Čia, "Teamdeck" tinklaraštyje, esame linkę aptarti verslo strategijas, įskaitant laiko valdymo strategijos, kad būtų galima veiksmingiau valdyti projektus ir išteklius. Jų sėkmė dažnai priklauso nuo to, ar žinote, kaip valdyti savo laiką darbe. Todėl nusprendėme atlikti savaitės trukmės testą: paprašyti trijų žmonių išbandyti keletą populiarių laiko valdymo metodų ir aprašyti rezultatus. Mūsų eksperimente yra daugiau kintamųjų, nes visi trys dirbame skirtingomis formomis (visą darbo dieną, ne visą darbo dieną ir laisvai samdomą darbą). Be to, mūsų visų kasdienio darbo užduotys šiek tiek skiriasi, apie tai skaitykite toliau.
Kad jis būtų naudingas ir mums, stengėmės rasti metodus, kurie, mūsų nuomone, būtų veiksmingi. Juk norėjome tapti produktyvesni. pasirinkome tris skirtingus laiko valdymo būdus:
Viso eksperimento metu rašėme dienoraštį, kad užfiksuotume savo įspūdžius apie šiuos laiko valdymo metodus. Štai mūsų pasakojimai:
Ania
Turinio kūrėjas
Laisvai samdomas darbuotojas
Mano išbandytas laiko valdymo metodas: Gilus darbas (remiantis Calo Newporto knyga)
Pagrindinė prielaida:
Savo knygoje Calas Newportas aprašo keletą metodų, įskaitant tą, kai visiškai pašalinamas vadinamasis paviršutiniškas darbas. Kadangi mano pareigos reikalauja kasdien atlikti nemažai paviršutiniškų užduočių, nusprendžiau vadovautis ritmingo gilaus darbo planavimo filosofija. Iš esmės kasdien suplanuosiu du nepertraukiamus gilaus darbo blokus, o tarp jų dirbsiu su sekliomis užduotimis.
Mano giluminio darbo laiko tarpsniai trunka nuo 90 iki 120 minučių. Per tą laiką dirbsiu tik su paskirta užduotimi. Mano telefonas ir SM pranešimai bus išjungti, o kad nekiltų pagunda atsitraukti nuo darbo stalo, turėsiu atsigerti šviežio vandens.
Lūkesčiai:
Labai noriu išbandyti giluminio darbo metodą. Ar kada nors matėte kokių nors "išsiblaškiusių šuniukų" gifų (pvz. šis)? Aš esu tas šuniukas. Didžiausias mano iššūkis darbe - išlikti susikoncentravusiai ties užduotimi, nebandyti atlikti kelių užduočių ar tikrinti kažką, ko nereikia daryti dar savaitę ar panašiai.
Giluminio darbo technikos autorius ją apibūdina taip. gebėjimas susikaupti, nesiblaškant, atlikti pažinimo reikalaujančią užduotį. Mano išsiblaškiusiam "aš" tai skamba šiek tiek per daug gerai, kad būtų tiesa, bet kartu tai puikus tikslas, kurio reikia siekti.
1 diena:
Pirmasis mano pastebėjimas apie giluminio darbo seansus buvo tas, kad jie atrodo kaip labai trumpas laikas. 3 valandos itin sutelkto darbo per dieną neskamba taip įspūdingai. Tačiau tų 180 minučių rezultatai buvo daugiau nei džiuginantys: Aš daug pasiekiau!
Labai greitai pastebėjau, kad gilus darbas man efektyviausias, kai turiu vieną užduotį, kuriai nereikia naršyti internete. Tinklaraščio įrašo rašymas, kuris buvo mano pagrindinė vieno iš šiandienos blokų užduotis, sekėsi puikiai. Kita vertus, tyrinėjant straipsnį jaučiausi šiek tiek labiau nestruktūruota. Sunku atskirti, kada vis dar tyrinėji temą, o kada tiesiog skaitai įdomų straipsnį, kuris daugiau ar mažiau susijęs su tema.
2 diena:
Remdamasis praėjusios dienos patirtimi, nusprendžiau abi šiandienos giluminio darbo sesijas skirti paprastam rašymui. Jokio telefono, jokių socialinių tinklų, jokio interneto (išskyrus mano brangiausią draugą - tezaurą).
Oho, viskas vyko greitai! Padariau daug daugiau, nei tikėjausi. Matote, paprastai rašydama labai gerai atsižvelgiu į savo nuotaiką ir, pajutusi menkiausią nuovargio požymį, darau pertrauką. Atrodo, kad tai gera taktika, nes nenoriu, kad nukristų mano rašymo kokybė. Tačiau dirbdamas gilų darbą jaučiausi labiau pasiryžęs išsilaikyti iki sesijos pabaigos.
Kalbant apie nuovargio požymius, akivaizdžiausias man yra tada, kai pradedu užsifiksuoti ties vienu sakiniu ar antrašte, o paskui bandau jį tobulinti daugybę kartų ir nematau jokio poveikio. Suvokiau, kad toks minčių ciklas iš tikrųjų gali atitraukti mane nuo gilaus susikaupimo. Šiandien, užuot bandęs rasti sprendimą, tiesiog pasižymėčiau pastabą "tobulintina" ir eičiau toliau. Dėl to visa tai tapo daug produktyviau.
3 diena:
Pirmasis užsiėmimas buvo skirtas rašymui, todėl jis buvo pažįstamas ir puikiai pavyko.
Apie pietus turėjau atlikti keletą reikalų, todėl antrąją gilaus darbo sesiją galėjau pradėti tik apie 16.30 val. Buvau šiek tiek pavargęs: reikalai mane išvargino + pietums suvalgiau mėsainį, o tai nėra pati geriausia idėja, jei neplanuojate po to miegoti, bet, ei, pažiūrėkime!
Antrasis šiandienos užsiėmimas buvo skirtas elektroninių knygų maketams kurti programoje "InDesign". Man labai patinka savarankiškai kurti tokius dalykus, todėl stengiuosi išmokti ir įgyti daugiau įgūdžių naudojant "Adobe" įrankius. Paaiškėjo, kad mano kūrėjo entuziazmas visiškai išmušė iš vėžių popietinį snaudulį ir net daugiau laiko praleidau gilaus darbo režimu, nei iš pradžių planavau.
BTW Aš naudoju integruotą "iPhone" laikmatį, kad nustatyčiau žadintuvus savo gilioms darbo sesijoms.
4 diena:
Pirmoji sesija buvo puiki (straipsnių, kuriuos turiu išsiųsti savo klientams, korektūra), tačiau užduotį baigiau gerokai anksčiau nei per 90 minučių. Nesinorėjo iš karto pradėti visiškai kitos užduoties, todėl nusprendžiau paprasčiausiai pratęsti antrąjį seansą ir vietoj jo skirti 105 minutes.
Dabar jau visiškai suprantu, kaip svarbu, kad giluminio darbo sesijų metu niekas neblaškytų mano dėmesio. Šiandienos seklios darbo užduotys (atsakyti į el. laiškus, sutvarkyti kai kuriuos dokumentus, sukurti paprastą banerį "Facebook" grupei) užtruko daug ilgiau nei reikėjo, nes nekreipiau tiek daug dėmesio į savo susikaupimo lygį. Galbūt būtų gera idėja nustatyti laiko limitą ir paviršutiniškoms darbo užduotims?
5 diena:
Dar kartą susidūriau su sekliu darbu, kuris mane įtraukė pačioje dienos pradžioje. Pastaba sau: Prieš tikrindamas savo pašto dėžutę, turiu atlikti pirmąjį dienos gilųjį darbą.
Be to, šiandien nesijaučiau kitaip, nors šiandien penktadienis ir tikėjausi jaustis šiek tiek tingiau nei pirmąją savaitės dalį. Ne, neįvyko - man patinka, kad gilus darbas reikalauja laikytis tų pačių veiksmų, nepriklausomai nuo dienos, laiko ar vietos. Tai tikrai palaiko produktyvumą.
Galutiniai įspūdžiai:
Labai džiaugiuosi šiuo laiko valdymo metodu. Gilus darbas leido man padaryti viską, ką buvau suplanavęs savaitei, neištempiant darbo dienų. Tiesą sakant, atvirkščiai - turėjau daugiau laisvo laiko nei įprastai. Griežta neatitraukimo taisyklė privertė mane kai kurias sudėtingas užduotis užbaigti per daug trumpesnį laiką nei įprastai.
Planuoju toliau eksperimentuoti su giluminiu darbu: galbūt galėčiau pridėti trečią kasdienį užsiėmimą arba padaryti juos 2 valandų trukmės? Vienintelė mano silpnybė buvo ta, kad seklaus darbo metu visiškai grįžtu prie savo senų išsiblaškiusių būdų. Man tikrai reikėtų su tuo padirbėti.
Nesu tikras, ar šį metodą būtų lengva pritaikyti komandose dirbantiems žmonėms, tačiau galiu jį rekomenduoti laisvai samdomiems darbuotojams, kurie patys kontroliuoja savo dienotvarkę.
Joanna
Klientų sėkmės specialistas
Ne visą darbo dieną dirbantis darbuotojas
Mano išbandytas laiko valdymo metodas: Pomodoro (sukūrė Francesco Cirillo devintojo dešimtmečio pabaigoje)
Pagrindinė prielaida: Pasirinktas užduotis dirbsiu 25 minutes (tai yra vienas pomodoro) be pertraukų, tada darysiu 5 minučių pertrauką. Po 4 pomodoro darysiu ilgesnę pertrauką, tada pradėsiu iš naujo.
Lūkesčiai:
Studijuodamas koledže mokiausi 45 minutes be pertraukos, o tarp mokymosi sesijų darydavau 5 minučių pertraukėles. Manau, kad tai bus panašu.
Nekantrauju išbandyti šią techniką. Vienintelis dalykas, dėl kurio nerimauju, yra tai, kad bus sunku suskirstyti užduotis į 25 minučių laiko blokus. Bendravimas su klientais yra mano didžiausias prioritetas, todėl nenoriu jo atsisakyti dėl Pomodoro fiksuoto grafiko.
1 diena:
Šiek tiek susipainiojau - ar dienoraščio rašymas apie metodą laikomas pertrauka, ar ne? Tai mano ilgoji (25 minučių) pertrauka ir nusprendžiau ją išnaudoti pirmiesiems įspūdžiams pranešti. Žinoma, tai nėra paties šio metodo problema, labiau susijusi su mano planavimu.
Bet kokiu atveju, 25 minučių darbo sesijas sunku suderinti su kasdieniniais pasitarimais ar pokalbiais su Adriana. Nė vienas iš šių reguliarių pokalbių netrunka visas 25 minutes, ir man sunku rasti užduočių likusiam pomodoro laikui.
Programėlėje, kurią naudoju pomodoro sesijoms planuoti, yra tiksi garsas, padedantis susikaupti. Tačiau, kita vertus, jis per tylus, kad panaikintų biuro pokalbių triukšmą, be to, nelabai dera su muzika.
Jaučiu, kad dirbu greičiau, nes noriu tai padaryti iki 25 minučių pomodoro pabaigos. Iš esmės keliu sau iššūkį.
Mano darbų sąrašas buvo kelis kartus redaguotas, nes neįvertinau tam tikros užduoties atlikimo trukmės. Turėjau pridėti dar 3 pomidoro, kad užbaigčiau tai, ką iš pradžių buvau numatęs atlikti per 25 minutes.
Šiek tiek streso kelia tai, kad žinau, jog užduočiai užbaigti man reikia tik 2 minučių, bet laikmatis rodo, kad turiu tik 11 sekundžių. O ir šiandien praleidau vieną pertrauką, nes per klaidą suplanavau kliento skambutį tam laikui.
2 diena
Šiandien nusprendžiau pritaikyti Pomodoro techniką savo darbo būdui. Ilgas pertraukas sutrumpinau iki 15 minučių. Sudarydamas šios dienos darbų sąrašą, atsižvelgiau ne tik į jų prioritetą, bet ir į planuojamus susitikimus. Be to, prie kiekvienos užduoties užrašiau planuojamą pradžios ir pabaigos laiką:
10:00 - 10:25 - KASDIEN
10:30 - 10:55 - "LinkedIn" žinučių apie "Product Hunt" kampaniją siuntimas
Mano naudojamoje programėlėje ("Focus Keeper") nustatytas fiksuotas pertraukų ilgis (nemokamoje versijoje), todėl ja naudojuosi tik savo pomidoro laikui, o ne pertraukoms. Be to, atsisakiau tikėjimo garso. Esu daug mažiau neramus nei vakar ir vis dar dirbu labai efektyviai. Muzikos klausymasis padeda išlaikyti dėmesį. Šiandien manęs nė karto neišblaškė pokalbiai biure!
Apskritai programėlė yra mano akiratyje ir ją naudoju savo pomodoros laikui nustatyti, tačiau žinodamas, kad sesiją turėčiau baigti tiksliai, tarkime, 11:30, viską darau ne taip abstrakčiai. Man netgi pavyko suplanuoti visą kliento demonstraciją idealiai per vieną pomodoro.
Vienu metu sudarau 4 pomidoro darbų sąrašą. Po ilgosios pertraukos suplanuoju kitas 4 sesijas. Taip esu lankstesnis ir mano sąrašą reikia mažiau redaguoti.
Dar vienas dalykas - laikas bėga, kai jis suskirstytas į 25 minučių atkarpas!
3 diena:
"Pomodoro" nėra toks puikus sprendimas, kai nutinka nenumatytų dalykų: kai sesijos viduryje nutrūksta internetas, kai biure atsiranda naujų veganiškų užkandžių, kuriuos reikia nedelsiant paragauti, arba kai šalia jūsų stalo vyksta 6 žmonių susitikimas.
4 diena:
4 dienos nėra - dirbu ne visą darbo dieną, pamenate?
5 diena:
Šiandien man tikrai nepavyko išlaikyti 25-5-25 darbo ritmo. Iš dalies dėl atšaukto susitikimo, iš dalies dėl skubių 10 minučių užduočių.
Manau, kad 25 minutės man yra per trumpas darbo laikas. Pertrauka labiau erzintų nei neerzintų. Man lengva patekti į tėkmės būseną, o kai esu joje, ir aš mieliau užbaigčiau užduotį. Vidutiniškai per dieną dirbu 5 valandas ir manau, kad man tikrai nereikia dažnų ilgų pertraukų. Bandžiau daryti 25 minučių pertrauką ir, tiesą sakant, jaučiausi kaip laiko švaistymas. Man reikia tik vienos ilgesnės pertraukos per darbo dieną, kad galėčiau užkąsti.
Laikas šiek tiek pagirti Pomodoro:
Puikiai tinka sudaryti darbų sąrašą, kuris padeda man juos atlikti, neperkeliant užduočių į kitą dieną.
Galutiniai įspūdžiai:
Gera:
Blogai:
Paskutinė mintis: šis laiko valdymo metodas geriausiai veikia, kai jūsų komandos nariai žino, kad juo vadovaujatės. Kai jie supras, kad norite, tarkime, kasdienį pasitarimą sutalpinti į vieną pomodoro, jie bus mažiau linkę jį vilkinti. Ir kas žino, galbūt ir jų produktyvumas padidės!
Adrianna
Augimo vadybininkas
Visą darbo dieną dirbantis darbuotojas
Mano išbandytas laiko valdymo metodas: Didžiausios energijos valandos
Pagrindinė prielaida: Stengsiuosi atrasti savo didžiausios energijos valandas (laiką, kai esu produktyviausias) ir jomis atlikti didžiąją dalį darbo.
Lūkesčiai:
Ko tikėtis? Sužinoti, kada esu produktyviausias, kad galėčiau geriau planuoti savo darbą. Nuolatinis darbas nuo 9 iki 17 val. nesuteikia daug galimybių šioje srityje. Tai bus kažkas naujo, todėl labai džiaugiuosi, kad galėsiu tai padaryti!
1 diena:
Man pavyko atsibusti 5 val. ryto, įsijungti "Slack" ir pradėti rašyti ataskaitą. Pirmosios trys valandos buvo itin produktyvios, jokių trukdžių, man patiko.
17 val. turėjau suplanuotą skambutį, todėl viduryje dienos padariau ilgesnę pertrauką (nenorėjau dirbti daugiau nei 12 valandų). Ši pertrauka pasirodė esanti didelė nesėkmė. Kadangi ji sutapo su standartinėmis komandos darbo valandomis, gavau daugybę žinučių ir klausimų, be to, turėjau peržiūrėti keletą vaizdinių priemonių. Kai kurias užduotis palikau vėlyvo vakaro darbo sesijoms, todėl iš viso per dieną ištarnausiu daugiau nei 10 valandų.
Atnaujinimas: Vakare buvau toks pavargęs, kad spėjau padirbėti tik valandą. Turėsiu patikrinti, ar vėlyvas vakaras gali būti mano energijos pikas vėliau šią savaitę.
2 diena:
Vis dar jaučiau praėjusios dienos nuovargį, bet sugebėjau atsikelti anksti ir dirbti. Vėlyvo vakaro sesija neįvyko, nes per dieną praleidau per daug laiko dirbdamas.
3 ir 4 diena:
Pakeičiau situaciją: Aš likau prie savo rytinių sesijų, bet pradėjau jas šiek tiek vėliau (apie 8 val.). Dirbau iki 13 val. ir tik tada atsakinėjau į "Slack" žinutes. Šį kartą galėjau išbandyti vėlyvo vakaro sesijas ir tai buvo tikrai produktyvu.
Apskritai manau, kad tai bendravimo klausimas. Kai jūsų komanda dirba nuo 8 iki 4, turite būti bent iš dalies pasiekiamas. Jei jums tikrai reikia susitelkti į konkrečios užduoties atlikimą, primygtinai rekomenduoju šį metodą, tačiau pirmiausia praneškite savo komandai ir paruoškite ją, kad nebūsite pasiekiamas nuo X iki Y.
5 diena:
Penktoji diena buvo šiek tiek sudėtinga, turėjau būti šalia ir dalyvauti įprastomis darbo valandomis nuo 8 iki 4, turėjau suplanuotus kelis susitikimus ir negalėjau jų praleisti. Tai taip pat parodė, koks lankstus turiu būti darbe ir kaip galiu pritaikyti savo didžiausios energijos valandas prie biuro grafiko.
Galutiniai įspūdžiai:
Džiaugiuosi, kad man pavyko rasti savo asmeninį produktyvumo piką (toks buvo mano tikslas pradžioje). Išbandžiau įvairias valandas: tiek ankstyvus rytus, tiek vėlyvus vakarus.
Mano didžiausios energijos vartojimo valandos? Auštant (išskyrus 10 minučių po žadintuvo neigimo etapą).
Trūkumas yra tas, kad šis metodas nėra tinkamiausias darbui su komanda. Būdamas augimo vadybininkas, turiu būti pasiekiamas, kad galėčiau priimti sprendimus arba atsakyti į kūrėjų komandos klausimus.
Ieškokime paramos:
Viena sunkiausių užduočių verslo savininkams ir išteklių valdytojams yra pamainų planavimas. Suplanuoti, kas, kada ir ką turėtų dirbti, atsižvelgiant į jų asmeninius pageidavimus ir...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...
