos projektų vadovai gali reaguoti. Sukurta apgalvota ir skaidri darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymo politika, paremta atviru bendravimu su komanda, padės jums kontroliuoti projektus ir išlaikyti aukštą darbuotojų pasitenkinimą.
