Kiekvienas, kada nors vadovavęs komandai ar įmonei, pasakys, kad labai sunku užbaigti projektą nesuplanavus, kas ir kada turėtų jį atlikti. Vis dėlto daugelis įmonių pasikliauja ad hoc išteklių paskirstymas ir požiūris "tikėkimės, kad viskas pavyks".
Ką skaitytojai gauna šio straipsnio dėka:
- žinios: 62% organizacijų visada arba dažnai naudoja išteklių valdymo programinę įrangą ištekliams įvertinti ir paskirstyti
- rimti pasiūlymai: žingsniai, kaip išvengti projekto nesėkmės, ir debesų kompiuterijos programinės įrangos vaidmuo šiame procese.
- pramogos: išteklių planuotojo ekranai, sumaišyti su gifais iš giphy.com
Projektų valdymo institutas apibendrina apklausą apie išteklių valdymo programinės įrangos vaidmenį projektų valdymo procesuose
Iš tikrųjų tik 62% organizacijų Projektų valdymo instituto apklausa prisipažino, kad visada arba dažnai naudoja išteklių valdymą, kad įvertintų ir paskirstytų savo išteklius.
Tai ypač kelia nerimą, nes tas pats tyrimas rodo, kad dėl nepakankamo išteklių paskirstymo kyla pavojus daugeliui projektų. Paklausti apie pagrindines ankstesnių projektų nesėkmių priežastis, 23% respondentų nurodė "netinkamą išteklių prognozavimą" ir "priklausomybę nuo išteklių".
Tiesa, tai nėra dažniausia problema, tačiau, palyginti su "organizacijos prioritetų pasikeitimu" (paminėjo 41% respondentų), išteklių planavimas atrodo kaip veiksnys, kuris labai priklauso nuo jūsų.
Jaunoms įmonėms, kurios, suprantama, daugiausia dėmesio skiria augimui, išteklių valdymas gali būti ne pats svarbiausias dalykas, į kurį reikia sutelkti dėmesį.
Tačiau kai minėtasis augimas įvyksta, norėdami klestėti, jie turi greitai patobulinti savo planavimo žaidimą. Tai ypač aktualu įmonėms, kurios vienu metu žongliruoja keliais projektais - agentūroms, konsultacinėms įmonėms ar programinės įrangos gamintojams.
Dėl netinkamo išteklių paskirstymo kyla komunikacijos chaosas, o projektams kyla pavojus.
Esu didelis išteklių valdymo procesų nustatymo šalininkas, nepriklausomai nuo komandos dydžio. Tiesą sakant, apgalvotas komandos planavimas gali paspartinti jūsų augimą ankstyvuoju laikotarpiu ir išlaikyti sveiką įmonę.
Apžvelgsime svarbiausius veiksmus, kurių reikia imtis norint pasinaudoti išteklių valdymo privalumais.
Padidinkite komandos matomumą, kad sėkmingi projektai būtų atskirti nuo nesėkmingų.
Daugelis komandų susiduria su ribotu komandos matomumu, dėl kurio darbuotojai pervargsta, vėluoja vykdyti projektus arba nesusikalba skirtingi projektų vadovai.
Visuotinis išteklių kalendorius yra būtinas įmonėms, nepriklausomai nuo jų dydžio. Ar esate vienintelis asmuo, atsakingas už išteklių paskirstymą savo įmonėje? Jums vis tiek reikia tiksliai matyti, kas jums priklauso ir koks yra jų darbo krūvis (kaip projektų vadovai... mes žinome darbo krūvio valdymo svarbą).
Darbuotojų sąrašas - tai pradžia, tačiau labai rekomenduoju priskirti tokius atributus kaip pareigų pavadinimai, darbo stažas ar vieta (jei dirbate virtuali komanda), kad galėtumėte lengvai filtruoti išteklius. Projektų vadovai, kurie dar nedirbo su konkrečiais komandos nariais, nebūtinai žino jų įgūdžius, todėl toks visuotinis projekto tvarkaraštis su pasirinktinėmis žymomis padeda jiems nuspręsti, kam skirti konkretų projektą.
Dar vienas dalykas, į kurį turite atsižvelgti, kai bandote pagerinti išteklių paskirstymo efektyvumą, yra darbo krūvis. Neretai įmonės pernelyg pasikliauja vienais darbuotojais, o kitus, kurie galėtų atlikti tam tikrą užduotį, praleidžia. Žvelgdami į grafiką galite pastebėti per daug ir nepakankamai išnaudojamus žmones ir tada išlyginti jų užduotis.
Didesnį komandos matomumą taip pat įvertins jūsų pardavimų ir produktų komandos. Derėdamiesi dėl naujų sandorių ar spręsdami dėl daugiau jūsų programėlės funkcijų, jie galės priimti pagrįstus sprendimus dėl terminų.
Padidinkite komandos matomumą, kad sėkmingi projektai būtų toliau nuo nesėkmingų projektų
Tarkime, kad turite tris įmonėje dirbančius dizainerius, kurie neturi artimiausių užduočių, todėl galėtų dirbti su naujai laimėtu projektu. Atsižvelgdami tik į darbo krūvio grafiką, galite rinktis arba net sugadinti pasirinkimo galimybes. Tačiau paaiškėja, kad vienas iš šių dizainerių turi nedarbingumo lapelį, kitas atostogauja, o trečiasis dizaineris ką tik paprašė šį mėnesį dirbti ne visą darbo dieną.
Ir štai taip jūsų projektas atsiduria pavojuje, todėl gali tekti jį atidėti arba samdyti papildomus dizainerius. Abu variantai paprastai turėtų įtakos jūsų finansinei padėčiai.
Norint sėkmingai paskirstyti išteklius, labai svarbu žinoti savo komandos užimtumą.
Nesvarbu, ar jūsų darbuotojas atostogauja ilgai, ar tik pusę dienos, jūs ir jūsų projektų vadovai turite žinoti, kas realiai gali imtis naujų užduočių.
Geriausia būtų, jei viename tvarkaraštyje būtų rodomi ir komandos užduočių, ir prieinamumo duomenys, kad planuodami projektus galėtumėte atsižvelgti į juos abu. Paprašykite ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų ir laisvai samdomų darbuotojų, su kuriais dažnai dirbate, pasidalyti su jumis savo dienos užimtumu.
"teamdeck" veikia taip, kad darbuotojai patys gali įvesti savo užimtumą ir net prašyti laisvų dienų. Tada vadovai priima arba atmeta jų prašymus ir tvarkaraštis iš karto atnaujinamas.
Naudokitės surinktais duomenimis
Reikia pasakyti, kad išteklių prognozavimas ir paskirstymas iš dalies yra mokslas, iš dalies - patirtis. Norėdami visapusiškai pasinaudoti šios formulės moksline dalimi, turėtumėte pradėti naudoti istorinius duomenis - tai akivaizdu, bet niekada nėra paprasta.
Daugelis įmonių dėl laiko stebėjimo susitaria su klientais. Kitos mano, kad tai yra įmonės atgyvena, ne visai tinkanti jų kuriamai laisvai kultūrai.
Mano požiūris į darbo laiko apskaitą yra toks, kad, jei ji atliekama teisingai, darbuotojams ji yra neįkyri, o vadovams - įžvalgi. Rekomenduoju stebėti darbą realiuoju laiku arba bent jau pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius tą pačią dieną. Tai padidina jūsų duomenų tikslumą.
Skirstydami išteklius naujam projektui, išanalizuokite komandos narių laiką, kurį jie praleido atlikdami ankstesnes užduotis. Jei jie nuolat viršija numatomas laikas, jie gali būti netinkami projektui, kurio terminas yra trumpas.
Taip pat galite įvertinti savo komandos užimtumą (palyginti žmonių užsakymus su jų darbo laiko apskaitos žiniaraščiais) ir pamatyti, kurie darbuotojai buvo per daug išnaudojami pastaruosiuose projektuose. Galbūt reikia pasamdyti naują žmogų, turintį panašių įgūdžių.
Prisitaikykite prie pokyčių
Galbūt pažymėjote visus langelius ir nustatėte geriausius tvarkaraščius savo komandai. Tačiau neišvengiamai kas nors pasikeis ir paveiks jūsų planus: tai gali būti projekto apimtis arba jo tvarkaraštis. Žmonės gali susirgti arba išeiti iš įmonės įpusėjus projektui.
Labai svarbu būti pasirengusiems pokyčiams ir gebėti greitai veikti, kai su jais susiduriama. Vienas iš dalykų, padedančių mano įmonei vienu metu valdyti kelis skirtingus projektus, yra mūsų realaus laiko grafikas. Kiekvienas projekto vadovas gali matyti kiekvieno iš jų esamą užimtumą ir darbo krūvį.
Yra viena problema, susijusi su skaičiuoklėmis ir dokumentais, kuriuos kruopščiai ruošiate prieš projekto pradžią. Jie pasensta, kai tik kas nors pasikeičia. Daugumos projektų atveju tai įvyksta labai greitai. Tik tiek daug galite kontroliuoti, todėl geriau pasiruoškite priimti pokyčius.
