Laiko stebėjimo privalumai: Štai kodėl jūsų įmonei nepavyksta sekti darbo laiko

Vadovaudami įmonei ar startuoliui, galite norėti stebėti kiekvieną jos detalę. Jei samdote programinės įrangos kūrėjus, dizainerius ir projektų vadovus, tikriausiai kasdien stebite darbo valandas. Galbūt tai nėra mėgstamiausia jūsų pareiga darbe, ji gali būti bauginanti ir varginanti, tačiau daugumoje profesinių paslaugų tai tapo būtinybe.

Laiko stebėjimas leidžia valdyti darbuotojų produktyvumą, stebėti laiką, praleistą atliekant tam tikrą užduotį, ir galiausiai padeda geriau optimizuoti būsimą darbo jėgos paskirstymą įmonėje.

Dar svarbiau yra tai, kad ji padeda klientams parodyti, už ką jie iš tikrųjų moka.

"Darbo laiko stebėjimas yra būtinas specialistams, kurie išrašo sąskaitas pagal valandas" - Fast Company

Na, bent jau tokia yra pagrindinė priežastis.

Kodėl prasminga sekti laiką

Tyrimai parodė, kad įmonės, kurios nesinaudoja laiko valdymo priemonėmis, praranda daugiau nei $18 000 vidutiniškai kasmet.

Tinkamai įdiegtas laiko stebėjimas gali padėti jūsų įmonei efektyviau ir skaidriau bendrauti su komandomis ir klientais, teigia "Small Business Trends":

"Tinkama darbo laiko ir projektų stebėjimo programinė įranga gali padėti įmonėms suprasti ir įvertinti darbuotojų indėlį, nepaisant sudėtingesnių rodiklių, kuriais dabar reikia vertinti šį indėlį."

Idealiu atveju laiko stebėjimas gali sumažinti spėliones skiriant darbo jėgą ar vertinant būsimus projektus, o tai padeda įmonei geriau planuoti biudžetą.

Tačiau tikrovė, kaip teigiama McKinsey & Company ataskaitoje, yra gerokai kitokia:

"Dideli IT projektai vidutiniškai 45 proc. viršija biudžetą ir 7 proc. viršija laiką, o sukuriama 56 proc. mažesnė vertė, nei buvo numatyta. Programinės įrangos projektams kyla didžiausia išlaidų ir grafiko viršijimo rizika."

Taigi, galbūt dabar galvojate:

Kodėl, jei taip būtina sekti darbo valandas, sakote, kad tai gali būti man nenaudinga?

Tuoj pat paaiškinsiu.

Kai laiko stebėjimas neturi prasmės

Daugelis įmonių įgyvendina darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga dėl to, kad taip elgtųsi.

Michałas Bielakas savo knygoje "Projektų vadovo vadovas apie laiko stebėjimą" atkreipia dėmesį į labai svarbų atvejį:

"...neteisingai įdiegtas darbo laiko stebėjimas gali priblokšti jūsų darbuotojus ir iš tikrųjų net šiek tiek padidinti jų produktyvumą."

Tai aktuali kūrėjų bendruomenės problema, kurią gerai išreiškė Anne Dev straipsnyje "Aš blogas kūrėjas, tai vienintelis pagrįstas paaiškinimas". Jis aprašo, kaip jį gąsdino, bijojo ir net gėdijosi laiko valdymo programos jis susidūrė:

"Jaučiausi kaip šūdas ir pykau. Jaučiausi kaip našta savo komandai. Ir jaučiausi taip, tarsi lyginti keturių valandų pietus su klientu su keturiomis valandomis programavimo būtų nesąmonė. Bet ar jie buvo teisūs dėl mano nepakankamo darbo našumo? O gal aš neigiau savo savivertę ir produktyvumą?"

Šios problemos mastą galite pamatyti iš atsakymų ir komentarų, kurių jis sulaukė "Medium" ir iš "Hacker News" bendruomenė. Kolegos programuotojai užjaučia jį, nes jie taip pat jaučiasi neteisingai vertinami dėl savo darbo ir žmonių, kurie nesupranta, kad programinės įrangos kūrimas yra sudėtingas ir ne visada gali būti matuojamas griežtomis valandomis ar lyginamas su kitais projektais.

Laiko stebėjimo pavojai

Taigi, kaip kuo geriau išnaudoti laiko stebėjimą ir tuo pat metu nesupykdyti darbuotojų?

Geriausia vengti šių penkių dažniausiai daromų klaidų:

1. Laiko gaišimas laiko stebėjimui

Daugeliui darbuotojų laiko stebėjimas yra trukdis. Jie turi skirti papildomo laiko vien darbo laiko apskaitos žiniaraščiams pildyti.

Yra daug projektų vadovams skirtų programinės įrangos įrankių, pavyzdžiui, "Harvest" arba "Basecamp", tačiau norint stebėti savo darbo valandas, reikia, kad naudotojai nepamirštų užpildyti specialių formų. Tokios ataskaitos gali būti netikslios, apie ką plačiau kalbėsiu po akimirkos, be to, jos atima daug darbuotojų laiko.

Tačiau yra realiuoju laiku veikiančių stebėjimo įrankių, pavyzdžiui, "Toggl", su kuriais nereikia pildyti jokių darbo laiko apskaitos žiniaraščių. Vietoj to darbuotojai paleidžia ir sustabdo sekimo programą, kai jiems reikia. Tai leidžia jiems iš tikrųjų atlikti darbą ir išvengti tam tikro nusivylimo.

2. Ne viską stebi

Nesame tobuli - pripažinkime tai. Darome klaidų, meluojame arba pamirštame. Tad kaip galima tiksliai sekti laiką, remiantis atgaline data užpildytomis skaičiuoklėmis?

Kitas tyrimas rodo, kiek daug dalykų, kurių neskaičiuojame, kai stebime savo darbo laiką, nes už juos paprasčiausiai nereikia mokėti: tai daugiausia el. laiškai, susitikimai ar bendravimas komandoje. Pavyzdžiui, neskaičiuojant elektroninių laiškų, patiriami dideli piniginiai nuostoliai.

"Harvard Business Review" duomenimis, JAV ekonomika praranda 50 mln. valandų, arba $7,4 mlrd. eurų per dieną. Taip atsitinka vien dėl to, kad žmonės pamiršta laiką, praleistą skaitant ir atsakant į el. laiškus, laikyti darbo laiku.

3. Komandos nemotyvavimas sekti savo laiką

Laiko stebėjimas nėra tai, ką mėgstame daryti. Daugeliui iš mūsų tai nenatūralu arba net neturi prasmės.

Vadovo pareiga yra šviesti darbuotojus apie projekto laiko stebėjimas ir parodyti jiems, kaip tai daryti tinkamai.

Kaip savo Premjero vadove sakė Michalas Bielakas:

"[negalite] vieną dieną tiesiog surinkti komandos narių į kambarį ir pasakyti: "Nuo šiol naudosime šią IT darbo laiko stebėjimo programinę įrangą, kad matytume, kaip sekasi jūsų darbas. Spustelėkite čia, dabar spustelėkite ten, puiku, ačiū, susirinkimas baigtas".

Dėl konteksto trūkumo gali susiklostyti tokios situacijos, kokią anksčiau šiame straipsnyje aprašė Anne Dev: žmonės gali pradėti blogai jaustis dėl darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose įrašyto laiko, jie gali nusivilti ir supykti dėl viso proceso.

4. Laiko stebėjimas atlikus užduotį

Apie tai jau šiek tiek kalbėjau anksčiau - darbuotojai yra linkę pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius atlikę užduotį, todėl atsiranda spėlionių ir prielaidų.

Netikslia darbo laiko apskaita pagrįstos ataskaitos yra klaidinančios, o tai sukelia įmonei tiek vadybinių, tiek finansinių problemų.

Dar blogiau yra tai, kad 9,1% darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščius pildo kartą per savaitę, o 3,6% - kartą per mėnesį, todėl jų pateikiami duomenys yra dar netikslesni. Priminkite darbuotojams reguliariai pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius arba pereikite prie realaus laiko stebėjimo priemonių.

5. Klaidinančių ataskaitų kūrimas

Kaip paskirstyti išteklius, jei darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenys yra netikslūs?

Tiksliai nežinodami, kiek laiko darbuotojai skiria tam tikroms užduotims, galite nepakankamai arba per daug įvertinti būsimus projektus, o tai gali turėti įtakos įmonės biudžetui.

Tinkamas projekto prognozavimas yra labai svarbus projektų valdymui, todėl nenorite priimti sprendimų remdamiesi neteisingais duomenimis.

Apsvarstykite išteklių valdymą

Laiko stebėjimas leidžia stebėti, kiek valandų darbuotojai praleido atlikdami užduotis, o išteklių valdymas padeda efektyviai paskirstyti išteklius pagal darbo pajėgumus ir turimus komandos narius.

Taip užtikrinsite, kad darbuotojams neužkrausite per daug darbo ir išvengsite prastovų tuo pačiu metu kitose komandose.

Remdamiesi šia paprasta idėja sukūrėme "Teamdeck.io" - paprastą išteklių planavimo įrankį, kuris padeda darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitos arba įgyvendinant laiko valdymo strategijos. Turėdami tvirtą patirtį programinės įrangos kūrimo srityje, suprantame, kaip svarbu tinkamai paskirstyti darbo jėgą naujausiuose ir būsimuose projektuose, kad būtų užtikrintas įmonės srautas, darbuotojų ir klientų pasitenkinimas.

Išteklių planavimo įrankį reikia įdiegti tam, kad pradėtumėte sutelkti dėmesį į visą procesą ir gautumėte aukšto lygio komandos apžvalgą. Naudodamiesi tokia priemone galėsite vienu metu kontroliuoti visus darbuotojus, stebėti jiems priskirtus projektus, atostogas ir laisvas dienas.

Stebint laiką pagal užduotį gali būti ignoruojamas bendras vaizdas, o išteklių valdymas padeda geriau paskirstyti darbuotojus ne tik pagal laiką, kurį jie skiria tam tikrai užduočiai atlikti, bet ir pagal jų užimtumą ir darbo pajėgumus.

Sužinokite, kas tinka jūsų įmonei

Kadangi nesistengiu įtikinti jūsų rinktis darbo laiko apskaitą arba išteklių planavimą (abiejų būdų naudojimas yra labai prasmingas), tikiuosi, kad geriau suvoksite darbo laiko apskaitos pavojus, ypač jei ji organizacijoje įgyvendinama netinkamai.

Jei norite, kad laiko stebėjimas jūsų įmonėje būtų kuo naudingesnis, nepamirškite atlikti šių kelių veiksmų:

• kuo paprasčiau pasirūpinkite, kad tai netrukdytų jūsų darbuotojams.
• mokykite savo komandą sekti kiekvieną veiklą - tiek apmokamą, tiek neapmokamą.
• priminkite savo komandai reguliariai sekti savo laiką.
• įsitikinkite, kad sekate tikslius duomenis.