Ar laikote save užimtu vadovu?
Jei taip, kuris apibūdinimas jums tinka labiau?
Tikimės, kad matote, jog šie du termino "užimtas" paaiškinimo būdai turi labai skirtingą prasmę. Tikėtina, kad kaip vadovas dažnai būnate užimtas ta prasme, kad turite ką veikti. Turėsite tikslų ir prioritetų, o jūsų komanda prašys jūsų patarimų. Tačiau nuolatinio užimtumo tikrai galite išvengti, jei sėkmingai laiko valdymo strategijos.
Šiame tinklaraščio įraše dalijamės savo laiko valdymo patarimais. Kai kuriuos iš jų palyginti lengva pritaikyti, o dėl kitų teks rimtai peržiūrėti savo darbo įpročius. Tačiau esame įsitikinę, kad gebėti efektyviai valdyti laiką verta pasistengti.
Rekomenduojame pradėti tobulinti laiko valdymo įgūdžius analizuojant savo darbo įpročius. Kodėl esate užsiėmęs? Galbūt kasdien valandų valandas praleidžiate sėdėdami per susitikimus? Arba dažnai keičiate kontekstą, stengdamiesi spręsti naujas užduotis ir iššūkius, vos tik jie atsiranda? Pabandykite įvertinti savo darbo būdą ir pastebėti galimas tobulinimo sritis.
Kaip atlikti tokią analizę? Jei jūsų įmonė naudoja darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga, galbūt galėsite remtis istoriniais duomenimis. Priešingu atveju skirkite porą dienų, kad užsirašytumėte, ką veikiate ir kiek laiko tam užtrunkate. Taip pat galite pabandyti pastebėti raudonas vėliavėles: stresą, neigiamus komandos atsiliepimus, nesugebėjimą laiku atlikti svarbių užduočių. Mes vis dar bandysime įtikinti jus priimti tinkamą laiko apskaitą (žr. patarimą #7), tačiau trumpi užrašai gali būti gera pradžia siekiant suprasti, kodėl esate tokie užsiėmę.
Ar galite iš galvos išvardyti pagrindinius tikslus, kuriuos norite pasiekti per šią savaitę / mėnesį / ketvirtį? Ar galite pasakyti, prie kurio bendro tikslo įgyvendinimo prisideda jūsų dabartinė užduotis? Kad būtumėte produktyvus vadovas, turėtumėte turėti aiškius tikslus, suderintus su įmonės ir komandos tikslais. Praleidę porą dienų projektuodami tikslus savo komandai ir sau, ilgainiui galite sutaupyti daug laiko. Bus lengviau išlikti susikaupusiam ir motyvuotam, kai žinosite, kad dirbate siekdami konkretaus, išmatuojamo tikslo. Be to, galėsite sėkmingai išvengti laiko švaistymo - veiklos, kuri gali atrodyti neatidėliotina, bet iš tikrųjų mažai susijusi su jūsų komandos sėkme.
Dabar, kai apibrėžėte tikslus, turėtumėte apsibrėžti ir nustatyti prioritetus užduotims, kurias atlikę pasieksite tikslų. Būdamas vadovas, tikriausiai dirbsite tik su kai kuriomis užduotimis, todėl pasistenkite, kad pasirinktumėte tas, kurioms tikrai reikia jūsų kompetencijos. Jei norite daugiau sužinoti apie prioritetų nustatymo būdus, perskaitykite mūsų vadovą projekto užduočių prioritetų nustatymas.
Kalbant apie prioritetus ir laiko valdymą, labai svarbu nepamiršti, kad turite laikytis savo prioritetų. Rizikuoju, kad tai nuskambės kaip brukimas: nedirbkite su dalykais tik todėl, kad jie įdomūs!
Pateiksime scenarijų: įsivaizduokite, kad esate kūrybinės agentūros vyresnysis vadybininkas. Jūs pradėjote jūsų, kaip UX dizainerio, karjera, ir vis dar puoselėjate srauto pojūtį, kai dirbate su vieliniais modeliais. Dabartiniame darbe jums tenka apžvelgti visus agentūros pateiktus kūrybinius pasiūlymus ir dirbti su UX specialistų ir iliustratorių komanda. Tikite, kad jie puikiai atlieka savo darbą, tačiau vis tiek mėgstate retkarčiais įsijungti ir perimti kai kuriuos dizainus. Toks elgesys yra mikromanipuliavimo požymis., tačiau tai taip pat gali būti siaubinga jūsų produktyvumui.
Nesiūlome sakyti, kad turėtumėte skirti savo dienas žemiškoms užduotims - geriausia, kad jus jaudintų ir pagrindinės vadovo pareigos. Svarbiausia, kad nesustotumėte kelyje ir būtumėte vienu žingsniu arčiau savo tikslų įgyvendinimo. Tačiau jei jaučiatės nusivylęs dabartinėmis pareigomis ir norėtumėte ištirti kitokią karjeros kelias kitose technologijose, tai gali būti ženklas, kad turėtumėte atidžiau pažvelgti į šį poreikį.
Nauji el. laiškai, pasirodantys jūsų pašto dėžutėje, "Slack" pranešimai, darbuotojai, įeinantys į jūsų biurą ir klausinėjantys: "Ar galiu pasilikti minutėlę?" - esame tikri, kad dauguma vadovų gali išvardyti daugybę galimų trikdžių, pasitaikančių darbo dienomis. Būdami vadovu, tikriausiai neišvengsite visų trukdžių, tačiau galite juos efektyviau valdyti. Nustatykite tam tikras taisykles tiek sau, tiek savo komandai. Pavyzdžiui, galite nuspręsti tikrinti savo el. paštą tik du kartus per dieną ir visus skubius el. laiškus tvarkyti iš karto, užuot juos "žymėję žvaigždutėmis" ir palikę vėlesniam laikui. Kita idėja - kalendoriuje suplanuoti "nepertraukinėti" laikotarpį. Tai gali padaryti stebuklus jūsų produktyvumui, jei tik jį skirsite tikslingam darbui.
Kai kurie žmonės geriausiai dirba klausydamiesi muzikos per garso nepraleidžiančias ausines. Kiti vertina nedidelius ritualus sutelkto darbo sesijos pradžioje, pavyzdžiui, užsiplikant žaliosios arbatos. Ar galite išskirti dalykus ir aplinkybes, kurios padeda jums susikaupti? Žinojimas, kas jums padeda pasiekti srauto būseną, labai padės valdyti laiką, jei vadovausitės ir kitu patarimu.
Kai suprasite, kas palaiko jūsų produktyvumą, pasinaudokite tuo. Jei esate produktyviausias prieš pietus, skirkite laiko bloką giliam darbui. Jei antroje darbo dienos pusėje sunkiai atliekate kūrybines užduotis, suplanuokite jas ankstyvosioms valandoms. Savo produktyvumo modelių žinojimas ir jų išnaudojimas yra puikaus laiko valdymo pagrindas.
Daug kalbėjome apie savo darbo įpročių ir produktyvumo modelių analizę. Ar žinote, kas padės juos pastebėti? Laiko stebėjimas. Žinoma, kalbame ne apie darbo laiko apskaitos žiniaraščius, kuriuos pasirašote savaitės ar mėnesio pabaigoje vien tam, kad laikytumėtės organizacijos nurodymų. Dažnai jie yra nenaudingi, norint ką nors išmatuoti. Tačiau jei darbo laiko apskaitos žiniaraštį pildote realiuoju laiku naudodami patikimą laiko stebėjimo programa, iš šių duomenų galima daug ko išmokti. Pamatysite, kaip leidžiate laiką darbe: kiek laiko skiriate einamosioms užduotims, komandos valdymui ar galimiems trukdžiams. Turėdami šių žinių, galite atlikti optimizavimą: apimti veiksmingas susitikimų valdymas, išbandyti skirtingus laiko valdymo metodaiir perkelkite dalykus į kalendorių.
Papildomas privalumas: jei darbo laiko apskaitą naudosite visoje komandoje, galėsite gauti daugiau informacijos apie darbuotojų produktyvumą ir stebėti jų projektų pažangą. Skaitykite daugiau apie darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas.
Ieškodami tvarkaraščio optimizavimo, neturėtumėte pamiršti savo komandos. Žinoma, jums vis tiek reikės laiko su jais pasikalbėti, suteikti jiems grįžtamąjį ryšį ir padėti jiems augti profesinėje srityje. Kad nepamirštumėte apie juos ar nesudarytumėte tvarkaraščio neoptimaliu laiku, pravartu iš anksto nustatyti laiką individualiems susitikimams. Ryšiai ir bendravimas su komanda yra svarbūs dėl daugelio priežasčių, tačiau viena iš jų tiesiogiai susijusi su laiko valdymu. Žinodami daugiau apie savo komandos draugų stipriąsias ir silpnąsias puses, geriau žinosite, kam turėtumėte deleguoti tam tikrą užduotį.
Kas vyksta su jūsų kalendoriumi, kai turite "tuščią" dieną? Greičiausiai žmonės pradeda planuoti susitikimus, smegenų šturmus, darbo pokalbius su potencialiais darbuotojais ir pan. Žinoma, kartais tiesiog privalote dalyvauti susitikime, tačiau tai galite daryti savo sąlygomis. Naudodamiesi internetiniu kalendoriumi užblokuokite laiką, kurį jau žinote, kad skirsite tam tikrai veiklai, pvz. Tai nereiškia, kad turėtumėte užblokuoti visas savo dienas vien dėl to, kad nenorite būti trukdomi susitikimų ar kitų prašymų. Kaip minėjome, jų nepavyks išvengti visiems laikams. Ką tikrai galite padaryti, tai į kalendorių įrašyti svarbiausias veiklas ir palikti šiek tiek laiko kitiems užsakymams.
Užsibrėžti tikslai? Užduotys išdėstytos pagal svarbą? Puiku! Dabar metas pasirūpinti, kad jums ir jūsų komandos nariams per dieną užtektų darbo. Palaikykite optimalų išteklių naudojimas labai svarbu: nenorite pervarginti savo darbuotojų (ar savęs), tačiau taip pat turite vengti nepakankamo darbo krūvio.
Kaip tai veikia jūsų laiko valdymą? Būdamas vadovu, turėtumėte būti pasirengęs kai kurias užduotis deleguoti savo komandos nariams. Kai nesate tikras dėl jų darbo krūvio, galite netyčia sukelti papildomą spaudimą žmogui, kuris ir taip turi daug darbo.
Dabar jums gali kilti klausimas: kaip turėčiau sekti savo darbuotojų darbo krūvį ir panaudojimą? Tai nereiškia, kad reikia žiūrėti darbuotojams į akis ir ieškoti nuovargio požymių. A išteklių planuotojas kaip Teamdeck suteikia patikimą būdą stebėti žmonių tvarkaraščius ir optimizuoti juos, kad padidėtų produktyvumas. Taip pat galėsite stebėti savo tvarkaraštį ir, pamatę, kad jis darosi įtemptas, galėsite iš anksto deleguoti užduotis savo komandai.
Išteklių planavimo įrankiai, tokie kaip "Teamdeck", suteikia puikų vaizdą apie komandos darbo krūvį, darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir atostogas. Skamba kaip geras sprendimas jūsų komandai? Parašykite mums ir suplanuokite produkto demonstracinę versiją su Joanna.
Pervargimas labai kenkia jūsų savijautai ir gali atsiliepti jūsų asmeniniam gyvenimui. Užimtiems vadovams taip pat blogiau sekasi dirbti savo darbą - vadovauti komandoms. Moksliniai tyrimai ("Tyrimai: Tyrimas: "Kai vadovai pervargsta, jie mažiau sąžiningai elgiasi su darbuotojais", 2018 m.) rodo, kad "vadovai, kurių darbo krūvis didesnis (palyginti su mažesniu), pirmenybę teikė pagrindinėms techninėms užduotims, o ne sąžiningam elgesiui su darbuotojais, todėl darbuotojai rečiau juos įvardijo kaip sąžiningus".
Be abejo, nenorite būti toks vadovas. Pasinaudokite mūsų laiko valdymo patarimų sąrašu ir išsirinkite keletą punktų, kurie jums labiausiai tinka. Tada per artimiausias porą savaičių stenkitės juos įgyvendinti. Tikėtina, kad netrukus pamatysite tikrą skirtumą. Sėkmės!
Viena sunkiausių užduočių verslo savininkams ir išteklių valdytojams yra pamainų planavimas. Suplanuoti, kas, kada ir ką turėtų dirbti, atsižvelgiant į jų asmeninius pageidavimus ir...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...