Kiekvieną kartą, kai įvertinti naują projektą. ir priskirti jam išteklius, sukuriamas aukšto lygio projekto planas. Aukšto lygio planavimo metu daugiausia dėmesio skiriama projekto reikalavimams ir rezultatams nustatyti, o paskui juos stebėti laike. Jis skiriasi nuo išsamaus projekto plano, kurį sudaro visos projektui įgyvendinti reikalingos užduotys. Galima sakyti, kad aukšto lygio planas yra vadovo požiūris į projektą.
Pavyzdžiui, "Jira" yra puikus projekto planavimo priemonė kuri leidžia stebėti kiekvieną projekto užduotį. Teamdeckkita vertus, padeda valdyti organizacijos išteklius ir priskirti žmones projektams pagal jų užimtumą. "Teamdeck" yra išteklių valdymo programinė įranga su komandos laiko stebėjimo įrankis, išteklių planavimo įrankis, ir atostogų valdymo sistema funkcijos.
Kas yra aukšto lygio planavimas?
Aukšto lygio planavimas - tai projekto tikslų, priklausomybių ir turimų išteklių valdymas (išteklių planavimas), kartu su jo tvarkaraščiu ir biudžetu. Jame nurodoma, ką, kada ir kas turi padaryti, tačiau nesigilinama į konkrečių užduočių detales. Jame aiškiai apžvelgiama projekto apimtis ir reikalingi ištekliai, todėl galite priimti pagrįstus sprendimus dėl projekto sąmatos sudarymo ir vykdymo.
Aukšto lygio projekto planavimas yra glaudžiai susijęs su "Agile" projektų valdymo principais, kuriuose teigiama, kad projekto vadovas (PM) turėtų prižiūrėti procesą, kurį galima apibūdinti kaip palengvinantis vadovavimo būdas.
Šiuo atveju "palengvinantis vadovavimas" reiškia, kad PM vadovai nukreipia savo komandas tinkama linkme, užtikrina tinkamą bendravimą ir projekto eigą, kartu leisdami komandai pačiai prisiimti atsakomybę už projektus. Tokiu būdu PM gali padidinti komandos narių atsakomybės jausmą, o tai įrodo, kad jie tampa produktyvesni.
Kuriant aukšto lygio planą reikia įtraukti:
- Tikslai - taip galėsite nuspręsti, ko reikia kliento tikslams pasiekti.
- Laiko nustatymas - labai svarbu žinoti, kiek laiko gali užtrukti projekto įgyvendinimas ir kaip laikas paveiks projekto išleidimą, pvz., rinkodaros ir verslo galimybių požiūriu.
- Komanda - žinodami tikslus ir terminus, žinote, kas turėtų dirbti su jūsų projektu, ir galite sužinoti, ar jie gali dirbti per tam tikrą laiką.
Taip sutelksite dėmesį į projekto reikalavimus, verslo tikslus ir projekto įgyvendinimui reikalingas funkcijas, ir, remdamiesi tuo, sudarysite tvarkaraštį ir paskirstyti išteklius. į savo projektą.
|
Ieškote įrankio, kuris leistų geriau apžvelgti savo komandas? Naudodami "Teamdeck" galite greitai susidaryti bendrą kiekvieno projekto vaizdą. Išbandykite ją nemokamai. |
Kaip įgyvendinti aukšto lygio planą?
Jau išvardijome, iš ko turėtų būti sudarytas aukšto lygio projekto planas.
Dabar įvertinkime, kaip jį galite naudoti išteklių planavimui, jų sąnaudų įvertinimui ir tvarkaraščio valdymui.
Kaip paskirstyti išteklius ir įvertinti jų sąnaudas
Norėdami nuspręsti, ką įtraukti į projektą, turite įvertinti jo tikslus ir apimtį. Pasinaudokite pradiniu etapu, kad geriau suprastumėte projektą ir jam įgyvendinti reikalingus vaidmenis.
Kai reikia paskirstyti išteklius, pirmiausia reikia suderinti darbuotojų įgūdžius ir patirtį su projekto reikalavimais. Parengę aukšto lygio projekto planą jau žinote tikslus ir rezultatus. Dabar tereikia sudaryti darbuotojų, atitinkančių projekto kriterijus, sąrašą.
Skirstydami išteklius nepamirškite įtraukti ne tik tai, prie ko jie šiuo metu dirba (arba būsimus projektus, prie kurių jau buvo priskirti), bet ir:
- Darbuotojų užimtumas, įskaitant jų laiko zonas ir darbo valandas (visą darbo dieną, ne visą darbo dieną, laisvai samdomi darbuotojai).
- Kitos su darbu susijusios užduotys.
- Laisvos dienos ir valstybinės šventės.
Taip sumažinsite tikimybę, kad laikui bėgant projektui sutrukdys nenumatyti įvykiai.
Įvertinti komandos užimtumą daug lengviau, jei naudojate aukšto lygio planavimo įrankius, tokius kaip "Teamdeck". Joje yra tvarkaraštis, kuriame galite patikrinti esamą darbuotojų darbo krūvį.
Nustatę komandos narius ir patvirtinę, kad jie gali dalyvauti projekte, kartu su jais įvertinkite biudžetą naudodami istorijos taškais pagrįstą vertinimo metodą, kurį išsamiau aprašėme šiame straipsnyje apie projekto pradžia.
Pagrindinės išvados: Naudodamiesi aukšto lygio projektų planais galite nustatyti išteklius, kurių reikia projektui įgyvendinti, patvirtinti jų prieinamumą ir įvertinti projekto biudžetą.
Kaip valdyti savo tvarkaraštį per tam tikrą laiką
Aukšto lygio planavimas susijęs ne tik su projekto pradžia. Tai ir projekto priežiūra laikui bėgant.
Vienas iš metodų, kurį galite naudoti, yra išteklių lygių nustatymas. Tai paprasčiausias darbo krūvio pritaikymas pagal darbuotojų užimtumą, kad būtų išvengta per didelio darbo krūvio (skaitykite apie darbo krūvio valdymas). Tačiau reikia saugotis, kad dėl to nepasikeistų projekto eiga, todėl vėluotų jo kūrimas.
Norėdami tolygiau paskirstyti atsipalaidavimą, galite naudoti išteklių išlyginimo metodą. Pagal PMBOK® vadovą, tai yra "tvarkaraščio modelio veiklų koregavimas taip, kad projekto išteklių poreikis neviršytų tam tikrų iš anksto nustatytų išteklių ribų".
Pagrindinės išvados: Naudodamiesi tvarkaraščiu ir stebėdami komandos darbo krūvį projekto metu, galite pastebėti, kaip keičiasi komandos narių užimtumas. Tada galėsite koreguoti jų talpa ir projekto apimtį, išvengiant per mažo arba per didelio užsakymų skaičiaus ir darbuotojų perdegimas.
Pradėkite aukšto lygio išteklių valdymą
Aptarėme, kas yra aukšto lygio planavimas ir kaip padeda tvarkaraštis geriau valdyti savo komandą. Naudokite ją, kad geriau žinotumėte savo išteklių pajėgumus ir projekto apimtį.
Norint įgyvendinti aukšto lygio projekto planą:
- Įsitikinkite, kad tiksliai žinote, apie ką kalbama projekte, kokie jo tikslai, uždaviniai ir reikalavimai.
- Suraskite geriausius išteklius projektui įgyvendinti.
- Naudokitės priemone, kuri leidžia patikrinti, ar reikiami ištekliai yra prieinami.
- Laikui bėgant stebėkite komandos darbo krūvį, kad pastebėtumėte išteklius, kurie turi per daug arba per mažai darbo.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
