Išpopuliarėjus nuotoliniam darbui, iškilo daug klausimų apie nuotolinės komandos valdymą, ypač kai ji yra tarptautinė. Tokia darbo sistema reikalauja visiškai naujo požiūrio ir priemonių, taip pat prioritetų nustatymo. Šiandienos straipsnyje pateiksime 10 patarimų, kaip valdyti nuotoliniu būdu dirbančią komandą iš skirtingų šalių.
Virusas = nuotoliniai darbuotojai
"Covid-19" pakeitė daugelio įmonių darbo metodus. Žmonės uždaruose biurų pastatuose didino viruso plitimo riziką, todėl vadovybė turėjo rasti sprendimą. Paaiškėjo, kad tai - nuotolinis darbas. Žinoma, nuotolinis darbas nebuvo išrastas kartu su pandemija, tačiau tik dabar įmonės pradėjo taikyti šį modelį tokiu dideliu mastu. Kai kurios įmonės jau turėjo darbo namuose patirties. Kitoms organizacijoms tai buvo visiškai naujas iššūkis, dėl kurio reikėjo iš esmės pakeisti esamus valdymo modelius.
Abipusė nuotolinių darbuotojų valdymo nauda
Darbas nuotoliniu būdu suteikia naujų galimybių ir kelia naujų problemų, tačiau gerai įgyvendinta nuotolinio pertvarkymo sistema jūsų įmonei gali duoti daug naudos. Juolab kad šiuo metu galimybė dirbti nuotoliniu būdu yra labai svarbus kriterijus, kad organizacija būtų konkurencinga rinkoje. Remiantis "Growmotely" ataskaita, net 97% apklaustų darbuotojų nenori grįžti į biurą dirbti visą darbo dieną. Tai rodo, kaip svarbu turėti galimybę bent iš dalies naudotis namų biuru.
Be to, darbdaviui nuotolinis darbas taip pat suteikia daug privalumų, į kuriuos verta atsižvelgti. Pirma - mažesnės įmonės veiklos sąnaudos.. Vien tai, kad kai jūsų komanda dirba namuose, jums nereikia nuomotis tokio didelio biuro. Kai kurios įmonės net apskritai atsisakė biuro. Juk tokių patalpų nuomos išlaidos yra labai didelės.
Antra, darbuotojai rečiau neatvyksta į darbą. Kai jie blogai jaučiasi, bet dar nėra labai ligoti, jie dažnai nori neimti laisvos dienos, o dirbti iš lovos. Be to, dažnai jiems lengviau nutraukti darbą valandai ar dviem, kai turi reikalų, o jei dirbtų iš namų, tikriausiai imtų laisvą dieną. Stanfordo tyrimas taip pat nustatė, kad darbuotojai, kurie gali dirbti iš namų, yra 22% produktyvesni.. 32,2% apklaustų įdarbinimo vadovų patvirtino, kad nuotolinių darbuotojų produktyvumas padidėjo.
Ieškote daugiau ekspertų patarimų apie projektų valdymą? Peržiūrėkite mūsų NEMOKAMAS sprinto planavimo kontrolinis sąrašas dabar!
Pasirinkite geriausiai jums tinkantį modelį
Be abejo, nuotolinio darbo modeliai nėra vienodi ir priklauso nuo jūsų verslo poreikių ir specifikos. Technologijų ir tarptautinėms įmonėms neabejotinai paprasčiau siųsti darbuotojus į namų biurą nei rankų darbu pagrįstoms įmonėms. Apžvelkite savo organizaciją ir nuspręskite, kuri forma jums tinkamiausia: visiškai nuotolinis, o gal mišrusis? Arba palikite pasirinkimą savo darbuotojams - juk jie patys geriausiai žino, kur jiems geriausia dirbti. Kad ir kokį modelį nuspręstumėte pasirinkti, šis vadovas padės jums valdyti nuotolinę komandą.
1. Aiški organizacinė struktūra
Vienas didžiausių pokyčių darbuotojams dirbant nuotoliniu būdu yra bendravimas. Biure visada lengva paklausti šalia sėdinčio kolegos, į ką kreiptis konkrečiu klausimu, ar kas nors šiuo metu atostogauja arba yra išėjęs atostogų. Dirbant nuotoliniu būdu tokios informacijos paieška gali užimti daug laiko, ypač didelėje ar vidutinio dydžio įmonėje. Todėl svarbu naudoti sistemą, kuri tai palengvintų.
Pavyzdžiui, "Teamdeck" pasirinktinių laukų funkcija (išteklių valdymo programinė įranga), gali padėti sugrupuoti darbuotojus pagal jų padalinius ir įgūdžius. Tai labai naudinga skiriant žmones projektams ir kuriant ataskaitas. Taip pat lengviau matyti, kas už ką įmonėje yra atsakingas.
2. Tiksliai apibrėžtos užduotys ir aiškūs lūkesčiai
Aiškiai apibrėžtos užduotys ir lūkesčiai yra darbo pagrindas apskritai. Tačiau nuotoliniu režimu tai tampa labai svarbu. Sunku nusakyti, kiek nusivylimo, nesusipratimų ir vėlavimų gali kilti dėl to, kad nėra aiškiai apibrėžta darbo apimtis. Todėl taip svarbu, kad jūsų darbuotojai tiksliai žinotų, ko iš jų reikalaujate, ką jie turi padaryti ir koks yra jų galutinis terminas. Naudokite realiuoju laiku atnaujinamą sumaišymo skydelį. Tokiu būdu kiekvienam darbuotojui bus skiriamos konkrečios sprinto užduotys. Jie tiksliai žinos, kokios yra jų pareigos ir kada tikitės, kad jie užbaigs tam tikrą etapą. Jūsų, kaip vadovo, pareiga yra užtikrinti aiškumą ir atvirumą.
3. Komandos ir darbuotojų savarankiškumas
Dirbdami nuotoliniu būdu turite tikėtis, kad prarasite dalį kontrolės. Negalite nuolat tikrinti, ką daro jūsų darbuotojai. Labai svarbu samdyti žmones, kurie gali valdyti savo laiką ir tikslus. Vadovaujant tarptautinei komandai, kuri nedirba biure, labai svarbu nepriklausomybė ir pasitikėjimas. Žinoma, tai nereiškia, kad darbuotojus reikia palikti vienus ir jūs neteksite galimybės matyti projekto eigą.
Savo komandai turite suteikti kuo daugiau paramos ir išsamios informacijos apie užduotis, kurias ji turi atlikti. Taip pat labai svarbu sekti pagrindinius svarbių projektų etapus, kad žinotumėte, kas vyksta įmonėje ir ar viskas vyksta pagal planą. Tačiau jei bandysite nuolat stebėti kiekvieną savo komandos darbo elementą, visiškai nepasieksite norimų rezultatų. Sugaišite daug laiko tikrindami, ar visi daro tai, ką turi daryti. Jūsų darbuotojai jausis nusivylę ir kontroliuojami, o jų vidinė motyvacija sumažės, nes jie nesijaus atsakingi už savo darbą.
4. Žinios apie jūsų komandos užimtumą
Biure visada galite paklausti: "Ar turite laiko trumpam susitikimui?". Arba tiesiog ateiti ir per 5 minutes pristatyti savo atvejį. Kai komanda dirba nuotoliniu būdu, byla tampa daug sudėtingesnė. Ypač kai visame pasaulyje dirba daug žmonių ir negalite kontroliuoti jų laiko visą dieną, savaitę ar mėnesį. Tai taip pat labai svarbu, jei įdarbinate žmones, dirbančius skirtingose laiko juostose arba ne visą darbo dieną.
Tokiu atveju prieinamumo valdymas tampa dar sudėtingesnis. Kad jūsų verslas veiktų sklandžiai, turite žinoti savo komandos užimtumą. Tai padės jums kuo optimaliau suplanuoti kalendorių. Čia taip pat praverčia mūsų įrankis. "Teamdeck" kalendoriuje rasite Prieinamumas funkcija.
Kiekvienas darbuotojas gali bet kada nurodyti savo užimtumą, todėl lengviau planuoti pamainas ir susitikimus. Taip pat galite pridėti pakartotinį užimtumą, užuot jį nustatinėję kiekvieną dieną.
Vadovaujant nuotolinei komandai, dirbančiai skirtingose šalyse, taip pat labai svarbu atsižvelgti į vietos šventes. Šiuo atveju Organizaciniai vienetai praverčia funkcija. Ji leidžia sugrupuoti komandą pagal vietovę ir priskirti jai atitinkamas švenčių dienas. Tokiu būdu, kai norėsite suplanuoti susitikimą ar užduotį savo darbuotojui, kalendoriuje bus atsižvelgta į šalį, kurioje jis yra, ir ten galiojančias vietos šventines dienas.
5. Laiko valdymas ir darbo grafiko stebėsena
Projekto laiko valdymas - ar kada nors girdėjote? Negalite nuolat klausinėti kiekvieno komandos nario: "Ar jau padarėte?", "Kada padarysite?", "Ar suspėsime iki nustatyto termino?". Net dirbant stacionarų darbą tai būtų visiškai neefektyvu, o ką jau kalbėti apie tai, kai įdarbinate daugybę žmonių visame pasaulyje! Turite turėti projektų ir darbo grafikų valdymo sistemą.
Kai visas ilgalaikių projektų užduotis ir tvarkaraščius surinksite į aiškų skydelį, jums bus daug lengviau patikrinti, ar viskas vyksta pagal planą, ir galėsite įsitraukti tik tada, kai to reikės. Tokia projekto išteklių valdymo programinė įranga sutaupo daug laiko. Taip pat garantuojama, kad nieko nepraleisite, nes automatinis įrankis už jus įsimins svarbius dalykus!
6. Naudokite nuotolinio valdymo pultą Projektų komandos valdymo programinė įranga
Šis patarimas svarbus ir dirbant stacionariai, tačiau dirbant nuotoliniu būdu jis tampa itin svarbus, nes iš tikrųjų neturite jokių kitų galimybių. Negalite prižiūrėti visko, kas vyksta jūsų versle, be modernaus valdymo ir komunikacijos priemonės. Jų įdiegimas į verslą nebėra net pasirinkimo klausimas - be jų tiesiog negalėsite dirbti kasdien.
Dirbant nuotoliniu būdu labai svarbu pagerinti komandos narių bendravimą. Biure dažnai užtenka elektroninio pašto, nes dėl kiekvienos smulkmenos galite tiesiog ateiti prie kito stalo. Kai darbuotojai būna namų biure, el. paštas nėra geriausias sprendimas, nes jis nėra patogus nuolatiniam, greitam ir operatyviam bendravimui. Apsvarstykite greitųjų žinučių paslaugą, pavyzdžiui, "Slack" arba "Skype", kad būtų lengviau greitai keistis informacija tarp žmonių. Kai dirbate tarptautinėje įmonėje, susitikimai akis į akį yra tikra retenybė, todėl jums reikia patogios internetinės susitikimų priemonės. Tam puikiai tiks "Zoom", "Google Meets" arba "Microsoft Teams". Kaip jau minėjome, taip pat labai svarbu valdyti savo komandos darbą. Skirti užduotis, tikrinti projektų pažangą, nustatyti etapus ir terminus, kurti ataskaitas, tvarkyti kalendorių ir atostogas. Patikrinkite, ką jums siūlo tokios priemonės kaip "Teamdeck", "Asana" ar "Jira".
7. Komandinio darbo ir priklausomybės jausmo kūrimas
Sunku išlaikyti komandos nario jausmą, kai net nematote savo kolegų. Susvetimėjimo ir vienatvės jausmas yra vienas didžiausių nuotolinio darbo trūkumų ir didelis iššūkis darbdaviams. Savaime suprantama, kaip svarbu darbuotojams ir jų motyvacijai jaustis komandos dalimi. Šiek tiek daugiau apie tai rašėme šis straipsnis. Taigi kaip tinkamai rūpintis komandos formavimu valdant nuotolinę komandą, dirbančią skirtingose šalyse?
Pirmiausia reikia sutelkti dėmesį į tai, ką turite kasdien, t. y. bendravimą internetu. Labai padeda, jei kiekvieną dieną bent trumpą laiką visa komanda būsenos skambutis. Jame galite aptarti dabartinius darbus ir pažangą, taip pat paklausti, kaip visiems sekasi ir kaip jie jaučiasi. Tai padeda sukurti jausmą, kad nuolat palaikote ryšį. Taip pat pravartu turėti 1:1 susitikimaine tik su savo vadovu, bet ir su kitais įmonės darbuotojais. Galite įdiegti sistemą, pagal kurią darbuotojai būtų suskirstomi į atsitiktines poras ir surengiamas pusvalandžio trukmės susitikimas, kuriame jie galėtų geriau pažinti vienas kitą.
Reguliarūs susitikimai su visa įmone taip pat labai svarbu, kad galėtumėte aptarti svarbiausius pokyčius ir pasiekimus. Pokalbiai ir kanalai, pvz., "Slack", taip pat suteikia galimybę būti informuotiems apie tai, kas vyksta su kitais įmonės darbuotojais. Taip pat puiki idėja darbuotojams skirti įvairios veiklos, pvz. internetinis sportas arba knygų klubas. Kai tik turite galimybę, verta surengti komandos formavimo renginį, kad darbuotojai galėtų susitikti asmeniškai. Taip susipažinę su kolegomis, vėliau galėsite lengviau užmegzti santykius, net jei jie bus užmegzti tik internetu.
8. Skaidrumo užtikrinimas ir komandos informavimas
Yra vienas dalykas, kuris gali būti kiekvieno vadovo prakeiksmas ir palaima. Spėlionės. Biure kartais užtenka ką nors pasakyti keliems žmonėms, ir po akimirkos visi žino. Ir tai nebūtinai turi būti apie blogus ar sudėtingus dalykus, bet ir apie tobulėjimo idėjas, renginių organizavimą, naujų žmonių atėjimą į komandą ir kitas aktualias temas. Tačiau valdydami nuotolinę komandą turite daug atidžiau stebėti, ar darbuotojai žino viską, ką turėtų žinoti.
Biure tiesiog kalbate apie dalykus per pietus arba prie kavos aparato. Kai jūsų darbuotojai yra namuose, jūsų pareiga būti skaidriems ir informuoti juos apie visus svarbius dalykus. Kartais prie to reikia priprasti ir pakeisti ankstesnius įpročius. Be abejo, teks dažniau rašyti elektroninius laiškus visai komandai ir naudotis bendru pokalbių kambariu. Tačiau galite būti tikri, kad komandos informavimas apie tai, kas vyksta įmonėje, labai padės jums vadovauti. Daug patogiau dirbti su žmonėmis, kurie žino viską, kas vyksta. Be to, darbuotojai taip pat jausis įmonės dalimi ir labiau domėsis jos reikalais.
9. Sukurti nuoseklų įmonės identitetą, įmonės vertybes ir įmonės kultūrą
Kai visi darbuotojai dirba per atstumą, skirtingose šalyse ir skirtinguose kultūriniuose kontekstuose, sunku išlaikyti bendrumo jausmą įmonėje. Todėl pasirūpinkite, kad jūsų įmonė turėtų savo asmenybę ir identitetą. Sukurkite nuoseklią savo įmonės komunikaciją. Apibrėžkite, kas jai svarbu, kokios jos vertybės, kokia jos misija. Leiskite darbuotojams pajusti, kad jie priklauso vietai, kuri turi savo charakterį. Svarbu, kad visi įmonėje jaustųsi gerai, todėl paklauskite žmonių, ką jie mano apie įmonės politiką. Galbūt jie turi kokių nors pasiūlymų ar įžvalgų? Tai labai vertinga. Ypač dirbant nuotoliniu būdu, reikia įtraukti darbuotojus į įmonės formavimą ir suteikti jiems jausmą, kad jų balsas yra svarbus. Buvimas grupės ir organizacijos dalimi didina priklausymo jausmą ir motyvaciją.
10. Užtikrinkite puikų įdarbinimo procesą
Kai jūsų komanda dirba biure, įdarbinimas paprastai vyksta pagal panašų modelį. Per susitikimą su nauju darbuotoju šiek tiek papasakojate apie įmonę ir tai, ką dirbate. Tačiau tiesa yra ta, kad didžiąją dalį svarbiausios informacijos apie savo užduotis, procesus, darbo eigą ir viską, kas iš tikrųjų svarbu, darbuotojas gauna iš savo kolegų, klausinėdamas apie dalykus, kurie juos neramina. Dirbant nuotoliniu būdu tokios galimybės nėra. Darbuotojai iš karto patenka į naujas pareigas. Jiems sunkiau prašyti patarimo, nes ne visada iš karto žino, į ką kreiptis. Kai kuriuos dalykus taip pat sunkiau paaiškinti internetu. Nors, žinoma, beveik viską galima atlikti internetu, o komandos palaikymas yra labai svarbus. Kad naujam darbuotojui būtų kuo lengviau aklimatizuotis, labai svarbus puikus įsidarbinimo procesas.
Surenkite susitikimus su kitais komandos nariais, kurie supažindins naująjį darbuotoją su įvairiais įmonės aspektais. Taip pat galite surengti klausimų ir atsakymų sesiją su nuotolinės komandos nariais, kurie ne tik atsakys į klausimus, bet ir pateiks tam tikrų įžvalgų. Pabandykite surengti internetinį kursą, pavyzdžiui, e. mokymosi platformoje. Taip naujas darbuotojas visada galės grįžti prie bet kurios pamokos, kol jausis užtikrintai naujoje darbo vietoje.
Vadovauti nuotolinei komandai, dirbančiai skirtingose šalyse, yra didelis iššūkis. Norint optimizuoti tokį darbo modelį, reikės laikytis naujo požiūrio ir atlikti tam tikrus pakeitimus. Tačiau galite būti tikri, kad jei pritaikysite pirmiau pateiktus patarimus, greitai pastebėsite, kad nuotolinės komandos valdymas pagerėjo.
