Projekto išteklių valdymas 101: vadovas projektų vadovams

Jei klausiate savęs, kas yra išteklių valdymas, vadinasi, esate visiškai geroje vietoje. Valdydami projektą valdote ne tik užduotis, kurių reikia jam įgyvendinti. Tai, kaip planuojate, organizuojate ir valdote savo komandą, turi didelę įtaką projekto sėkmei. Nenuostabu, kad išteklių valdymo geriausios praktikos laikymasis gali iš tiesų pakeisti situaciją darbe. 

Ką gausite su šiuo straipsniu:

• Kaip išteklių valdymo programinė įranga padidino projekto išteklių valdymo efektyvumą.
• Išteklių valdymo vaidmuo projektų valdyme
• Projektų planavimo metodai
• Išteklių planavimo skirtumai, išteklių paskirstymasir išteklių planavimas

Kodėl reikalingas projekto išteklių valdymas?

Kadangi norėtume nušviesti projekto išteklių valdymo esmę, turime įvesti nedidelį akademinį pokalbį, skirtą su mūsų pagrindine tema susijusiems terminams paaiškinti.

Tačiau yra ir kita šių ginčų priežastis. Neturint aiškaus supratimo apie pagrindinius projekto išteklių valdymą sudarančius elementus ir veiksnius, priimant sprendimus kyla didesnė rizika suklysti. Klaidų, susijusių su projekte vykstančiais procesais ar net su programinės įrangos, skirtos projekto ištekliams valdyti, pasirinkimu.

Turėdami bendrą vaizdą nepasiklysite sąvokų labirinte ir neaiškiose sąsajose tarp žinių sričių, kurios iš esmės padeda valdyti projektus.

Nuo projekto, projekto valdymo iki projekto išteklių valdymo

IT projektų valdymas, rinkodaros projektų valdymas, projektų valdymas nekilnojamojo turto srityje arba kūrybinės agentūros projektų valdymas - tačiau, kad ir kokią pramonės šaką įterptumėte prieš žodį "projektų valdymas", etapai, procesai ir žingsniai dažniausiai yra tie patys. Tačiau prieš jums apie tai sužinant, reikia padaryti nedidelę įžangą. 

Kaip žinome, žmonės greičiau mokosi matydami paveikslėlius ar pavyzdžius - pirmiausia ką nors galima užfiksuoti pojūčiais, akimis. Taigi - prieš susidurdami su daugybe klausimų, susijusių su kiekvieno toliau pateiktuose apibrėžimuose nurodyto termino reikšme, pradėkime nuo vaizdingų ir lengvai pritaikomų pavyzdžių, priklausančių projektų valdymo šeimai.

Pradėkite nuo mažiau sudėtingų ir užimančių mažiau laiko:

• per 4 savaites sukurti gerai parduodamą interneto svetainę su daugybe interaktyvių elementų, kuri nesulėtės naudojant mobiliuosius įrenginius;
• per 3 mėnesius pertvarkyti alaus bendrovės butelių dizainą ir jo gamybą prieš prasidedant vasarai;
• pardavimų plėtrą naujoje rinkoje, kuri apima biurų nuomą, naujų specialistų paiešką, atranką, įdarbinimą, rinkodaros plano parengimą ir jo įgyvendinimą atsižvelgiant į vietos paklausą - per 6 mėnesius;
• per 48 mėnesius sukurti kažką panašaus į tai, kas pateikta toliau - sukurti didžiausią pasaulyje užtvanką. Šis pavyzdys stovi ant trečios pagal dydį pasaulio upės - Kinijos Jangdzės upės. 

Apibendrinant, kai tik pagalvojate apie projektą, turite įsivaizduoti, kiek žmonių, įgūdžių, subrangovų, įrankių ir priemonių apima projektas. Kiek išteklių, priklausomybių, mažų žingsnelių ir milijono užduočių bei grafikų reikia kiekvienai projekto iliustracijai užbaigti?

Tęsiant temą, metas panagrinėti apibrėžtis. Taigi pradėkime nuo to, ką lengviau priimti. Įsivaizduokime, kad kalbate su vaikinu ir norite jam apibūdinti, ką reiškia projektų valdymas. Tokiame kontekste, kaip šis, galėtumėte lengvai pritarti apibrėžčiai iš projectmanager.com:

Projektų valdymas - tai projektų planavimo, vykdymo ir užbaigimo disciplina.

Minėtame supratime projektų valdymas laikomas procesu ir suskirstytas į 3 etapus. Žinoma, kiekviename iš jų yra dar kelios grupės elementų, procesų, užduočių ir - visada neįvertinami, visada nenuspėjami - su kiekvienu iš jų susiję iššūkiai.

Tačiau tai yra labai supaprastinta projektų valdymo gyvavimo ciklo versija, nes taip šį procesą įvardija specialistai. Populiariausia yra versija su 5 etapais. PMI parengta koncepcija ir inicijavimas, planavimas, vykdymas, atlikimas / stebėsena ir projekto užbaigimas.

Tačiau šis apibrėžimas nekelia klausimo, kas tai yra. Kalbant konkrečiai - žmogus, specialistas ir jo kompetencija, patirtis ar branda.

Pasak tos pačios PMI, kurią čia dažnai minime, jie pasiūlė apibrėžimą, kuris pabrėžia, kas slypi už kiekvieno projekto. Tai susiję su žmonėmis, pradedant projektų vadovais, baigiant projektų vykdytojais ir projekte dalyvaujančiais darbuotojais. Žmones, kurie planuoja, bet ir tuos, kurie atrenkami dalyvauti tam tikrame projekto etape ir paskiriami atlikti užduotis.

Perfrazuojant jų žodžius, projektų valdymas - tai naudojimasis konkrečios žinios, talentai, įgūdžiai, priemonės, įrankiai, metodai, procesai ir technikos, kad būtų sukurta "vertė žmonėms".

Kaip matome, čia daugiau kalbama apie kompetencijas (taip pat ir apie minkštąsias kompetencijas), apie informacijos turėjimą ir gebėjimą ją pritaikyti. Arba - pavartojus frazę, paimtą, tarkime, iš motyvacinės bibliotekos, - paversti mąstymą veiksmu ir atlikti darbus.

Šio skyriaus santraukoje naudojame Projektų valdymo instituto asociacijos pasiūlymą. Jis nėra pats neskausmingiausias įsiminti ar net suprasti projektų valdymo apibrėžtį, tačiau perskaičius tai, kas išdėstyta aukščiau, galima nesunkiai įsivaizduoti, ką autorius turėjo omenyje. Tačiau štai su kuo mes nesutinkame. Vis dėlto:

Projektų valdymas - tai procesų, metodų, įgūdžių, žinių ir patirties taikymas, siekiant konkrečių projekto tikslų pagal projekto priėmimo kriterijus, laikantis sutartų parametrų. Projekto valdymas turi galutinius rezultatus, kurie yra apriboti ribotu laiku ir biudžetu.

Keletas pastabų. Matome tam tikrų panašumų su anksčiau pasiūlytais pasiūlymais, todėl apie tai daugiau nieko nereikia sakyti. Nauja yra ribotas laikas ir biudžetas bei priėmimo kriterijai. Pradedant nuo pastarojo, jūsų klientas paprastai turi tam tikrų lūkesčių, ką jis nori matyti finišo tiesiojoje, kaip tai turėtų veikti ir kaip tai turėtų padėti išspręsti jo iššūkius. Jis negali priimti jūsų darbo rezultato. O kas tada?

Tačiau sunku prieštarauti - dėl priėmimo kriterijų projektas gali trukti ilgiau, nei manoma. Tačiau negalime sutikti su teiginiu, kad biudžetas ir laikas yra sąlygos, dėl kurių vadovavimas projektui laikomas projekto valdymu.

Projektų valdymą nuo paprasto valdymo skiria ribotas laikas ir biudžetas [Ekranas viršuje = kelių užduočių laiko stebėjimo per projekto išteklių valdymo sistemą apžvalga]

Kiekvienas žino, kad paskutiniai du aspektai, į kuriuos turi atsižvelgti bet kuris pirmininkas, viršininkas ar sprendimų priėmėjas, vykdantis bet kokį projektą, yra minėtas laikas ir biudžetas, nes jie nėra neriboti. Tačiau tik investicijų grąža, tikėtina grąža per numatytą laiką turi didžiausią įtaką verslo sprendimams nei bet kuris kitas veiksnys. O daugelio įmonių požiūriu, pagrindinė verslo dalis yra pinigai. Nes jei turi pakankamai pinigų, nereikia priimti skubotų sprendimų ir laukti, ką padarys konkurentai, kovojantys dėl kitų klientų.

Jei sutinkame su pastaruoju teiginiu, negalime sutikti su teiginiu, kad projektų valdymas yra kažkas kita nei "vadyba", nurodydami, kad pagrindinis veiksnys, skiriantis juos abu, yra tai, kad projektų valdymas turi galutinį rezultatą ir ribotą laiką, priešingai nei vadyba, kuri yra nuolatinis procesas.

Nesame tikri, ar jis veikia tik tokiu būdu. Ar verslo tikslas yra turėti daug klientų, ypač daug klientų, kurie leistų verslui veikti? Ar verslui reikia nuolatinio bendravimo su potencialiais klientais? Ar rinkodaros skyrius per reikiamą laiką įgyvendina mažesnes užduotis ar didesnius projektus, kad pagerėtų bendravimas, padidėtų svetainės lankytojų ir potencialių klientų skaičius? Ar už rinkodarą ir komunikaciją atsakingi asmenys neturi kartą per mėnesį ar kelis kartus per metus informuoti apie rezultatus? 

Atsakymas į klausimą Kodėl projekto išteklių valdymas

Ar dabar suprantate projekto išteklių valdymo svarbą?

Koks yra projekto išteklių valdymo vaidmuo?

Daug sužinojote apie projektų valdymą, todėl jums nereikia būti informuotiems daugiau. Mes taip pat jau žinome, kur visada tarp 5 projektų valdymo ciklo etapų rasti vietą projekto išteklių valdymui.

• Iniciacijos ir koncepcijos etapas
• Planavimas - visada čia
• Paleidimas ir vykdymas - visada čia
• Stebėsena ir kontrolė - visada čia
• Projekto užbaigimas

Jis skirtas mūsų tyrimo žvaigždei - projekto išteklių valdymui. Jau žinome, ką reiškia projektas. Taigi, kokie yra ištekliai?

Ačiū APM žinių visuma, žinome, kad ištekliai suprantami plačiai - kaip žmonės (ir jų įgūdžiai), taip pat kaip pinigai, mašinos, medžiagos, technologijos ir visa kita, ko reikia laukiamam rezultatui pasiekti. Taip pat galima sakyti, kad ištekliai yra viskas, ko reikia užduočiai ar projektui atlikti.

Žinoma, daugelio įmonių, ypač į paslaugas orientuotų įmonių, požiūriu, išteklių valdymas yra susijęs su žmonėmis. Žmonės ir jų įgūdžiai.

Jiems projekto išteklių valdymas yra:

(...) įgyti, paskirstyti ir valdyti išteklius, pavyzdžiui, asmenis ir jų įgūdžius, finansus, technologijas, medžiagas, mašinas ir gamtinius išteklius, reikalingus projektui įgyvendinti. Išteklių valdymas užtikrina, kad vidaus ir išorės ištekliai būtų naudojami veiksmingai, laiku ir pagal biudžetą.

Tai nėra pats paprasčiausias apibrėžimas dėl dviprasmiškų sąvokų, todėl jis galėtų būti tinkamas akademinei disertacijai. Bet ne šiame tinklaraštyje. Projectmanager.com mes susipažįstame paprastai. Nekalbėdami apie kokybę, reikalavimus ir lūkesčius, kurie kyla iš suinteresuotųjų šalių, ar net laiką ir biudžetą.

Išteklių valdymas - tai išteklių planavimo, tvarkaraščio sudarymo ir paskirstymo procesas, skirtas projektui užbaigti.

Geras išteklių valdymas užtikrina, kad tinkami ištekliai būtų prieinami tinkamu laiku tinkamam darbui atlikti. Išteklių valdytojo vaidmuo - perfrazuojant APM žodžius - nustatyti reikalingus išteklius (atitinkamus įgūdžius ir patirtį turinčius darbuotojus). atlikti darbą, kaip planavimo dalį, ir nustatyti, kada reikės išteklių, kaip planavimo dalį.

Kaip matome, apskritai apibrėžtys - išskyrus jų pateikimo formą - yra panašios. Jei pabandysime palyginti projekto išteklių valdymo apibrėžimus, būsime labiau nušviesti, pamatę, ką jie visi kartu turi bendro. Gerai:

• išankstinis planavimas / planavimas
• paskirstymas / planavimas / derinimas
• stebėjimas ir (arba) matavimas
• optimizavimas

Apibendrinant iki šiol vykusią diskusiją galima teigti, kad projekto išteklių valdymas, be jokios abejonės, yra daugiausiai pastangų reikalaujantis ir sudėtingiausias projekto valdymo proceso elementas. Jo vaidmuo - paprastai kalbant - susiveda į žmonių darbo planavimą, organizavimą, kontrolę ir vertinimą. 

Projekto išteklių valdymas - tai, paprasčiau tariant, kuo veiksmingiau panaudoti turimus ribotus išteklius. Arba, jei norime pasakyti, kaip viskas vyksta iš tikrųjų, - naudoti maksimalius turimus išteklius, iš anksto nustatytus ir patikrintus dėl tinkamų įgūdžių, kad projektas būtų užbaigtas per numatytą laiką ir būtų pasiektas numatytas rezultatas.

Išteklių planavimas, išteklių paskirstymas ir projekto išteklių valdymas

Kad įžanga nebūtų per ilga, reikia žinoti, kad 3 minėti terminai kai kurių projektų vadovų ir akademinės bendruomenės atstovų yra suprantami kaip atskiri ir kiekvienas iš jų turi savo reikšmę.

Tačiau kai kuriems žmonėms išteklių planavimas ir išteklių paskirstymas reiškia tą patį, ir abu yra didesnio dalyko - išteklių valdymo - dalis. Tačiau daugelyje šaltinių apie mūsų temą taip pat galima rasti apibrėžimų, kuriuose siūloma tapatinti "išteklių valdymą" ir "išteklių planavimą" (žr. Vikipedijos apibrėžimą). Taigi atėjo laikas keliais žodžiais paaiškinti.

Sutinkame su bendrove "Saviom" - mūsų konkurente projektų išteklių valdymo sistemų rinkoje - kad:  

Išteklių paskirstymas, dar vadinamas išteklių planavimu, leidžia atpažinti ir priskirti išteklius tam tikram laikotarpiui įvairioms veikloms.

Akimirksniu galima pastebėti, kad ši apibrėžtis taip pat gali būti traktuojama kaip išteklių valdymo apibrėžtis. Ar ne? Vis dėlto šiame straipsnyje stengiamės išlaikyti tvarką, pagal kurią projekto išteklių valdymas ir visas jo procesas apima planavimą ir paskirstymą kaip sudedamąsias dalis.

Galėtume tęsti diskusiją apie niuansų apibrėžimą, bet tai nėra tikslas. Šio skyriaus tikslas - suteikti jums platesnį vaizdą apie terminologinius svarstymus ir iššūkius, susijusius su dominančiu terminu.

 

KPI, iššūkiai ir naudingas programinės įrangos vaidmuo valdant projekto išteklius

Projekto išteklių valdymo KPI 

A. Numatytos ir faktiškai dirbtos valandos

Ar projektas vyksta pagal planą - tai nuolatinis klausimas kiekvieno projekto vadovo galvoje. Palyginus numanomą numatomą vertę (pavyzdžiui, valandas, kurias darbuotojas turi skirti užduočiai atlikti) su faktinėmis stebėtomis valandomis, galima patikrinti pažangą. Šio metodo dėka galėsite pastebėti ankstyvuosius projekto vėlavimo požymius ir atlikti tam tikrus pakeitimus dabartinio projekto metu arba ateityje.

 

 

B. Numatytos ir faktinės išlaidos vienam komandos nariui (išteklių išlaidų skirtumas)

Dar vienas veiksnys, verčiantis projektų vadovus intensyviai mąstyti, yra komandos darbo sąnaudos. Geros projektų išteklių valdymo sistemos leidžia kiekvienam komandos nariui priskirti valandinius ar net dienos įkainius ir sudaryti projekto išlaidų stebėjimas ataskaitas, paremtas jais ir jūsų komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščiais.

 

C. Išrašomų ir neišrašomų sąskaitų valandos

Projektų valandų, už kurias sąskaitos neišrašomos, ir valandų, už kurias sąskaitos išrašomos, pasiskirstymas padeda stebėti įmonės pelningumą. Patikrinkite, kiek valandų jūsų komandos nariai skiria tokiai veiklai, kaip susitikimai, administracinės užduotys ir pan.

D. Išteklių panaudojimas / Darbuotojų panaudojimas

Išteklių panaudojimas yra vienas iš svarbiausių įmonėse stebimų pagrindinių veiklos rodiklių. Juk nenorite, kad jūsų komanda būtų per daug užimta ar pervargusi. Ir - priešingu atveju - niekas neturėtų likti be užduočių. Yra 2 skaičiavimo būdai išteklių naudojimasir turėtumėte juos naudoti dviem skirtingais projekto gyvavimo ciklo etapais.

 

Iššūkiai, kylantys projekto išteklių valdymo procesuose

A. Lengvos prieigos prie išteklių kompetencijos ir išteklių fondo trūkumas

Kuo daugiau projektų, tuo daugiau juose dalyvaujančių darbuotojų. Kuo daugiau darbuotojų, tuo sunkiau greitai rasti tinkamus darbuotojus, kuriuos būtų galima priskirti projektui. Pakankamos projektų išteklių planavimo sistemos vaidmuo - padėti rasti išteklius, atitinkančius numatytus įgūdžius, brandą, patirtį, kompetenciją, vietą, išlaidų profilį, laiko zoną ir pan. 

 

B. Trūkstamų išteklių veiklos apžvalga

Produktyvumo matavimas vis dar yra pagrindinis iššūkis įmonėms - tiek naujoms, tiek turinčioms senas tradicijas. Darbo laiko analizė - produktyvaus ir neproduktyvaus, darbuotojų laiko, skirto konkrečioms užduotims atlikti, stebėjimas - tai būdas, padedantis optimizuoti darbą ir prognozuoti laiką bei biudžetą. 

 

 

C. Tvarkaraščių konfliktai

Tvarkaraščių konfliktai net ir labai gerai organizuotoje įmonėje nėra retas dalykas. Ypač programinės įrangos namuose, reklamos agentūrose ir kitose į paslaugas orientuotose įmonėse, kuriose dirba net keli projektų vadovai, ieškantys tinkamų išteklių. Projektų išteklių valdymo sistema įspėja apie užsakymų dubliavimąsi ir - darbuotojo požiūriu - perteklinį užsakymą.

 

D. Netinkamas išteklių pajėgumų planavimas
Planuojant išteklių pajėgumus galima išvengti vėlavimų paskutinę minutę. Pajėgumas apibrėžia išteklius, kuriuos galima panaudoti konkrečiai užduočiai atlikti.

Jei projektą įgyvendinote laiku ir neviršydami biudžeto, esate teisingame kelyje. Daugelis organizacijų pradiniame projekto etape neapibrėžia išteklių pajėgumų, todėl sunku planuoti išteklių paskirstymą.

Išteklių pajėgumą galima analizuoti naudojant išteklių stebėjimą. Dėka kai kurių universalių išteklių valdymo su projektų valdymo priemonėmis, kurios gali palengvinti šį iššūkį.

Priklausomai nuo komandos dydžio, įmonės profilio ir projekto valdymo metodikos, galite rinktis iš įvairių išteklių valdymo įrankių. Tiesą sakant, pradžioje tam galite naudoti net paprastą skaičiuoklę (nors patarčiau elgtis kitaip, nes skaičiuoklės gali tapti neefektyvios, kai jūsų verslas augs).

Apibendrinant šį skyrių, idealiu atveju tinkamas išteklių valdymo priemonė turėtų būti sudarytas iš tvarkaraščio (pvz. išteklių kalendorius vaizdas), jūsų išteklių prieinamumą, jų dabartinius užsakymus ir darbo laiko apskaitos žiniaraščius.

Naudingos ir pasirinktinės kategorijos arba žymos, nes jos padeda lengviau naršyti po šiuo metu reikalingus išteklius, filtruoti vaizdą pagal konkrečias roles ar projektus ir pan.

Galiausiai galite pasirinkti įrankį su integruotu ataskaitų skyriumi, kuriame surinktus duomenis galėsite lengvai naudoti analizuodami komandos darbo krūvis, projektų biudžetaiarba įmonės investicijų grąžą.

Kuo išsamesnis (tačiau aiškesnis) vaizdas, tuo daugiau įžvalgų galite iš jo gauti.

 

Kokiame projekte dalyvauja išteklių valdytojas? Kokios yra jo priklausomybės?

Projekto išteklių vadovo vaidmuo ir atsakomybė

Iš betterteam.com - žmogiškųjų išteklių pramonės įmonės:

Išteklių vadybininkai padeda projektų vadovams planuoti žmogiškuosius išteklius ir paskirstyti darbuotojus. Jie nustato įmonės pajėgumus patenkinti projektų personalo poreikį, paskirsto darbuotojus projektams ir samdo naujus darbuotojus. Jie taip pat gali tvarkyti darbo užmokesčio apskaitą ir mokyti darbuotojus.

Kad geriau įsivaizduotume šio skyriaus pagrindinį vaidmenį - išteklių planuotoją - pasinaudokime tam tikru palyginimu. Palyginimas pagrįstas supaprastintu išteklių valdytojų ir projektų vadovų skirtumu. Taigi, projektų vadovai veikia projekto lygmeniu - jie koordinuoja grupę projektų (dažniausiai susijusių tarpusavyje) arba tik vieną projektą. Jie atsakingi už tai, kad projekto komanda jį užbaigtų. Tuo tarpu išteklių vadovai veikia įmonės lygmeniu. Atrenka, paskirsto ir suderina tinkamai kvalifikuotus išteklius keliems projektams.

Projektų vadovų asociacija Kirsten Bird lūpomis siūlo tokią mūsų žvaigždės reikšmę.

Projekto specialistas, planuodamas projektą, turi nustatyti darbui atlikti reikalingus išteklius ir, sudarydamas tvarkaraštį, nustatyti, kada tie ištekliai bus reikalingi.

Ypač norėtume pabrėžti pirmąją dalį, kurioje sakoma "Turi nustatyti...". Kodėl ji tokia svarbi? Pirmiausia, bet ne svarbiausia, nes tai yra išeities taškas. Kalbant apie išteklių valdymo aspektus, dažniausiai pabrėžiamas jo esmę sudarantis planavimas. Čia matome, kas yra gero planavimo pagrindas - minkštieji įgūdžiai, ypač puiki akis ir jausmas bendraujant su žmonėmis.

Dabar atėjo laikas Išteklių vadybininko pareigos:

• Įgūdžiais pagrįstas darbuotojų užimtumo tikrinimas ir priskyrimas projektams, kurie padės užbaigti projektą per nurodytą laiką ir biudžetą.
• Darbuotojų užimtumo, darbo krūvio ir viršvalandžių stebėjimas
• Procesų dokumentavimas ir įrašų tvarkymas
• Bendradarbiavimas su vidaus padaliniais ir tinkamo atitinkamų darbuotojų skaičiaus užtikrinimas.
• Projektų vadovams nuolat teikti su išteklių valdymu susijusią paramą.
• Išteklių problemų mažinimas perskirstant darbuotojus, peržiūrint tikslus arba skiriant papildomą komandą.
• Naujų žmonių įdarbinimas pagal įmonės ar projekto reikalavimus.
• Pagalba vykdant žmogiškųjų išteklių procesus, pvz., sąskaitų faktūrų išrašymą, darbuotojų mokymą, darbo užmokesčio administravimą, kompensacijas ir kt.
• nuolat informuoti apie išteklių valdymo ir darbo įstatymų tendencijas.

Projekto išteklių vadovo žinių apimtis

Projektų valdymo žinių sąvado (PMBOK) pateiktos žinių sritys.

• Integracijos valdymas: Naudojasi įvairiais projektų valdymo procesais ir metodikomis, kad sukurtų strategiją, padedančią komandoms geriau dirbti kartu.
• Apimties valdymas: Projekto užduotys, rezultatai ir etapai nustatomi, apibrėžiami ir kontroliuojami taikant procesą, kuris apima suinteresuotųjų šalių reikalavimų rinkimą, darbų suskirstymo struktūros (WBS) kūrimą, o vėliau - pokyčių stebėjimą ir valdymą.
• Tvarkaraščio valdymas: sukuria realistišką projekto tikslų įgyvendinimo tvarkaraštį.
• Išlaidų valdymas: Procesas, kurio metu planuojamos ir kontroliuojamos su projektu susijusios išlaidos. Tai reiškia, kad reikia rinkti, analizuoti ir teikti ataskaitas apie išlaidas, kad būtų galima prognozuoti ir stebėti projekto biudžetą, siekiant išvengti pernelyg didelių išlaidų.
• Kokybės valdymas: prižiūrėti visą veiklą, susijusią su projekto rezultatų kūrimu, siekiant užtikrinti, kad jie atitiktų kokybės lūkesčius. Tai atliekama toliau vertinant kokybę viso projekto vykdymo metu ir taisant bet kokius nukrypimus nuo kokybės lūkesčių.
• Išteklių valdymas: kuo geriau išnaudoti projektui vykdyti reikalingus žmones, medžiagas ir įrangą, paskirstant ir perskirstant išteklius pagal poreikį.
• Komunikacijos valdymas: Projekte aiškiems pranešimams pateikti naudojami įvairūs procesai. Tai apima kanalų kūrimą, dažnumą ir teisingą pranešimų siuntimą, siekiant užtikrinti, kad jie būtų gauti laiku ir suprasti.
• Rizikos valdymas: Nustatyti, įvertinti ir užkirsti kelią arba sumažinti projekto riziką, nesvarbu, ar tai būtų neigiama rizika, kurios reikia vengti, ar teigiama rizika, kurią reikia išnaudoti.
• Viešųjų pirkimų valdymas: Užmegzti ir palaikyti ryšius su išoriniais ištekliais, reikalingais jūsų projektui. Tai apima pardavėjus, kurie parduoda produktus ir paslaugas, reikalingas projekto tikslams pasiekti.
• Suinteresuotųjų šalių valdymas: nustatyti projekto suinteresuotąsias šalis, nustatyti jų lūkesčius ir įtaką, o tada parengti strategijas, kaip jas valdyti ir informuoti apie pažangą.

Projekto išteklių valdymo strategijos

A. Išteklių paskirstymas

Atsižvelgdami į savo darbuotojų įgūdžius ir galimybes, turėtumėte sudaryti darbuotojų, kuriuos galima paskirti projektui, sąrašą. Turėdami jau atrinktų darbuotojų, kurie prisijungs prie jūsų projekto, sąrašą, galite juos užsakyti pasirinktoje priemonėje.

Kaip išteklių paskirstymas tai procesas, kurio metu siekiama kuo geriau išnaudoti turimus išteklius, todėl turėtumėte stebėti jų našumą ir panaudojimą. Šis žmogiškųjų išteklių valdymo aspektas padės jums išvengti nepakankamo ar per didelio išteklių panaudojimo ir užkirsti kelią darbuotojų perdegimui.

Kiti išteklių paskirstymo privalumai:

• geresnis visų įmonės išteklių matomumas.
• tikslesni užsakymai
• lengvesnės derybos dėl užsakymų su kitais PM.

B. Išteklių naudojimas

Stebite, kiek darbo atlieka jūsų žmogiškieji, techniniai, mechaniniai ir kiti ištekliai, taip pat stebite, kiek valandų jie dirba. Jums ypač rūpės nepakankamai arba per daug išnaudojami ištekliai (perskirstymas).

C. Išteklių išlyginimas

Jei galite pakoreguoti projekto tvarkaraštį, kad būtų laikomasi projekto termino, galite naudoti išteklių lygiavimą. Norėdami pakeisti tvarkaraštį naudodami išteklių išlyginimą, padalykite arba sujunkite veiklas pagal išteklių prieinamumą, kad nebūtų per mažai arba per daug išnaudotų projekto komandos narių.

D. Išteklių prognozavimas

Išteklių vadovas, kuris gerai atlieka savo darbą ir išmano savo skaičius, galės pakankamai tiksliai numatyti, kiek darbo jo komanda gali atlikti per tam tikrą laikotarpį. Tai leidžia komandai ir įmonei tiksliai pasirengti ir planuoti būsimus įsipareigojimus.

 

Aukšto lygio planavimas ir projekto išteklių valdymas

Dabar, kai jau žinote, kas yra išteklių valdymas, turite parengti planą. Ir ne bet kokį planą, kad galėtumėte efektyviai valdyti kelių projektų išteklius, turite turėti aukšto lygio planą kiekvienam projektui.

Aukšto lygio planavimas

Aukšto lygio planavimas tai projekto vadovo požiūris į jį:

• tikslas,
• verslo tikslai,
• apribojimai,
• žmonių, reikalingų jai pristatyti,
• terminai ir biudžetas.

Projekto išteklių valdymo srityje aukšto lygio planas padeda atsakyti į klausimą: "Kokių vaidmenų man reikia, kad projektas būtų sėkmingai įgyvendintas laiku ir neviršijant biudžeto?"

Kurdami aukšto lygio planą, dar neturite sudaryti išsamaus visų užduočių sąrašo. Vietoj to turite įtraukti:

• Tikslai -Jie padeda suprasti, ką reikia pasiekti įgyvendinant projektą.
• Laiko nustatymas - padeda suprasti. koks yra projekto įgyvendinimo terminas ir ar tai įmanoma su jūsų turimais ištekliais.
• Komanda - tai leidžia suprasti, kokių vaidmenų reikia projektui.

Turėdami aukšto lygio planą, galite geriau įvertinti savo išteklių pajėgumus ir projekto apimtį.

Išteklių planavimas 

Turėdami aukšto lygio planą, galite susidaryti bendrą vaizdą, ko reikia projektui įgyvendinti. Taip pat jau minėjome, kad jis padeda suprasti, kokių vaidmenų reikia jam įgyvendinti. Tačiau kaip tiksliai nustatyti šiuos vaidmenis prieš juos paskiriant šiam naujam projektui?

Pagal tarptautiniu mastu žinomo Projektų valdymo instituto parengtą standartą PMBOK®, išteklių planavimas tai "nustatyti, kokie ištekliai (žmonės, įranga, medžiagos ir t. t.) ir koks jų kiekis turėtų būti naudojamas projekto veiklai vykdyti".

Naudojant darbų suskirstymo struktūra, numatomą trukmę arba istorinius duomenis, galite nustatyti:

• darbuotojų, turinčių įgūdžių, reikalingų projektui įgyvendinti, sąrašą,
• jų dabartinius užsakymus ir laisvas vietas,
• jų prieinamumą viso projekto metu.

Sudarę darbuotojų, kuriuos galite užsakyti nesukeldami tvarkaraščių konfliktų, sąrašą, galite juos paskirti savo projektui.

Efektyvus būsimų projektų planavimas - pagrindinis projekto išteklių planavimo tikslas.

Turėdami aukšto lygio planus visiems vykdomiems projektams ir žinodami, kaip šiuo metu panaudoti išteklius, žinote savo pajėgumus ir įmonės planus.

Dabar, kai jūsų įmonė laimi naujus projektus, galite greitai atsakyti į šiuos klausimus:

• Ar galite vykdyti šiuos projektus, pavyzdžiui, nesamdydami daugiau žmogiškųjų išteklių (darbuotojų ar laisvai samdomų darbuotojų)? 
• Kada galite pradėti ir kokią įtaką tai turi jūsų rezultatams? Tai galite patikrinti, pavyzdžiui, apskaičiuodami ne tik projekto pelningumą, bet ir galimų įdarbinimo procesų sąnaudas.

Projekto įtraukimas į projektą kaip veiksmingo projekto išteklių valdymo dalis

Projekto įtraukimas į darbą yra svarbi veiksmingas išteklių valdymas. Supažindinkite komandos narius su projekto, prie kurio jie dirbs, tikslais, uždaviniais ir rezultatais. Tokia strategija padidins projekto skaidrumas ir padės jums, kaip ministrui pirmininkui, įgyti komandos pasitikėjimą.

Šią proceso dalį sudaro 4 etapai:

• Projekto informacijos perdavimas komandai - dokumentai, kuriuos galite naudoti, apima rezultatų sąrašą (pvz, Verslo reikalavimų dokumentas), projekto tvarkaraštis, dabartinis darbų aprašas (angl.SOW) ir kassavaitinę projekto būklės ataskaitą.
• Priskirkite komandos narius tinkamam projektui išteklių valdymo priemonė naudojate (nebent tai jau padarėte).
• Nustatykite bendradarbiavimo įrankius ir ryšių kanalus ir suteikite komandos nariams prieigą prie tų, kurių jiems prireiks dirbant su projektu.
• Surenkite įvadinę sesiją.

Projektų ir išteklių planavimo metodai

Norėdami suderinti projekto tvarkaraštį, turimus išteklius ir apimtį, naudokite išteklių planavimą. Jis labai svarbus, nes parodo, kada tiksliai reikės tam tikrų išteklių, kad galėtumėte atitinkamai planuoti užsakymus. Nepamirškite, kad priskirdami žmones projektams nepamirškite stebėti išteklių prieinamumo.

Yra keletas projektų planavimo metodai galite naudoti:

A. Kritinio kelio metodas

Svetainė Kritinio kelio metodas (CPM) - tai metodas, naudojamas ilgiausiam įmanomam projekto užbaigimo laikui nustatyti. Sudarę visų užduočių sąrašą ir suskirstę jas į kritines ir kintamas kategorijas, galite apskaičiuoti terminus ir pažymėti užduočių tarpusavio priklausomybę.

Norėdami sukurti užduočių srautą naudodami CPM metodą, turite:

• projekto apimtį,
• visų užduočių, reikalingų jam užbaigti, sąrašą.

B. Programos vertinimo ir peržiūros metodas

Programos vertinimo ir peržiūros metodas (PERT) - tai metodas, panašus į CPM, tačiau apskaičiuojant galimus terminus naudojamas svertinis trukmės vidurkis, o ne įverčiai.

Naudodami PERT metodą taip pat turėsite sudaryti užduočių sąrašą su jų tarpusavio priklausomybėmis, įskaitant etapus ir numatomą kiekvienos užduoties trukmę. Remdamiesi šia informacija, galite įvertinti projekto terminus trimis patikimumo lygiais:

• Optimistinis laikas
• Labiausiai tikėtinas laikas
• Pesimistinis laikas

C. Paspartintas

Spartus planavimas - tai paprastas planavimo metodas, kurį naudoja projektų vadovai, norėdami nustatyti, kurias užduotis galima atlikti vienu metu. Žinodami projekto užduočių tarpusavio priklausomybę, žinote, kurioms užduotims atlikti prieš tai reikia atlikti kitas užduotis. Panašiai galite išvardyti užduotis, kurios gali bent iš dalies sutapti, kad galėtumėte paspartinti projekto įgyvendinimą.

D. Sutrikęs

Jei naudojant greitąjį sekimą nepavyko sutaupyti norimo laiko, galite naudoti sutriuškinimo metodą. Tačiau tai kainuoja, nes, norėdami paspartinti projektą, turite pridėti laiko. Tai galima padaryti, pavyzdžiui, pridedant apmokamus viršvalandžius - galiausiai projekto kaina bus didesnė, bet vis tiek galėsite tilpti į nustatytą terminą.

 

Matavimas ir ataskaitų teikimas

Remdamiesi duomenimis, kuriuos surinksite įdiegę išteklių valdymą, pvz., darbuotojų rezervuotu laiku, darbo laiko įrašais ir užimtumu, galite įvertinti jų veiklos rezultatus ir kitus verslo rodiklius.

Išteklių naudojimo matavimas

Išteklių panaudojimo matavimas pagal paprastą formulę:

Išteklių panaudojimas = užimtas laikas / turimas laikas

Nesvarbu, ar naudojate skaičiuoklę, ar išteklių valdymo įrankį, galite jį naudoti norėdami palyginti užsakymus su užimtumu. Gautas rodiklis parodo, ar efektyviai išnaudojate darbuotojų laiką, ar jie išnaudojami per daug arba nepakankamai.

Panašiai galite naudoti šį rodiklį, norėdami palyginti apmokamą laiką su darbuotojų užregistruotu darbo laiku. Taip galėsite nustatyti, ar produktyviai naudojate savo išteklius.

 

Projekto biudžeto apskaičiavimas

Rinkdami užsakymų ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenis, galite apskaičiuokite savo projekto biudžetą.taip pat. Jais netgi galite sekti biudžetą viso projekto metu ir stebėti, ar neviršijate numatytų išlaidų, ar ne.

Pavyzdžiui, galite palyginti užsakymus su darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, kad pamatytumėte, ar užregistruotas darbo laikas atitinka jūsų sąmatas, ar ne. Tada, žinodami savo darbuotojų valandinius įkainius, galite apskaičiuoti faktines laiko, kurį jie praleido projekte, sąnaudas ir nustatyti faktinį biudžetą.

Vėlgi, tam galite naudoti skaičiuoklę, bet bus daug patogiau naudoti išteklių valdymo įrankį su ataskaitų teikimo funkcijos.

Pradėkite efektyviau valdyti komandas jau šiandien - naudokite išteklių valdymo sistemą

Projektas išteklių valdymas taupo pinigus.. Nors iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti sudėtinga, iš tiesų nėra taip jau sunku, kai tai suprasite. Įtraukite jį į savo komandos projektų valdymo procesą ir visada naudokite tinkamus išteklius ir tinkamą laiką. 

Įdiegę išteklių valdymo sistemą galite sutaupyti daug vargo. "Teamdeck" yra tokios sistemos pavyzdys projektų išteklių valdymo programinė įranga, kurioje derinamas išteklių planavimas, darbo laiko stebėjimas, atostogų valdymas ir pasirinktinės ataskaitos. Naudodamiesi šia priemone galite lengvai pridėti užsakymų, registruoti laiko įrašus, valdyti ir koreguoti kalendorių ir pagal šiuos duomenis apskaičiuoti pasirinktus rodiklius.

Norite būti efektyvus išteklių valdytojas? Ieškote nemokami ištekliai projektų vadovams? Ar norite sužinoti kodėl įmonės renkasi "Teamdeck kaip jų pašto sprendimą projektų išteklių valdymui? Vis dar nežinau, kodėl projektas išteklių valdymas yra svarbus.?