Programinės įrangos gamintojams ir IT konsultacinėms įmonėms paprastai tenka vienu metu valdyti kelis projektus. Kad tai sėkmingai pavyktų, reikia patikrintų projektų valdymo procesų ir, žinoma, patikimų projektų vadovų, išmanančių, kaip vykdyti IT projektus.
Vis dėlto, net ir turėdami puikius projektų valdymo specialistus ir geriausią projektų valdymo praktiką, galite pastebėti tam tikrų optimizavimo galimybių. Galbūt projektų vadovai negali išnaudoti viso savo potencialo, nes kiekvieną savaitę jiems tenka dirbti su daug laiko reikalaujančiomis ataskaitomis? O gal jūsų komandos narius vargina tai, kad tenka žongliruoti duomenimis tarp kelių programų? Laimei, šiems ir kitiems iššūkiams išspręsti galite pasitelkti automatizavimą.
Projektų valdymo automatizavimą galite suprasti kaip automatinio užduočių, susijusių su projektų valdymu, atlikimo procesą. Nekalbame apie automatinį projektų įgyvendinimą, pavyzdžiui, programinės įrangos kūrimą be žmogaus įsikišimo. Ne, jūsų komanda vis tiek turės pasitelkti savo žinias šioje srityje. Vietoj to, projektų valdymo automatizavimas gali padėti jiems pasiekti didesnį produktyvumą, pavyzdžiui, išvengti dvigubo duomenų įvedimo arba naudoti efektyvesnes bendravimo darbo eigas.
Vienas iš akivaizdesnių darbo vietos automatizavimo privalumų yra didesnis produktyvumas: jūsų komandoms nebereikės gaišti laiko tam tikroms daug laiko reikalaujančioms kasdienėms užduotims atlikti. Be to, automatizavimas gali padėti jūsų darbuotojams priimti geresnius ir labiau pagrįstus sprendimus. Kaip tai įmanoma?
Automatizavimas gali padėti projekto išteklių valdymas procesai per realaus laiko ataskaitas, ankstyvojo perspėjimo sistemas arba pranešimus. Tokie mechanizmai padeda projekto vadovams ir kitiems komandos nariams greitai reaguoti, kai kas nors nepavyksta. Jie taip pat praverčia, kai reikia išanalizuoti projekto būklę ir nuspręsti, ar reikia optimizuoti.
Be to, PM automatizavimas padeda užtikrinti, kad jūsų darbuotojai kuo geriau išnaudotų turimas priemones. Juos integravę ir pasinaudoję automatizuotomis darbo eigomis, suteiksite savo komandai visišką įvairių projekto programinės įrangos kūrimo ciklo etapų ir aspektų matomumą. Taip pat tikriausiai galite įsivaizduoti, kad automatizavimas palaiko jūsų pastangas pagerinti komandos moralę. Juk kai žmonės darbe jaučiasi produktyvesni ir turi daugiau galių, jų įsitraukimas taip pat yra didesnis.
Tikriausiai negalėsite automatizuoti kai kurių labai sudėtingų projektų ir išteklių valdymo aspektų. Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad vieno iš jūsų komandos projektų reikalavimai labai pasikeičia. Turint iš naujopaskirstyti išteklius., pakeisti projekto tvarkaraštį ir galbūt net iš naujo apsvarstyti, ar verta tęsti šį projektą verslo požiūriu, nėra tai, ką galėtumėte veiksmingai automatizuoti.
Taigi, kaip nustatyti procesus, kuriuos tikslinga automatizuoti? Pagalvokite apie sritis, kurios jūsų programinės įrangos įmonėje yra nusistovėjusios ir reguliariai kartojamos. Geras pavyzdys galėtų būti projekto pradžios procesas, kai paprastai turite keletą užduočių, kurias reikia suplanuoti kiekvieną kartą, kai pradedamas naujas projektas. Nustatydami projekto pradžios šabloną arba darbo eigą savo IT ar rinkodaros projektų valdymo programinė įranga, galite sutaupyti laiko ir leisti projektų vadovams sutelkti dėmesį į kitus dalykus, o ne vėl ir vėl nustatinėti tas pačias užduotis.
Ankstesniame punkte patarėme išanalizuoti sritis, kuriose jūsų komandai būtų naudinga automatizuoti užduotis. Tai tvirtas pirmas žingsnis, tačiau tikėtina, kad visų automatizavimo galimybių nepavyks pastebėti. Vertinga paskatinti savo projekto komandą pačią siūlyti idėjas. Tačiau tam jie turi žinoti - bent jau bendrais bruožais - kokios yra automatizavimo galimybės.
Paaiškinkite jiems, kad įvairiuose įrankiuose, kuriuos jie naudoja kasdien, yra integruotų automatizavimo funkcijų, tačiau yra ir specialių programų (pvz, "Zapier") automatinėms darbo eigoms kurti. Tarkime, turite projekto vadovą, kuris per susitikimus su klientais "Evernote" daro užrašus, įskaitant galimų komandos užduočių užrašymą. Kai šis projekto vadovas supras, kad gali naudoti "Zapier", kad automatiškai paverstų savo pastabas užduotimis, jis greičiausiai įdiegs tokį automatizavimą. Anksčiau jie galbūt net nežinojo, kad tokią darbo eigą įmanoma sukurti.
Automatiniai įspėjimai yra naudingi - paklauskite savo kūrėjų komandos. Tikriausiai jie yra nustatę perspėjimus, kai neveikia serveris arba sugenda viena iš sistemų. Kalbant apie projektų valdymą, galite įspėti projekto komandą, kai ji artėja prie planuoto biudžeto ribos.
Pranešimai el. paštu arba "Slack" gali būti ne tik įspėjimai, bet ir naudingi priminimai. Apsvarstykite tokį scenarijų:
Dauguma programinės įrangos gamintojų naudoja laiko stebėjimą, kad galėtų stebėti savo projektų sąnaudas. Deja, neretai darbuotojai pamiršta laiku užpildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius arba įjungti automatinę darbo laiko stebėjimo sistemą. Vietoj to jie savaitės ar, dar blogiau, mėnesio pabaigoje prideda savo darbo laiko stebėjimo spėjimus.
Akivaizdu, kad tokiais netiksliais duomenimis pagrįsta analizė nebus patikima arba gali būti netgi klaidinanti. Šią problemą gali padėti išspręsti automatinis "Slack" priminimas kasdien pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį.
Sužinokite daugiau apie automatizuotus "Slack" pranešimus apie projekto komandas.
Akivaizdu, kad projekto vadovas atlieka labai svarbų vaidmenį jūsų projekto komandose. Neatsitiktinai tai taip pat dažnai būna asmuo, atliekantis veiklą, kurią būtų galima optimizuoti pasitelkus projektų valdymo automatizavimą. Pavyzdžiui, daugelis projektų vadovų valandų valandas praleidžia rašydami projekto būklės ataskaitos klientams kiekvieną savaitę. Galbūt manote: labai svarbu, kad klientai žinotų, kas vyksta jų projektuose.
Žinoma, tačiau projektų ataskaitų rašymo procesas paprastai būna labai neveiksmingas. Kaip jį automatizuoti? Šiuo atveju protinga būtų naudoti automatiškai atnaujinamas projektų ataskaitas, kurias sukonfigūruojate vieną kartą, o tada tikrinate tik esamą būklę. Tokių ataskaitų galima rasti daugelyje PM programų, taip pat išteklių valdymo įrankių.
Kalbant apie programėles, turite įsitikinti, kad jūsų komandos naudojamose priemonėse yra automatizavimo parinkčių. Priešingu atveju turėsite kurti pasirinktines apeinamas priemones. Žinoma, programinės įrangos gamintojui sukurti asmeninę integraciją su tam tikro įrankio atvira API gali būti nedidelis techninis iššūkis, tačiau tai yra papildomos jūsų įmonės išlaidos, apie kurias turėtumėte žinoti.
Ieškokite įrankių, kurie siūlo pasirinktines darbo eigas ir trigerius, automatinius būsenos atnaujinimus, galingas ataskaitų parinktis ir kt. Taip pat verta paklausti apie PM automatizavimo galimybes produkto demonstracijos metu. Tikėtina, kad jūsų svarstomos programos komanda pateiks įdomių idėjų, kaip galėtumėte automatizuoti savo komandos užduotis.
Veiksmingas išteklių valdymas yra esminė strategija programinės įrangos gamintojams, norintiems lengvai planuoti ir valdyti projektus. Reikia atkreipti dėmesį į išteklių planavimas, atsižvelkite į žmonių užimtumą ir stenkitės išlaikyti subalansuotą darbo krūvį (skaitykite apie darbo krūvio valdymas). Dėl šios priežasties daugelis IT įmonių naudoja specialius išteklių valdymo programinė įranga ant jų projektų valdymo programinės įrangos.[/vc_column_text]
Interaktyvusis išteklių kalendorius palengvina projektų planavimą ir stebėseną.
Atminkite, kad išteklių valdymo įrankiai taip pat turi naudingų automatizavimo funkcijų. Teamdeck, pavyzdžiui, siūlo "Slack" / el. pašto įspėjimus ir pranešimus, automatiškai atnaujinamas ataskaitas, integruotas integracijas ir galingą API. Šiomis funkcijomis galite naudotis norėdami nustatyti įspėjimus ar priminimus, užtikrinti, kad projektų vadovai galėtų greitai parengti projekto ataskaitas, ir sujungti "Teamdeck" su pasirinkta PM programine įranga.
Panašu į sprendimą, kurį galėtumėte naudoti savo programinės įrangos gamykloje? Nedvejodami susisiekite su mumis ir Susitarkite dėl pokalbio su Aniela, mūsų klientų sėkmės specialistas. Mielai aprodysime jums "Teamdeck" ir pateiksime įžvalgų, kaip galite naudoti šią programėlę, kad projektų valdymo procesai jūsų organizacijoje taptų veiksmingesni ir efektyvesni.
Viena sunkiausių užduočių verslo savininkams ir išteklių valdytojams yra pamainų planavimas. Suplanuoti, kas, kada ir ką turėtų dirbti, atsižvelgiant į jų asmeninius pageidavimus ir...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...
